《高效時(shí)間管理》PPT幻燈片

1、1,高效時(shí)間管理,現(xiàn)狀 障礙 前提 觀念 關(guān)鍵 技巧 行動(dòng),+,2,常見的浪費(fèi)時(shí)間的行為示例,1、自我因素： 混亂 拖延 授權(quán)不足 個(gè)人需求（社會(huì)交往、社會(huì)接受度、完美度、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避） 2、環(huán)境因素： 訪客 電話 郵件 等候 會(huì)議 危機(jī) 上司決策失誤,3,4,病因,授權(quán)不足 猶豫不決 半途而廢 故意縱容 擔(dān)心遺忘,5,對(duì)策,該扔則扔 不要移師暗處 不放無(wú)關(guān)物品，將物品放在固定地方。 讓秘書協(xié)助建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌,6,7,為什么拖延？,8,喜歡做的事情,熟悉的事情,容易做的事情,花費(fèi)時(shí)間少的事情,已排定時(shí)間的事情,資料齊全的事情,經(jīng)過籌劃

2、的事情,別人的事情,有趣的事情,緊急的事情,不喜歡做的事情,不熟悉的事情,難做的是事情,花費(fèi)時(shí)間多的事情,未排定時(shí)間的事情,資料不齊全的事情,未經(jīng)籌劃的事情,自己的事情,枯燥的事情,不緊急的事情,9,對(duì)策,切香腸法，各個(gè)擊破，逐步解決 用平衡表分析，對(duì)比拖延的理由和不拖延的好處。 改變自己愛拖延的思維方式 避免過分的追求完美,10,授權(quán)有道,管理是通過他人將事情辦妥。 授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。 主管所授予的權(quán)力應(yīng)以剛好能夠完成指派的工作為限度。 授權(quán)不卸責(zé)。,11,給誰(shuí)授權(quán)？,下屬、同事、上級(jí) 外部資源 其他：設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)、流程、培訓(xùn)等,12,哪些事情可以授權(quán)？,管理者親自履行的工

3、作 管理者必須親自履行，但可借助部屬幫忙 管理者可以履行，但部屬若有機(jī)會(huì)也可代行 必須由部屬履行，但在緊急關(guān)頭可獲管理者協(xié)助 必須由部屬履行,13,授權(quán)為什么困難？,擔(dān)心部屬做錯(cuò)事 擔(dān)心部屬表現(xiàn)太好 擔(dān)心喪失對(duì)部屬的控制 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作 找不到適當(dāng)?shù)牟繉偈跈?quán),14,如何授權(quán)？,15,瓶頸多半位于瓶的上端,溝通技巧不佳 令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控） 干擾部屬的工作 過分挑剔細(xì)節(jié) 縱容或無(wú)視傳達(dá)信息的人員，任意提高信息的緊迫性,16,高效時(shí)間管理的前提,積極的心態(tài) 使命與目標(biāo),17,持 續(xù) 成 熟 模 式 圖,獨(dú) 立 （我）,公眾成功,個(gè)人成功,依賴（你）,互賴（我們）,3）要事第

4、一,1）主動(dòng) 積極,2）以終 為始,4）雙贏思維,5）知彼 解己,6）統(tǒng)合 綜效,7）不斷更新,18,主動(dòng)積極的理解,受 制 于 人,主 動(dòng) 積 極,刺 激,反 應(yīng),刺 激,反 應(yīng),選擇的自由,自 覺,想象力,良 知,獨(dú)立意志,刺激,19,目標(biāo)能喚起你最高尚的才能,自己的 切合實(shí)際的 書面的 可衡量的 有時(shí)限的 平衡和諧的,20,下年目標(biāo),3-5年目標(biāo),10年目標(biāo),20年目標(biāo),人生目標(biāo),目標(biāo)金字塔,使命宣言,角色,目標(biāo),21,每日目標(biāo),每周目標(biāo),月度目標(biāo),季度目標(biāo),年度目標(biāo),目標(biāo)金字塔,每周目標(biāo),角色,目標(biāo),計(jì)劃,行事歷,授權(quán),22, 規(guī)劃長(zhǎng)期目標(biāo),使命宣言,角 色,目 標(biāo), 規(guī)劃每周目標(biāo),角

