某國企公文處理辦法

1、某國企公文處理辦法某國企公文處理辦法第一章總則第一條 為做好某公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作， 使之科學化、制度化、規(guī)范化，參照XX年黨政機關(guān)公文處理工 作條例（中辦發(fā)（xx） 14號）、xx年黨政機關(guān)公文格式 （GB/T9704-XX）以及國投集團相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本 辦法。第二條公司的公文（包括傳真、電子文件等）是公司在管理 過程屮形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和 國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示 和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具，是依法進行 公司各項活動的重要工具。第三條公文處理工作是指公文收發(fā)、辦理、管理等一系列相

2、互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高 效、安全保密的原則。第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)及公司 保密工作條例規(guī)定，確保國家秘密和公司秘密的安全。第六條 公司綜合部是公司公文處理工作的歸口管理部門，并 負責指導各部門的公文處理工作。第二章公文種類第七條公司的公文按種類主要包括：決議、決定、規(guī)定或辦 法、通知、通報、請示、報告、議案、批復、意見、函、會議紀 要。（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān) 單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。（三）規(guī)定、辦法“規(guī)定”適用于對某項

3、工作或活動作出安 排，提出具體管理措施和行為規(guī)范。“辦法”適用于對某項工作或活動制定具體做法和要求。（四）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單 位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（五）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和 告知重要情況。（六）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。公司各部 門向公司領(lǐng)導請示、報告重要事項用簽報。（七）議案。適用于向有關(guān)會議提請審議事項。（八）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。（九）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法，答復 對方征求對某項工作的意見。（十）批復。適用于答復下級機關(guān)請示事項。（十一）函。適用于

4、不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答 復問題、請求批準和答復審批事項。（十二）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。第三章公文格式第八條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文 機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說 明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份 號。（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉 密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密” “機密”“秘密”和 保密期限。（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程 度，緊急公文應當分別標注“特急”

5、“加急”，電報應當分別標 注“特提” “特急” “加急” “平急”。（四）發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。 聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以 單獨用主辦機關(guān)名稱。（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組 成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。（七）標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。（八）主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全 稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

6、（十一）發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的 日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。（十三）印章。公文有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān) 印章，并與署名機關(guān)相符。聯(lián)合發(fā)文，各聯(lián)合發(fā)文單位都應當加 蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同。當 公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、 字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識 “此頁無正文”的方法解決。（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。（十六）抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)

7、行或者知曉公文內(nèi) 容的其他機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān) 統(tǒng)稱。（十七）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。第九條公文的版式按照某公司公文格式執(zhí)行。第十條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點 符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。第十一條公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公 文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。第四章行文規(guī)則第十二條行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操 作性。第十三條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。-般不得 越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機 關(guān)。第十四條公司對外行文按照規(guī)范化、集中化原則由綜合部統(tǒng) 一管理

8、。各部門一般不得對外直接行文，確因工作需要對外行文 應經(jīng)公司領(lǐng)導同意并報綜合部備案，各部門以公司名義對外行文 時，應代擬發(fā)文文稿，在0A協(xié)同辦公系統(tǒng)中填寫發(fā)文簽批卡 報綜合部審核，經(jīng)總經(jīng)理或董事長同意后，按公司發(fā)文程序辦 理；對不符合規(guī)定或質(zhì)量不高的發(fā)文文稿，綜合部有權(quán)駁回。另 外，以公司名義發(fā)文，必須使用公司統(tǒng)一印制的文件頭。第十五條公司相關(guān)部門就業(yè)務工作對內(nèi)行文時，須使用部門 文件，經(jīng)部門負責人審核簽發(fā)。業(yè)務工作具體包括：部門在其權(quán) 限范圍內(nèi)向其它部門通報情況，組織召開一般性會議或活動、介 紹經(jīng)驗及通知日常事務等。第5頁共17頁第十六條公司領(lǐng)導講話可以發(fā)往公司內(nèi)網(wǎng)平臺專欄，由公司 綜合部統(tǒng)

9、一編號；黨政聯(lián)席會議、董事長辦公會議、總經(jīng)理辦公 會議及其它各類專業(yè)會議可制發(fā)會議紀要。第十七條公司內(nèi)部Z間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得行 文。對不符合公司有關(guān)精神的行文，公司領(lǐng)導或綜合部可責令糾 正或撤銷。第十八條同級單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。公司和煤礦不 得聯(lián)合行文。第十九條“請示”應一文一事，原則上填寫一個主送單位， 如需同時送相關(guān)上級單位和同級單位的，應當用抄送形式，但不 得同時抄送下級單位。對可行性研究報告、初步設(shè)計審核意見等 業(yè)務性較強的公文，在報請上級或業(yè)務主管部門審批的同時，可 抄送有關(guān)單位。不得在報告等非請示性公文屮夾帶請示事項。第二十條除上級單位負責人直接交辦事項外，不得

