酒店管理系統(tǒng)帳務(wù)審核系統(tǒng)(doc 39頁(yè)).doc

1、1 帳務(wù)審核帳務(wù)審核.2 第一節(jié)第一節(jié)消費(fèi)帳管理消費(fèi)帳管理.2 1.1 消費(fèi)帳查詢.2 1.2 消費(fèi)帳主單.3 1.2.1 消費(fèi)帳主單窗口.3 1.2.2 新建消費(fèi)帳.4 1.2.3 帳務(wù)處理.4 第二節(jié)第二節(jié) 應(yīng)收帳管理應(yīng)收帳管理.5 2.1 應(yīng)收帳戶查詢.5 2.2 新建應(yīng)收帳.7 2.3 應(yīng)收帳戶主單.7 2.3.1 應(yīng)收帳戶主單窗口.7 2.3.2 應(yīng)收帳與檔案.8 2.3.3 帳務(wù)處理.9 2.3.3.1 應(yīng)收帳務(wù)主單.9 2.3.3.2 定金輸入及定金單打印.9 2.3.3.3 信用卡操作.10 2.3.3.4 入帳.12 2.3.3.5 調(diào)整.12 2.3.3.6 轉(zhuǎn)帳.13 2

2、.3.3.7 壓縮.14 2.3.3.8 爭(zhēng)議.15 2.3.3.9 選帳.15 2.3.3.10 帳單.16 2.3.3.11 清戶.18 2.3.3.12 核銷.19 2.3.3.13 核銷歷史.23 2.3.4 帳務(wù)處理實(shí)例.24 2.4 審核應(yīng)收帳.28 2.5 信用卡.29 2.6 應(yīng)收帳務(wù)查詢.30 第三節(jié)第三節(jié) 夜間稽核夜間稽核.31 3.1 夜審系統(tǒng)操作步驟.31 3.2 房租審核及入帳.36 3.3 費(fèi)用審核.36 第四節(jié)第四節(jié) 報(bào)表報(bào)表.37 4.1 催帳報(bào)表.37 4.2 帳齡報(bào)表.37 4.3 稽核報(bào)表.39 4.4 報(bào)表專家.39 2 第四節(jié)第四節(jié) 預(yù)算預(yù)測(cè)預(yù)算預(yù)測(cè).

3、41 4.1 編輯預(yù)算預(yù)測(cè).41 帳務(wù)審核帳務(wù)審核 第一節(jié)第一節(jié) 消費(fèi)帳管理消費(fèi)帳管理 消費(fèi)帳即賓館工作帳，可用于輸入沒有使用電腦的收銀點(diǎn)的現(xiàn)金收入。收銀點(diǎn)每天營(yíng) 業(yè)結(jié)束后，可把現(xiàn)金收入在總臺(tái)輸入該賬號(hào)，再用部分結(jié)賬結(jié)掉該費(fèi)用，本日的該收銀點(diǎn) 的營(yíng)業(yè)收入就可反映在總報(bào)表上了。這樣的收銀點(diǎn)如：美容室、洗衣房、樓面電話等。 消費(fèi)帳也可以用于記錄酒店內(nèi)部的各種費(fèi)用開支，如內(nèi)部長(zhǎng)話費(fèi)（在電話計(jì)費(fèi)模塊定 義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬） 、會(huì)議室、宴請(qǐng)客人費(fèi)等。每一個(gè)部門均可有一個(gè)固定帳號(hào)。 1.11.1 消費(fèi)帳查詢消費(fèi)帳查詢 執(zhí)行審核審核消費(fèi)帳管理消費(fèi)帳管理，打開如下窗口。該窗口默認(rèn)顯示所有消費(fèi)帳列表，包括有效 的、結(jié)帳

4、的、掛帳的等。 系統(tǒng)用一個(gè)字母表示消費(fèi)帳的狀態(tài)，同賓客帳務(wù)： 狀狀 態(tài)態(tài)含含 義義 I有效 O本日結(jié)帳 S臨時(shí)掛帳 D昨日結(jié)帳 表 3 圖 功能按鈕介紹功能按鈕介紹: : 窗口右邊是常用功能快捷按鈕，大多是跟帳務(wù)相關(guān)的，只需單擊這些按鈕或使用按鈕 前的快捷鍵(如 1，2 等)就可使用相關(guān)功能，介紹如下： 新 建：新建一消費(fèi)帳主單； 聯(lián) 房：打開聯(lián)房設(shè)置窗口，增刪聯(lián)房； 主 單：打開消費(fèi)帳主單，可修改主單信息； 入 帳：打開入帳窗口，可快速入帳； 固定支出：打開固定支出窗口，可增刪固定支出； 帳務(wù)處理：打開帳務(wù)主單，可進(jìn)行帳務(wù)處理； 允許記帳：打開定義允許記帳費(fèi)用窗口，可選擇設(shè)置允許記帳費(fèi)用；

