辦公室事務(wù)管理》復(fù)習(xí)要點

1、1,辦公室事務(wù)案例分析,會說 會寫 會做事 會做人,2,一、案例分析,會說 會寫 會做事 會做人,1、項目一辦公電話管理犯錯的陳麗 陳麗大專剛畢業(yè)，應(yīng)聘到利達(dá)公司銷售部，辦公室文員一職。某一天，經(jīng)理外出了，陳麗正在公司打字，電話鈴響了，陳麗與來電者的對話如下: 來電者:“是利達(dá)公司嗎?”陳麗:“是?！?來電者:“你們經(jīng)理在嗎?” 陳麗:“不在?！?來電者:“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?” 陳麗:“是?！?來電者:“你們的塑膠手套多少錢一打?” 陳麗:”1, 8美元?！?來電者:1. 6美元一打行不行?” 陳麗:“對不起，不行的?！?說完，“啪”掛上了電話。 上司回來后，陳麗也沒有把來電的事告知上司

2、。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1. 4美元一打賣出，訂購1100萬打。陳麗脫口而出:“啊呀，上星期有人問1. 6美元一打，我說不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說:“你被解雇了”，陳麗哭喪著臉說:“為什么?”上司說:“你犯了五個錯?！?問題：陳麗被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么?她在辦公電話禮儀方面還犯了哪些錯?,3,一、案例分析,會說 會寫 會做事 會做人,1、項目一辦公電話管理犯錯的陳麗 要點 （）該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量） （）該記的沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼） （）該說的沒有說（沒有及時向上司匯報） （）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司

3、請示） （）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地） （）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門 （）不等對方說完，就“啪”掛上電話,4,會說 會寫 會做事 會做人,2、項目二辦公郵件處理馬虎的小鄧 上司讓助理小鄧負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，小鄧正忙著打電話，她讓送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。 打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。小鄧拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：”，她

4、意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。 她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。 這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧麗按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上左角，把公司的地址打印在右下角。 問題：你認(rèn)為小鄧處理郵件是否正確，請指出4處錯誤的地方并說明正確的做法。,一、案例分析,5,會說 會寫 會做事 會做人,2、項目二辦公郵件處理馬虎的小鄧 要點： (1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開以免混淆； (2)應(yīng)在清點后才能簽字； (3)首先應(yīng)分類，請示上司哪

5、些郵件能拆封，哪些不能拆； (4)不能把回信地址剪掉； (5)檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去； (6)拆錯信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他(她)道歉； (7)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把郵件分成最急件、次急件和普通件； (8)打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。,一、案例分析,6,會說 會寫 會做事 會做人,3、項目三印章和介紹信管理印章管理 趙輝在一家公司做總經(jīng)理辦公室主任。由他管理公司大大小小十幾枚印章，平時他把印章就放在

6、辦公室的抽屜里，未把管理印章的事看得那么重要。一次，公司銷售部有大量的文件需要蓋章，趙主任因手頭工作任務(wù)很多，就把單位公章借給工作人員，并允許該人把公章帶走，趙主任又有事外出，就沒催銷售部還回公章。過了好幾天，總經(jīng)理拿著文件來找趙輝蓋章，趙輝手忙腳亂地找了半天，后來才想起公章被借走了。 問題： 趙主任對印章的管理是否正確？簡單說明印章的管理方法。,一、案例分析,7,會說 會寫 會做事 會做人,3、項目 印章和介紹信管理印章管理 要點： 1、印章必須由單位的領(lǐng)導(dǎo)指派專人負(fù)責(zé)保管，保管人不得擅自外借或委托他人代管； 2、印章平時要存放在保險柜或帶鎖的抽屜里，隨用隨取，使用過后應(yīng)立即收回，鎖好，以防

