《高效時間管理》PPT幻燈片

1、1,高效時間管理,現(xiàn)狀 障礙 前提 觀念 關鍵 技巧 行動,+,2,常見的浪費時間的行為示例,1、自我因素： 混亂 拖延 授權不足 個人需求（社會交往、社會接受度、完美度、風險規(guī)避） 2、環(huán)境因素： 訪客 電話 郵件 等候 會議 危機 上司決策失誤,3,4,病因,授權不足 猶豫不決 半途而廢 故意縱容 擔心遺忘,5,對策,該扔則扔 不要移師暗處 不放無關物品，將物品放在固定地方。 讓秘書協(xié)助建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌,6,7,為什么拖延？,8,喜歡做的事情,熟悉的事情,容易做的事情,花費時間少的事情,已排定時間的事情,資料齊全的事情,經(jīng)過籌劃

2、的事情,別人的事情,有趣的事情,緊急的事情,不喜歡做的事情,不熟悉的事情,難做的是事情,花費時間多的事情,未排定時間的事情,資料不齊全的事情,未經(jīng)籌劃的事情,自己的事情,枯燥的事情,不緊急的事情,9,對策,切香腸法，各個擊破，逐步解決 用平衡表分析，對比拖延的理由和不拖延的好處。 改變自己愛拖延的思維方式 避免過分的追求完美,10,授權有道,管理是通過他人將事情辦妥。 授權就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。 主管所授予的權力應以剛好能夠完成指派的工作為限度。 授權不卸責。,11,給誰授權？,下屬、同事、上級 外部資源 其他：設備、標準、流程、培訓等,12,哪些事情可以授權？,管理者親自履行的工

3、作 管理者必須親自履行，但可借助部屬幫忙 管理者可以履行，但部屬若有機會也可代行 必須由部屬履行，但在緊急關頭可獲管理者協(xié)助 必須由部屬履行,13,授權為什么困難？,擔心部屬做錯事 擔心部屬表現(xiàn)太好 擔心喪失對部屬的控制 不愿意放棄得心應手的工作 找不到適當?shù)牟繉偈跈?14,如何授權？,15,瓶頸多半位于瓶的上端,溝通技巧不佳 令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控） 干擾部屬的工作 過分挑剔細節(jié) 縱容或無視傳達信息的人員，任意提高信息的緊迫性,16,高效時間管理的前提,積極的心態(tài) 使命與目標,17,持 續(xù) 成 熟 模 式 圖,獨 立 （我）,公眾成功,個人成功,依賴（你）,互賴（我們）,3）要事第

4、一,1）主動 積極,2）以終 為始,4）雙贏思維,5）知彼 解己,6）統(tǒng)合 綜效,7）不斷更新,18,主動積極的理解,受 制 于 人,主 動 積 極,刺 激,反 應,刺 激,反 應,選擇的自由,自 覺,想象力,良 知,獨立意志,刺激,19,目標能喚起你最高尚的才能,自己的 切合實際的 書面的 可衡量的 有時限的 平衡和諧的,20,下年目標,3-5年目標,10年目標,20年目標,人生目標,目標金字塔,使命宣言,角色,目標,21,每日目標,每周目標,月度目標,季度目標,年度目標,目標金字塔,每周目標,角色,目標,計劃,行事歷,授權,22, 規(guī)劃長期目標,使命宣言,角 色,目 標, 規(guī)劃每周目標,角

5、 色,計 劃,目 標,行 事 歷,授 權,23,為什么不做計劃？,過分強調(diào)“知難行易” 認為不做計劃也能獲得實效 不了解做計劃的好處 認為計劃趕不上變化 不止如何做計劃,24,四 代 時 間 管 理 理 論,第一代時間管理 -備忘錄型 第二代時間管理-事先規(guī)劃安排行程 第三代時間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操 之在我 第四代時間管理-以原則為中心，以良知 為導向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活,25,什么是時間管理？,科學的選擇 藝術的平衡,26,有障時間管理的四種觀念,視時間為主宰：重形式不重實質(zhì)（歲月不饒人、時間是最好的試金石） 視時間為敵人：重效率不重效能（與時間賽跑） 視時間為神物：忘記時間 視時間為奴隸

6、：工作狂,27,工作狂的害處,工作效率降低 養(yǎng)成拖延的習慣（珀金森定律） 可能導致工作的失敗,28,“工作狂”的原因,勤勉等于成就？勤能補拙？ 天黑就吹口哨？ 欠缺時間管理的技能 顯示重要性 滿足烈士感 不知休閑的樂趣 逃避不愉快的家庭生活,29,時間管理的關鍵,優(yōu)先計劃管理,30,時間管理通則,把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起 每天都這么做 世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵公司管理顧問李愛菲,31,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,優(yōu)先矩陣,事關重大者不可受制于細枝末節(jié) -哥德,32,優(yōu)先矩陣分類表：,33,

7、偏重各類事務的結果：,34,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,盡量避免擴大M1,盡量減少M3事情,多投資時間在M2,盡量避免M4事情,優(yōu)先矩陣,事關重大者不可受制于細枝末節(jié) -哥德,35,高 效 能 組 織,緊 急 不 緊 急,重 要 不 重 要,I,I,I,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,1%,36,4代時間管理的著眼點,第一代：易有成就感，但沒有“優(yōu)先”觀念 第二代：能未雨綢繆，但也不分輕重緩急 第三代：有目標追求，但一、三類事務耗時較多 第四代：承認人比事重要，我比別人重要，針對個人獨有的使命，幫助個人平衡

8、發(fā)展生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活，著重第二類事務的完成。,37,如 何 處 理 高 價 值 活 動,讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。 堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結果。 設定最后期限，合理安排事情的進展。 將大項目分解，逐步完成。 高效運用自己的黃金時段 獎勵自己，始終保持積極進取的態(tài)度。,38,如 何 處 理 低 價 值 的 活 動,授權或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。 降低自己的標準，不要追求完美。 學會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。 將它們匯總，集中時間處理。 做正確的事比正確的做事更重要,39,知 識 (做什么,為何做),習 慣 的 建 立,知識 （做什么、為何做）,意 愿 (想要去做),技 能 (怎么做),習 慣,40,現(xiàn)在就做,立即行動,找出一件一直為你所忽略，但是會對個人回事業(yè)產(chǎn)生重大影響的事，寫下來作為近程目標 根據(jù)優(yōu)先矩陣估計自己化在這四類事務上的時間，然后連續(xù)三天記錄行事歷，每十五分鐘為一單位，驗證正確與否？你是否滿意自己運用時間的方式？有沒有應當改弦易張之處