5、定義帳戶：打開定義帳戶窗口，可增刪子帳戶； 打印帳單：打開單據(jù)打印窗口，可打印各類已經(jīng)設(shè)置好的單據(jù)。 查詢查詢: : 右上角，按 AltA 快速查詢，輸入查詢條件，回車，顯示查詢結(jié)果。 右下角，組合查詢，快捷鍵是：CTRL+SHIFT+Z，系統(tǒng)彈出賓客查詢組合條件 窗口，可以進(jìn)行相關(guān)查詢。 1.21.2 消費(fèi)帳主單消費(fèi)帳主單 1.2.11.2.1 消費(fèi)帳主單窗口消費(fèi)帳主單窗口 消費(fèi)帳管理窗口，雙擊某記錄，打開如下窗口。 4 圖 1.2.21.2.2 新建消費(fèi)帳新建消費(fèi)帳 操作步驟操作步驟： （1） 、 消費(fèi)帳管理窗口，單擊新建，打開新建消費(fèi)帳主單，整個(gè)窗口類似與后 面講到的 AR 帳主單； （

6、2） 、輸入【名稱】 ，選擇【類別】 、 【來源】 、 【市場(chǎng)】 ，輸入【擔(dān)保人】 、 【擔(dān)保單位】 等信息； （3） 、單擊存盤，或按 CTRL+S，系統(tǒng)自動(dòng)生成消費(fèi)帳號(hào)。 1.2.31.2.3 帳務(wù)處理帳務(wù)處理 需要處理消費(fèi)帳帳務(wù)時(shí)，消費(fèi)帳主單下，單擊帳務(wù)處理，打開帳務(wù)主單。消費(fèi)帳 處理同前臺(tái)帳務(wù)處理，請(qǐng)參見前臺(tái)收銀說明。 圖 第二節(jié)第二節(jié) 應(yīng)收帳管理應(yīng)收帳管理 2.12.1 應(yīng)收帳戶查詢應(yīng)收帳戶查詢 執(zhí)行審核審核應(yīng)收帳戶管理應(yīng)收帳戶管理，打開AR-應(yīng)收帳戶管理窗口，系統(tǒng)默認(rèn)顯示所有 AR 帳 戶。 5 圖 功能按鈕介紹功能按鈕介紹: :窗口右邊是常用功能快捷按鈕，大多是跟帳務(wù)相關(guān)的，只需

7、單擊這些按 鈕或使用按鈕前的快捷鍵(如 1，2 等)就可使用相關(guān)功能，介紹如下： 新 建：新建 AR 帳主單； 帳務(wù)處理：打開帳務(wù)主單，可進(jìn)行帳務(wù)處理； 入 帳：打開入帳窗口，可快速入帳； 主 單：打開應(yīng)收帳主單，可修改主單信息； 檔 案：打開檔案窗口，可查閱相關(guān)信息； 允許記帳：打開定義允許記帳費(fèi)用窗口，可選擇設(shè)置允許記帳費(fèi)用； 定義帳戶：打開定義帳戶窗口，可增刪子帳戶； 聯(lián) 房：打開聯(lián)房設(shè)置窗口，增刪聯(lián)房； 催 帳 信：打開催帳信窗口，可打印已經(jīng)設(shè)置好的催帳信； 對(duì) 帳 單：打開對(duì)帳單窗口，可打印已經(jīng)設(shè)置好的對(duì)帳單； 查詢查詢: : 右上角，快速查詢，快捷鍵是：ALT+A，輸入查詢條件，回

8、車，顯示查詢結(jié) 果?？梢暂斎氲某Ｓ脳l件：帳戶名、帳戶名中的一部分、帳號(hào)等。 右下角，組合查詢，快捷鍵是：CTRL+SHIFT+Z，系統(tǒng)彈出應(yīng)收賬戶查詢組合 條件窗口，可以進(jìn)行相關(guān)查詢。 2.22.2 新建應(yīng)收帳新建應(yīng)收帳 操作步驟操作步驟： （1） 、 AR-應(yīng)收帳戶管理窗口，單擊右新建按鈕，打開新建 AR 帳主單； 6 （2） 、輸入【名稱】 ，選擇【類別】 、 【等級(jí)】 ，輸入其他相關(guān)信息； （3） 、單擊存盤，或按 CTRL+S，系統(tǒng)自動(dòng)生成 AR 帳號(hào)。 注意注意：【等級(jí)】若是有限額，可設(shè)置限額，執(zhí)行帳務(wù)帳務(wù)信用信用，可錄入限額。 2.32.3 應(yīng)收帳戶主單應(yīng)收帳戶主單 2.3.12.

9、3.1 應(yīng)收帳戶主單窗口應(yīng)收帳戶主單窗口 AR-應(yīng)收帳戶管理窗口，單擊右主單按鈕，打開 AR 帳主單，如下圖所示。 圖 【類別】 應(yīng)收帳戶類別，是酒店對(duì)應(yīng)收帳的一種分類。一般分兩大類：應(yīng)收帳和信 用卡。應(yīng)收帳包括公司、旅行社以及員工帳等；信用卡包括國(guó)內(nèi)卡和國(guó)外卡。應(yīng)收帳是一 般意義上的掛帳，即單位與酒店簽訂掛帳協(xié)議，可以先消費(fèi)后結(jié)帳，一般月結(jié)。這些費(fèi)用 由各個(gè)營(yíng)業(yè)點(diǎn)在結(jié)帳時(shí)通過“轉(zhuǎn) AR”的結(jié)帳方式到相關(guān)的 AR 帳戶下；而信用卡的產(chǎn)生是 各個(gè)營(yíng)業(yè)點(diǎn)一旦用信用卡結(jié)帳，該筆費(fèi)用就自動(dòng)生成到相關(guān)的信用卡 AR 帳戶下，每種信用 卡對(duì)應(yīng)一個(gè) AR 帳戶。酒店可憑借信用卡 AR 帳戶與銀行對(duì)帳。 注意

