核電文檔管理課件

1、,中電投核電檔案管理培訓(xùn),核電文檔管理2-,主要內(nèi)容,文檔管理簡介,1,文檔管理目標(biāo),2,文檔管理體制建設(shè),5,文檔管理基本要求,文檔管理流程,核電文檔管理3-,文檔管理簡介,1,1.1 文件生命周期理論 1.2 常用文檔術(shù)語 1.3 文檔體系/文件管理流程/ 文檔管理體系 1.4 檔案工作依據(jù) 1.5 文件編碼系統(tǒng) 1.6 文件的版次和狀態(tài) 1.7 通信渠道號,核電文檔管理4-,1.1 文檔管理簡介文件生命周期理論,產(chǎn)生/更新,保管,分發(fā)/使用,處置 （歸檔/銷毀）,文件生命周期理論,1、文件生命周期理論（Life cycle of records）,核電文檔管理5-,1.1 文檔管理簡介文

2、件生命周期理論,2、文件與檔案的關(guān)系 文件和檔案是同一事物在不同階段的兩種表現(xiàn)形態(tài)，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。,核電文檔管理6-,1.2 文檔管理簡介常用文檔術(shù)語,1、文件 國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語 對與質(zhì)量保證有關(guān)的活動、要求、程序或結(jié)果加以敘述、定義、說明、報(bào)告或證明的文字記錄或圖表資料。HAF003核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定 是指單位或個人在為公司利益工作和活動中直接形成的正在執(zhí)行辦理、具有現(xiàn)行使用價(jià)值的文件材料。（狹義） 2、記錄 記錄是指為核電站各種物項(xiàng)的質(zhì)量和影響質(zhì)量的活動提供客觀證據(jù)的

3、文件。 HAF003核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定,核電文檔管理7-,1.2 文檔管理簡介常用文檔術(shù)語,3、檔案 是指在有關(guān)活動完成后，按照一定的歸檔制度集中保存的具有查考和憑證價(jià)值的文字、圖表、聲像及實(shí)物等不同形式和不同載體介質(zhì)的歷史記錄。 4、立卷 將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程，又稱為組卷。,核電文檔管理8-,1.2 文檔管理簡介常用文檔術(shù)語,5、歸檔 將已辦理完畢但仍具有憑證或查考價(jià)值的文件材料，按一定的程序組卷，向檔案管理部門移交，以進(jìn)一步對其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作。 6、資料 是指單位或個人在為公司的利益工作和活動中，為供工作和活動參考而專門收集、購買、交流所獲得的各種文件材料。,

4、核電文檔管理9-,1.3 文檔管理簡介文檔體系,核電文檔體系見附圖（僅供參考）,核電文檔管理10-,核電文檔管理11-,1.3 文檔管理簡介文件管理流程,文件管理的定義 文件管理（文檔管理）是指對文件在其形成、保存利用和處置過程中進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)而有效的全面管理。文件管理概念的內(nèi)涵包括文件生命周期中從文件的形成或接收，到他們的處置過程。ISO15489文件管理標(biāo)準(zhǔn) 文件管理流程見附圖（僅供參考）,核電文檔管理12-,核電文檔管理13-,1.3 文檔管理簡介文檔管理體系,“集中控制、分級管理”原則 文檔部門對公司的文檔管理實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，設(shè)立基準(zhǔn)文件庫、檔案館和圖書館，對文件、檔案和資料進(jìn)行集

5、中控制和管理； 各職能部門設(shè)立部門文件庫和工作文件站，各承包商建立承包項(xiàng)目文件管理體系，對職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行分級管理和控制，負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的文件立卷工作； 文檔部門對職能部門和承包商的文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。,核電文檔管理14-,1.3 文檔管理簡介文檔管理體系,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 歸口負(fù)責(zé) 集中控制 分級管理,核電文檔管理15-,1.4 文檔管理簡介檔案工作依據(jù),核電文檔管理16-,1.4 文檔管理簡介檔案工作依據(jù),核電文檔管理17-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),1、文件編碼系統(tǒng)的要求 唯一性 與文件內(nèi)容緊密結(jié)合 有利于文件的使用與管理,核電文檔管理18-,1.5 文檔管理簡介文件編

