時間管理與工作統(tǒng)籌技巧

1、名人名言,盛年不重來，一日難再晨， 及時當勉勵，歲月不待人。 陶淵明 凡是在事業(yè)上有所成就的人，無 一不是利用時間的能手。 華羅庚 放棄時間的人，時間也會放棄他。 莎士比亞,你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構(gòu)成生命的材料。 富蘭克林 時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什么都不能管理。 彼得杜拉克,名人名言,課程導入,生死線上一秒鐘 從電影戰(zhàn)俘列車講起,現(xiàn)場回答：你的感想是什么,目 錄,一、時間管理的基本概念 二、時間管理的重要意義 三、員工的職業(yè)生涯規(guī)劃 四、團隊組織的時間管理 五、時間管理的基本策略 六、基礎(chǔ)工作與有備無患 七、工作目標及其計劃性 八、分清工作的輕重緩急

2、九、時間管理的統(tǒng)籌技巧 十、管理技巧的具體應用,小實驗,道具： 鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干， 細沙一堆，水一罐。 方法：把以上物品裝進鐵桶。 提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎 樣的順序把以上物品裝進鐵桶,1、什么是時間 牛頓力學中的時間 是作為度量物質(zhì)運動變化過程流程的一種參照， 通過我們所定義的標準的時間單位，去衡量物質(zhì) 運動變化本身的變化規(guī)律。 時間的目的 就是描述物質(zhì)運動變化的參照，并提供一種事件 運動變化的標準流程的計量模式，同時它又是事 件進程描述的一個基本的物理量,一、時間管理的基本概念,一、時間管理的基本概念,1、什么是時間 科學上的時間概念 1956年國際計量委員會將秒

3、規(guī)定為1900年1月0日 12時正回歸年長度的1/31556925.9747。這種以地 球公轉(zhuǎn)為基礎(chǔ)的時間標準稱為*歷書秒。 1967年第十三屆國際計量大會又采用以原子內(nèi)部 輻射頻率為基準的時間計量系統(tǒng)，成為*原子時。 按新規(guī)定，“秒是銫-133原子基態(tài)的兩個超精細能 級之間的躍遷所對應輻射的9，192，631，770個 周期的持續(xù)時間,2、時間是怎樣產(chǎn)生的 日常的時間概念 年、月、日、時、分、秒 地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn),一、時間管理的基本概念,3、時間的基本特性,一、時間管理的基本概念,5,4,3,2,1,4、什么是時間管理 概念 由于時間所具備的基本特性，所以時間管 理的對象并不是時間本

4、身，而是指面對時間而 進行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減 少時間浪費，以便有效地完成既定目標。 結(jié)論 通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間,一、時間管理的基本概念,1、效率競爭:深層次的內(nèi)涵 企業(yè)競爭的三個層次 物質(zhì)資源層 人力資源層 制度文化層 經(jīng)營管理綜合效率的系統(tǒng)集成 各個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出效率 各個層面都體現(xiàn)出效率,二、時間管理的重要意義,有形/靜態(tài),有形/動態(tài),無形/動態(tài),時間管理,2、個體生命的有限性 每一個生命只有一次機會 時間與生命年輪 成就大事業(yè)的黃金時代 童年、少年、青年、中年、壯年、老年 為什么許多人一生平淡，毫無見樹,二、時間管理的重要意義,魯迅先生說：時間是組成生命

5、的材料， 浪費別人的時間是無異于謀財害命的,3、速度競爭:團隊綜合效率 快魚吃慢魚的時代 過去是大魚吃小魚 速度競爭成為主導 信息大爆炸 團隊綜合競爭力的集中體現(xiàn) 快速反應部隊的戰(zhàn)斗力 某公司參加招投標工程的案例 體現(xiàn)各職能部門的速度能力,二、時間管理的重要意義,4、個人和組織的機會成本 成本的類別 容易重視的有形成本 容易忽視的無形成本 無形成本中的時間成本 大小企業(yè)的區(qū)別 成本外延的擴大化 由時間特性而導致的機會成本 “過了這個村”與“機不可失,二、時間管理的重要意義,1、員工職業(yè)生涯與時間管理 生命的有限性 人最寶貴和稀缺的是什么 生命的價值觀 生命的價值和人生的意義 追求成功人生是每個

