2021年公司財務(wù)檔案的管理制度

1、公司財務(wù)檔案的管理制度 公司財務(wù)檔案的管理制度范本 經(jīng)濟的發(fā)展及市場環(huán)境的瞬息多變使得財務(wù)檔案的財務(wù)指導(dǎo)意義更加突出，作為企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)組成部分,財務(wù)檔案在企事業(yè)單位的財務(wù)活動中具有極強的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。下面愛匯的公司財務(wù)檔案的管理，供你參考。 第一條：公司成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司經(jīng)理、副經(jīng)理、辦公室負(fù)責(zé)人及相關(guān)檔案分管負(fù)責(zé)人組成。 第二條：公司檔案分文書、會計、工程等等。辦公室負(fù)責(zé)文書檔案管理;財務(wù)部負(fù)責(zé)會計檔案管理;人事員負(fù)責(zé)人事檔案管理;項目部負(fù)責(zé)工程相關(guān)檔案管理，公司檔案工作實行統(tǒng)一制度。 第三條：檔案管理員職責(zé) (一)保守 _機密，保守公司的機密，維護(hù)檔案的完整與安全。 (二)

2、做好所分管檔案的文件、材料、圖紙、資料的收集、分類、歸檔、修復(fù)、統(tǒng)計、利用、保管等工作。 (三)負(fù)責(zé)編制各種規(guī)范、適用的檢索工具，有條件時開展檔案的編研工作。 (四)加強檔案的保管，做好防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蛀、防光、防污染等工作，維護(hù)檔案實體的安全。 第四條：檔案管理 (一)文件的歸檔 1、公司下發(fā)到各部門的文件、公司領(lǐng)導(dǎo)及工作人員參加會議帶回的文件均應(yīng)交給辦公室進(jìn)行管理。 2、設(shè)計文件、圖紙應(yīng)在工程驗收時一并項目部、結(jié)算部檔案室統(tǒng)一管理。 3、會計憑證、帳本、報表在會計年度終時，由財務(wù)部進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。 4、人事員調(diào)離或移交，要做好人事檔案的交接工作。 (二)文件、資料歸檔的基本要

3、求： 1.文件正文、原稿齊全，且是加蓋公章的原件; 2.文件必須客觀、準(zhǔn)確地反映公司各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程; 3.文件、資料紙張整齊、清潔、完整; 4.凡公司內(nèi)部產(chǎn)生的文件、資料歸檔時，必須是紙質(zhì)、電子版同時歸檔： 5.文件資料歸檔時，必須填寫文件移交清單，嚴(yán)格履行移交、接收手續(xù)。 6、各類檔案負(fù)責(zé)人員，要對各自的檔案進(jìn)行公類、編號、立卷，編目、入柜，且需伴有相應(yīng)的電子文件。卷內(nèi)文件要求排列合理，卷標(biāo)題簡明準(zhǔn)確，便于管理和利用。 7、檔案的銷毀，須經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批，必須有監(jiān)銷人同時在場，批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人、銷毀人在銷毀單上簽字，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得隨意銷毀檔案。 第五條檔案庫房

4、的管理 (一)檔案庫房應(yīng)堅固、安全適用，有防火、防盜、防光、防潮、防蛀等安全措施，保證符合檔案管理的要求。 (二)各類檔案管理人員要定期對各自負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或作其他技術(shù)處理，保證檔案的安全、完整。 (三)接收、移出和銷毀檔案資料，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)制度，履行手續(xù)，保證帳物相符。 第六條檔案的查閱 (一)凡本公司工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)辦理登記手續(xù);凡外單位查閱檔案者，經(jīng)過檔案主管單位的負(fù)責(zé)人同意，履行登記手續(xù)，方可查閱。 (二)檔案資料一般不外借，確需借出利用，須經(jīng)檔案主管單位負(fù)責(zé)人同意，辦理借閱手續(xù)，方可借出，并及時如數(shù)歸還。 (三)凡查、借閱者必須愛護(hù)

5、檔案 ，不得撕毀、拆卷、劃線、涂改、剪頁等，違者必究。 (四)查、借閱者必須遵守保密制度，所查、借閱的檔案、材料，未經(jīng)同意，不得復(fù)制和對外公布。 (五)凡屬個人問題查閱檔案，必須經(jīng)過組織來查閱，拒絕任何人查閱、借閱本人或直系親屬的人事檔案。 第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。 第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責(zé) 1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用

6、管理。 3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。 第三條 歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及

7、正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃 _保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。 第四條 檔案保管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、

8、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。 4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。 5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。 6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。 7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行、剔除。 8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。 1

9、0、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。 第五條 檔案借閱制度 1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。 2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管

10、檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。 7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。 8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。 第六條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。 第一章總則 第一條為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)中華人民 _檔案法、中華人民 _檔案法實施辦法、企業(yè)檔案管理規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。 第二條本辦法中所稱檔案是指各部門在各項工作活動中直接形成的

