中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的優(yōu)化問題

1、中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的優(yōu)化問題、引言根據(jù)國家最新 相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，國民生產(chǎn)總值的60%來源于中 小企 業(yè)，這就說明 中小企業(yè)是國民經(jīng)濟中的重要 組成部分，在國 民 經(jīng)濟來源中起 著非常重要的作用。但是，隨 著社會經(jīng)濟的不 斷 發(fā)展與進步， 中小企業(yè)面臨的競爭也將日趨 激烈。中小企業(yè) 在 激烈的競爭中 要取得優(yōu)勢并占 據(jù)重要的地位，關(guān)鍵的并非業(yè) 績 ， 而是其管理 水 平。如何提高中小 企業(yè)的管理水平，這將成為中 小企業(yè)管理者所 關(guān) 心的核心問題 。在信息時代，現(xiàn)代企業(yè)管理 決策最主要的依 據(jù) 是各種信息， 在中小企業(yè)經(jīng)營決策依靠的信 息中有 90%來源于企 業(yè)的會計信息 。傳統(tǒng)的手工會計或是落后

2、的 會計信息系統(tǒng)， 無 法滿足中小企 業(yè)管理決策的需要。中小企業(yè) 管理者需要利用 現(xiàn) 代先進的信息 技術(shù)，借助于先進的管理方法 ，不斷優(yōu)化現(xiàn)有 的 會計信息系統(tǒng) ，才能不斷提升中小企業(yè)的競 爭能力和經(jīng)濟效 益 ，使中小企業(yè) 在競爭中立于不敗之地。因此 ，中小企業(yè)管理 者 需要得到及時 準確的會計信息，有效為企業(yè) 決策及管理服務(wù) ， 將先進的會計 信息系統(tǒng)融入到企業(yè)的日常管 理工作之中，是 中 小企業(yè)管理者 急需解決的問題。一個適合中 小企業(yè)需要的會 計 信息系統(tǒng)將是 中小企業(yè)管理必不可缺少的重 要部分，能促使 其 各方面管理者 更好地規(guī)劃和管理好企業(yè)的信 息流、資金流和 物 流等，提升企 業(yè)管

3、理水平，加強企業(yè)的競爭 力。國外關(guān)于會計 信息系統(tǒng)的研究方向主要在于 智能化的發(fā)展， 其 會計信息系統(tǒng) 的核心部分主要是關(guān)系型數(shù)據(jù) 庫，這種數(shù)據(jù)庫 的 使用使會計信 息系統(tǒng)更加專業(yè)化、信息化和 智能化。因此， 會計信息系統(tǒng)的 優(yōu)化問題主要在于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 的優(yōu)化。我國的會計信 息系統(tǒng)經(jīng)過30多年的發(fā)展，從 個別試點到慢慢 的 普及和現(xiàn)在的 普遍應(yīng)用發(fā)展階段，會計信息 系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用 于 各大、中、小 型企業(yè)。隨著信息技術(shù)的不斷 發(fā)展，會計信息 系 統(tǒng)的開發(fā)模式也在不斷提升，B/S的三層模式已經(jīng)成為了會計信 息系統(tǒng)的主流 。國內(nèi)關(guān)于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫在財務(wù)管理系統(tǒng)中的 應(yīng) 用主要是初略 地介紹了會計信息

4、系統(tǒng)中所涉及的數(shù)據(jù)庫的說 明 ，對于其中應(yīng) 用到的數(shù)據(jù)庫設(shè)計等描述很少 ，對于其中數(shù)據(jù) 庫 遷移、數(shù)據(jù)庫 設(shè)計和數(shù)據(jù)庫的 優(yōu)化等更是很 少詳細地說明。 二、中小 企業(yè)會計信息系統(tǒng)運用的現(xiàn)狀在對中小企業(yè) 會計信息系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計前，首先對廣東珠三角 地 區(qū)的中小企業(yè) 進行了初步調(diào)研，以便更好地了解中小企業(yè)會 計 信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀及對會計信息系統(tǒng)的需求；然后對用友、金蝶 等軟件公司進 行了調(diào)研，了解會計信息系統(tǒng)的基本功能及結(jié) 構(gòu)， 為其系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計打下基礎(chǔ)。通過對中小企 業(yè)的調(diào)研情況可知，目前大部分中小企業(yè)已使 用 了會計信息系 統(tǒng)，但只是對會計信息系統(tǒng)進行簡單運用，其 會 計信息系統(tǒng)的作用主要是用計算

