2021檔案管理專員工作分析

1、檔案管理專員工作分析 摘 要：隨著經濟的不斷發(fā)展和提高，企業(yè)檔案也應加強，筆者結合自己的經驗對企業(yè)人事檔案管理進行簡單論述。 關鍵詞：主要問題；對策；基本措施 1 企業(yè)人事檔案管理存在的問題 1.1 檔案意識淺薄。隨著經濟體制改革和人事改革的進一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動日趨活躍，部分人在重新?lián)駱I(yè)過程中檔案還長期滯留在原單位或人才交流機構，已解除勞動關系的檔案卻未能“檔隨人走”。 另一方面，部分傳統(tǒng)觀念對企業(yè)人事檔案管理的認識不足，在人事檔案管理建設方面沒有給予充分的重視，人事檔案管理工作往往一人多職，硬件設施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標準化、規(guī)范化。 1.2 檔案管理規(guī)

2、范缺乏。由于對人事檔案重視意識的淡薄，就存在著檔案內容不完整，信息材料不全面的不良現象，甚至員工與檔案難以“對號入座”，嚴重影響企業(yè)人事部門管理工作的開展。 在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、工作經歷等簡單材料，而對反映本人業(yè)績、動態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內容不完整，不能客觀地反映一個人的工作全貌。 1.3 檔案管理隊伍不健全。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對人事檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業(yè)人事檔案工作的高效開展。 1.4 檔案

3、利用價值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內部的實績，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動態(tài)性的管理工作，要不斷充實新的內容，增加新的材料。在實際工作中，學歷進修、表彰獎勵等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業(yè)員工的真實情況。這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。 2 改進企業(yè)人事檔案管理的具體對策 2.1 提高檔案管理意識。無論是企業(yè)還是員工個人，都應該自覺更新觀念，提高對檔案的重視程度。首先，企業(yè)應該提高對人事檔案的認識，增強依法管檔的意識，建立健全規(guī)章制度，

4、配備專業(yè)的人員和設備，把人事檔案管理作為企業(yè)管理重要的基礎工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時準確、管理規(guī)范有序。其次，檔案管理人員要強化服務意識，強化市場意識，淡化行政意識和行政手段。 2.2 增強硬件建設。加強人事檔案管理的數字化和網絡化改革，實行個人信息的有條件融合。目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學歷管理、個人單位表現記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復交叉。有必要對其中一些信息管理進行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家和財物的節(jié)約。數字化、網絡化也為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎。數字化、網絡化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人

5、事檔案的綜合性開發(fā)。 2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動的加快，不少人認為“檔隨人走”的管理方式已經不適應現代社會人事管理的特點和要求了，認為“檔隨人走”必須淘汰。所以對人事檔案社會化服務改革的強化和管理才是根本手段。建立社會化集中人事檔案管理機構對政府服務公職人員、流動服務人員和離退休人員的人事檔案。 3 企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施 上述分析表明，當前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳 舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認為應先從思想認識、管理體制和收集渠道四方面入手： 3.1 重新認識人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是

6、為了利用。而且不僅是為政治運動服務，還要為經濟建設服務。人才選拔、人才管理是經濟建設的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識才、選材、用才重要依據的觀念。人事檔案在收集、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應這個轉變。 3.2 改革管理體制。原有檔案管理體制是沒有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側面反映同一個人在政治、業(yè)務方面成長過程的人事檔案材料分屬于 不同的管理部門，無法將同一個人的檔案作為一個整體來看待和管理。若對管理體制進行改革，將文書、科技檔案機構與人事檔案管理機構合并，就可統(tǒng)一按檔案部門的標準化和規(guī)范化進行管理，有利于豐富人事檔案的內容。 3.3 確保檔案材料及時

7、更新和完整齊全。人事檔案收集的渠道不應是單一，而應是多方面的。不僅是通過組織部，人事處收集干部員工管理活動中形成的資料，還要通過企業(yè)各相應管理部門收集當事人業(yè)務等方面的材料。通過拓寬渠道來收集材料，才能將干部員工豐富多彩的社會實踐活動記錄收集齊全，才能全方位地、立體地反映職工的整體面貌。 3.4 加強人事檔案管理的數字化和網絡化改革。目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學歷管理、個人單位表現記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復交叉。有必要對其中一些信息管理進行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人財物的節(jié)約。數字化、網絡化也為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件

8、基礎。數字化、網絡化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。 檔案管理專員工作分析xx-09-13 17:21 | #2樓 第一條 管理部門 1、公司客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。 2、文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。 第二條 文件點收 文件結案移送歸檔時，依如下原則點收： 1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。 2、文件如經抽存者，應

9、有客戶服務中心部門主管及檔案專管的簽認。 3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。 4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。 第三條 文件 點收文件后，應依下列方式： 1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 第四條 檔案分類 1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干

10、小類。 2、檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。 3、同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。 4、每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。 5、檔號之表示方式如下 A1A2B1B2C1C2D1E1E2，A1A2為經辦部門代號，B1B2 為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。 第五條 檔案名稱

11、及編號 1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。 3、檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審 慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第六條 檔號編定 1、案件如系新案，應

12、就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。 2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。 3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。 4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂 者則填寫于右上角。 第七條 歸檔與檔案清理 1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第八條 保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依

13、下列規(guī)定辦理： 1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。 2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。 3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。 4、1年保存：結案后無長期保存必要者。 5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 第九條 檔卷清理 1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲

14、蛀腐朽。每年年度更換時， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián) 上注明部分銷毀之日期。 第十條 調卷程序 1、各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主管核準后持向管檔人員調閱。 2、管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員?！罢{卷單”則依預定歸還日期之先后，以備稽催。 3、于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。 4、檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行 歸入檔夾?！罢{卷單”由管檔人員