11、、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料。 第三條公司檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，其他任何部門和個人不得以任何理由分散保管，據(jù)為己有;不得以任何借口拒絕歸檔。 第二章檔案管理 第四條公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則，辦公室為公司主體檔案管理歸口部門。 第五條辦公室檔案保管履行下列職責(zé)： 1.貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度; 2.統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作; 3.指導(dǎo)各部門文件材料的形成、積累、和歸檔工作。 第六條公司的檔案管理由辦公室指定專人

12、負(fù)責(zé)。其職責(zé)是： 1.按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的.收集、分類、歸檔等工作; 2.按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔; 3.遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。 第七條各部們應(yīng)確定人員負(fù)責(zé)本部文件材料的收集、及歸檔，按各種檔案歸檔時間定期交綜合辦公室集中管理。 第三章資料歸檔 第八條文件材料的收集管理 1.公司文件材料的收集管理由辦公室指定的檔案管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行。- 1 - 2.各部門的文件材料由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)收集，部門主任審閱后交辦公室歸檔。 3.一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室主任審閱后歸檔。 4.會議文件由檔案管理員負(fù)責(zé)收

13、集。 第九條歸檔范圍 1.重要的會議材料，包括會議 _、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。 2.本公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書。 3.本公司的各項規(guī)章制度，各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 4.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 5.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第十條歸檔要求 1.檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系;區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 2.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 3.在

14、歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。 4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5.檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即：批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 6.案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定打印或用鋼筆書寫，手寫時字跡要工整、清晰。 7.公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件及時歸檔并保持完整(公文上的各種附件一

15、律不準(zhǔn)抽存)。如工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接 - 2 - 辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 第四章檔案借閱 第十一條檔案、資料主要供本單位和有關(guān)人員在工作中查閱使用。 第十二條公司內(nèi)部人員借閱檔案，借閱者需填寫借閱單，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱由辦公室主任簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱由副總經(jīng)理、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 第十四條外單位人員查閱檔案，必須持有單位介紹信(注明身份、查閱內(nèi)容和用途)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才可查閱。閱檔后，介紹信留辦公室備查。珍貴的實物檔案、重要的照片、錄像等檔案一律不借出。 第十五條條檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還

16、，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報副總經(jīng)理、總經(jīng)理處理。 第十六條必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。 第十七條不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。 第十八條必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)拆撕檔案資料，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線、作記號、折角等。 第十九條不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。 第二十條用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。 第五章檔案的銷毀 第二十一條檔案銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理

17、。 第二十二條根據(jù)國家檔案法相關(guān)規(guī)定，將我公司檔案按照歷史價值和現(xiàn)實利用價值，科學(xué)地劃分其不同的保管期限，把超過期限確無需保存的檔案材料，經(jīng)過鑒定和批準(zhǔn)，予以銷毀。 - 3 - 第二十三條任何個人和部室未經(jīng)鑒定、批準(zhǔn)，無權(quán)進(jìn)行檔案文件材料的銷毀，對不按規(guī)定辦理鑒定銷毀的個人或部門，將進(jìn)行嚴(yán)肅的處罰。 第二十四條當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交辦公室主任審核經(jīng)副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 第二十五條凡屬于密級的檔案資料必須由副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。 第二十六條檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的案卷目錄上注明“已銷毀”。檔案銷

18、毀清冊、檔案銷毀目錄、公司檔案資料銷毀審批表等有關(guān)文件材料應(yīng)歸檔保管，并永久保存。 第二十七條在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。 第六章附則 第二十八條本制度由辦公室負(fù)責(zé)修訂和解釋。 第二十九條本制度自執(zhí)行之日實施。 【公司財務(wù)檔案的管理制度范本】相關(guān)文章： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 公司財務(wù)檔案的管理制度范本 經(jīng)濟的發(fā)展及市場環(huán)境的瞬息多變使得財務(wù)檔案的財務(wù)指導(dǎo)意義更加突出，作為企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)組成部分,財務(wù)檔案在企事業(yè)單位的財務(wù)活動中具有極強的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。下面愛匯的公司財務(wù)檔案的管理，供你參考。 第一條：公司成立檔案管理

19、領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司經(jīng)理、副經(jīng)理、辦公室負(fù)責(zé)人及相關(guān)檔案分管負(fù)責(zé)人組成。 第二條：公司檔案分文書、會計、工程等等。辦公室負(fù)責(zé)文書檔案管理;財務(wù)部負(fù)責(zé)會計檔案管理;人事員負(fù)責(zé)人事檔案管理;項目部負(fù)責(zé)工程相關(guān)檔案管理，公司檔案工作實行統(tǒng)一制度。 第三條：檔案管理員職責(zé) (一)保守 _機密，保守公司的機密，維護(hù)檔案的完整與安全。 (二)做好所分管檔案的文件、材料、圖紙、資料的收集、分類、歸檔、修復(fù)、統(tǒng)計、利用、保管等工作。 (三)負(fù)責(zé)編制各種規(guī)范、適用的檢索工具，有條件時開展檔案的編研工作。 (四)加強檔案的保管，做好防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蛀、防光、防污染等工作，維護(hù)檔案實體的安全。 第四條：