7、被盜或丟失； 3、印章要經(jīng)常保養(yǎng)，保持印文清晰； 4、如果他人用印，保管在場監(jiān)印，不得擅自離開。,一、案例分析,8,會說 會寫 會做事 會做人,4、項目四領(lǐng)導(dǎo)日程安排 某領(lǐng)導(dǎo)某一天的工作日志如下表所示： 領(lǐng)導(dǎo)的日程表是否合理，存在哪些問題？,一、案例分析,9,會說 會寫 會做事 會做人,4、項目四領(lǐng)導(dǎo)日程安排 要點： 安排不合理。 1、時間安排不科學(xué)，太緊密，恐怕無法按計劃完成，沒留出彈性時間； 2、事務(wù)安排不合理，太多太雜； 3、地點安排不合理，太分散，沒有考慮交通和用車安排情況； 4、浪費領(lǐng)導(dǎo)時間和體力，無法抓重點。,一、案例分析,10,5、天龍公司總經(jīng)理出差外地了，指定一副總經(jīng)理主持工作

8、。公司的一件重要事項急需三位副總協(xié)商決定，但在商量時三位副總發(fā)生了分歧，開了一上午的會議，還未達(dá)成統(tǒng)一意見，事情又十分緊急，這使具體經(jīng)辦人行政助理張助理苦惱萬分。會后，好心的張助理分別再向三位領(lǐng)導(dǎo)請示，三人仍固持已見，每位副總經(jīng)理都要求張助理傳話給其他兩位，聽話的張助理均如此照辦，但事情最終未辦成。總經(jīng)理回來后，召集再次開會，三位副總經(jīng)理的情緒更壞，隔閡更大，而且都表明自己的原話或說話的真正意思不是傳話的那樣，是張助理在傳話時加進(jìn)了自己的意思，使原話走了樣。這樣一來，張助理真是“豬八戒照鏡子里外不是人”。 問題：三位副總經(jīng)理的隔閡是如何形成的？行政助理遇到此類情況時，正確的做法是怎樣的？,會說

9、 會寫 會做事 會做人,11,分析要點： 張助理不該多頭請示。他應(yīng)在會后只向受總經(jīng)理委托在家主持工作的那位副總請示，如有分岐由這位副總經(jīng)理去協(xié)調(diào)，形成一致意見，再遵照辦理即可。 重要原則：領(lǐng)導(dǎo)人之間對同一問題意見不一，應(yīng)建議當(dāng)面解決，形成統(tǒng)一意見后照辦，或按主要領(lǐng)導(dǎo)人意見辦。這一過程中秘書特別不應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)人之間來回傳話。 相互有意見的人，在未撕破臉面前，當(dāng)面對話時會顧及對方的接受程度，而通過第三者說話會隨便些，秘書即便按照原樣傳話，也會引起更大誤會。 當(dāng)面對話同與第三者談話不同，某種情況下一些人“當(dāng)面對質(zhì)”時也可以不承認(rèn)自己說過的話，領(lǐng)導(dǎo)人也如此，這是為維護(hù)其尊嚴(yán)的需要。所以秘書在這種情況下往

10、往處于困境。,會說 會寫 會做事 會做人,12,二、應(yīng)用寫作介紹信,會說 會寫 會做事 會做人,請你以江門職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室助理的身份給江門市廣發(fā)證券股份有限公司寫一份介紹信。內(nèi)容是我院2009級金融管理專業(yè)10名學(xué)生于2011年11月25日12月25日擬到其單位實習(xí)的事宜。,13,二、應(yīng)用寫作介紹信,會說 會寫 會做事 會做人,介紹信 廣發(fā)證券股份有限公司： 茲介紹我院2009級金融管理專業(yè)等拾位 同學(xué)于2011年11月25日12月25日前往貴公司進(jìn) 行畢業(yè)實習(xí)，請給予指導(dǎo)為盼。 江門職業(yè)技術(shù)學(xué)院（公章） 二一一年十一月八日 （有效期叁拾天） （附：具體名單）,14,三、情景分析,會說 會寫 會做事 會做人