6、人的夢想 成功的原動力來自心靈 實現(xiàn)理想取決于行動力 個人職業(yè)設(shè)計與操作中的時間管理,三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃,2、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段,三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃,3、人生定位與選擇最佳職業(yè) 性格/愛好/能力/市場 準確定位提高人生價值是另一種時間節(jié)約,三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃,性格線,愛好線,能力線,市場線,個人職業(yè)選擇的范圍,4、企業(yè)為員工設(shè)計發(fā)展規(guī)劃 栽下梧桐樹，引來金鳳凰 提供了廣闊的舞臺 指明了發(fā)展方向 確立了奮斗的目標 提供了向上發(fā)展的空間 員工與企業(yè)的三個共同體,三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃,共同體,利 益,事 業(yè),情 感,企業(yè)為員工,4、企業(yè)為員工設(shè)計發(fā)展規(guī)劃 尋求三方面

7、的平衡,三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃,1、我們企業(yè)的問題在哪里 透過現(xiàn)象看本質(zhì) 部分老總們的三個字特征 人治特征下的權(quán)力情結(jié) 時間管理失序 做事缺乏計劃性 做事分不清主次 不善于說“不” 無法恰當處理外部的打擾,四、團隊組織的時間管理,茫,忙,盲,1、我們企業(yè)的問題在哪里 時間的浪費 電話干擾，陪同煲粥 會而不議，議而不決 不速之客，禮節(jié)陪聊 回復信件，斟字酌句 外部客觀的低效率，如： A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等） B、餐飲服務 C、社會化程度,四、團隊組織的時間管理,1、我們企業(yè)的問題在哪里 時間的浪費 某項調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天,四、團隊組織的時間管理,睡 眠 8.05小時 用 餐 1

8、.31小時 瑣 事 0.55小時 工 作 7.34小時 交 際 0.39小時 休 息 0.45小時 娛 樂 0.31小時,上下班交通 0.73小時 讀書報雜志 0.42小時 處理家務事 0.26小時 興趣的工作 0.37小時 音樂或電視 2.51小時 與朋友聊天 1.11小時,1、我們企業(yè)的問題在哪里 時間陷井 情不自禁 事必躬親 過分客套 例行公事 猶豫不決 漫不經(jīng)心 碌碌無為,四、團隊組織的時間管理,國外學者對某跨國公司總部人員 的跟蹤調(diào)查顯示： 管理人員平均每8分鐘被打擾一次； 業(yè)務系統(tǒng)的管理人員平均每周花在 會議上的時間不少于10小時； 行政管理人員每周會議20小時。 心理學家指出：

9、恢復思路平均時間為分鐘,日本學者關(guān)于時間浪費的調(diào)查 “人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7次， 即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天 大約4小時，也就是50%。其中約3小時的打擾是沒有意義 或者極少有價值的。同時 人被打擾后重拾原來的思路至 少需要3分鐘，每天就是2.5小時?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的 時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時 間的68.7,四、團隊組織的時間管理,2、團隊時間管理的原則 時間進度表制定原則 實際花費的時間總比預計的長 突發(fā)性事件應付原則 為突發(fā)事件預留處理時間 日常性事務維護原則 做好數(shù)據(jù)庫清

10、理與更新等基礎(chǔ)工作 時間被占用說不原則 過度熱心腸者的良藥,四、團隊組織的時間管理,3、走出觀念上的誤區(qū) “缺我不可”的潛理念 事必躬親的諸葛亮 導致操勞過度的高管人員 推遲決策會提高決策質(zhì)量 借口“需要更多的事實” 只要授權(quán)就可節(jié)約時間 相關(guān)人員能力不足 無效授權(quán)或授權(quán)失控,四、團隊組織的時間管理,3、走出觀念上的誤區(qū) 高效率就是高效益 快就一定好嗎？ 方向錯誤和方法不當 鑒別問題比進一步解決問題容易 想明白了再行動 找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素 管理上有捷徑可走嗎,四、團隊組織的時間管理,四、團隊組織的時間管理,案例：華為的時間管理 SMART原則 讓目標達到SMART標準 四象限原則 關(guān)

11、注重要且緊迫的第二象限 韻律原則 保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào) 流程優(yōu)化精簡原則 分析流程，減少多余環(huán)節(jié),四、團隊組織的時間管理,案例：華為的時間管理 韻律原則 “韻律原則”包括兩個方面的內(nèi)容： 一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等； 二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等,四、團隊組織的時間管理,1、提高你的時間管理技能 做個時間管理的高手 學會從事務型工作中解脫出來 有效地計劃與安排自己的時間 找到節(jié)約時間的措施 學會積零成整 實行交叉

