一般貿易公司財務管理制度

1、.貿易公司財務管理制度第一章 總則第二章貨幣資金管理第一節(jié)現金第二節(jié)銀行存款第三節(jié)其他貨貨幣資第三章費用報銷管理第一節(jié)差旅費第二節(jié)業(yè)務招待費第三節(jié)工傷藥費第四節(jié)其他費用第四章銷售管理第一節(jié)銷售合同第二節(jié)出貨第三節(jié)收款第五章采購管理第一節(jié)采購訂單第二節(jié)收料第三節(jié)付款第六章存貨管理第一節(jié)原材料第二節(jié) 產品第三節(jié)低值易耗品第四節(jié)盤點及盈虧處理第七章成本核算第八章工資核算第九章資產管理第十章 財務報表及分析報告第十一章 罰則第十二章 附則-第一章總則第1條 為建立并逐步完善公司的財務體系，全面準確地反映公司的經營成果，全面監(jiān)督公司各項財產的使用及流轉，以維護公司股東的權益，特制定本制度第2條 公司財務

2、部直接受控于公司股東并對其負責，財務部依據公司章程制定本財務管理制度，并根據實際情況及需要修訂本制度第3條 公司各部門應積極配合財務部工作及促進本制度的實行，相關人員應當按照本制度的精神及規(guī)定嚴格執(zhí)行公司所制度的各項財務制度，其他各部門所制定的規(guī)章制度除不得與國家法律法規(guī)相抵觸外，還不得違返公司章程及本財務制度的相關規(guī)定第二章貨幣資金管理第一節(jié) 現金管理第4條 公司應當按照國家現金管理的有關規(guī)定合理使用現金第5條 本公司現金使用范圍包括：支付工資、日常費用報銷、員工個人借款、預借差旅費、支付小額購物款、公司備用現金等及其他必須以現金支付的支出第6條 出納應當嚴格按照現金付款程序支付現金，即報銷

3、/申請付款必須由申請人填寫報銷單/付款申請單，經相關部門主管或經理批準并由財務進行審核后，出納方可支付現金第7條 報銷單/借款單金額在500元（不含500元）以下的，由部門經理批準、財務審核后，出納可予支付現金，金額在500元及以上的，由部門主管/經理批準、財務審核、總經理審批后，出納方可支付現金第8條 出納收到現金應填寫現金收款單，并有交款人簽名，對于所收現金數額較大的，應即時送存銀行，避免做支現金及風險第9條 出納應在現金收、付款單上詳細注明款項來源或用途，以便于財務作賬第10條 出納應對所收、付的現金及時登記現金流水賬，當天下班前結出賬面現金余額并與實際庫存現金核對第11條 出納應當日將

4、收、付現金單據送交財務部，并定期與財務部對賬，不符時應即時查明原因，做處相應處理第12條 對于出納保管的庫存現金發(fā)生長短款時，應即時查明原因，并做出書面報告經總經理批準后交由財務部進行相應賬務處理第二節(jié) 銀行存款管理第13條 公司辦理貨款支付及回收銷貨款，原則上均應通過銀行轉賬方式進行，其他收、付款金額較大的款項支付也應通過銀行轉賬進行第14條 通過轉賬付款的，付款人填寫付款申請單，由財務審核、總經理批準后，方可收出納辦理付款第15條 出納應當日將收、付銀行存款單據送交至財務部，財務部應當定期與銀行對賬單進行核對第16條 出現銀行存款賬面數與銀行對賬單不符時，必需查明原因，直至核對正確為止第三

5、節(jié) 其他貨幣資金管理第17條 公司因業(yè)務需要使用或收到其他形式的貨幣資金，如支票、銀行本票等，應進行項登記管理，并將復印件送交財務部入賬第18條 對于收到的其他貨幣資金，出納應即時辦理銀行入賬手續(xù)，以免超期第10條 對其他貨幣資金的收付，比照銀行存款管理的規(guī)定執(zhí)行第三章 費用報銷管理第一節(jié) 差旅費報銷第20條 差旅費指公司業(yè)務人員、管理人員等因公外出（本地或外地）所發(fā)生的交通費、住宿費、餐費、出差補貼等費用第21條 出差旅人員應本著合理、必要、節(jié)簡的原則支付各項費用第22條 公司員工劃分為經理級、主管級、普通級三大類，出差人員根據各自相應級別與出差地，按相關規(guī)定的限額內報銷出差費用第23條 為

