材料采購(gòu)付款流程及工地備用金使用等管理辦法

1、材料采購(gòu)、付款流程及工地備用金使用等管理辦法一、材料采購(gòu)、入庫(kù)、付款流程 1、材料采購(gòu)（自購(gòu)）：工程材料部在接到材料采購(gòu)計(jì)劃3天內(nèi)，組織庫(kù)管或材料采購(gòu)人員、專業(yè)工程師、預(yù)算或財(cái)務(wù)人員完成詢價(jià)工作。 2、程序：詢價(jià)須6-8家以上，并填寫(xiě)詢價(jià)表。詢價(jià)人員、工程材料部經(jīng)理簽字并填寫(xiě)意見(jiàn)預(yù)算部根據(jù)詢價(jià)表，會(huì)同工程管理部、工程材料部等部門(mén)初定供應(yīng)商并填寫(xiě)意見(jiàn)報(bào)總經(jīng)理簽字工地備用金管理員在財(cái)務(wù)借支（2000元以上盡量轉(zhuǎn)賬支付）3-7天完善報(bào)帳手續(xù)，經(jīng)手人到工地備用金管理員處報(bào)賬工地備用金管理員到計(jì)劃財(cái)務(wù)部履行沖賬手續(xù)。（1）詢價(jià)表同時(shí)報(bào)送計(jì)劃財(cái)務(wù)部一份，作為“事前詢價(jià)（下次采購(gòu)）、事中定價(jià)、事后核價(jià)”的依

2、據(jù)；（2）材料采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)送工程材料部經(jīng)理處簽字，工程材料部經(jīng)理、庫(kù)管加強(qiáng)責(zé)任心，在簽字時(shí)必須同時(shí)核查電腦賬（即：工地材料帳），查實(shí)現(xiàn)有庫(kù)存，如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存中有材料采購(gòu)計(jì)劃中需采購(gòu)的材料，應(yīng)列明該項(xiàng)材料的庫(kù)存數(shù)量，直接核減采購(gòu)數(shù)量，并通知預(yù)算部備案； （3）庫(kù)管在辦理材料領(lǐng)用時(shí)，必須做到領(lǐng)用手續(xù)齊全方可出庫(kù)，手續(xù)不全拒絕出庫(kù)，同時(shí)應(yīng)做到“出、入庫(kù)”同時(shí)開(kāi)單。 3、材料采購(gòu)（合同）：工程管理部根據(jù)工程進(jìn)度提出材料申請(qǐng)，報(bào)送工程材料部工程材料部會(huì)同工程管理部、預(yù)算部采集供應(yīng)商供貨信息，10天內(nèi)完成招標(biāo)文件的編制工作（其中：工程管理部負(fù)責(zé)編制技術(shù)標(biāo)，預(yù)算部負(fù)責(zé)編制商務(wù)標(biāo)），考察供應(yīng)商質(zhì)量組織招標(biāo)（或議標(biāo)

3、）評(píng)標(biāo)小組初定供應(yīng)商，寫(xiě)明意見(jiàn)報(bào)公司審批確定供應(yīng)商、簽訂供貨合同，計(jì)劃財(cái)務(wù)部合同備案（原件）通知計(jì)劃財(cái)務(wù)部支付定金貨到工地，由材料員、專業(yè)工程師驗(yàn)收入庫(kù)，材料員開(kāi)具入庫(kù)單（交供應(yīng)商一聯(lián)）供應(yīng)商持入庫(kù)單，工地備用金管理員處有權(quán)拒辦材料款結(jié)算。在提供補(bǔ)充協(xié)議或由工程、材料、預(yù)算注明原因，并補(bǔ)辦相應(yīng)手續(xù)，經(jīng)公司認(rèn)可后方可辦理。）工地備用金管理員將驗(yàn)收單登記材料臺(tái)帳后，交計(jì)劃財(cái)務(wù)部。（1）材料采購(gòu)合同簽訂后，復(fù)印兩份，分別交工地備用金管理員和預(yù)算部存檔；（2）評(píng)標(biāo)小組由工程材料部、工程管理部、預(yù)算部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部派員，以及物業(yè)公司代表共同組成，不得少于5人；（3）材料驗(yàn)收單一式五聯(lián)：第一聯(lián)，工程材料部存