12、“輪作” 提高“復種”指數(shù) 整批使用時間 應付意外事件 分身有術(shù),五、時間管理的基本策略,2、應該記住的20條實用方法 準備之一：長期準備（4） 購買工具書/增加知識儲備/提高能力 訓練你的快速閱讀能力 把常用的文件/文具放好 養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣,五、時間管理的基本策略,凡事預則立，不預則廢,2、應該記住的20條實用方法 準備之二：臨時準備（5） 明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序 將相關(guān)的工作列在一起 把工作計劃放到隨時可見的地方 每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘 做好正式工作前的準備工作,五、時間管理的基本策略,2、應該記住的20條實用方法 要培養(yǎng)的好習慣（7） 利用各種裝備如電話/信件

13、等節(jié)省時間 把最困難的事放在效率最高的時候 利用零碎時間處理例行性事務 午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會 休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料 報刊放在晚上看 每晚沉思片刻/回顧與總結(jié),五、時間管理的基本策略,2、應該記住的20條實用方法 與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應變能力（4） 站著接待一向健談的來訪者 從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者 管理電話：主動撥號/與被動接聽 如遇瑣事纏身能快速擺脫 3、經(jīng)理人員的時間管理 抓大放小/充分授權(quán) 4、秘書人員的時間管理 認清自己的角色和職責,五、時間管理的基本策略,樹立時間價值觀 首先解決思想認識問題 人的行動是受思想支配的 思想方法決定行為模式 牢

14、固樹立時間的價值觀 時間就是效益 時間就是金錢 時間就是生命,六、基礎(chǔ)工作與有備無患,牢記魯迅先生的話： 時間是組成生命 的材料，浪費別人的 時間，其實是無異于 謀財害命的,組織結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化 眾多國企浪費時間的根源 為什么會有內(nèi)耗（窩里斗）？ 組織的體制障礙 組織設(shè)計的原則 精簡、高效、彈性 管理幅度與跨度 部門崗位設(shè)置與職責明確化 價值鏈管理與流程優(yōu)化,六、基礎(chǔ)工作與有備無患,工作環(huán)境“” 不同層次員工的準備工作 金領(lǐng)高管的準備工作 、整體工作目標、階段性工作規(guī)劃 、下級狀況備忘錄、用好秘書這個幫手 白領(lǐng)階層的辦公室“” 、工作計劃表、常用文件及工具書 、柜子及辦公室桌清理、相關(guān)人員通訊錄

15、藍領(lǐng)員工的作業(yè)現(xiàn)場管理,六、基礎(chǔ)工作與有備無患,日常價值法控制時間 工作中的現(xiàn)象 我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些 人和事都需要你耗費時間來處理。 你將如何應對？ 是堅持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反應？ 通常的表現(xiàn) 有明確標準的，快速決斷 沒明確標準的，依據(jù)直覺感受,六、基礎(chǔ)工作與有備無患,日常價值法控制時間 現(xiàn)象的實質(zhì)分析 直覺體現(xiàn)為：“對勁”與“不對勁” 背后支撐：你的文化素質(zhì)、思想觀念以及個人 經(jīng)歷等，在你的潛意識中構(gòu)建出一個價值評價 體系，我們稱之為：潛意識模型 通過主動構(gòu)建人的價值評價體系，建立潛意識 模型，進而影響面對的人和事物作出快速而準 確反應的能力，這便是控制時間的日常

16、價值法,六、基礎(chǔ)工作與有備無患,日常價值法控制時間 基本原理 人的價值體系決定處理問題的方式，讓你在行 動中自然而然地有了對錯意識 人在預定價值體系下的主動行為是強有力的 原理分析 價值觀取決于你所希望的體驗和情緒 信條是你決定行為是否產(chǎn)生內(nèi)在情緒的 規(guī)則或標準,六、基礎(chǔ)工作與有備無患,日常價值法控制時間 潛意識模型,六、基礎(chǔ)工作與有備無患,日常價值法控制時間 操作運用方法 腦力激蕩：列出你的價值標準和信條 信條模型：“當我的時候，我感覺” 例： “當團隊面對挑戰(zhàn)，當我激發(fā)出每個隊員的 最大能量的時候，我覺得熱血沸騰?！?每天溫席信條，使字面價值融入行為習慣 每月重新評估、修訂信條（循環(huán)重復操

