合同管理員職位說明書

1、職位說明書職 位名 稱合同管理員所 屬部 門財(cái)務(wù)部人 員編 制1直 屬上 級(jí)行政副總直 屬下 級(jí)有 效日 期崗位概述: 審查合同規(guī)范性，將接收的每一份合同都能做好詳細(xì)記錄，根據(jù)合同中的簽單內(nèi)容下單到客服，同時(shí)根據(jù)合同的到帳情況進(jìn)行各種形式的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析等。職位權(quán)限:1 有權(quán)將不符合規(guī)定的合同給客戶代表指出，并要求他們對(duì)這類合同重新填寫2 對(duì)自己所負(fù)責(zé)事項(xiàng)的改進(jìn)方法等有決策權(quán)/建議權(quán)主要工作職責(zé)及工作流程 ：一、 空白合同領(lǐng)用客戶代表憑“合同領(lǐng)用申請(qǐng)單”到合同管理員處領(lǐng)取空白合同，合同管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督客戶代表手中的空白合同不能超過五份，同時(shí)一次性發(fā)放的空白合同不能超過2份，并對(duì)已領(lǐng)用的空白合同做

2、好記錄，按規(guī)定進(jìn)行領(lǐng)取。二、 對(duì)已簽合同進(jìn)行審查 客戶代表上交合同，合同管理員審查合同的規(guī)范性及簽單的合規(guī)性，如無問題，則可以收取合同及款項(xiàng)，并給每一份交來的合同編合同號(hào)，此外，合同管理員還應(yīng)收取合同執(zhí)行中所涉及的各項(xiàng)申請(qǐng)表、資料、跟進(jìn)單，然后收款并給客戶代表開收據(jù)（包括：日期、姓名、部門、合同號(hào)、公司名稱、金額大小寫及類別、訂單文本序號(hào)）雙方簽字后撕第二聯(lián)給交款人。之后，合同管理員將合同中所簽的詳細(xì)內(nèi)容及收款情況錄入合同管理詳細(xì)情況記錄表格和內(nèi)部跟單系統(tǒng)，并于當(dāng)天下班時(shí)，將當(dāng)天收到的合同統(tǒng)一做合同交接明細(xì)上交財(cái)務(wù)部。如審查中發(fā)現(xiàn)合同有問題，則分兩種情況進(jìn)行處理：1、若是客戶代表未將合同及時(shí)拿

3、回，而只拿回客戶給的預(yù)付款，則需要辦理合同未及時(shí)交回的相關(guān)手續(xù)；2、合同管理員審查合同的時(shí)候發(fā)現(xiàn)客戶代表所簽的合同違反公司的相關(guān)政策、規(guī)定，遇到這種情況，則需要請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)予以解決之后，才能收取該份合同。三、 下單的流程每天與客服交接制作單，（多時(shí)一天兩次，少時(shí)一天一次）內(nèi)容包括與客服交接的域名/通用網(wǎng)址交接單、網(wǎng)站制作交接單，交接的內(nèi)容包括制作資料、及有制作要求的合同首頁復(fù)印件、跟進(jìn)單等一并交與客服，交接表一式兩份雙方簽字留底。四、 與前臺(tái)文員核對(duì)已簽合同客戶代表將完整的合同交回到合同管理員時(shí)，合同管理員當(dāng)即必須將該份合同按文本序號(hào)落實(shí)到客戶代表所領(lǐng)走的合同之列，以此證明該份合同已經(jīng)使用，同

4、時(shí)合同管理員每天與前臺(tái)文員核對(duì)商務(wù)人員已交單的合同類型文本編號(hào)等，以便前臺(tái)文員掌握被領(lǐng)用合同的使用情況。五、 合同變更的處理如客戶需要變更所簽的合同內(nèi)容，則需要事先調(diào)查清楚所變更的內(nèi)容雙方尚未執(zhí)行，這時(shí)，還需要客戶出具變更證明，并蓋上合同章或公章方可生效。六、 合同解除的處理如果遇到合同必須要解除的情況，則首先確認(rèn)合同所簽內(nèi)容我方尚未執(zhí)行，同時(shí)要求客戶代表將三聯(lián)合同收集完整，并由雙方簽署合同解除協(xié)議書，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章，再由合同管理員交財(cái)務(wù)部存檔。七、 合同未及時(shí)交回的處理 遇到合同未及時(shí)交回的情況，合同管理員應(yīng)于月底結(jié)束之后，將這批合同按客戶代表統(tǒng)一匯總交于客戶經(jīng)理，并催

