會議期間的文書與服務(wù)

1、會議期間的文書與服務(wù)一、編寫會議簡報會議期間的重要文書工作就是編寫會議簡報。會議簡報是會議的交流性和指導(dǎo)性文件，要求及時、準確編寫。編寫會議簡報的基本要求可以用四個字概括：快、新、實、短。快，是會議的時限性決定的。這就是說編寫會議簡報需要搶時間，不拖拉，一般要求當天的情況當天整理，當天發(fā)出，最遲也要當天整理，第二天發(fā)出。一些大型會議一天要發(fā)出簡報一至二期。新，這是簡報的交流性和指導(dǎo)性決定的。就是說編寫簡報要提出新情況，新問題和新經(jīng)驗，并反映在文字上應(yīng)注意使標題醒目、吸引人。實，是對一切公文的起碼要求。這就是簡報所反映的情況和問題要真實、準確、不能隨意夸大或縮小。短，簡報本身從字面上解釋就是簡短

2、的報道。長了就不能稱其為簡報。而且也會影響到快。因此，會議簡報的行文特色應(yīng)當是：開門見山，直接敘事，一語中的，盡可能一事一議，少做綜合報道。簡報一般字數(shù)在幾百字至多不過千字。二、能夠收集、編發(fā)會議信息會議的新聞報道工作可以有多種方式：第一種，由會議秘書組撰寫新聞報道稿件，然后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后，向媒體發(fā)送；第二種，在會議召開期間，邀請有關(guān)報社，電臺、電視臺派記者親自隨訪，發(fā)布消息；第三種，在會議結(jié)束時，召開記者招待會，由領(lǐng)導(dǎo)人直接介紹會議情況并親自回答記者提出的各種問題。三、能夠組織擬寫會議紀要會議紀要是根據(jù)會議的主旨，用準確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料。是在會議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提

3、煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。并非所有會議都要產(chǎn)生會議紀要。會議紀要有兩個目的：一是讓與會者帶回去作為傳達貫徹會議精神的依據(jù)；二是上報，使上級主管部門和有關(guān)單位了解會議的情況或予以轉(zhuǎn)發(fā)。擬寫會議紀要應(yīng)做到：1.忠實于會議實際；2.內(nèi)容集中、概括、精煉；3.邏輯條理要清楚。相應(yīng)知識會議紀要有兩種類型：一是例行會議紀要。如經(jīng)理辦公會議紀要、廠長辦公會議紀要。這種類型的會議紀要是將會議形成的決議下發(fā)，或讓上級了解會議的精神，因此要求簡明扼要。二是工作會議紀要。是指各機關(guān)、部門或地區(qū)就重大工作問題召開專門會議，交流情況，統(tǒng)一認識，研究政策措施之后，需要整理出會議紀要，上報下發(fā)，或請求上

4、級批轉(zhuǎn)。會議紀要的內(nèi)容包括兩部分：一是會議情況簡述。包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、參加會議的人員、會議討論的問題以及會議的成果。二是對會議主要精神的闡發(fā)。這是會議紀要的主體部分。注意事項擬寫會議紀要應(yīng)當做到：第一，記實。即實事求是，忠于會議實際。為此，必須以會議紀錄為依據(jù)。對與會者的發(fā)言可以進行概括、歸納、提煉，但絕不能增添與篡改內(nèi)容。第二，記要。即抓住要點，對會議的中心議題和圍繞議題所做的決定進行集中概括，去粗取精，集中歸納最有說服力的典型事例，引用最精彩的情節(jié)和語言，使全文突出重點。第三，要有條理，眉目清楚，使人一目了然。四、做好會議的值班工作與保密工作具體做法一些大中型會議，會場

5、配有專門的服務(wù)人員，但秘書應(yīng)當督導(dǎo)和協(xié)助服務(wù)人員做好以下工作：1.與會人員入場時的驗證與收票工作。2.保持會場內(nèi)的秩序，維護場內(nèi)設(shè)備。3.為會場內(nèi)人員提供開水、飲料以及其他服務(wù)。4.觀注會場內(nèi)各種設(shè)備的使用情況。5.做好會場內(nèi)安全保衛(wèi)工作。會場內(nèi)安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)防止與會議無關(guān)的人，隨便進入會場；(2)觀注會場內(nèi)的設(shè)備運行情況，消除火災(zāi)隱患，防止意外事故的發(fā)生；(3)保證會場內(nèi)人員的安全與健康，發(fā)現(xiàn)與會者中身體不適或突發(fā)疾病者，要及時請保健醫(yī)生或送往附近醫(yī)院或聯(lián)系急救中心；(4)做好會議的保密工作。注意事項1.應(yīng)有相應(yīng)的值班制度與要求。2.保密文件的分發(fā)、收回以及會議內(nèi)容的保密問題。

6、五、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會議總結(jié)工作及會后的反饋工作1.做好會議的總結(jié)工作會后總結(jié)工作應(yīng)當做到及時、全面、客觀、公正。可以采取個人總結(jié)、小組評議、領(lǐng)導(dǎo)評價相結(jié)合的方法，并在此基礎(chǔ)上，盡可能召集全體工作人員開個總結(jié)會，交流經(jīng)驗、表彰先進。2.會后反饋工作是指秘書人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交辦或會議上的決定，將會議所做出的決策或決議在實際貫徹執(zhí)行中的所得到的結(jié)果、引起的反應(yīng)以及造成的影響等情況，回報給主辦會議的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的活動。會后反饋可以用口頭或書面催詢的方式，必要時還可以直接深入到有關(guān)單位或部門進行實地檢查與催詢。會后反饋工作是會議善后工作的一項重要內(nèi)容，也是整個會務(wù)工作的一個重要組成部分。這項工作雖然是在會議結(jié)束之后進行的一項工作，但對整個會議來說都是非常重要也是十分必要的，因為，