采購部管理流程及實施細則

1、采 購 部 管 理 流 程 及 實 施 細 則目的為了明確部門職責及物料采購流程，降低采購成本，提高外購物料產(chǎn)品質量和準時到貨率，提升供應鏈的管理水平，特制定本細則。適用范圍適用于公司采購部與生產(chǎn)部，質檢部，倉庫，財務部及物料供應商之間有關物料供應管理控制的過程。制定原則3.1強化計劃性，責任心，成本控制的原則。3.2公平、公正、公開透明的采購原則。3.3具體工作程序，標準及要求。具體實施細則一、物資采購審批流程：1、 生產(chǎn)物資的采購審批流程生產(chǎn)計劃科根據(jù)銷售下達的銷售合同訂單制定生產(chǎn)bom表下發(fā)各相關部門，技術科依據(jù)生產(chǎn)計劃科下達的生產(chǎn)bom表編制物料bom表轉倉庫進行物料平衡，確定需購材料

2、數(shù)量轉生產(chǎn)計劃科確定需購材料到貨時間，物料bom表應在技術科編制完成后4小時內下發(fā)到采購部進行材料采購工作。2、 銷售部三包件及配件零售材料的審批流程: 由銷售、售后內勤接到三包件需求通知后,編制物料采購申請單,由客戶服務部部長審核,銷售總監(jiān)批準,交倉庫填寫庫存數(shù)量確定需購材料數(shù)量，轉生產(chǎn)計劃科下發(fā)材料計劃單到采購部，由采購部進行采購。3、 設備及工具的審批流程：由直接指導或從事該項工作的人員填寫請購單，經(jīng)部門主管審核，生產(chǎn)總監(jiān)批準后交采購部，采購部根據(jù)需求，制定材料采購計劃單，由采購部部長審批后給予采購。4、 樣品試制物料的審批流程：如技術部生產(chǎn)樣品需用某種物料，公司未有此物料或為新增物料時

3、，由技術部人員填寫請購單及圖紙資料和技術參數(shù)，經(jīng)部門主管審核，生產(chǎn)總監(jiān)批準后交采購部，由采購部依元件規(guī)格資料要求尋找供應商采購。采購實施1、詢價、比價、議價、定價作業(yè) 1.1采購物料明細表 采購員根據(jù)生產(chǎn)計劃科下發(fā)的材料計劃單和各部門遞交的請購單編制采購物料明細表，采購物料明細表應詳細標注材料名稱、型號/規(guī)格/材質、單位、訂購量、到貨時間等資料，經(jīng)采購部部長審批后下達供應商進行詢價、比價工作。 1.2比價、議價 本公司所有物料采購必須向經(jīng)公司認可后的合格供應商購買，以有信譽、有能力的供應商為詢價對象。采購人員在合格供應商中選擇三家以上供應商進行詢價，以利于比價作業(yè)進行，并從中挑選在品質、價格、

4、交期與服務等方面符合公司要求的供應商；議價過程必須明確交貨周期、訂購量、品質標準、價格條件、包裝要求、貨款支付周期等。采購人員將比價、議價結果報采購部部長審批。 1.3采購合同的簽訂 采購員依據(jù)議價結果選擇合適的供應商，經(jīng)采購部部長審核批準后簽訂采購合同，并按采購合同所約定的付款方式進行付款。采購員應及時根據(jù)采購合同在erp系統(tǒng)中錄入采購訂單，系統(tǒng)中沒有檔案的應及時按照公司規(guī)定提報給系統(tǒng)管理員增加存貨檔案。2、采購物資的交期控制 2.1采購合同審批及資金申請采購合同簽訂后，根據(jù)所簽合同的付款方式填寫付款申請表，由采購部長審批后交生產(chǎn)總監(jiān)審批、財務總監(jiān)審批后付款，并及時通知供貨商安排生產(chǎn)、發(fā)貨。

5、2.2采購合同的跟蹤 采購人員在采購合同生效后，采購員要在采購實施中的各個階段以電話或傳真形式聯(lián)絡供應商，跟催交期。急單采購要將約定交期回復需求部門，如有異常不能按既定交期交貨時，應以書面形式，注明異常原因及預定交貨日期第一時間轉送生產(chǎn)計劃科，征求意見擬訂對策處理。3、采購物資的入庫： 3.1采購物資的報檢 采購物資到廠后，供應商將送貨單交倉管員，由倉管員引導供應商將物資存放在待檢區(qū)并及時通知質檢科進行物資檢驗，檢驗內容包括：物料名稱、型號/規(guī)格/尺寸/材質/性能/外觀等是否符合公司要求。 3.2辦理入庫手續(xù) 倉庫依照erp系統(tǒng)中的采購訂單的數(shù)量及規(guī)格型號對物資進行驗證，符合本公司要求的物資依

6、據(jù)采購部制定的采購訂單制作材料采購入庫單并有質檢人員簽字確認，由倉管員依照定置管理進行歸位擺放，檢驗不合格需退貨的通知采購部辦理退貨手續(xù)。4、采購費用的結算流程： 4.1采購物資的入賬 采購人員對照物料請購單、材料采購入庫單、發(fā)票、合同進行核對，核對無誤后交采購部部長復核并同時在erp系統(tǒng)中生出采購發(fā)票進行結算，轉交財務辦理入帳、結算手續(xù)。 4.2預付款的資金使用 采購人員依據(jù)采購合同約定的付款周期到期辦理付款申請單，由采購部部長核對無誤后交生產(chǎn)總監(jiān)審批，再由財務總監(jiān)審批，交財務出納付款，付款后及時將匯款底單傳真給供貨商安排生產(chǎn)、發(fā)貨，并在采購臺賬中做好記錄。 4.3按公司付款協(xié)議付款的資金使用 采購員在每月的月底協(xié)助財務聯(lián)系供應商進行對賬付款，需付承兌的貨款，及時聯(lián)系供貨商開具收款收據(jù)，以ems快遞方式發(fā)給供貨商。并在采購臺賬中做好記錄。 4.4現(xiàn)金資金的使用 采購員需要現(xiàn)金采購的零部件、接貨的運費、叉車和吊車的租賃費用，由采購員每月申請1000元備用金，月底憑結算單據(jù)交給采購部部長核對無誤后交生產(chǎn)總監(jiān)審批，再由財務總監(jiān)審批，交財務出納進行結算。采購檔案的管理：1、采購人員對生產(chǎn)bom表、