10、以本單位 名義向上級單位負責人報送公文，不得以本單位負責人名義向上 級單位報送公文。第二十一條如公司在某具體事項上受雙重領(lǐng)導，向其中一個 上級單位行文，必要時應當抄送另一上級單位。第二十二條向受雙重領(lǐng)導的下級單位行文，必要時應當抄送 其另一上級單位。第五章公文辦理第二十三條公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。第二十四條 收文辦理主要程序是：（一）簽收。收文包括登記、審核。1、凡通過機要交換、郵政、快遞投遞到我公司的機要、掛 號、信件、電報以及發(fā)至公司的傳真、電子郵件等上級文件，均 由公司綜合部專人統(tǒng)一簽收、拆封、登記。如遇其他人員代收、 代簽傳遞，應及時轉(zhuǎn)交公司綜合部處理。2、署名公司各

11、部門的信件由各部門拆封；署名公司負責人以 及群眾來信，由綜合部拆封、登記后分送有關(guān)領(lǐng)導或部門。3、公司收到的各類文件、傳真等時，應檢查公文是否齊全， 并由綜合部負責編號，按來文機關(guān)及內(nèi)容進行登記，接到特急 件、急件要加蓋“特急”、“急件”章。4、各部門直接收到外單位主送或抄送公司的文件，應送綜合 部登記、辦理，保證文件的正常運轉(zhuǎn)。5、公司領(lǐng)導或有關(guān)人員外出開會帶回的屬公司收文范圍的文 件或收到的重要文電、領(lǐng)導批示，應交公司綜合部按收文辦理程 序處理。6、公司各部門對綜合部批分的文件要進行登記、簽收，并按 公司規(guī)定及時、準確辦理。7、綜合部對來文進行簽收登記后，將來文掃描成PDF文件， 啟動0A

12、收文流程，將PDF文件作為附件進入收文流轉(zhuǎn)，提交綜合 部負責人擬辦。涉密文件不掃描，實施“雙軌流轉(zhuǎn)”，在辦公自 動化系統(tǒng)屮存留痕跡，紙質(zhì)文件在原件首頁粘貼來文閱辦卡進行 流轉(zhuǎn)，不得復印、掃描。草擬、修改和簽批涉密公文，必須要用 黑色鋼筆、簽字筆，不得用純藍墨水筆和圓珠筆，書寫及所用紙 張必須符合歸檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。（二）綜合部擬辦和批分公司收到上級機關(guān)、政府部門以及 有關(guān)單位重要的來文來電，綜合部負責人根據(jù)文件內(nèi)容和公司領(lǐng) 導分工，提交相關(guān)領(lǐng)導批辦。收到需要公司領(lǐng)導閱知的來電來 文，由綜合部提出擬辦意見后，提交相關(guān)領(lǐng)導閱示。（三）批辦審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當 明

13、確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒 有請示事項的，圈閱表示已閱知；需要兩個以上單位辦理的應當 明確主辦單位；緊急公文，應當明確辦理時限。（四）承辦1、承辦部門、單位收到交辦的公文后應及時辦理，不得延 誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及 時予以說明。2、對有公司領(lǐng)導明確批示的文件，承辦部門應按照公司領(lǐng)導 批示要求辦理；其它未明確批示的批分文件，按部門職責和工作 程序辦理。涉及兩個以上部門職權(quán)事項的文件辦理，主辦部門負 責在規(guī)定時間內(nèi)辦結(jié)。3、公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應當 主動會商協(xié)辦部門共同辦理；如有分歧，主辦部門負責人要出面 協(xié)調(diào)

14、，如仍不能取得一致，可以報請公司領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。4、屬公司領(lǐng)導和相關(guān)部門傳閱的文件，閱文部門不得積壓， 也不得橫傳。（五）催辦 呈送公司負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公 文，綜合部收發(fā)文人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重 要公文重點催辦，一般公文定期催辦。同時，承辦部門或分管領(lǐng) 導也要及時催辦，并將辦理情況及時反饋。（六）答復公文辦理完畢，承辦部門或人員應會同綜合部及 時將辦文結(jié)果向批辦領(lǐng)導回報，并按文件要求向來文單位報告。第二十五條發(fā)文辦理（一）發(fā)文辦理包括公文的起草、核稿、會簽、審核、簽 發(fā)、定稿、校對、用印分發(fā)等程序。（二）公文起草公文起草有如下要求：1、符合國家法律法規(guī)、黨的路線