6、碼系統(tǒng),2、AP1000文件編碼系統(tǒng) 分成四段，每段之間采用連字號隔開。這四段分別為： 第一段：電站標(biāo)識代碼 第二段：定位代碼 第三段：文件類型代碼 第四段：序列號,核電文檔管理19-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),第一段：電站標(biāo)識代碼,核電文檔管理20-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),第二段：定位代碼（五種類型）,核電文檔管理21-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),分區(qū)定位代碼 一般采用四位數(shù)字組成，如1260，前兩位表示建筑物子代碼，第三位表示標(biāo)高，第四位表示分區(qū)。1260就表示“輔助廠房混凝土鋼筋樓頂，標(biāo)高180-0”，分區(qū)5和6。 分區(qū)定位代碼為1000的表示該文件適合于整個

7、現(xiàn)場，如APP0000X2001表示標(biāo)準(zhǔn)APP1000現(xiàn)場平面圖。 如果文件適合某建筑物內(nèi)部不止一個標(biāo)高，標(biāo)高子代碼就是0；如果文件適合某建筑物內(nèi)部該標(biāo)高不止一個分區(qū)，分區(qū)子代碼就是0。 詳見設(shè)施（建筑物）子代碼清單。,核電文檔管理22-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),系統(tǒng)定位代碼 一般采用三位字母組成，如CVS表示化學(xué)和容積控制系統(tǒng)，RCS表示反應(yīng)堆冷卻劑系統(tǒng)。 詳見系統(tǒng)代碼清單。,核電文檔管理23-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),物質(zhì)定位代碼 與設(shè)備部件有關(guān)，以設(shè)備類型代碼開始并有兩位數(shù)后綴使每個部件定位代碼獨(dú)一無二。如MP01表示反應(yīng)堆冷卻劑泵，MP02表示主給水泵。 詳見物質(zhì)定

8、位代碼清單。,核電文檔管理24-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),通用定位代碼 始終以字母G開頭，后跟一位數(shù)字或字母，表示編制該文件的單位，即單位代碼。 GW表示西屋公司文件以及適用標(biāo)準(zhǔn)AP1000電站的通用文件。 詳見通用定位代碼清單。,核電文檔管理25-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),特殊定位代碼,核電文檔管理26-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),第三段：文件類型代碼 以一個字母加一位數(shù)字表示。 詳見文件類型代碼清單。,核電文檔管理27-,1.5 文檔管理簡介文件編碼系統(tǒng),第四段：序列號 序列號用001999的三位數(shù)字表示。 可以對文件分配序列號： 不連續(xù)分配序列號：區(qū)分不同的文

9、件號組； 不同類型的相關(guān)文件共用序列號，表示這些文件之間的關(guān)系：如一份文件可以是詳細(xì)的計(jì)算書，與其序列號相同的文件是該內(nèi)容的總結(jié)報(bào)告。 用序列號進(jìn)一步說明文件類型，如電站運(yùn)行程序（不針對系統(tǒng)）采用相同的定位代碼和文件類型代碼，APPGWGJP1XX：表示一般操作程序，2XX表示事故操作程序，3XX表示異常操作程序。,核電文檔管理28-,1.6 文檔管理簡介文件版本和狀態(tài),1、文件的版本（Revision，縮寫為Rev.） 所有工程文件都有一個明確的版本，表示文件技術(shù)內(nèi)容的時效性，一般從A開始，升版時則為B、C 現(xiàn)場承包商對設(shè)計(jì)文件進(jìn)行現(xiàn)場升版時，升版文件的版本是在最新母本文件的版本標(biāo)識后面加數(shù)

10、字標(biāo)識：如某CFU狀態(tài)的N版次施工圖紙，在施工單位,初版被標(biāo)識為N0，根據(jù)DEN、FCR或NCR進(jìn)行現(xiàn)場修改時，現(xiàn)有版本升為N01，現(xiàn)有版本進(jìn)行第8次修改時，現(xiàn)場版本升至N1。,核電文檔管理29-,1.6 文檔管理簡介文件版本和狀態(tài),2、文件版本的標(biāo)識和使用 標(biāo)識于文件的封面、頁眉和圖紙的標(biāo)題欄。 升版文件必須替換舊版本，工作中必須使用最新版本文件。,核電文檔管理30-,1.6 文檔管理簡介文件版本和狀態(tài),3、文件的狀態(tài)（Status） 表明文件技術(shù)內(nèi)容的有效性，被表示為： PRE：征求意見稿，初稿（Preliminary）：表示該文件的技術(shù)內(nèi)容有可能變更，出版單位不認(rèn)為它是最終版本。 CFU