10、注意：如建立信用卡 AR 帳，除在前臺(tái)系統(tǒng)中新建帳戶之外，必須在維護(hù)系統(tǒng)中相應(yīng) 位置與信用卡 AR 帳進(jìn)行關(guān)聯(lián)，此時(shí)方可用相關(guān)的信用卡結(jié)帳。 【等級(jí)】 一般分兩等：有消費(fèi)限額和無(wú)消費(fèi)限額。若選擇有消費(fèi)限額，前臺(tái)轉(zhuǎn)帳至 該應(yīng)收帳時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)【信用限額】中的金額，判斷是否能繼續(xù)轉(zhuǎn)帳，若判斷結(jié)果： 目標(biāo)轉(zhuǎn)帳費(fèi)用已有帳務(wù) 信用限額 則系統(tǒng)將提示：“ARxxxxx超過消費(fèi)限額，請(qǐng)與財(cái)務(wù)聯(lián)系” 。 7 圖 2.3.22.3.2 應(yīng)收帳與檔案應(yīng)收帳與檔案 不管是公司、旅行社還是訂房中心，檔案的附加信息中都包含一個(gè)信息，就是應(yīng)收帳 號(hào)。系統(tǒng)中一個(gè)單位可對(duì)應(yīng)兩個(gè)應(yīng)收帳號(hào)，如下圖所示。財(cái)務(wù)部門建立應(yīng)收帳后，相關(guān)

11、授 權(quán)部門可在檔案主單下，執(zhí)行 AR 帳號(hào)帳號(hào)調(diào)整調(diào)整，選擇對(duì)應(yīng)的 AR 帳號(hào)或新建 AR 帳號(hào)，使 其顯示如下。 圖 2.3.32.3.3 帳務(wù)處理帳務(wù)處理 2.3.3.12.3.3.1 應(yīng)收帳務(wù)主單應(yīng)收帳務(wù)主單 AR-應(yīng)收帳戶管理窗口，雙擊打開應(yīng)收帳務(wù)主單，如下圖所示。 8 圖 帳務(wù)主單可分成四個(gè)部分加以說明：左上、右上、中間、底行。 左上： 顯示帳戶。 右上： 顯示 AR 帳戶基本信息。 中間： 默認(rèn)顯示有效帳務(wù)明細(xì)，要求明確每條帳務(wù)所包含的信息。其中帳務(wù)前帶有標(biāo)記的 為未經(jīng)審核的 AR 帳。未經(jīng)審核的 AR 帳無(wú)法對(duì)其進(jìn)行帳務(wù)處理。 底行： 重要信息區(qū)，灰色顯示表示未定義，亮色顯示需引

12、起重視（表示有定義信息） 。 2.3.3.22.3.3.2 定金輸入及定金單打印定金輸入及定金單打印 操作步驟操作步驟： （1） 、帳務(wù)主單下，單擊工具欄上入帳按鈕，彈出入帳窗口； 9 圖 （2） 、 【姓名】處輸入姓名， 【代碼】處輸入人民幣現(xiàn)金在系統(tǒng)中的代碼， 【金額】處輸 入數(shù)量； （3） 、輸入【單號(hào)】等信息，單擊入帳。 系統(tǒng)默認(rèn)打印定金單，操作員可根據(jù)實(shí)際情況選擇，有些酒店的定金單由收銀員手工 填寫。 2.3.3.32.3.3.3 信用卡操作信用卡操作 信用卡操作包括設(shè)置消費(fèi)信用額度、取消信用額度。 押卡 操作步驟操作步驟： （1） 、帳務(wù)主單下，執(zhí)行其他其他信用信用，打開信用授權(quán)明

13、細(xì)窗口； （2） 、選擇【項(xiàng)目】 （即信用卡類型） ，錄入【授權(quán)額】 、 【卡號(hào)】 、 【授權(quán)號(hào)】 、 【水單號(hào)】 等； （3） 、單擊確定，信用授權(quán)明細(xì)窗口顯示有效壓卡記錄； 10 圖 （4） 、主單【付款方式】 、 【信用限額】 ，顯示相應(yīng)信息。 圖 注意注意：系統(tǒng)有信用卡號(hào)校驗(yàn)功能，一旦輸入錯(cuò)誤，系統(tǒng)將提示操作員。 圖 11 取消押卡 操作步驟操作步驟： （1） 、帳務(wù)主單下，按 F3，打開信用授權(quán)明細(xì)窗口，系統(tǒng)默認(rèn)顯示有效的押卡記 錄； （2） 、雙擊目標(biāo)押卡記錄，彈出確認(rèn)窗口“是否確信將當(dāng)前記錄作廢” ，單擊是 （Y），取消成功； 圖 注意注意：?jiǎn)螕粜庞檬跈?quán)明細(xì)窗口左下角多選框，即可