15、方針政策和公司有關(guān)規(guī)定， 完整準確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2、一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦 法切實可行。3、內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確， 文字精煉。4、文種正確，格式規(guī)范。5、深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。6、綜合部負責人應當主持、指導重要公文起草工作。7、擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并由綜合部根據(jù)實 際需要確定緊急程度。8、公文標題應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種 類，一般由發(fā)文單位、事由、文種構(gòu)成。公文標題中除法規(guī)、規(guī) 章名稱加書名號外，一般不用標點符號。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題，除被 轉(zhuǎn)發(fā)文件的文種為“通知”

16、時省略外，其它文種可保留并加“通 知”二字（如需要轉(zhuǎn)發(fā)的文件是：“XX關(guān)于加強安全生產(chǎn)工作的 通知”;轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題為“轉(zhuǎn)發(fā)XX關(guān)于加強安全生產(chǎn)工作的通 知”，不用“通知的通知”）。9、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題， 后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體 的年、月、日。10、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應盡可能合并，原則上只用到第四層，特 殊情況最多可用到第六層。第一層為“一、”，第二層為“（一）”,第三層為“1、”，第四層為“（1） ”，第五層 為“1） ”，第六層為“” o另外，用“首先”、“其次”、“再次”或者“第一”、“第二”、“第三”表示順序時，應在 “首先”

17、、“其次”、“再次”或者“第一”、“第二”、“第 三”之后分別用逗號；用“一是”、“二是”、“三是”表示順 序時，“一是”、“二是”、“三是”之后可不用標點符號，直 接連接下文，有時也可分別用逗號。第11頁共17頁11、公文屮使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。 使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明 準確的屮文譯名。12、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在 詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句屮作為詞素的數(shù) 字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。（三）公文核稿 公司發(fā)文辦理實行“先核后簽、逐級審核、 各負其責”的原則。公司發(fā)文在送公司負責人簽發(fā)前，各

18、部門負 責對本部門草擬的公司名義發(fā)文進行初審和核稿，對不符合要求 的文稿應及時退給經(jīng)辦人修改或重辦。需要公司審議的重要公文 文稿，審議前綜合部進行初核。發(fā)文部門負責人審核：是否需要行文；密級設(shè)置是否合適； 文件主送是否準確；是否在內(nèi)網(wǎng)發(fā)布；發(fā)文緊急程度是否恰當； 文稿內(nèi)容是否簡明扼要、真實可靠、目的明確；是否符合國家法 律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定；提出的要求、辦法和措施是否明確具 體、切實可行；文種運用、文字表達、標點符號、引用數(shù)字是否 準確；所附依據(jù)性文件、簽報和資料是否完全等。發(fā)文部門負責 人應視情況確定是否提交分管領(lǐng)導審核；發(fā)文內(nèi)容如涉及其他公 司領(lǐng)導的分管業(yè)務，發(fā)文部門負責人應送其他分管領(lǐng)

19、導會簽。（四）公文會簽1、內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，必須經(jīng)有關(guān)部門會簽。2、主辦部門在會簽屮應與相關(guān)部門充分協(xié)商。主辦部門同意 會簽意見，應將會簽意見納入發(fā)文正文；不同意會簽意見，要寫 明不能采納的理由上報分管領(lǐng)導審定。3、聯(lián)合行文一般由主辦單位首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會 簽。4、擬制各類法規(guī)性文件（規(guī)章、制度、辦法、規(guī)定等），主 辦部門擬稿后應首先經(jīng)規(guī)章制度管理部門統(tǒng)籌審核，然后咨詢法 律顧問出具意見。5、會簽時間通常應不超過三個工作日，并在發(fā)文簽批卡中注 明會簽時間。（五）發(fā)文部門分管領(lǐng)導審核 發(fā)文部門分管領(lǐng)導對公文進行 審核，如審核通過，發(fā)送至總經(jīng)理進行簽發(fā)；如審核未通過，退

20、回發(fā)文部門進行修改。（六）公文簽發(fā) 公文應當經(jīng)本單位（部門）負責人審批簽 發(fā)。重要公文和上行文由公司主要負責人（董事長、總經(jīng)理）簽 發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或 者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。 具體要求如下：1、向國家開發(fā)投資公司、股東方以及地方人民政府等的重要 請示、報告，由董事長或總經(jīng)理簽發(fā)。2、公司行政發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā)。3、公司黨委發(fā)文由黨委書記簽發(fā)。4、公司工會發(fā)文由工會主席簽發(fā)。5、公司團委發(fā)文由團委書記簽發(fā)。6、公司安委會發(fā)文由安委會主任簽發(fā)。7、公司職稱辦發(fā)文由公司職稱評審委員會主任簽發(fā)。8、公司部門對內(nèi)發(fā)文由部門負責人簽發(fā)。