11、：可供施工用（Certified for Construction or for Use）：表示其內(nèi)容已被出版單位確認(rèn)生效，文件可用于執(zhí)行。當(dāng)然，也還可以升版。 CAE：竣工狀態(tài)文件(Certified as executed)：表示文件的技術(shù)內(nèi)容完全符合竣工狀態(tài)。 DES：描述性文件(Description)：表示該文件僅為描述性、說明性或證明性文件，不適用于施工，但其內(nèi)容已被出版單位確認(rèn)生效。,核電文檔管理31-,1.6 文檔管理簡介文件版本和狀態(tài),4、文件狀態(tài)的標(biāo)識和使用 標(biāo)識于文件的封面、頁眉和圖紙的標(biāo)題欄。 文件版本和狀態(tài)共同說明文件技術(shù)內(nèi)容的有效性。,核電文檔管理32-,1.7 文

12、檔管理簡介通信渠道號,通信渠道號 是核電公司和各承包商及其它核電參建單位之間通信來往的信函編碼規(guī)則。編碼結(jié)構(gòu)一般如下所示：,單位代碼：一般由四位字母表示。 通信件順序號：由6位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，第1位劃分為若干區(qū)段，分別代表不同類別的通信件。后5位為流水號。 往來通信件均應(yīng)編制唯一的通信渠道號，回復(fù)通信時，應(yīng)注明它所答復(fù)的通信渠道號。,核電文檔管理33-,文檔管理目標(biāo),2,2.1 核電文檔特點(diǎn) 2.2 項(xiàng)目檔案重要性 2.3 文檔管理目標(biāo),核電文檔管理34-,2.1 文檔管理目標(biāo)核電文檔特點(diǎn),1、成套性強(qiáng) 工程文件從數(shù)量到內(nèi)容都十分豐富，組成一個龐大而復(fù)雜、環(huán)環(huán)相扣的工程檔案有機(jī)整體。 2、專業(yè)

13、眾多 工程項(xiàng)目常常是綜合的系統(tǒng)工程，涉及多個專業(yè)，多個工種的協(xié)同工作才能完成，專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)。 3、動態(tài)性強(qiáng) 項(xiàng)目建設(shè)周期長，文件在建設(shè)過程中逐步形成、積累起來有一個很長的時間跨度；文件往往多次修改升版。,核電文檔管理35-,2.2 文檔管理目標(biāo)項(xiàng)目檔案重要性,1、企業(yè)的重要信息資源 項(xiàng)目檔案是工程設(shè)計(jì)制造、施工、運(yùn)營中形成原始記錄，是工程建設(shè)的“縮影”，有不可替代的使用價(jià)值和憑證價(jià)值。 2、項(xiàng)目質(zhì)量的重要組成部分 檔案管理水平反映項(xiàng)目建設(shè)管理水平，一流的工程要有一流的檔案工作。檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)、管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。,核電文檔管理36-,2.2 文檔管理目標(biāo)項(xiàng)目檔案重要性,3、外部監(jiān)

14、管的需要 檔案管理規(guī)范，可以支撐監(jiān)管，可以規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)管理。 檔案驗(yàn)收在竣工驗(yàn)收中具有一票否決權(quán)。項(xiàng)目檔案不合格，不得進(jìn)行項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。,核電文檔管理37-,2.3 文檔管理目標(biāo),1、實(shí)現(xiàn)文件的有效控制 通過文檔管理體系的有效運(yùn)作，對核電工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營各類文件的產(chǎn)生、發(fā)布與分發(fā)、流轉(zhuǎn)進(jìn)行有效控制，確保每項(xiàng)工作都能夠及時、準(zhǔn)確地得到最新版本、正確、適用的文件。 2、建立項(xiàng)目檔案全宗 建立項(xiàng)目檔案全宗，確保各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為電站的建造和安全運(yùn)營提供系統(tǒng)有效的文檔信息服務(wù)。,核電文檔管理38-,2.3 文檔管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)文件有效控制,1、文件的產(chǎn)生控制 文件的產(chǎn)生包含