14、顯示所有信用卡記錄，包括已經(jīng) 取消的記錄。 2.3.3.42.3.3.4 入帳入帳 應(yīng)收帳戶的費(fèi)用一般由其他營(yíng)業(yè)點(diǎn)轉(zhuǎn)移過來，但也會(huì)存在直接在應(yīng)收帳戶下錄入費(fèi)用 的情況，錄入費(fèi)用的方式與錄入定金相同，只是【代碼】處輸入的是酒店?duì)I業(yè)項(xiàng)目的代碼。 AR 帳中由入帳產(chǎn)生的帳目在【Tag】處顯示為“A” 。 2.3.3.52.3.3.5 調(diào)整調(diào)整 調(diào)整功能一般用于修改帳務(wù)，輸入折扣，或調(diào)整錯(cuò)誤的入帳。 操作步驟：操作步驟： （1） 、帳務(wù)主單下，選中要調(diào)整的項(xiàng)目，單擊調(diào)整，打開調(diào)整窗口； 12 （2） 、 【代碼】處輸入費(fèi)用代碼（若是 Rebate，請(qǐng)輸入 Rebate 代碼，并輸入 Rebate 的

15、原因） ； （3） 、 【金額】處輸入金額，單擊入帳即可。 （4） 、如原先入帳人民幣現(xiàn)金 1000 元，調(diào)整時(shí)輸入“-1000” ，則該項(xiàng)目在有效帳目中 消失；如輸入“300” ，則有效帳目中該項(xiàng)目金額修改為 1300。其他營(yíng)業(yè)項(xiàng)目操作也是如此。 注意注意：對(duì)相關(guān)帳目所做的調(diào)整在雙擊打開該帳目查看 Activity 時(shí)可以找到。 2.3.3.62.3.3.6 轉(zhuǎn)帳轉(zhuǎn)帳 用于把應(yīng)收帳務(wù)從一個(gè)帳戶轉(zhuǎn)到另外一個(gè)帳戶。 操作步驟：操作步驟： （1） 、帳務(wù)主單下，選擇目標(biāo)帳目； 注意注意：選擇記錄的方式：、連選：?jiǎn)螕暨x擇第一條目標(biāo)記錄，按住 SHIFT 鍵，單 擊最后一條目標(biāo)記錄；、間隔多選：?jiǎn)螕暨x

16、擇第一條目標(biāo)記錄，按住 CTRL 鍵，單擊其 他目標(biāo)記錄。 （2） 、單擊轉(zhuǎn)帳，彈出轉(zhuǎn)帳窗口。 13 （3） 、若是所有選擇費(fèi)用都轉(zhuǎn)到對(duì)方帳戶，則直接進(jìn)行（4）的操作；若只是轉(zhuǎn)所選帳 目中的部分，可在【轉(zhuǎn)帳】中輸入要轉(zhuǎn)的金額。 （4） 、帳號(hào)處輸入目標(biāo)帳號(hào)，回車，系統(tǒng)自動(dòng)與當(dāng)前賓客匹配，彈出查詢結(jié)果窗口； 或按 F1 打開帳號(hào)查詢幫助，輸入條件選擇相應(yīng)的帳戶。 （5） 、單擊選擇目標(biāo)帳戶，單擊確定， 【帳戶】處顯示目標(biāo)帳戶名。 （6） 、單擊確定，所選帳務(wù)自動(dòng)轉(zhuǎn)至目標(biāo)帳戶。 注意注意：若部分轉(zhuǎn)帳時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)將某筆費(fèi)用拆分成兩筆。如為其他帳戶轉(zhuǎn)來的帳， 在【Tag】中顯示為“T” ， 【摘要】

17、中顯示從何處轉(zhuǎn)來的說明。 2.3.3.72.3.3.7 壓縮壓縮 用于將幾筆帳壓縮成一筆，同時(shí)可以選定壓縮后的營(yíng)業(yè)代碼。 操作步驟操作步驟： （1） 、選中要壓縮的記錄，單擊壓縮，彈出壓縮窗口。 （2） 、選擇壓縮后的營(yíng)業(yè)代碼，點(diǎn)擊壓縮后帳目顯示為一條。 （3） 、如壓縮后要求恢復(fù)，雙擊打開壓縮的記錄，點(diǎn)擊解壓即可。 注意注意：壓縮時(shí)必須在【備注】處輸入原因。被壓縮的帳目在【Tag】處顯示為“Z” 。 14 2.3.3.82.3.3.8 爭(zhēng)議爭(zhēng)議 運(yùn)用在對(duì)某項(xiàng)記錄有爭(zhēng)議時(shí)，其作用相當(dāng)于備注。 操作步驟操作步驟： （1） 、選中要填寫爭(zhēng)議的帳目，執(zhí)行明細(xì)帳目明細(xì)帳目爭(zhēng)議爭(zhēng)議，打開修改應(yīng)收帳目窗口

18、。 圖 （2） 、此時(shí)可修改該記錄的姓名，在【爭(zhēng)議金額】處輸入爭(zhēng)議金額； 注意注意：輸入爭(zhēng)議金額后，在明細(xì)帳目記錄中“爭(zhēng)議”一欄會(huì)有金額顯示， 但對(duì)后期核銷并不產(chǎn)生任何影響。 2.3.3.92.3.3.9 選帳選帳 方法一： 、連選：?jiǎn)螕暨x擇第一條目標(biāo)記錄，按住 SHIFT 鍵，單擊最后一條目標(biāo)記錄；、 間隔多選：?jiǎn)螕暨x擇第一條目標(biāo)記錄，按住 CTRL 鍵，單擊其他目標(biāo)記錄。 方法二（使用選帳功能）： 操作步驟： （1） 、帳務(wù)主單下，單擊選帳，打開選帳窗口； 15 圖 （2） 、該窗口左邊顯示費(fèi)用列表，右邊是選帳可使用的條件?？蛇x帳的條件有：【帳 號(hào)】 、 【日期】 、 【房號(hào)】等，輸入條件