21、9、公司股東會及董事會通知由董事長簽發(fā)。10、公司黨政聯(lián)席會議紀要（董事長辦公會議紀要）由董事 長簽發(fā)。11、公司總經(jīng)理辦公會議紀要由總經(jīng)理簽發(fā)。12、公司各類專業(yè)會議紀要由主辦單位分管領(lǐng)導簽發(fā)（礦長 辦公會議紀要由礦長簽發(fā)）。13、領(lǐng)導講話由領(lǐng)導本人簽發(fā)。（七）發(fā)文部門定稿 發(fā)文部門負責人根據(jù)痕跡文件，確認各 環(huán)節(jié)審核意見；查看是否有排版過程中的誤操作，出現(xiàn)格式、內(nèi) 容上的錯誤及疏漏。（八）校對綜合部負責人負責對即將印發(fā)的公文進行協(xié)辦復 核。重點審查簽批手續(xù)是否完備；會簽是否完全；表單項是否規(guī) 范完整；公文格式是否規(guī)范；附件是否齊全；主送單位是否準確 無遺漏。公文下發(fā)前，應當由綜合部文秘進行

22、校對。校對的重點是：1、文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù) 字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點 符號等用法是否規(guī)范。2、文稿首頁填寫是否缺項；標題與正文是否統(tǒng)一；文稿所列 依據(jù)性文件或資料是否齊備。3、其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（九）公文排版及打印1、公文排版：先對通過審批的公文做“清稿”處理，保留痕 跡性文件；根據(jù)發(fā)文類型，檢查文件紅頭是否準確；根據(jù)簽發(fā)日 期填寫成文日期；規(guī)范公文格式各要素標識。2、公文打?。壕唧w要求參照某公司公文格式。（十）公文用印及分發(fā)1、公文用印要清晰、端正。印章要與文件制發(fā)單位相一致， 并與文件類型相匹配。2、使用電子公

23、文時，電子公文主文檔應加蓋電子印章并進行 鎖定。3、在公司內(nèi)網(wǎng)平臺發(fā)文，要嚴格按照某公司內(nèi)網(wǎng)平臺管理 辦法進行。4、公司對外行文首選紙質(zhì)文件，特殊情況采用電子公文，涉 密文件要投相應的機要交換箱。（十一）發(fā)文辦理介質(zhì)：公司所有發(fā)文通過0A協(xié)同辦公系統(tǒng) 擬稿。擬稿人應詳細填寫有關(guān)欄目，并簽署日期。（十二）一般性質(zhì)的公司行政、黨委、工會、團委收發(fā)文， 部門發(fā)文，公司簽報等均通過0A協(xié)同辦公系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)，由綜合 部統(tǒng)一編號、批轉(zhuǎn)、印發(fā)。（十三）涉密或者其它不宜通過自動化辦公系統(tǒng)傳遞的重要 文件（含各類收發(fā)文密件，涉及費用支出的特別采購、會議、活 動、培訓申請的公司簽報）實行紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，各部門負責編號存

24、 檔。（十四）各類通過0A協(xié)同辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件、簽報均通過 0A系統(tǒng)批轉(zhuǎn)和下發(fā)至各部門負責人和聯(lián)系人。根據(jù)工作需要，部 分文件資料將統(tǒng)一發(fā)至相關(guān)人員公司專屬郵箱，各部門不再使用 其它渠道發(fā)放電子文件和資料。公司內(nèi)網(wǎng)平臺及公司郵箱是公司 資料交流平臺，禁止使用QQ等其他平臺交流公司文件或含有公司 相關(guān)內(nèi)容的資料。（十五）對于公司日常工作的議定事項或權(quán)限部門發(fā)布的一 般周知性通知（如一般性會議、學習培訓、活動組織、事務辦 理、信息提示等）通過公司內(nèi)網(wǎng)或短信平臺進行發(fā)布，各部門需 及時查詢落實。第二十六條整理歸檔（一）公文辦理完畢后，發(fā)文部門必須自行對所發(fā)公文進行 存檔，綜合部負責將公文（包括原稿、附件）收集齊全，按照某公司檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定，及時整理、歸檔。電子文件 進入公司電子檔案管理系統(tǒng)。（二）具有長期或永久保存價值的電子文件，須將電子文件 與相應的紙質(zhì)文件一并歸檔，沒有紙質(zhì)文件的，必須制成紙質(zhì)文 件。第二十