15、文件的編制、審核、批準(zhǔn)、變更，文件格式，文件編碼等方面內(nèi)容。 文件在產(chǎn)生之前，應(yīng)由業(yè)務(wù)職能部門或承包商編制必要的管理程序來控制文件的編審批、變更的全過程。 文件不適用時需要進(jìn)行變更或修改，文件變更或修改時要按照原文件的審批流程，以正式的書面形式及時發(fā)送。,核電文檔管理39-,2.3 文檔管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)文件有效控制,2、文件的收發(fā)控制 文檔管理部門是工程文件接收和分發(fā)的唯一窗口，負(fù)責(zé)建立高效的文件流通渠道，對接收的文件進(jìn)行檢查，并依據(jù)指令進(jìn)行發(fā)布與分發(fā)； 變更和升版文件必須采取與原文件相同的控制措施，及時分發(fā)給所有使用文件的單位和個人。,核電文檔管理40-,2.3 文檔管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)文件有效控制,3

16、、文件的保管控制 文檔管理部門必須建立文件保管制度，設(shè)立基準(zhǔn)文件庫，進(jìn)行基準(zhǔn)文件的分類管理和貯存保護(hù)，建立基準(zhǔn)文件數(shù)據(jù)庫，提供有效的文件檢索和利用。 基準(zhǔn)文件更新時，其過時或被取消版本應(yīng)隔離存放，及時歸檔保存。,核電文檔管理41-,2.3 文檔管理目標(biāo)建立項(xiàng)目檔案全宗,1、完整 將項(xiàng)目建設(shè)全過程中有保存價(jià)值的文件材料歸檔，各種文件材料齊全。（例：未中標(biāo)標(biāo)書；價(jià)款變更依據(jù)；監(jiān)理聲像文件） 2、準(zhǔn)確 歸檔文件內(nèi)容準(zhǔn)確反映項(xiàng)目竣工時的真實(shí)情況和建設(shè)過程，圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，更改到位，版本可靠，手續(xù)完備。 3、系統(tǒng) 按其形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，整理規(guī)范，便于查找利用。,核

17、電文檔管理42-,2.3 文檔管理目標(biāo)建立項(xiàng)目檔案全宗,4、安全 一是指檔案實(shí)體的安全，二是指檔案信息的安全。 文件制成材料符合耐久性要求，不應(yīng)有熱敏紙和圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙、鉛筆（特殊要求除外）等字跡。 檔案庫房采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施。 5、及時、規(guī)范 收集積累、歸檔、移交：按年度、按階段、按項(xiàng)目 各種載體的文件材料的形成和整編，要符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求（原件、耐久性、專業(yè)化管理的要求）,核電文檔管理43-,2.3 文檔管理目標(biāo)建立項(xiàng)目檔案全宗,6、有效利用 檔案工作實(shí)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，通過文檔信息化建設(shè)，建立全文數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化

18、的全文檢索和提供利用。,核電文檔管理44-,文檔管理體制建設(shè),3,3.1 建立管理網(wǎng)絡(luò) 3.2 明確管理職責(zé) 3.3 制定規(guī)章制度,核電文檔管理45-,3.1 文檔管理體制建設(shè)建立管理網(wǎng)絡(luò),通過實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中控制、分級管理”的原則，建立文檔管理網(wǎng)絡(luò)，對文檔管理流程的整個過程實(shí)施有效的控制和管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。 領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，全程管理,核電文檔管理46-,3.1 文檔管理體制建設(shè)建立管理網(wǎng)絡(luò),核電文檔管理47-,3.2 文檔管理體制建設(shè)明確管理職責(zé),1、業(yè)主文檔部門職責(zé)（1） 在單位文檔主管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，接受上級檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。 制定滿足

19、核電項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營和管理所需要的文檔管理規(guī)章制度。 對核電文件的形成、接收、分發(fā)、變更、保存、利用和處置等各階段進(jìn)行全面控制和管理。 監(jiān)督、指導(dǎo)或協(xié)助核電項(xiàng)目總包商、各專業(yè)分包商、業(yè)主建立文件分級管理體系和管理制度以及實(shí)施文件控制和歸檔管理。,核電文檔管理48-,3.2 文檔管理體制建設(shè)明確管理職責(zé),1、業(yè)主文檔部門職責(zé)（2） 建立核電檔案全宗，統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)核電檔案形成整理和組卷、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，并建立相應(yīng)檔案化管理、文檔借閱和登記制度。 積極推進(jìn)文檔信息化建設(shè)，參與文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，提高文檔管理水平。 建立人員培訓(xùn)制度，定期對文檔專業(yè)人員實(shí)施專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)以及相應(yīng)的考核和