5、 色,計(jì) 劃,目 標(biāo),行 事 歷,授 權(quán),23,為什么不做計(jì)劃？,過分強(qiáng)調(diào)“知難行易” 認(rèn)為不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效 不了解做計(jì)劃的好處 認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化 不止如何做計(jì)劃,24,四 代 時(shí) 間 管 理 理 論,第一代時(shí)間管理 -備忘錄型 第二代時(shí)間管理-事先規(guī)劃安排行程 第三代時(shí)間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操 之在我 第四代時(shí)間管理-以原則為中心，以良知 為導(dǎo)向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活,25,什么是時(shí)間管理？,科學(xué)的選擇 藝術(shù)的平衡,26,有障時(shí)間管理的四種觀念,視時(shí)間為主宰：重形式不重實(shí)質(zhì)（歲月不饒人、時(shí)間是最好的試金石） 視時(shí)間為敵人：重效率不重效能（與時(shí)間賽跑） 視時(shí)間為神物：忘記時(shí)間 視時(shí)間為奴隸

6、：工作狂,27,工作狂的害處,工作效率降低 養(yǎng)成拖延的習(xí)慣（珀金森定律） 可能導(dǎo)致工作的失敗,28,“工作狂”的原因,勤勉等于成就？勤能補(bǔ)拙？ 天黑就吹口哨？ 欠缺時(shí)間管理的技能 顯示重要性 滿足烈士感 不知休閑的樂趣 逃避不愉快的家庭生活,29,時(shí)間管理的關(guān)鍵,優(yōu)先計(jì)劃管理,30,時(shí)間管理通則,把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起 每天都這么做 世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵公司管理顧問李愛菲,31,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,優(yōu)先矩陣,事關(guān)重大者不可受制于細(xì)枝末節(jié) -哥德,32,優(yōu)先矩陣分類表：,33,

7、偏重各類事務(wù)的結(jié)果：,34,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,盡量避免擴(kuò)大M1,盡量減少M(fèi)3事情,多投資時(shí)間在M2,盡量避免M4事情,優(yōu)先矩陣,事關(guān)重大者不可受制于細(xì)枝末節(jié) -哥德,35,高 效 能 組 織,緊 急 不 緊 急,重 要 不 重 要,I,I,I,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,1%,36,4代時(shí)間管理的著眼點(diǎn),第一代：易有成就感，但沒有“優(yōu)先”觀念 第二代：能未雨綢繆，但也不分輕重緩急 第三代：有目標(biāo)追求，但一、三類事務(wù)耗時(shí)較多 第四代：承認(rèn)人比事重要，我比別人重要，針對(duì)個(gè)人獨(dú)有的使命，幫助個(gè)人平衡

8、發(fā)展生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活，著重第二類事務(wù)的完成。,37,如 何 處 理 高 價(jià) 值 活 動(dòng),讓高價(jià)值活動(dòng)充實(shí)每一天，剩余的時(shí)間再用于做瑣碎的小事。 堅(jiān)持重點(diǎn)，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。 設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。 將大項(xiàng)目分解，逐步完成。 高效運(yùn)用自己的黃金時(shí)段 獎(jiǎng)勵(lì)自己，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。,38,如 何 處 理 低 價(jià) 值 的 活 動(dòng),授權(quán)或分派出這些活動(dòng)，節(jié)約自己的時(shí)間。 降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。 學(xué)會(huì)放棄既沒有價(jià)值，又浪費(fèi)時(shí)間的事。 將它們匯總，集中時(shí)間處理。 做正確的事比正確的做事更重要,39,知 識(shí) (做什么,為何做),習(xí) 慣 的 建 立,知識(shí) （做什么、為何做）,意 愿 (想要去做),技 能 (怎么做),習(xí) 慣,40,現(xiàn)在就做,立即行動(dòng),找出一件一直為你所忽略，但是會(huì)對(duì)個(gè)人回事業(yè)產(chǎn)生重大影響的事，寫下來作為近程目標(biāo) 根據(jù)優(yōu)先矩陣估計(jì)自己化在這四類事務(wù)上的時(shí)間，然后連續(xù)三天記錄行事歷，每十五分鐘為一單位，驗(yàn)證正確與否？你是否滿意自己運(yùn)用時(shí)間的方式？有沒有應(yīng)當(dāng)改弦易張之處