《學(xué)習(xí)檔案培訓(xùn)實(shí)用》PPT參考課件

1、檔案培訓(xùn),檔案培訓(xùn)的主要內(nèi)容,1、檔案法及檔案法實(shí)施條例 2、河北融投置業(yè)有限公司檔案管理辦法 3、檔案管理人員職責(zé) 4、檔案歸檔范圍及要求 5、歸檔文件整理規(guī)則,檔案法及檔案法實(shí)施辦法,簡(jiǎn)單介紹： 1、1987年通過(guò)了檔案法，并于1996年進(jìn)行了修訂。 2、1990年11月19日國(guó)家檔案局令第1號(hào)發(fā)布，1999年6月7日國(guó)家檔案局令第5號(hào)重新發(fā)布 檔案法實(shí)施辦法。,檔案法及檔案法實(shí)施辦法,3、檔案法第二條檔案定義規(guī)定： “檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄

2、” 4、檔案法從國(guó)家層面對(duì)檔案管理、利用發(fā)布等方面進(jìn)行了規(guī)定。,河北融投置業(yè)有限公司檔案管理辦法,主要內(nèi)容： 第一章 立卷歸檔管理 第二章 檔案保管 第三章 檔案借閱保密管理 第四章 檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀 第五章 檔案利用管理 第六章 檔案管理人員崗位責(zé)任制,檔案管理人員職責(zé),1、保密職責(zé)： 檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)保密法，自覺(jué)遵守保密紀(jì)律。 2、忠于職守職責(zé)：檔案管理人員應(yīng)忠于職守，不得利用工作之便私自將有密級(jí)的檔案帶出檔案室，不得摘錄、復(fù)制或與無(wú)關(guān)人員談?wù)摍C(jī)密檔案。 3、管理檔案職責(zé)：集中統(tǒng)一管理本部門全部檔案，按照檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范要求，做好檔案形成、收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整、

3、準(zhǔn)確。 4、檔案保護(hù)： 必須采取防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等措施，確保檔案的完整、安全。,檔案管理人員職責(zé)（續(xù)一）,5、檔案統(tǒng)計(jì)職責(zé)：要定期進(jìn)行檔案的清理核對(duì)工作，做到帳、物相符。 建立檔案和檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳， 做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地上報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)表，對(duì)公司檔案和檔案管理情況做到心中有數(shù)。,檔案歸檔的范圍及要求,檔案管理制度第二條做出了明確的規(guī)定： 1、人力資源類檔案由綜合辦公室人力專員負(fù)責(zé)歸檔和保管。包括：?jiǎn)T工花名冊(cè)、簡(jiǎn)歷表、教育培訓(xùn)卡等。 2、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔和保管，公司財(cái)務(wù)檔案管理按照公司財(cái)務(wù)檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 3、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔和保管

4、。包括：公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的各個(gè)項(xiàng)目紀(jì)事、協(xié)議、合同等資料。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)一）,4、行政綜合類和不能歸入以上三類的檔案，由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)歸檔和保管。包括：重要的會(huì)議材料；各項(xiàng)規(guī)章制度；公司工商變更、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)、工作匯報(bào)；集團(tuán)公司下發(fā)的重要文件等。 5、歸檔時(shí)間要求：在次年一月底前各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門文件材料立卷工作，按規(guī)定要求完成立卷任務(wù)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審定后，每年三月份移交綜合辦公室集中統(tǒng)一保管。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)二）,一、綜合辦公室歸檔范圍： 1、政府及上級(jí)部門法規(guī)性文件資料。包括上級(jí)頒發(fā)、需公司執(zhí)行的，或由行業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)

5、章制度等。 2、公司內(nèi)部文件資料。包括由公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄；公司質(zhì)量體系文件；公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、公司年度、月度工作總結(jié)和調(diào)查報(bào)告。公司各類計(jì)劃指標(biāo)公司大事記等。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)二）,3.公司內(nèi)部資質(zhì)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書(shū)。 4、公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動(dòng)合同、獎(jiǎng)懲、考核、培訓(xùn)、任命、工資審核記錄等相關(guān)資料。 5、公司法律文書(shū)資料。 6、公司榮譽(yù)證書(shū)資料。公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)三）,7、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門