20、授權(quán)；對全體人員宣貫文檔知識和管理要求。 核電項(xiàng)目竣工、驗(yàn)收后或保存文檔的機(jī)構(gòu)撤銷后，應(yīng)將文檔移交給核電檔案主管部門。,核電文檔管理49-,3.2 文檔管理體制建設(shè)明確管理職責(zé),2、監(jiān)理單位職責(zé) 負(fù)責(zé)督促、檢查項(xiàng)目建設(shè)各承包商交竣工文件的收集、整理、組卷和歸檔，對文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，并簽署意見。 負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目監(jiān)理文件的收集、積累、整理、立卷、歸檔。,核電文檔管理50-,3.2 文檔管理體制建設(shè)明確管理職責(zé),3、總包商（工程公司）職責(zé) 項(xiàng)目建設(shè)總包商對核電文檔管理負(fù)有全面責(zé)任。 負(fù)責(zé)對各分包商檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，并組織業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)。 負(fù)責(zé)組織對各分包商歸檔文件的檢查、

21、預(yù)驗(yàn)收、驗(yàn)收等工作并簽署意見。 負(fù)責(zé)匯總各分包單位歸檔案卷，并組織對歸檔案卷的整理、編目等工作。按歸檔要求向業(yè)主檔案館歸檔。,核電文檔管理51-,3.2 文檔管理體制建設(shè)明確管理職責(zé),4、分包商職責(zé) 按照“誰施工誰負(fù)責(zé)”原則，負(fù)責(zé)本單位工程項(xiàng)目實(shí)施過程中所形成文件材料的收集、積累、整理、保管、立卷等工作。 項(xiàng)目結(jié)束或承包工作結(jié)束后，負(fù)責(zé)文件檔案的移交歸檔。,核電文檔管理52-,3.2 文檔管理體制建設(shè)明確管理職責(zé),5、單位文檔主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 領(lǐng)導(dǎo)本單位的文件檔案工作，制定本單位文檔管理政策，建立文檔管理體系，設(shè)立文檔管理機(jī)構(gòu)，分配文檔管理職責(zé)，配置文檔管理資源。,核電文檔管理53-,3.2 文檔

22、管理體制建設(shè)明確管理職責(zé),6、業(yè)務(wù)職能部門 建立部門文件分級管理體系，建立部門文件庫，負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件產(chǎn)生、審查、批準(zhǔn)、移交、使用、控制與有效管理，對職責(zé)范圍內(nèi)文件的有效性負(fù)責(zé)； 負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和檢查項(xiàng)目承包商竣工文件的整理組卷和歸檔工作，并對承包商文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性進(jìn)行審查； 負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件材料收集、積累、整理、立卷、歸檔移交，對已歸檔文件材料的原始性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性負(fù)責(zé)。,核電文檔管理54-,3.2 文檔管理體制建設(shè)明確管理職責(zé),7、全體員工職責(zé) 每位員工應(yīng)認(rèn)真理解文檔管理方針，接受本單位的文檔管理培訓(xùn)和考核，遵守本單位文檔管理的規(guī)章制度。 在

23、業(yè)務(wù)活動中使用真實(shí)、可靠、完整的文件；在利用檔案時遵守相應(yīng)的借閱和登記制度，確保檔案的安全。 負(fù)責(zé)將收到的屬基準(zhǔn)文件范疇的文件向文檔部門移交，以保證文件分發(fā)的及時性和存檔的完整性。 有義務(wù)做好自己工作和活動過程中形成的文件和記錄的收集、積累、整理和保管工作，并在業(yè)務(wù)工作結(jié)束、告一段落或離職前進(jìn)行整理和組卷，向本部門或本單位的文檔管理部門移交歸檔。不應(yīng)將本單位的文件檔案據(jù)為己有，不得私自銷毀正式的文件和記錄。,核電文檔管理55-,3.3 文檔管理體制建設(shè)制定規(guī)章制度,核電文檔管理56-,3.3 文檔管理體制建設(shè)制定規(guī)章制度,核電文檔管理57-,文檔管理基本要求,4,4.1 前端控制和全程管理 4