19、； （3） 、單擊確定，帳務(wù)主單目標(biāo)帳務(wù)被選中。 注意注意：被選中的帳目在帳目前有的標(biāo)記。 2.3.3.102.3.3.10 帳單帳單 操作步驟：操作步驟： （1） 、選擇目標(biāo)，單擊帳單，彈出帳單打印窗口。 16 圖 （2） 、如要直接打印，則單擊確定即可。 （3） 、如要進(jìn)行帳單的調(diào)整和預(yù)覽，則選擇預(yù)覽，點(diǎn)擊確定打開帳單。 圖 （4） 、在明細(xì)條目位置雙擊，即可打開明細(xì)修改的窗口。 17 圖 （5） 、修改完點(diǎn)擊預(yù)覽可看到帳單打印出來的樣子，點(diǎn)擊打印即可。 注意注意：帳單打印必須選定相應(yīng)帳目，如不選定，則系統(tǒng)自動(dòng)默認(rèn)打印當(dāng)前光標(biāo)停留 的帳目。 2.3.3.112.3.3.11 清戶清戶 此功

20、能用于該 AR 帳公司與酒店解除掛帳協(xié)議后將 AR 帳戶由有效轉(zhuǎn)為歷史。 操作步驟：操作步驟： （1） 、點(diǎn)擊清戶，系統(tǒng)提示： 圖 （2） 、選擇是（Y），則該帳戶狀態(tài)變成“O” ，其功能類似于賓客退房。 注意注意：清戶的前提為該帳戶余額為 0。 2.3.3.122.3.3.12 核銷核銷 核銷類似于賓客帳中的結(jié)帳功能，收款核銷。 操作步驟操作步驟： 18 情況一：在沒有定金的情況下： （1） 、選中要核銷的帳目，點(diǎn)擊核銷，彈出核銷窗口。 圖 窗口上半部分顯示要核銷的金額，下半部分顯示付款金額（此時(shí)沒有顯示） ； （2） 、點(diǎn)擊付款，打開入帳窗口。 圖 （3） 、在【代碼】選擇相應(yīng)的付費(fèi)方式，

21、金額由系統(tǒng)根據(jù)核銷金額自動(dòng)生成，點(diǎn)擊 入帳。此時(shí)消費(fèi)和付款金額相等。 19 圖 （4） 、點(diǎn)擊核銷。核銷完后該帳務(wù)在有效帳目中消失，要查詢此條記錄須執(zhí)行文文 件件所有項(xiàng)目所有項(xiàng)目。 情況二：用定金核銷費(fèi)用： （1） 、選中定金和要核銷的帳目，點(diǎn)擊核銷，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)尋求消費(fèi)和定金的 相等值： 如消費(fèi)額大于定金，則系統(tǒng)會(huì)將核銷的金額自動(dòng)認(rèn)定為與定金一樣。 圖 此時(shí)如要核銷所有的消費(fèi)額，則將核銷額修改成與消費(fèi)額一樣，然后單擊付款， 則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將不足的金額體現(xiàn)在入帳窗口中。 20 圖 【代碼】處選擇付費(fèi)方式，點(diǎn)擊入帳。此時(shí)消費(fèi)和付款金額相等，點(diǎn)擊核銷 即可。 圖 （2） 、如消費(fèi)額小于定金，則系統(tǒng)

22、會(huì)自動(dòng)從定金中扣除消費(fèi)額。 21 圖 此時(shí)點(diǎn)擊核銷即可。在帳目明細(xì)中，共有【消費(fèi)】 、 【已核銷】 、 【付款】 、 【余額】 等項(xiàng)目顯示該帳目當(dāng)前的情況。 圖 2.3.3.132.3.3.13 核銷歷史核銷歷史 用于查找錯(cuò)誤的核銷記錄，對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)救。 操作步驟：操作步驟： （1） 、執(zhí)行帳務(wù)處理帳務(wù)處理核銷歷史核銷歷史，打開歷史核銷記錄窗口。 22 圖 （2） 、選擇要修改的核銷記錄，單擊打開核銷明細(xì)窗口。 圖 （3） 、點(diǎn)擊撤除核銷，則之前核銷的帳務(wù)恢復(fù)，但之前核銷時(shí)的收款方式和金額 仍顯示在有效帳目中，此時(shí)要用調(diào)整功能將之前的付費(fèi)方式取消，重新進(jìn)行核銷。 2.3.42.3.4 帳務(wù)處理實(shí)

23、例帳務(wù)處理實(shí)例 實(shí)例實(shí)例： 23 AR 帳戶杭州西軟，當(dāng)前有兩筆前臺(tái)轉(zhuǎn)來的客人帳務(wù)，押現(xiàn)金 2000 元，入帳： （1）手工輸入房費(fèi)：500 （2）商務(wù)中心復(fù)?。?5 要求： （1）實(shí)際為商務(wù)中心復(fù)印 50，請(qǐng)修改； （2）用 2000 的押金核銷“手工輸入房費(fèi)” ； （3） “商務(wù)中心復(fù)印”用長(zhǎng)城卡核銷，客人現(xiàn)場(chǎng)刷； 操作步驟操作步驟： （1） 、應(yīng)收帳戶管理列表下，按 AltA，輸入帳戶名稱，回車，系統(tǒng)顯示 AR 帳戶 “杭州西軟”的帳務(wù)主單； 圖 （2） 、單擊入帳，打開入帳窗口， 【代碼】處選擇人民幣現(xiàn)金在系統(tǒng)中的代碼， 【金額】處輸入 2000，點(diǎn)擊入帳； 24 圖 （3） 、重復(fù)（