6、在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 8、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)四）,二、財(cái)務(wù)部歸檔范圍： 公司財(cái)務(wù)憑證及相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案。 三、前期部歸檔范圍： 公司項(xiàng)目開(kāi)發(fā)資料。包括國(guó)有土地許可證、建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預(yù)售許可證等以及前期手續(xù)跑辦中的各種文件資料。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)四）,四、工程部歸檔范圍： 1、公司工程技術(shù)資料。包括各類工程圖紙等。 2、公司項(xiàng)目合同審計(jì)資料。 3、公司

7、項(xiàng)目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標(biāo)志牌申請(qǐng)表、竣工備案通知書(shū) 。 4、項(xiàng)目招投標(biāo)所有的文件資料。 5、其他涉及工程文件資料。 五、合作發(fā)展部歸檔范圍： 1、項(xiàng)目考察過(guò)程中形成的文件資料。 2、融資方面形成的資料。 3、其他工作中形成的文件資料。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)五）,立卷歸檔的要求 1.各部室設(shè)立檔案管理員，歸檔管理員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料進(jìn)行裝訂后，交檔案室立卷歸檔。 2.移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。 3.歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)

8、六）,4.立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。 5.填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。 6.立卷應(yīng)以各部室形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)七）,7、立卷應(yīng)以部室為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。 8、立卷應(yīng)把上級(jí)文件與公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。 9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的

9、文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。,檔案歸檔的范圍及要求（續(xù)八）,10.文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。 11.各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。 12.聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。,檔案的借閱管理,檔案管理制度第十三條： 利用者查閱保密檔案，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在閱檔室閱讀，確因工作需要帶出、摘錄或復(fù)制，須填寫檔案借閱審批表經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，做好檔案借閱登記表。 1. 檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，

10、須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。 2. 各部室工作人員可直接查非密級(jí)檔案資料。公司重要文件和有密級(jí)的檔案，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。,檔案的借閱管理（續(xù)一）,3、檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借。 4、 對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。,檔案的借閱管理（續(xù)二）,5、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。 6、

11、檔案利用者在查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁喝茶、抽煙，必須愛(ài)護(hù)檔案。不得任意拆卷、涂改剪切檔案，如有發(fā)現(xiàn)，依法追究責(zé)任，并予以嚴(yán)肅處理,檔案的保管檔案保管,檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不： 不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。,超期檔案的銷毀,1、經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案應(yīng)編制檔案銷毀清單寫出鑒定報(bào)告、由鑒定人簽字，檔案資料銷毀審批表經(jīng)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審批后，方可銷毀 2、 檔案銷毀由綜合辦公室負(fù)責(zé)，會(huì)同相關(guān)部門指派二人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。 3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀

12、的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。,歸檔文件整理規(guī)則,1、檔案局2000年12月6日批準(zhǔn)，2001年1月1日實(shí)施 檔案文件整理規(guī)則。 2、歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程 。 3、件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。,歸檔文件整理規(guī)則（續(xù)一）,4、整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。5質(zhì)量要求5.1歸檔文件應(yīng)齊全完

13、整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。5.2整理歸檔文件所使用的書(shū)寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。,6整理方法6.1裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。6.2分類歸檔文件可以采用年度機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)保管期限或保管期限年度機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。,6.2.1按年度分類將文件按其形成年度分類。6.2.2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。6.2.3按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(本項(xiàng)

14、可以視情況予以取舍)。,歸檔文件整理規(guī)則（續(xù)二）,附件2 卷內(nèi)文件目錄 順序號(hào)、文號(hào)、 責(zé)任者 、 題 名 、日期、 頁(yè)號(hào) 、備注 6.5編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。6.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。6.5.1.1順序號(hào)：收到順序。6.5.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。,歸檔文件整理規(guī)則（續(xù)三）,6.5.1.3文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。6.5.1.4題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“”號(hào)。6.5.1.5日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。6.5.1.6頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。6.5.1.7備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。,歸檔文件整理規(guī)則（續(xù)