24、.2 三納入 4.3 四參加 4.4 四同步 4.5 合同制約 4.6 文檔一體化 4.7 建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制 4.8 建立文檔信息系統(tǒng),核電文檔管理58-,4.1 文檔管理基本要求前端控制和全程管理,1、前端控制 在文件各階段同步開展檔案工作，將檔案管理要求提前落實(shí)到文件前端各項(xiàng)工作。,核電文檔管理59-,4.1 文檔管理基本要求前端控制和全程管理,2、全程管理 從項(xiàng)目管理角度：將文檔管理的要求與措施，貫徹于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，并與之同步實(shí)施。 從文件生命周期角度：文檔人員介入文件生成、流轉(zhuǎn)、處置全過程。,核電文檔管理60-,4.2 文檔管理基本要求三納入,三納入要求 將文檔工作 納入本單位長期

25、發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃； 納入單位高層領(lǐng)導(dǎo)會議的議事日程； 納入單位各級干部員工的職責(zé)范圍及崗位責(zé)任制。,核電文檔管理61-,4.3 文檔管理基本要求四參加,四參加要求 文檔部門和文檔人員應(yīng)該 參加本單位主要有關(guān)業(yè)務(wù)活動； 參加項(xiàng)目合同招、投標(biāo)及重大設(shè)備開箱驗(yàn)收活動； 參加基本建設(shè)工程和重大技術(shù)改造項(xiàng)目的立項(xiàng)及竣工驗(yàn)收活動； 參加重大科研課題、成果評審及鑒定會等；應(yīng)填寫核電文檔人員相應(yīng)記錄表。,核電文檔管理62-,4.4 文檔管理基本要求四同步,四同步要求 DA/T28-2002第4.3條款：項(xiàng)目文件的收集、積累整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，要與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、勘察設(shè)計(jì)、建設(shè)施工和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)

26、行： 工程項(xiàng)目進(jìn)展應(yīng)與建檔工作同步; 工程建設(shè)過程應(yīng)與竣工文件積累、編制和審定同步; 檢查項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)與檢查文件的形成同步; 工程竣工驗(yàn)收應(yīng)與工程檔案驗(yàn)收同步。,核電文檔管理63-,4.5 文檔管理基本要求合同制約,1、將文檔要求納入合同管理 通過直接參與合同談判或?qū)贤谋局形臋n管理?xiàng)l款進(jìn)行審核，對承包商提交文件的范圍、要求、時間、進(jìn)度、整理和歸檔責(zé)任進(jìn)行明確。 2、合同支付控制 有程序制約，需文檔部門簽字確認(rèn)。 3、文件接收前審查會簽 參與項(xiàng)目驗(yàn)收，與業(yè)務(wù)職能部門共同審查承包商對文件提交的完整性和及時性，對文檔管理?xiàng)l款執(zhí)行的有效性。,核電文檔管理64-,4.6 文檔管理基本要求文檔一體

27、化,實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理 檔案管理向前延伸，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條； 建立項(xiàng)目所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版。 組織機(jī)構(gòu)：建立信息文檔部門對文件和檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理 管理程序：建立一套對文檔實(shí)施全過程控制的管理程序體系。,核電文檔管理65-,4.6 文檔管理基本要求文檔一體化,信息技術(shù)環(huán)境下的文檔信息管理一體化 文件的產(chǎn)生、收發(fā)、組卷、歸檔、利用一體化； 文檔管理與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)一體化； 文檔與其它信息資源管理一體化； 電子檔案與其它媒體檔案管理一體化。,核電文檔管理66-,4.7 文檔管理基本要求建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制,建立文檔工作

28、協(xié)調(diào)機(jī)制（以秦山二核為例） 協(xié)調(diào)內(nèi)容：工程文檔管理有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)調(diào)、處理、檢查和交流；組織召開信息文檔工作協(xié)調(diào)會議；檢查監(jiān)督在合同執(zhí)行過程中信息文檔管理?xiàng)l款的執(zhí)行情況；工程全過程歸檔文件的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等工作；制訂并發(fā)布信息文檔管理接口程序和工作規(guī)范；組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 采取方式：定期召開會議，落實(shí)上次會議紀(jì)要落實(shí)情況；季度現(xiàn)場承包商信息文檔管理工作檢查情況及考評通報(bào)；需關(guān)注的事項(xiàng)等。 考核包括：對承包商建立詳細(xì)的考核指標(biāo)，共100分，其中文檔占10分，根據(jù)施工階段不同，設(shè)置不同管理指標(biāo)，將文檔管理要求納入到日常管理中。,核電文檔管理67-,4.8 文檔管理基本要求建立文檔信息系統(tǒng),1、文檔信息形