5、機替代手工記賬的過程，還 沒 有完全解決會 計信息化問題，未能很好地發(fā)揮會計信息系統(tǒng) 應(yīng) 有的功能。還 有少數(shù)中小企業(yè)使用手工會計操作，工作效率 較 低。原因當然 是多方面的，主要原因是中小企業(yè)受自身條件 的 限制，在會計 信息技術(shù)運用過程中，其人才、技術(shù)、資金等 方 面相對落后，尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對會計信息系統(tǒng)的建立與使 用 未引起高度重 視，沒有在會計信息系統(tǒng)的建設(shè)上投入資金，只 有簡單的幾臺 計算機，只是用于一些如工資核算、賬務(wù)處理、 材料核算等，未能利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高企業(yè)的運作效 率 。同時，中小 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者也沒有引進會計信息化人才，會計 人 員不能較好地 對會計信息系統(tǒng)需求提出合

6、理化需求，導(dǎo)致會 計 信息系統(tǒng)不能 跟上社會發(fā)展的步伐。中小企業(yè)應(yīng)結(jié)合其自身 的 特點與實際情 況，尋求自身的發(fā)展之路，建立完善有效的會 計 信息系統(tǒng)。通過對用友、金蝶等軟件公司的調(diào)研情況可知，企業(yè)一般使 用 的會計信息系 統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)有單機分散結(jié)構(gòu)、聯(lián)機多用戶結(jié) 構(gòu) 和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。會計信息系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)一般受系統(tǒng)的目標、功 能、數(shù)據(jù)量及 系統(tǒng)數(shù)據(jù)的處理方式的影響。由于中小企業(yè)相 對 于大型企業(yè)來 說，規(guī)模較小，業(yè)務(wù)量相對較小，因此，目前大 多數(shù)已使用會 計信息系統(tǒng)的中小企業(yè)一般采用單機分散系統(tǒng)， 也就是單機單用戶結(jié)構(gòu)。所謂單機分散系統(tǒng)是指整個系統(tǒng)只 配 置一臺或者幾臺計算機，為了單獨運行一種功

7、能模塊或多個 功 能模塊，每臺計算機系統(tǒng)中安裝有會計信息系統(tǒng)的某一個或 者 某一部分功能 模塊。所有的功能模塊是互不聯(lián)系的，其財務(wù) 信 息只能通過傳 統(tǒng)的輸入方式來實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。其優(yōu)點是系統(tǒng) 之 間相互獨立，數(shù)據(jù)安全性好，系統(tǒng)穩(wěn)定，成本低，系統(tǒng)安裝 調(diào) 試比較方便簡 單。其缺點是數(shù)據(jù)共享性差，整體工作效率較 低 。因此，為了提高中小企業(yè)的運作效率，較好地實現(xiàn)資金流、 信息流和物流 的統(tǒng)一，有必要在現(xiàn)有的會計信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上 進 行優(yōu)化，更好 地為中小企業(yè)服務(wù)。三、中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)優(yōu)化分析對中小企業(yè)會 計信息系統(tǒng)進行優(yōu)化設(shè)計之前，先要對整個系 統(tǒng) 進行總體規(guī)劃，總體規(guī)劃主要包括系統(tǒng)優(yōu)化分析與系