24、2） ，將其他兩筆費(fèi)用入帳； （4） 、選中商務(wù)中心復(fù)印的帳目，單擊調(diào)整，打開調(diào)整窗口， 【代碼】處選擇“調(diào) 整商務(wù)中心復(fù)印” ， 【理由】處選擇同意人， 【金額】處輸入“-5” ，單擊入帳 圖 （5） 、此時(shí)該帳目自動(dòng)修改為“商務(wù)中心復(fù)印”50 元； 圖 （6） 、選中“手工輸入房費(fèi) 500”和“人民幣現(xiàn)金 2000”的帳目，單擊核銷，打 開核銷窗口； 25 圖 （7） 、單擊核銷，則該筆費(fèi)用核銷完畢。要查看核銷的記錄，執(zhí)行文件文件所有帳所有帳 目目。 （8） 、選中商務(wù)中心復(fù)印的帳目，單擊核銷，打開核銷窗口； 圖 （9） 、單擊付款，打開入帳窗口。 【代碼】處選擇長(zhǎng)城卡在系統(tǒng)中的代碼， 【

25、金額】處系統(tǒng)已自動(dòng)將費(fèi)用體現(xiàn)，單擊入帳； 圖 （10） 、此時(shí)核銷窗口上下費(fèi)用一致，單擊核銷。 26 圖 2.42.4 審核應(yīng)收帳審核應(yīng)收帳 執(zhí)行審核審核審核應(yīng)收帳審核應(yīng)收帳，打開審核應(yīng)收帳窗口，系統(tǒng)顯示所有未經(jīng)審核的應(yīng)收帳。 各個(gè)營(yíng)業(yè)點(diǎn)每天轉(zhuǎn)到相應(yīng) AR 帳戶的費(fèi)用都需要經(jīng)過審核確認(rèn)之后才能對(duì)其進(jìn)行帳務(wù)處理。 圖 操作步驟：操作步驟： （1） 、雙擊打開選中帳目。 27 圖 （2） 、選擇審核后 AR 帳的顯示模式，點(diǎn)擊確認(rèn)。 （3） 、如要批量審核，則選中所要確認(rèn)的帳目，點(diǎn)擊審核確認(rèn)。 注意注意：當(dāng)天的應(yīng)收帳只有在夜審之后才能審核確認(rèn)。 窗口右邊是常用功能快捷按鈕，跟帳務(wù)相關(guān)，具體的使用相

26、關(guān)說明中將一一列舉，此 處先簡(jiǎn)單介紹一下。 修 改單擊，可修改客人姓名和爭(zhēng)議金額； 帳 單單擊，可打印選中帳目的帳單； 主 單單擊，打開該 AR 帳戶的主單； 帳務(wù)處理單擊，打開該 AR 帳戶的帳務(wù)主單； 調(diào) 整單擊，可對(duì)選中帳目進(jìn)行調(diào)整； Activity單擊，可查看該帳目的操作記錄； 審核確認(rèn)單擊，可對(duì)選中帳目進(jìn)行確認(rèn)。 2.52.5 信用卡信用卡 各個(gè)營(yíng)業(yè)點(diǎn)每天用不同的信用卡結(jié)帳后，相關(guān)費(fèi)用會(huì)自動(dòng)進(jìn)入相應(yīng)的信用卡 AR 帳戶， 這些費(fèi)用也需要經(jīng)過審核確認(rèn)之后才能對(duì)其進(jìn)行帳務(wù)處理。 執(zhí)行審核審核信用卡信用卡，打開審核信用卡窗口。窗口上方顯示未經(jīng)審核的信用卡 AR 帳，下方為信用卡選擇時(shí)的輔

27、助功能，包括【刷卡行】 、 】信用卡】 、 【起始日期】 、 【截至日 期】 。 28 圖 操作步驟：操作步驟： （1） 、選擇要審核的帳目，在帳目前點(diǎn)擊選中，即看到帳目前有顯示表示該帳目已 被選中，點(diǎn)擊確認(rèn)。 （2） 、如不選中任何帳目，則系統(tǒng)默認(rèn)確認(rèn)所有帳目，點(diǎn)擊確認(rèn)即可。 注意注意：當(dāng)天的信用卡帳目只有在夜審之后才能顯示并審核確認(rèn)。 2.62.6 應(yīng)收帳務(wù)查詢應(yīng)收帳務(wù)查詢 應(yīng)收帳務(wù)查詢功能提供的是應(yīng)收帳務(wù)信息的綜合處理。它可以根據(jù)各種不同的條件來 查詢，輸入的條件越多，查詢的結(jié)果越精確。由于其中的選項(xiàng)較多，所以它可以完成非常 復(fù)雜的查詢。 執(zhí)行審核審核應(yīng)收帳務(wù)查詢應(yīng)收帳務(wù)查詢，打開應(yīng)收帳