29、成電子化 將保存在紙質(zhì)、錄音錄像帶、縮微膠片等載體上的檔案信息，轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式存貯于計(jì)算機(jī)或光盤中（早期） 直接在數(shù)字環(huán)境中生成電子文件（現(xiàn)在） 2、文檔信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化 將數(shù)字化的檔案信息通過企業(yè)信息中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，完成用戶與檔案部門和檔案部門之間的數(shù)據(jù)傳遞。,核電文檔管理68-,4.8 文檔管理基本要求建立文檔信息系統(tǒng),3、文檔業(yè)務(wù)流程管理自動化 通過與OA及各專業(yè)獨(dú)立的軟件系統(tǒng)的無縫鏈接，以及對企業(yè)內(nèi)各立檔單位、各職能部門形成的電子文件實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控，及時接收，用數(shù)字化手段對文檔業(yè)務(wù)各流程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)真正廣義上的文檔一體化管理。 4、文檔信息利用網(wǎng)絡(luò)化 向利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，做到便捷、及時

30、、高效。 網(wǎng)絡(luò)化要注意加強(qiáng)公司知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。,核電文檔管理69-,4.8 文檔管理基本要求建立文檔信息系統(tǒng),5、文檔管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度集成 項(xiàng)目管理系統(tǒng)與文檔管理系統(tǒng)有機(jī)聯(lián)系，無縫連接。使項(xiàng)目文件材料的收集、積累、歸檔、移交與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步。實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時的有效監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)文件、檔案網(wǎng)上即時提供利用。,核電文檔管理70-,文檔管理流程,5,5.1 文件收集 5.2 文件質(zhì)量要求 5.3 文件整理 5.4 文件歸檔 5.5 文件保管 5.6 幾種重要文件簡介,核電文檔管理71-,5.1 文檔管理流程文件收集,1、文件收集（產(chǎn)生、形成、捕獲和積累）基本要求 核電文

31、件形成于項(xiàng)目的全壽期，其收集、捕獲和積累及其管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營的整體計(jì)劃，列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作規(guī)范或崗位責(zé)任。 2、文件收集范圍與責(zé)任單位 按照核電檔案分類，現(xiàn)對各類文件的收集范圍與收集責(zé)任單位進(jìn)行匯總，見下表。,核電文檔管理72-,文件收集范圍及責(zé)任表（1）,核電文檔管理73-,文件收集范圍及責(zé)任表（2）,核電文檔管理74-,文件收集范圍及責(zé)任表（3）,核電文檔管理75-,5.2 文檔管理流程文件質(zhì)量要求,文件質(zhì)量要求（1） 1）歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 1）文件應(yīng)保證字跡清楚，圖樣清晰，圖面整潔，審批手續(xù)完備。對已損壞的文件應(yīng)予修裱，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

32、 2）歸檔文件一般為原件。質(zhì)量證明性文件確因特殊原因不能提供原件的，應(yīng)當(dāng)由文件產(chǎn)生或形成單位提供有效申明。其它可以收到的第一份文件作為母本文件使用的可視為原件。 3）文件的紙張、書寫、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求，需永久、長期保存的文件應(yīng)使用耐久的字跡材料書寫。,核電文檔管理76-,5.2 文檔管理流程文件質(zhì)量要求,文件質(zhì)量要求（2） 4）錄音、錄像、影像、磁介質(zhì)等特殊介質(zhì)文件應(yīng)保證載體的有效性和符合歸檔要求。 5）歸檔文件應(yīng)裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼砗徒M卷。 列入合同 關(guān)注隱蔽工程、形象進(jìn)度記錄的收集 6）竣工文件和竣工圖的編制要求應(yīng)按國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 2

33、82002）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 7）電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合核電電子文件元數(shù)據(jù)（EJ/T 12242008）有關(guān)規(guī)定，需長期保存的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤或非易失性介質(zhì)存儲。,核電文檔管理77-,5.3 文檔管理流程文件整理,文件的整理和組卷應(yīng)遵循文件內(nèi)在形成的規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系； 應(yīng)實(shí)現(xiàn)分類科學(xué)，組卷合理； 全部文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理要求，由文件形成單位實(shí)施整理和組卷。（誰形成，誰立卷） 各機(jī)構(gòu)形成的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目所有文件，例如前期文件、調(diào)試和試運(yùn)行文件、竣工驗(yàn)收文件以及生產(chǎn)運(yùn)行文件等，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容分別按項(xiàng)目的單項(xiàng)、單位工程或?qū)I(yè)進(jìn)行