20、檔案管理 (一)文件的歸檔 1、公司下發(fā)到各部門的文件、公司領(lǐng)導(dǎo)及工作人員參加會議帶回的文件均應(yīng)交給辦公室進(jìn)行管理。 2、設(shè)計文件、圖紙應(yīng)在工程驗收時一并項目部、結(jié)算部檔案室統(tǒng)一管理。 3、會計憑證、帳本、報表在會計年度終時，由財務(wù)部進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。 4、人事員調(diào)離或移交，要做好人事檔案的交接工作。 (二)文件、資料歸檔的基本要求： 1.文件正文、原稿齊全，且是加蓋公章的原件; 2.文件必須客觀、準(zhǔn)確地反映公司各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程; 3.文件、資料紙張整齊、清潔、完整; 4.凡公司內(nèi)部產(chǎn)生的文件、資料歸檔時，必須是紙質(zhì)、電子版同時歸檔： 5.文件資料歸檔時，必須填寫文件移交清單，嚴(yán)格履行

21、移交、接收手續(xù)。 6、各類檔案負(fù)責(zé)人員，要對各自的檔案進(jìn)行公類、編號、立卷，編目、入柜，且需伴有相應(yīng)的電子文件。卷內(nèi)文件要求排列合理，卷標(biāo)題簡明準(zhǔn)確，便于管理和利用。 7、檔案的銷毀，須經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批，必須有監(jiān)銷人同時在場，批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人、銷毀人在銷毀單上簽字，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得隨意銷毀檔案。 第五條檔案庫房的管理 (一)檔案庫房應(yīng)堅固、安全適用，有防火、防盜、防光、防潮、防蛀等安全措施，保證符合檔案管理的要求。 (二)各類檔案管理人員要定期對各自負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或作其他技術(shù)處理，保證檔案的安全、完整。 (三)接收、移出和銷毀檔案資料，必須嚴(yán)格

22、執(zhí)行有關(guān)制度，履行手續(xù)，保證帳物相符。 第六條檔案的查閱 (一)凡本公司工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)辦理登記手續(xù);凡外單位查閱檔案者，經(jīng)過檔案主管單位的負(fù)責(zé)人同意，履行登記手續(xù)，方可查閱。 (二)檔案資料一般不外借，確需借出利用，須經(jīng)檔案主管單位負(fù)責(zé)人同意，辦理借閱手續(xù)，方可借出，并及時如數(shù)歸還。 (三)凡查、借閱者必須愛護(hù)檔案 ，不得撕毀、拆卷、劃線、涂改、剪頁等，違者必究。 (四)查、借閱者必須遵守保密制度，所查、借閱的檔案、材料，未經(jīng)同意，不得復(fù)制和對外公布。 (五)凡屬個人問題查閱檔案，必須經(jīng)過組織來查閱，拒絕任何人查閱、借閱本人或直系親屬的人事檔案。 第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工

23、作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。 第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責(zé) 1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。 第三條 歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企

24、業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃 _保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行

25、(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。 第四條 檔案保管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。 4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。 5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

26、6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。 7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行、剔除。 8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。 10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。 第五條 檔案借閱制度 1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。 2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出

27、檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。 7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。 8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。 第六

28、條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。 第一章總則 第一條為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)中華人民 _檔案法、中華人民 _檔案法實施辦法、企業(yè)檔案管理規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。 第二條本辦法中所稱檔案是指各部門在各項工作活動中直接形成的、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料。 第三條公司檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，其他任何部門和個人不得以任何理由分散保管，據(jù)為己有;不得以任何借口拒絕歸檔。 第二章檔案管理 第四條公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則，辦公室為公司主體檔案

29、管理歸口部門。 第五條辦公室檔案保管履行下列職責(zé)： 1.貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度; 2.統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作; 3.指導(dǎo)各部門文件材料的形成、積累、和歸檔工作。 第六條公司的檔案管理由辦公室指定專人負(fù)責(zé)。其職責(zé)是： 1.按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的.收集、分類、歸檔等工作; 2.按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔; 3.遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。 第七條各部們應(yīng)確定人員負(fù)責(zé)本部文件材料的收集、及歸檔，按各種檔案歸檔時間定期交綜合辦公室集中管

30、理。 第三章資料歸檔 第八條文件材料的收集管理 1.公司文件材料的收集管理由辦公室指定的檔案管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行。- 1 - 2.各部門的文件材料由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)收集，部門主任審閱后交辦公室歸檔。 3.一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室主任審閱后歸檔。 4.會議文件由檔案管理員負(fù)責(zé)收集。 第九條歸檔范圍 1.重要的會議材料，包括會議 _、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。 2.本公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書。 3.本公司的各項規(guī)章制度，各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 4.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、

31、協(xié)議書等文件材料。 5.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第十條歸檔要求 1.檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系;區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 2.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 3.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。 4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5.檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即：批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 6.案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定打印或用鋼筆書寫，手寫時字跡要工整、清晰。 7.公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件及時歸檔并保持完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。如工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接 -