6、鼓勵出差人員節(jié)省差旅費，享有某一級別待遇的出差人員如果實際采用了下一級別出差人員待遇標準花費費用，公司可以將兩級待遇差額部分的50%補償給出差人員第24條 出差人員外出，預計所需費用在300元以上的，可向公司預借差旅費，借款人填寫借款單由經理批準后送至財務審核。其中借款金額在500元（含500元）以上的，還需由總經理審批，經審核/審批后出納方可支付現金第25條 預借差旅費在出差人員報銷時沖抵報銷款，報銷時實行多退少補的原則第26條 普通人員、主管級人員的報銷單分別由部門主管、經理批準，再交由財務審核后方可至出納處領款，經理級人員的報銷單先由財務審核后送交總經理批準，再到出納處領款第27條 對于

7、超過差旅費用規(guī)定的標準而需要報銷的，報銷單必須先交總經理特別批準，后由財務審核，再至出納處報銷領款第28條 差旅費費用控制標準由公司根據人員級別+出差地+補貼+其他制定，具體詳細標準另行專門制定第二節(jié) 業(yè)務招待費報銷第29條 業(yè)務招待費指公司業(yè)務人員陪同、招待客戶用餐、住宿、交通、送禮等所花費用，包括在本地與外地招待客戶所花生的各項費用第30條 業(yè)務陪同人員應本著必要、適當、合理、節(jié)簡的原則，招待好公司的客戶及其派出的代表第31條 公司將客戶分為A、B、C三大類，A類客戶為訂單業(yè)務量大，又有可能發(fā)展為長期穩(wěn)定合作關系的大客戶，B類客戶為訂單量較多，合作關系相對穩(wěn)定的客戶，C類客戶為其他普通客戶

8、第32條 業(yè)務招待費根據客戶類別及人數控制費用上限標準，業(yè)務陪同人員應根據客戶情況適當按捺陪同人數，業(yè)務招待費費用控制標準由公司另行專門制定第33條 業(yè)務招待人員根據需要可向公司預借招待款，所借現金在500元以下（不含500元）的，借款單由業(yè)務經理批準財務審核后，至出納處領款，所借金額在500元以上的，需再經總經理審批方可至出納處領款第34條 費用報銷人員填寫報銷單經業(yè)務經理批準、財務審核后，方可至出納處報銷領款，對于業(yè)務招待費超過標準上限的，財務人員在報銷單中注明超標金額第35條 業(yè)務費報銷金額超過費用標準時，報銷人員必須將報銷單交由總經理審批，未經審批的，出納根據報銷總額扣除財務注明超標金

9、額后的余額支付報銷款第36條 業(yè)務人員出差至外地，同時有發(fā)生招待客戶費用情況時，業(yè)務招待費根據公司標準結合異地物價情況適當調整報銷上限，報銷人員應當將自身差旅費與異地業(yè)務招待費分別填差旅費報銷單及業(yè)務招待費銷單進行分項報銷第三節(jié) 工傷醫(yī)藥費報銷第37條 工傷醫(yī)藥費是指公司員工在工作過程中或其他因公出現工傷事故時發(fā)生的費用，包括醫(yī)藥費、醫(yī)療費、工傷補償費等第38條 員工發(fā)生一般性的工傷事故，可憑正規(guī)醫(yī)院出具的診療書及發(fā)票填寫費用報銷單，經部門主管批準、財務審核后到出納處報銷領款第39條 公司員工發(fā)生重大工傷事故急需用款時，部門主管可經總經理口頭批準后直接至出納處借款，事后借款人應即時補填借款單并

10、交由總經理補簽批準，再由財務審核后交由出納留底及入賬第40條 重大工傷事故當事人的借款及費用報銷根據情況可由部門主管負責代為辦理，報銷單均需由財務審核后交由總經理批準，再至出納處領款或沖預借款第41條 員工工傷事故的工傷補償費由當事人自行提出申請，經總經理批準、財務審核后方可至出納處領款第四節(jié) 其他費用的報銷第42條 其他費用的報銷指除差旅費、業(yè)務招待費、工傷醫(yī)藥費以外的日常營業(yè)費用的報銷第43條 其他費用的報銷由報銷人填寫報銷單經總門主管批準后送交財務部，財務根據公司相關規(guī)定審核報銷項目，有相關規(guī)定的，經財務審核后可直接至出納處領款，無相關規(guī)定的，需由總經理審批后方可至出納處領款第四章 產品