17、作） 效果提高你自發(fā)判斷的準確度和速度,六、基礎(chǔ)工作與有備無患,浪費時間的大敵 工作目標不明確 你為什么工作 你要達到什么目的 工作沒有計劃性 工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓 被動工作和生活 跟著感覺走,七、工作目標及其計劃性,2、時間管理第一法則 目標管理與工作的計劃性 工作方法三段論,七、工作目標及其計劃性,目標,方法,行動,計劃,計劃是從目標到方法的橋梁,3、明確工作目標 建立目標體系,七、工作目標及其計劃性,3、明確工作目標 怎樣制定工作計劃 年度計劃 季度計劃 月度計劃 周計劃 每天工作任務,工作計劃表要素： 序號 任務內(nèi)容 擬完成時間 相關(guān)責任人 檢查監(jiān)督人 備注,七、工作目標及其計

18、劃性,4、目標體系的SMART原則 S-Specific 具體，不能籠統(tǒng)； M-Measurable 可度量， A-Attainable 可實現(xiàn)，指付出努力的情況下 可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標。 R-Realistic 現(xiàn)實性，指目標是實實在在的。 T-Time bound 時限，完成目標的期限,七、工作目標及其計劃性,1、“80、20”法則運用 先做最重要的事情,你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎,你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎,結(jié)論： 做重要的少數(shù)事情,八、分清工作的輕重緩急,請運用“80、20”法則，找出自己日常工作任務中重要的20%。 個人模式：自發(fā)回憶法 團隊模式：頭腦

19、風暴法,現(xiàn)場思考,八、分清工作的輕重緩急,工作任務重要程度分析,八、分清工作的輕重緩急,宏觀,微觀,從微觀到宏觀,較重要,次重要,從次重要到較重要,注：重要度取決于任務本身對戰(zhàn)略的影響力,工作時間緊迫性分析,八、分清工作的輕重緩急,時間性強,時間性弱,時間性從弱到強,優(yōu)先,次優(yōu)先,優(yōu)先度從小到大,注：緊迫性取決于任務本身時間性的強弱,工作優(yōu)先級綜合分析 四象限坐標圖,重要度,緊迫性,A 重要而且緊迫,緊迫但不重要,D 不重要不緊迫,重要但不緊迫,八、分清工作的輕重緩急,請運用四象限方法排列你的工作,八、分清工作的輕重緩急,案例分析,一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略

20、研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機短信，兩個同學從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時主持人宣布，由于這次會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進會場，拉著李華就往外走，原來幾名工人與運輸部門的幾個搬運工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，車間主任和在場的保安制止不了，因此派一個班長來找李經(jīng)理。 假如你是李華，此時此刻你該怎么辦,案例分析,M公司是一家生產(chǎn)注塑機械設(shè)備的中型企業(yè)，由于市場競爭加劇，近來業(yè)績嚴重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務骨干向市場部經(jīng)理張文斌提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，張文斌已約定今晚同這兩

21、人談話。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理的緊急電話，一位西安的客商今天來本市，晚上六點到機場，因為這是一個跟進了很長時間的大客戶，總經(jīng)理特別強調(diào)要張經(jīng)理代表他親自去機場迎接并配合辦公室搞好接待。其實，張文斌的MBA論文尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓在本市某大學工作的妻子幫忙，妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點鐘張文斌就急匆匆地找到司機，開車前往機場。還沒走出市區(qū)，突然手機響了，里面?zhèn)鱽硪粋€女子焦急的聲音：“你是張文斌嗎？你母親在菜市場前面的馬路上被汽車撞傷，我是路邊商店的售貨員，你母親現(xiàn)在被扶到了我店里，她讓我給你打電話，你趕快來！” 假如你是張文斌，從接到總經(jīng)理指示到

22、此時此刻，該怎么辦,1、并行工作模式 什么情況下能并行工作 舉例,九、時間管理的統(tǒng)籌技巧,2、串行工作模式 什么情況下必須串行工作 舉例,九、時間管理的統(tǒng)籌技巧,3、并行串行如何兼顧 學一點統(tǒng)籌學,九、時間管理的統(tǒng)籌技巧,4、工作任務轉(zhuǎn)移 學會授權(quán)與借力 依據(jù)企業(yè)管理的組織原則 遵照公司崗位職責和權(quán)限 合理分權(quán)為授權(quán)的前提 非指揮權(quán)限關(guān)系的借力 依靠個人非職務影響力 注意事項 授權(quán)有度，控權(quán)有方 借力要適當，注重實效,九、時間管理的統(tǒng)籌技巧,陳明宇是一名大專生，在某公司擔任辦公室行政助理，雜務事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事： A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜； B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關(guān)手續(xù)； C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項的通知； D、協(xié)助業(yè)務部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務員王笑天談話； E、復印機故障需聯(lián)系售后服務單位前來維修