4、查；第二聯(lián)隨發(fā)票交計(jì)劃財(cái)務(wù)部入賬；第三聯(lián)，預(yù)算部做結(jié)算依據(jù)；第四聯(lián)，供應(yīng)商存；第五聯(lián)，連同材料庫(kù)存月報(bào)于月末報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部核查。4、針對(duì)工地“突發(fā)、急用、臨時(shí)”等特殊情況的材料采購(gòu)，可以采用限時(shí)采購(gòu)單（表樣附后）。該單一式三聯(lián)由工程材料部經(jīng)理、預(yù)算部經(jīng)理、工程管理部經(jīng)理簽字后，注明材料到場(chǎng)時(shí)間及采購(gòu)原因。此單須在3小時(shí)內(nèi)送至計(jì)劃財(cái)務(wù)部，計(jì)劃財(cái)務(wù)部主管見(jiàn)到限時(shí)采購(gòu)單，匯報(bào)經(jīng)理后2小時(shí)內(nèi)支付，（5000元以上由工程材料部經(jīng)理、預(yù)算部經(jīng)理、工程管理部經(jīng)理簽字后，報(bào)主管總經(jīng)理審批簽字）。4、承包商填寫(xiě)工程量完成情況申報(bào)單專業(yè)工程師核算量項(xiàng)目經(jīng)理、工程管理部經(jīng)理簽署意見(jiàn)預(yù)算員核算單價(jià)、工程量，簽署意見(jiàn)預(yù)算

5、部經(jīng)理審核、簽字。 符合合同付款條件的，由預(yù)算部經(jīng)理簽字填制工程付款審批表，同時(shí)通知承包商、供應(yīng)商補(bǔ)齊財(cái)務(wù)付款所需手續(xù)各相關(guān)部門(mén)簽署意見(jiàn)（各部主簽字人為：土建主管、安裝主管、工程材料部經(jīng)理）公司總經(jīng)理簽署意見(jiàn)計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核并扣除承包商已在財(cái)務(wù)的預(yù)借款財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)審董事長(zhǎng)簽署意見(jiàn)財(cái)務(wù)付款。二、時(shí)間確定 每月10-14日預(yù)算部核量，15日?qǐng)?bào)送本月付款計(jì)劃至計(jì)劃財(cái)務(wù)部16日由工程、材料、預(yù)算、財(cái)務(wù)召開(kāi)本月付款會(huì)17日計(jì)劃財(cái)務(wù)部根據(jù)付款會(huì)達(dá)成的意見(jiàn)回復(fù)付款計(jì)劃審批情況18-21日預(yù)算部根據(jù)計(jì)劃財(cái)務(wù)部回復(fù)的付款計(jì)劃審批情況編制工程付款審批表，由各相關(guān)部門(mén)簽署意見(jiàn)后，報(bào)公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部，進(jìn)入付款流程22-25

6、日計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核預(yù)算部報(bào)送的當(dāng)月工程付款審批表，報(bào)董事長(zhǎng)簽署意見(jiàn)26-30日，計(jì)劃財(cái)務(wù)部根據(jù)最終審批通過(guò)的工程付款審批表支付材料、工程款。（1）各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守時(shí)間約定，無(wú)特殊情況，不得拖延；（2）報(bào)送計(jì)劃財(cái)務(wù)部的資料必須手續(xù)齊全，如屬急付款項(xiàng)，計(jì)劃財(cái)務(wù)部可先行支付，付款手續(xù)應(yīng)于2日內(nèi)補(bǔ)齊。支付定金的，應(yīng)在一周內(nèi)補(bǔ)齊財(cái)務(wù)手續(xù)。如無(wú)故違反，應(yīng)追究經(jīng)辦人的責(zé)任；（3）每月10日，預(yù)算部與計(jì)劃財(cái)務(wù)部就預(yù)算、結(jié)算金額、財(cái)務(wù)付款金額核對(duì)雙方臺(tái)帳；（4）月付款計(jì)劃中可有一項(xiàng)“零星支出”用于應(yīng)對(duì)工地臨時(shí)出現(xiàn)、付款計(jì)劃未明確申報(bào)的材料的零星支出等，但金額一定要得到控制，月累計(jì)支出控制在3萬(wàn)元以內(nèi)。三、工地備用

7、金工地設(shè)立專人管理“工地備用金”，并認(rèn)真登記收支臺(tái)帳，接受公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。目前制定專人為：工地備用金管理員。（一）工地備用金的使用范圍： 1、材料采購(gòu)準(zhǔn)備金 根據(jù)每月（周）工程材料部門(mén)上報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部已經(jīng)詢價(jià)、批準(zhǔn)的材料采購(gòu)計(jì)劃表，由工地備用金管理員持手續(xù)完備（須有工程材料部經(jīng)理、主管工程部總經(jīng)理簽字）的借據(jù)來(lái)公司借支。采購(gòu)后的票據(jù)沖賬仍實(shí)行三天報(bào)賬制，由工地備用金管理員負(fù)責(zé)到公司報(bào)賬。該備用金應(yīng)做到?？顚Ｓ?，工程材料部和工程管理部應(yīng)及時(shí)溝通，關(guān)注材料使用數(shù)量、質(zhì)量情況，加強(qiáng)對(duì)承包商領(lǐng)用材料的管理。（1）對(duì)工地備用金的管理實(shí)行一周一對(duì)、一月一清。工地備用金管理員必須每周到計(jì)劃財(cái)務(wù)