8、統(tǒng)優(yōu)化 設(shè) 計兩個重要的方面。其中，系統(tǒng)優(yōu)化分析是指對系統(tǒng)進行什 么 樣的優(yōu)化，其 主要任務(wù)是根據(jù)調(diào)研情況，結(jié) 合中小企業(yè)和軟 件 公司的實際情 況，對系統(tǒng)優(yōu)化提出需求。系 統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計是指 對 系統(tǒng)如何優(yōu)化 ，其主要任務(wù)是以系統(tǒng)優(yōu)化分 析結(jié)果為基礎(chǔ)， 從 中小企業(yè)需求 出發(fā)，對系統(tǒng)中的相關(guān)技術(shù)手 段進行優(yōu)化設(shè)計 。 本文將主要針 對中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)進行 優(yōu)化分析。主要 包 括系統(tǒng)功能需 求分析、功能模塊分析、系統(tǒng) 流程分析、系統(tǒng) 安 全分析四個方 面。（一）系 統(tǒng) 功能 需求分析中小企業(yè) 會計信息系統(tǒng)需主要實現(xiàn)以下 的基本功能：1. 用戶登陸功 能。在會計信息系統(tǒng)中，由系統(tǒng)管理員根據(jù)中 小

9、 企業(yè)管理的需 要，對企業(yè)中不同層次的操作 人員，設(shè)置相應(yīng) 的 權(quán)限，并設(shè)置 初始密碼。用戶根據(jù)需要修改 密碼后即可登錄 系 統(tǒng)。為了安全 起見，在設(shè)置密碼與權(quán)限中， 需強制修改初始 密 碼，否則無法 登錄系統(tǒng)。2. 導(dǎo)入功能。 會計信息系統(tǒng)可以根據(jù)不同的行業(yè)需求導(dǎo)入到 相 應(yīng)的會計科目 ，同時也可以導(dǎo)入賬套等數(shù)據(jù) 。為了減少工作 量 ，提高工作效 率，系統(tǒng)還可以實現(xiàn)批量導(dǎo)入 或修改功能。同 時 ，在導(dǎo)入過程 中，對于不符合要求的數(shù)據(jù)有 報錯功能，系統(tǒng) 拒 絕接受。這就 要求系統(tǒng)優(yōu)化過 程中，預(yù)置不同行業(yè)的會計科 目3. 記錄查詢功 能。要求會計信息系統(tǒng)將用戶的所有操作都已 進 行了相應(yīng)的記

10、錄并提供用戶的查詢功能。用 戶通過查詢，既 可 以了解企業(yè)所 有歷史財務(wù)數(shù)據(jù)，又可以根據(jù) 不同的查詢條件 查 詢到所需的賬 簿及報表文件。4. 報表功能。 會計信息系統(tǒng)將根據(jù)用戶的不同需求，既可以 自 動使用模板自動生成報表，也可以自定?x報表。5. 打印功能。 會計信息系統(tǒng)將根據(jù)用戶的需求提供相應(yīng)的打 印 功能。6. 數(shù)據(jù)備份與 恢復(fù)功能。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的需求，提供數(shù)據(jù) 進 行備份和恢復(fù) 功 能。（二）功 能 模塊 分析中小企業(yè)的會 計信息系統(tǒng)功能模塊應(yīng)當由會 計核算系統(tǒng)、財 務(wù) 管理系統(tǒng)和財 務(wù)決策支持系統(tǒng) 組成， 如圖1所示。其中會計 核算 系統(tǒng)是基本會 計業(yè)務(wù)操作層， 主要是以賬務(wù)處理

11、為核心，為 管 理和決策提供 信息；財務(wù)管理系統(tǒng)是企業(yè)管 理控制層，主要 使 用會計信息， 進行財務(wù)分析、資金使用分析等；財務(wù)決策支 持 系統(tǒng)是計劃決 策層，主要通過建立資源數(shù)據(jù) 庫和企業(yè)決策模 型 ，利用會計數(shù) 據(jù)，幫助管理者進行量化分析 和論證，對企業(yè) 的生產(chǎn)經(jīng)營活動 做出計劃與科學 合理的決策。1. 會計核算系 統(tǒng)中小企業(yè)會計核算系統(tǒng)的主要功能模塊包括 ： 系統(tǒng)管理、賬 務(wù)處理、報表處理、往來核算 、進銷存核算、 工 資核算、固定 資產(chǎn)核算等模塊。各模塊又可 有某些下級的功 能 模塊，形成一 個完整的功能模塊體系，如圖 2所示。2. 財務(wù)管理系 統(tǒng)。財務(wù)管理系統(tǒng)的功能包括資金管理、成本