28、務(wù)查詢窗口，輸入查詢條件，單擊確定 ，即顯示查詢結(jié)果。查詢條件分“明細(xì)帳”和“Activity” 。明細(xì)帳顯示未處理的有效帳目， Activity 則顯示所有的帳目，包括已核銷或調(diào)整的帳目。 29 圖 明細(xì)帳查詢條件明細(xì)帳查詢條件： 【數(shù) 據(jù) 源】 數(shù)據(jù)源，系統(tǒng)提供多種數(shù)據(jù)源，分上日、本日、所有和有效。 【營(yíng)業(yè)日期】 在數(shù)據(jù)源選擇所有或有效帳務(wù)時(shí)，要選擇相應(yīng)的營(yíng)業(yè)日期。 【用 戶】 工號(hào)，用于輸入查詢對(duì)象的工號(hào)，如要查詢操作員 FOX 的費(fèi)用，則在 此輸入 FOX。系統(tǒng)默認(rèn)為空白，表示選擇所有操作員。 【班 別】 班別，用于限制查詢班次，可以是早班、中班等，系統(tǒng)默認(rèn)為“所有” 。 【房 號(hào)】

29、用于查詢某個(gè)房間的帳務(wù)。 【帳 號(hào)】 若只需查詢某個(gè)帳號(hào)的帳務(wù)，在此輸入帳號(hào)即可。 【客人名稱】 用于查詢某個(gè)客人的帳務(wù)。 【營(yíng)業(yè)項(xiàng)目】 可選擇多個(gè)營(yíng)業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行查詢。 第三節(jié)第三節(jié) 夜間稽核夜間稽核 酒店在一天的營(yíng)業(yè)過程中，進(jìn)行著各種各樣的營(yíng)業(yè)活動(dòng)，同時(shí)也在電腦中記錄了各項(xiàng) 交易。在酒店的一天營(yíng)業(yè)結(jié)束后，對(duì)所有發(fā)生的交易進(jìn)行審核、調(diào)整、匯總以及統(tǒng)計(jì)產(chǎn)生 各級(jí)部門人員所需的報(bào)表，并為下一天的營(yíng)業(yè)做好準(zhǔn)備，這就是夜間稽核要做的事情。具 體的工作如核對(duì)房態(tài)，核對(duì)房?jī)r(jià)，審核各營(yíng)業(yè)點(diǎn)的帳務(wù)等。 3.13.1 夜審系統(tǒng)操作步驟夜審系統(tǒng)操作步驟 簡(jiǎn)單講，在電腦上完成夜間稽核主要可以分三步：房租預(yù)審及入帳、夜

30、間稽核和報(bào)表 打印。 （1） 、房租預(yù)審及入帳； 30 （2） 、稽核。夜間稽核是一個(gè)自動(dòng)的過程，完成本日營(yíng)業(yè)數(shù)據(jù)的匯總、統(tǒng)計(jì)、日終各 類系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新和轉(zhuǎn)儲(chǔ)，并生成各種報(bào)表； （3） 、打印報(bào)表； （4） 、新到客人房租預(yù)審及入帳。 操作步驟操作步驟： （1） 、執(zhí)行審核審核夜間稽核夜間稽核，打開夜間稽核窗口，如下圖所示。該窗口列舉稽核 之前的系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)置好的審核步驟，酒店也可根據(jù)財(cái)務(wù)需要請(qǐng)工程師增設(shè)相關(guān)步驟。 圖 （2） 、單擊開始，首先彈出已退房未平帳客人列表 ，夜審時(shí)數(shù)量必須為0 方可過夜審； （3） 、按照（2）的方法，依次完成各審核項(xiàng)目，到“房租預(yù)審及入帳”處，窗口如下 圖所示。

31、31 圖 審核房租后，執(zhí)行房租入帳，彈出房租入帳報(bào)表， 房租預(yù)審及入帳窗口如下圖 所示，系統(tǒng)自動(dòng)加收稽核房費(fèi)完成。 圖 注意注意：上窗口底行左側(cè)有：稽核房費(fèi)、自動(dòng)補(bǔ)入、下午加收三個(gè)選項(xiàng)，默認(rèn)為“稽 核房費(fèi)” 。 （4） 、到“統(tǒng)計(jì)報(bào)表及數(shù)據(jù)更新”處，單擊開始，彈出如下窗口； 圖 單擊是（Y），系統(tǒng)自動(dòng)開始統(tǒng)計(jì)報(bào)表、更新數(shù)據(jù)，并顯示系統(tǒng)進(jìn)程，如下圖所示； 32 圖 （5） 、稽核完后，系統(tǒng)彈出稽核完畢窗口，單擊確定即可。 （6） 、新到客人房租預(yù)審及入帳 新到客人指的是夜間稽核之后，早上 6：00 點(diǎn)（時(shí)間可根據(jù)酒店的情況具體定義，一 般為早上 6：00）之前到酒店入住的客人，這些客人的房費(fèi)可由

32、系統(tǒng)自動(dòng)收取。一般新到 客人房租入帳，由上早班的審核人員（有些酒店由前臺(tái)收銀員代做）操作。 房租預(yù)審及入帳窗口下，單擊選擇左下角“自動(dòng)補(bǔ)入” ，同時(shí)單擊取消“稽核房費(fèi)” ，使其只顯示需要補(bǔ)入房租的賓客記錄，如下圖所示，再房租入帳即可。 圖 3.23.2 房租審核及入帳房租審核及入帳 由于房租在酒店的收入中占很大的比重，因此它的審核就顯得比較重要，但是房租審 33 核過程卻是簡(jiǎn)單的。 房租審核基本流程：核對(duì)房態(tài)（對(duì)應(yīng)步驟 12）房租預(yù)審（對(duì)應(yīng)步驟 35）房租 入帳（對(duì)應(yīng)步驟 67） 。 核對(duì)房態(tài)核對(duì)房態(tài) （1） 、先打印或查閱本日應(yīng)離店客人報(bào)表，確信無(wú)記錄，否則通知前臺(tái)接待員或收銀 員做好續(xù)住或