11、銷售管理第一節(jié) 銷售合同第44條 公司業(yè)務員與客戶簽訂訂單，均需以公司的名義與客戶簽訂書面銷售合同第45條 業(yè)務員簽訂合同后應即時將合同復本送交至財務部，合同被取消時，應即時告知財務部第46條 公司合同專用印章應由專人保管，所有銷售合同應當經總經理審批后才能加蓋合同專用章，未經審批的合同，由此產生的合同責任由簽單人自行承擔，如果合同有加蓋印章的，印章保管人承擔連帶責任第二節(jié) 銷售出貨第47條 業(yè)務部根據產品完工情況擬定發(fā)貨通知單，通知單交由總經理審批后分送至財務部及倉庫第48條 倉庫根據發(fā)貨通知單填寫發(fā)貨單，倉庫主管應對貨物出庫及裝車進行監(jiān)督并負責第49條 財務部對倉庫開具的發(fā)貨單進行審核，并

12、根據審核過的發(fā)貨單開具銷售發(fā)票第50條 已發(fā)出的貨物如因質量等問題客戶要求退貨的，應取得本公司業(yè)務部的同意，倉庫根據業(yè)務部的退貨通知書辦理產品的退庫手續(xù)，未經本公司同意，客戶退回的產品倉庫暫只做代管商品處理第51條 成品倉倉管人員應嚴格按照發(fā)貨通知單及相關程序組織發(fā)貨，并即時填寫發(fā)貨單，發(fā)貨單應當即時送交財務部第52條 倉管應在產品出庫時起8小時內按照規(guī)定格式要求填寫發(fā)貨單，24小時內將發(fā)貨單送交至財務部，退貨單應自辦理退貨入庫手續(xù)時起48小時內將退貨單送交至財務部第三節(jié) 收取貨款第53條 財務部根據倉庫的發(fā)貨單及銷售合同單價計算確定應收賬款的金額第54條 財務部根據出納提供的收款憑證即時核銷

13、客戶的應收賬款，如為收取客戶的訂金，應先做預收貨款入賬，待尾款收齊時再予以沖銷第55條 財務部定期制作客戶對賬單送交業(yè)務部，由業(yè)務部負責直接與客戶進行對賬第56條 財務部應定期檢查應收賬款的回款情況，對于未及時收回貨款的客戶，應通知業(yè)務部進行催收，仍無法收回貨款的，應當即時告知部經理以便進行相應處理第57 業(yè)務部或財務部應告知客戶本公司收款的詳細賬號，客戶應當將貨款匯入本公司指定的賬號，客戶匯款后應當以傳真或電話方式即時告知本公司財務部第58條 因退貨、合同違約等情況發(fā)生退款、賠付違約金時，付款單需由財務審核、總經理批準，出納方可辦理付款第五章 物料采購管理第一節(jié) 采購訂單第59條 業(yè)務部根據

14、銷售合同所列產品，計算出物料需求計劃清單，物料需求單交由采購部負責辦理物料采購第60條 采購部根據物料需求清單在考慮現有庫存量的基礎上，擬定物料采購計劃申請單，采購申請單需經總經理批準，然后采購部才可向供應商發(fā)出采購訂貨單第61條 對于所有原材料及主要輔助材料的采購均需制定采購訂單，采購部應將采購訂單送交倉庫，以便于倉庫按訂單進行收料，對于取消或更改過的采購訂單，應當即時通知倉庫進行相應的更改第二節(jié) 材料入庫第62條 倉庫收料時，應當按照采購部的采購訂單嚴格控制收料，對于原材料（布料及主要輔料）在收料前均需取得采購訂單第63條 倉庫收到材料時，先應進行質檢驗，未經檢驗合格的各類材料，均不得辦理