5、促客戶代表及時(shí)將合同盡快補(bǔ)回。八、 保護(hù)系統(tǒng)資料錄入和確認(rèn)在錄入保護(hù)系統(tǒng)名單時(shí)，須在客戶代表的單、款全到并且所填內(nèi)容屬實(shí)的情況下，合同管理員對(duì)已簽單進(jìn)行點(diǎn)擊確認(rèn)。九、 相關(guān)報(bào)表A、 報(bào)總經(jīng)辦的周報(bào)表、月報(bào)表周、月報(bào)表的模式按公司統(tǒng)一格式填寫，按銷售周報(bào)、月報(bào)的項(xiàng)目累計(jì)當(dāng)周、當(dāng)月各部門發(fā)生的各項(xiàng)目的總數(shù)填入此表中，填寫完畢后報(bào)總經(jīng)辦。B、 報(bào)人事的人事銷售清單按照人事報(bào)表的統(tǒng)一格式填寫，分部門記錄每一位客戶代表簽單、到帳明晰，其中，當(dāng)月發(fā)生的退款、硬件等相關(guān)費(fèi)用也應(yīng)一并記入，當(dāng)月的遠(yuǎn)期支票由財(cái)務(wù)統(tǒng)一月底匯總給，并不記入當(dāng)月的人事報(bào)表，還有未及時(shí)補(bǔ)回的合同，同樣也不記入當(dāng)月的人事報(bào)表C、 報(bào)財(cái)務(wù)的

6、相關(guān)報(bào)表a、 將當(dāng)天所填日?qǐng)?bào)紙版打印兩份及當(dāng)天收到的全部款項(xiàng)，交與財(cái)務(wù)。b、 將當(dāng)月的域名、基礎(chǔ)服務(wù)、集團(tuán)郵箱、通用網(wǎng)址按統(tǒng)一格式計(jì)提產(chǎn)品成本D、 報(bào)市場(chǎng)培訓(xùn)部的排名將當(dāng)月的凈到帳匯總分別按客戶代表和客戶經(jīng)理排出名次，報(bào)培訓(xùn)部E、 客戶主任、高級(jí)客戶主任的評(píng)比將當(dāng)月的到帳按著客戶代表匯總，并扣除促銷、退款、路路通成本、硬件費(fèi)用、通用網(wǎng)址、域名的成本等作為評(píng)選客戶主任和高級(jí)客戶主任的標(biāo)準(zhǔn)。F、 報(bào)銷售管理部的日?qǐng)?bào)將每天的到帳按部門進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，報(bào)銷售管理部十、 合同歸檔、整理合同管理員每周將收到的合同按合同號(hào)排序進(jìn)行整理歸檔，并在月初將當(dāng)月收到的合同按合同號(hào)、客戶名稱、客戶代表、部門、說明打印清

7、單目錄，用以方便客戶代表查詢。關(guān)鍵考核指標(biāo)（KPI）1、報(bào)表上交的及時(shí)性；2、報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；3、審查合同嚴(yán)謹(jǐn)性；4、下單及時(shí)性、合規(guī)性；5、存檔合同易于查找性職位工作關(guān)系內(nèi)部關(guān)系所受監(jiān)督財(cái)務(wù) 客服人員 人力資源部 總經(jīng)辦 總部銷售管理部所施監(jiān)督客戶代表 合作關(guān)系培訓(xùn)部 行政助理外部關(guān)系應(yīng)具備之基本資格及條件個(gè)人條件性別 女 性較佳知能領(lǐng)導(dǎo)力極需要 需要 不需要年齡 23 歲以上應(yīng)變力極需要 需要 不需要最低學(xué)歷大專計(jì)劃力極需要 需要 不需要工作經(jīng)歷有過做行政、會(huì)計(jì)工作的經(jīng)歷最好創(chuàng)造力極需要 需要 不需要技能語言漢語體能腦力極需要 需要 不需要專業(yè)知識(shí)會(huì)計(jì)、法律、統(tǒng)計(jì)、管理等相關(guān)專業(yè)體力極需要