33、結(jié)帳手續(xù)。 （2） 、準(zhǔn)備兩份本日到店客人報(bào)表（一份按房號(hào)排序，一份按姓名排序） 、一份電腦房 態(tài)表、一份手工房態(tài)表（由管家部提供） 、本日到店登記單（附上換房及改房?jī)r(jià)單） ，分別 放好。逐一比較手工房態(tài)表和電腦房態(tài)表中房間的狀態(tài)，若有錯(cuò)誤及時(shí)處理。 房租預(yù)審房租預(yù)審 （3） 、確信做好房態(tài)核對(duì)后，做入住客人本日房租預(yù)審。 入住客人本日房租預(yù)審功能用于對(duì)酒店的每位住客的房費(fèi)進(jìn)行預(yù)審。房租預(yù)審要在房 租入帳前做好。電腦預(yù)審?fù)旰?，打出一份本日在住客人房租預(yù)審報(bào)表。 （4） 、再準(zhǔn)備好換房單、加床單及優(yōu)惠通知單、優(yōu)惠人員及代碼對(duì)照表（注意，接待 員優(yōu)惠不用優(yōu)惠單） 、散客團(tuán)隊(duì)、長(zhǎng)包房、內(nèi)外賓等有關(guān)服

34、務(wù)費(fèi)及城建費(fèi)的收取標(biāo)準(zhǔn)。 （5） 、重點(diǎn)核對(duì)優(yōu)惠人員及實(shí)際優(yōu)惠比例或金額，檢查城建費(fèi)與服務(wù)費(fèi)的收取是否與 住客類別相符。如發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)及時(shí)通知前臺(tái)接待更正。 房租入帳房租入帳 （6） 、該功能給酒店的每位住客自動(dòng)過房費(fèi)，每天必須做一次且只允許做一次。 （7） 、對(duì)于夜間稽核之后，早上 6：00 之前到的客人，一般酒店需要加收半天房費(fèi)， 系統(tǒng)建議在早上 6：00（具體時(shí)間可由酒店定）前，將該段時(shí)間內(nèi)到的客人補(bǔ)做新到客人 房租入帳。 3.33.3 費(fèi)用審核費(fèi)用審核 帳務(wù)審核除了審核房租收入外，還要審核各營(yíng)業(yè)點(diǎn)的帳，如餐廳、娛樂、商務(wù)中心、 商場(chǎng)、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的營(yíng)業(yè)帳。由于所有這些審核

35、與房租審核類似，所以 不再詳述。 注意注意： （1） 、非總臺(tái)營(yíng)業(yè)點(diǎn)帳要借貸平衡 平衡公式為：本日收入=現(xiàn)金收入+支票+信用卡+賓客帳+AR 帳，其中省略號(hào)表示 還有其他的種類，如餐券、款待等。 （2） 、非總臺(tái)營(yíng)業(yè)點(diǎn)明細(xì)帳應(yīng)正確，即與實(shí)際相符。如把飲料輸成食品、啤酒輸成可 樂都會(huì)影響成本報(bào)表以及其他匯總報(bào)表；又如把長(zhǎng)城卡輸成牡丹卡等，將導(dǎo)致返回銀行的 代理費(fèi)計(jì)算錯(cuò)誤，給總收銀和核數(shù)員造成麻煩。 （3） 、非總臺(tái)營(yíng)業(yè)點(diǎn)轉(zhuǎn)總臺(tái)帳及轉(zhuǎn) AR 帳貸方數(shù)應(yīng)與總臺(tái)及 AR 帳營(yíng)業(yè)點(diǎn)應(yīng)收帳借方數(shù) 相等。 （4） 、總臺(tái)及 AR 帳內(nèi)部轉(zhuǎn)帳也應(yīng)借貸相等。 （5） 、檢查所有退菜及退帳操作的合法性。 34 第四節(jié)第四節(jié) 報(bào)表報(bào)表 系統(tǒng)提供了非常豐富的系統(tǒng)報(bào)表，帳務(wù)審核系統(tǒng)中主要分為稽核報(bào)表、報(bào)表專家、催 帳報(bào)表和帳齡報(bào)表，并且系統(tǒng)為每一張報(bào)表都提供了打印功能。 4.14.1 催帳報(bào)表催帳報(bào)表 為避免客人逃帳，酒店一般要求客人在入住時(shí)支付一定的預(yù)付金。但由于客人在酒店 發(fā)生的費(fèi)用是不確定的，所以仍需要及時(shí)注意客人的客欠，而催帳報(bào)表就能幫助酒店對(duì)賓 客余額很好的加以管理。通常酒店會(huì)在 12：00AM 或 6：00PM 以后，使用催帳報(bào)表。 執(zhí)行審核審核催帳報(bào)表催帳報(bào)表，打開催帳報(bào)表窗口。 圖 房費(fèi)天