15、庫入庫而暫只做待管材料處理第64條 對于供應商未按訂單要求而多送的材料部分，倉庫應暫做代管材料，經請求總經理后，如果同意做為購入處理，則可一同辦理入庫，否則多送的材料退回原供應商第65條 倉庫辦理材料入庫，應即時填寫材料入庫單并向供應商索取送貨單（客戶聯），材料入庫單應按照財務部規(guī)定的要求填寫完整第66條 已辦理入庫的材料，如發(fā)現材料有質量問題或其他原因需要退貨時，倉庫應當即時通知采購部，采購部與供應商協商同意退貨后，即時通知倉庫辦理退貨第67條 倉庫退回材料給供應商時，應即時填寫采購退貨單，退貨單原則上均應取得供應商收貨人的簽名，退貨單必須即時送交財務部第68條 倉庫應自辦理材料入庫或退貨時

16、起8小時內填寫采購入庫單，采購入庫單送交財務部的時間按財務部的要求規(guī)定執(zhí)行第三節(jié) 支付材料貨款第69條 財務部根據供應商的送貨單（或發(fā)票）、采購訂單（或采購合同）對倉庫開具的采購入庫/退貨單進行審核第70條 財務部按已審核過的采購入庫總價款掛應付賬款，按退貨單的總價款扣減應付賬款，財務部應定期與供應商核對往來賬款第71條 付款由采購部申請、財務審核、總經理批準或財務部申請、總經理批準后，申請付款單交由出納辦理付款第72條 出納付款后，財務部應即時告知供應商查收，出納應根據供應商提供的賬號匯款，代應商的傳真件應蓋有對方有效的公章第六章 存貨管理第一節(jié) 原材料第73條 原材料是公司業(yè)務的主要材料，

17、是公司財產管理的重要對象 第74條 倉管人員應嚴格控制原材料的出入庫，原材料的出入庫應辦理規(guī)定的手續(xù)，即時開具材料出入庫單并送交財務部，原材料的出庫應經相應的審批程序第75條 倉庫應根據原材料的類別、規(guī)格、性質、特征等分別存放，各種原材料存放區(qū)應標有物料標識卡，以便于收發(fā)及管理第76條 倉管人員應定期檢查各種材料的狀況，如發(fā)現變質、損壞等情形，應即時填寫報告單送交總經理申請?zhí)幚淼诙?jié) 產品第77條 本處所指產成品包括已完工但未包裝的銷售成品、已包裝可隨時發(fā)貨的庫存成品及各種樣品第78條 產成品是公司的重要財產，倉管人員應重點加強對產成品數量的管理，嚴防被盜、丟失，倉管應保證產品實際庫存數與賬面

18、數相符第79條 出現產成品丟失或實有數與賬面數不符時，倉管應即時查找原因，同時向部門主管、總經理報告，并申請做出相應處理第80條 樣品原則上均應先入成品倉并由專人負責管理，領出樣品應按照按照領料材料的規(guī)定辦理出庫手續(xù)第81條 對于客戶退回的產品，倉庫收到退貨后，填寫退貨單送交財務部第三節(jié) 低值易耗品第82條 低值易耗品是公司生產、辦公用的價值較低的消耗性物料，如機臺配件、辦公用品等第83條 低值易耗品的收發(fā)原則上都要通過倉管進行，通過倉庫收發(fā)的按照材料的出入庫規(guī)定辦理手續(xù)，直接報銷的，報銷單所付的購料單應有倉管或領用人的簽名第84條 對于價值不高，使用時間較長但未做固定資產管理的生產用具、配件

19、等，應由使用人或相關部門指定專人負責管理，財務部建立備查賬簿進行登記并定期進行檢查，物品用具不能使用時由相關負責人填寫報廢申請單經批準后予以報廢第四節(jié) 盤點及盈虧處理第85條 倉管應做好倉庫的日常管理工作，加強財產物資的安全性管理，倉庫應當定期對庫存材料、物料、半成品、成品等進行盤點，盤點方式采取倉管自盤，財務監(jiān)盤或抽盤第86條 公司對所有的存貨進行全盤的次數每年至少一次，全盤應當在停產停工的狀態(tài)下進行，以保證盤點數的準確性，非全面性的部分存貨盤點每年不應少于三次，盤點時應當暫停盤點材料部分的收發(fā)料工作第87條 倉庫根據實盤數量與賬面數計算出盤盈或盤虧的數量，對于賬實不符的，倉庫應制作盤點盈虧