12、管 理和利潤管理 。如圖3所示。3. 財務(wù)決策支 持系統(tǒng)。包括投資決策、籌資決策和財務(wù)計劃 如圖 4所示。三）系 統(tǒng) 流程 分析在中小企業(yè)會 計信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)的流程分 析主要包括業(yè)務(wù) 流 程、數(shù)據(jù)流程 。1. 系統(tǒng)的業(yè)務(wù) 流程。會計信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流 程主要包括系統(tǒng) 處 理環(huán)節(jié)中的各 種信息來源、處理方法、信息 提供、信息流向 等 內(nèi)容。本系統(tǒng) 的業(yè)務(wù)流程如圖 5所示。2. 系統(tǒng)的數(shù)據(jù) 流程。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程是指財務(wù)數(shù)據(jù)在整個系 統(tǒng) 中的傳遞流程 情況，即財務(wù)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的 輸入、傳遞、處 理 等流程，如圖 6所示。3. 安全分析。 作為中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)， 企業(yè)內(nèi)部重要的 財 務(wù)信息是不能

13、對外泄露的。為了避免這種情 況，在系統(tǒng)優(yōu)化 設(shè) 計中，必須考 慮系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性。影響會 計信息系統(tǒng)的因 素 有硬件、軟件 、網(wǎng)絡(luò)及人員等方面，因此其 安全管理可以從 如 下方面進行設(shè) 計，包括用戶管 理、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系 統(tǒng) 、 網(wǎng)絡(luò)安全等 。（1）用戶管理 。由系統(tǒng)管理員為進入到系統(tǒng) 的操作人員分 配賬 號、初始密碼 及操作權(quán)限，然后操作人員首 次登錄時需修改 密 碼。為防止密 碼被盜，要求密碼設(shè)置時必須 包含大小寫字母 與 數(shù)字。（2）操作系統(tǒng) 。對于操作系統(tǒng)的安全要求， 主要通過如下 途徑進行：由專人 進行系統(tǒng)維護；設(shè)置與控制版 本發(fā)布員的權(quán)限 ； 安裝防病毒軟 件 。（3）數(shù)據(jù)

14、庫管 理系統(tǒng)。為防止數(shù)據(jù)庫管理系 統(tǒng)中的數(shù)據(jù)遭 到有 意或無意的破 壞，需從如下幾方面加強防范 ：由專人進行數(shù) 據(jù) 庫系統(tǒng)的管理 ；系統(tǒng)升級與維護人員、系統(tǒng) 操作人員進行職 責分離。4. 網(wǎng)絡(luò)安全。 為了防止本地網(wǎng)絡(luò)信息的非法訪問、存取，防 止 病毒、黑客的 攻擊，需加強局域網(wǎng)的安全管 理。四、結(jié)論隨著經(jīng)濟的高 速發(fā)展，社會的不斷進步，中 小企業(yè)在社會經(jīng) 濟 中的地位越來 越重要，同時也加快了中小企 業(yè)之間的競爭。 中 小企業(yè)要在競 爭中處于優(yōu)勢，需要企業(yè)內(nèi)部 及時獲取有價值 的 信息和數(shù)據(jù)， 并對其做出快速反應(yīng)，只有這 樣才能在行業(yè)中 取 得主動權(quán)，在 競爭中取勝。傳統(tǒng)的會計信息 系統(tǒng)的流程已經(jīng) 難 以滿足中小企 業(yè)復(fù)雜多樣的資金流，難以改 變企業(yè)的業(yè)務(wù)流 程 等。這就要求 中小企業(yè)不斷改善企業(yè)的經(jīng)營 管理，加快企業(yè) 信 息化建設(shè)的步 伐，優(yōu)化現(xiàn)有的會計信息系統(tǒng) 。通過對中小企 業(yè)進行調(diào)研，可以了解到中小 企業(yè)會計信息系 統(tǒng) 的使用情況， 然后對相關(guān)軟件