8、部處送票、對(duì)賬，每月末結(jié)清借款，次月初重新借支；（2）采購(gòu)人員必須在每月25日前將所借款項(xiàng)的報(bào)賬手續(xù)完善，余額退還工地備用金管理員，結(jié)清在工地備用金管理員處的手續(xù)。2、工地零星備用金 用于臨時(shí)緊急性的人工、機(jī)械費(fèi)支出。零星材料采購(gòu)（材料采購(gòu)計(jì)劃表漏報(bào)的），一次采購(gòu)金額小于2000元的小額材料。（1）以上費(fèi)用在手續(xù)完備后由支用人員在工地備用金管理員處借出，業(yè)務(wù)辦理完畢后必須在規(guī)定時(shí)間（3-7天）內(nèi)自行完善簽字手續(xù)報(bào)工地備用金管理員。工地備用金管理員負(fù)責(zé)初驗(yàn)、匯總票據(jù)，交計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核報(bào)批后，于每周五報(bào)賬日到公司報(bào)銷(xiāo)，并登記臺(tái)帳核銷(xiāo)支用人員的借據(jù)；（2）由工程管理部提出工地零星備用金使用額度申請(qǐng)，

9、報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3、工地發(fā)生的辦公、業(yè)務(wù)等費(fèi)用支出可在手續(xù)完備后由經(jīng)辦人員在發(fā)票背后和“報(bào)賬人”處簽字，在附單（即時(shí)貼）上注明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人員，自行完善簽字手續(xù)并將票據(jù)交工地備用金管理員初驗(yàn)，待票據(jù)交計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核報(bào)批后，于周五報(bào)賬日由工地備用金管理員持報(bào)賬人填寫(xiě)的領(lǐng)款單到公司報(bào)銷(xiāo)后，和經(jīng)辦人員（報(bào)賬人）結(jié)算。四、承包商生活費(fèi)對(duì)于一次借支生活費(fèi)在1000-3000元的承包商，由承包商打借據(jù)，主管工程師、項(xiàng)目經(jīng)理、預(yù)算部經(jīng)理、總經(jīng)理簽字，計(jì)劃財(cái)務(wù)部按規(guī)定支付，并將承包商借據(jù)掛賬，待預(yù)算部開(kāi)出工程付款審批單，計(jì)劃財(cái)務(wù)部實(shí)際支付時(shí)扣除借據(jù)金額。該項(xiàng)支出在執(zhí)行時(shí)工程管理部、預(yù)算部應(yīng)密切配合，嚴(yán)格

10、控制使用，工程結(jié)算應(yīng)在本（次）月內(nèi)補(bǔ)工程付款審批單及預(yù)算、結(jié)算單，（零星工程必須由項(xiàng)目經(jīng)理、工程管理部經(jīng)理、預(yù)算部經(jīng)理對(duì)價(jià)格簽署意見(jiàn)，并有主管總經(jīng)理簽字的確認(rèn)單）完善支付手續(xù)，嚴(yán)禁出險(xiǎn)超付情況。 如遇節(jié)假日可相應(yīng)順延票據(jù)在送達(dá)計(jì)劃財(cái)務(wù)部時(shí)間。五、詢價(jià)1、事前詢價(jià)：工程開(kāi)工前，預(yù)算部根據(jù)施工圖紙給出工程材料預(yù)算，進(jìn)行事前詢價(jià)，制定初步材料采購(gòu)計(jì)劃，考察、選定供應(yīng)商簽訂購(gòu)貨合同。2、事中詢價(jià)：是對(duì)事前詢價(jià)結(jié)果的監(jiān)督，并對(duì)前期已簽訂合同進(jìn)行價(jià)格完善和監(jiān)督。該項(xiàng)工作由工程材料部和計(jì)劃財(cái)務(wù)部共同完成，計(jì)劃財(cái)務(wù)部起監(jiān)督作用。3、事后詢價(jià)：在該項(xiàng)材料采購(gòu)工作完成之后，計(jì)劃財(cái)務(wù)部必須在10天內(nèi)完成事后詢價(jià)，編制詢價(jià)表報(bào)公司備案，并通報(bào)工程材料部；組織進(jìn)行“事前、事中詢價(jià)”工作的部門(mén)須編制“事前、事中詢價(jià)”匯總表，報(bào)公司備案的同時(shí)報(bào)工程材料部進(jìn)行信息匯總。4、由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)總經(jīng)理同意后，對(duì)所購(gòu)材料確定使用何種詢價(jià)方法。（即：“事前詢價(jià)、事中詢價(jià)、事