20、處理意見申請報告，說明原因及處理意見，交由總經理批準第88條 財務部根據報告單進行相應的賬務處理，對于盤虧的存貨，如非屬于正常的損耗應追查倉管人員的責任第七章 成本核算第89條 財務部應定期核算公司的經營成本，準確反應公司的各項費用及開支第90條 公司成本核算采用訂單法，根據銷售合同訂單歸集結轉成本支出及費用第91條 其他成本核算的方法由財務部另行具體規(guī)定第八章 工資核算第92條 公司員工工資為計時工資，管理人員采用計時工資制，按實際出勤時間計算應付工資第93條 工資項目由基本工資、加班工資、全勤獎、獎金、補貼款及其他款組成，為員工代扣代繳的款項不列入應付工資第94條 工資的具體核算辦法及程序

21、由公司另行專門規(guī)定第九章 固定資產管理第95條 固定資產指單位價值較高，使用期限在一個會計年度以上的房屋、機器設備、工具、配件等資產第96條 固定資產是公司的重要財產，對其加強管理主要表現在對資產的安全性及使用功能上的管理，防止各種資產被盜、丟失及被損壞第97條 財務部應對公司的所有固定資產詳細登記，制定固定資產目錄表，建立固定資產管理檔案，固定資產應指定專人負責日常管理，保證固定資產的既定使用功能第98條 固定資產應進行相應的分類，根據企業(yè)會計準則及實際情況對固定資產采用適當的折舊方法計提折舊第99條 對于不能使用而需報廢的固定資產，資產管理人應填寫報廢申請單，經財務部審核后交由總經理批準第

22、100條 對于丟失或多出的固定資產，資產管理人員應填寫報告單并查找原因，報告單交由總經理批準并做出處理意見后交由財務部進行賬務處理第101條 財務部應組織人員定期對公司的固定資產進行盤點，全面清盤的次數每年至少一次，對盤盈或盤虧的資產，由資產管理人員填寫盤盈/虧表，由財務簽屬處理意見，交總經理批準后財務部做出相應賬務處理第十章 財務報表及報告第102條 財務報表是反映公司資產狀況、經營成果及現金流量等信息的基本資料，財務部應對公司的各項經濟業(yè)務活動進行全面準確的核算，并定期向股東提交資產負債表、利潤表、現金流量表、費用支出表、銷售報表及其他相關報表第103條 財務部在全面監(jiān)督管理公司的財產及經

23、營活動過程中，對發(fā)現的重要問題，應擬寫相關財務報告送交總經理，并及時反饋相關信息，以促進問題的解決或改善第104條 財務部除應定期向董事會提交財務報表外，還應定期擬寫工作報告，向股東及總經理詳細反應及說明公司生產經營過程中存在的問題及不足，提出解決方案或參考建議，并向總經理反應財務部監(jiān)督、管理工作的執(zhí)行情況第十一章 罰則第105條 公司各部門及相關人員應嚴格執(zhí)行財務部制度的各項財務制度及相關規(guī)定，為保證本制度的順利執(zhí)行，特制定本罰則第106條 本罰則所制定的懲罰措施包括：會議點名批評、全公司通報批評、罰款、辭退、開除等，其他部門制定的罰則與本罰則有沖突的，以財務部制定的內容或解釋為準第107條

24、 各種原始憑證及單據是財務部工作的重要依據，單據分為從外部門/公司取得的原始單據（送貨單、發(fā)票、收據等）和公司內部自制單據（材料入庫單、采購訂貨單、領料單、發(fā)貨單、報銷單等），對于應取得而未取得外部門/公司原始單據的相關人員，采取“會議點名批評+罰款”的處罰措施，對于應填制而未填制內部自制單據的相關人員，采取“全公司通報批評+罰款”的處罰措施第108條 履行單據審批手續(xù)是制度執(zhí)行的重要保障，對應當履行相關批準、審核、審批等手續(xù)而未履行的，首先采取會議點名批評的處罰措施，但最多批評兩次，以后再次違規(guī)的采取直接罰款的處罰措施第109條 公司各部門間是一種合作共事的關系，財務部的工作更需要其他各部門的積極協助與支持，對于不積極協助其他部門開展工作的人員，采取全公司通報批