34、系統(tǒng)地整理和組卷。,核電文檔管理78-,5.4 文檔管理流程文件歸檔,1、實(shí)時歸檔 除受委托進(jìn)行檔案匯總整理外，各專業(yè)分包商應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個月內(nèi)將文件經(jīng)系統(tǒng)、規(guī)范整理、組卷和編目后，依次由竣工文件的編制方、監(jiān)理部門、總包商、業(yè)主對文件質(zhì)量和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或四方會審，對發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行關(guān)閉并經(jīng)總包商簽署確認(rèn)后向業(yè)主文檔管理部門移交。 2、階段歸檔 根據(jù)核電基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過驗(yàn)收后歸檔。有遺留尾項(xiàng)的工程應(yīng)在其完成后將其文件統(tǒng)一整理和組卷和歸檔。,核電文檔管理79-,5.5 文檔管理流程文件保管,三分開制度 檔案庫房應(yīng)與辦公室和閱覽室

35、實(shí)行“三分開”制度，并配置必要的設(shè)備為確保檔案的安全保管，最大限度地延長檔案的壽命。 九防 防火、防盜、防塵、防水、防潮、防強(qiáng)光、防蟲鼠、防高溫、防有害氣體。 嚴(yán)禁在危房和不安全的環(huán)境中保管檔案。 適宜的溫濕度 紙質(zhì)檔案庫房溫度為1424，相對濕度為4560； 特殊介質(zhì)庫房溫度為1321，相對濕度為3050。 庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，保持清潔、衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃。,核電文檔管理80-,5.6 重要文件簡介系統(tǒng)設(shè)計(jì)手冊,1、系統(tǒng)設(shè)計(jì)手冊（SDF/SDM）簡介 SDF是設(shè)計(jì)院向業(yè)主提供的一種重要的功能性文件。核電站的每一個系統(tǒng)都有其單獨(dú)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)手冊，它提供每個系統(tǒng)的功能、部件特性、系統(tǒng)控制和運(yùn)行原理等多

36、方面的信息，幾乎匯集了工程詳細(xì)設(shè)計(jì)、安裝、調(diào)試乃至生產(chǎn)運(yùn)行和維修等不可缺少的全部基礎(chǔ)資料。,核電文檔管理81-,5.6 重要文件簡介系統(tǒng)設(shè)計(jì)手冊,2、系統(tǒng)設(shè)計(jì)手冊（SDF/SDM）的編制 系統(tǒng)設(shè)計(jì)手冊都是按系統(tǒng)編制的，每個系統(tǒng)分為十多個章節(jié)，每個章節(jié)的內(nèi)容都是固定的。 當(dāng)某些章節(jié)不適用或沒有用時，這些章節(jié)在目錄中標(biāo)明不適用“NA”。 SDF的內(nèi)容不是一次編制完成的，而是分階段編制與提交的，一般分為3個階段： 第一階段，主要介紹系統(tǒng)的功能特性和機(jī)械特性； 第二階段，在供應(yīng)商反饋數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)設(shè)計(jì)手冊包含儀控?cái)?shù)據(jù)和及尺寸信息； 第三階段，系統(tǒng)設(shè)計(jì)手冊在現(xiàn)場試驗(yàn)反饋的基礎(chǔ)上升版，以作為運(yùn)行人員使用的基

37、準(zhǔn)功能文件。,核電文檔管理82-,5.6 重要文件簡介設(shè)計(jì)變更文件,1、澄清單/澄清要求（CR） CR是業(yè)主或施工承包商對施工文件中某些不清楚或不完整的地方提出的澄清要求，不管其是否已經(jīng)宣布For Use。 一般由業(yè)主自行答復(fù)，有時也需要設(shè)計(jì)方答復(fù)，但要業(yè)主批準(zhǔn)。,核電文檔管理83-,5.6 重要文件簡介設(shè)計(jì)變更文件,2、現(xiàn)場變更申請（FCR） FCR是承包商發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場施工問題需要修改已宣布For Use的施工文件而提出的現(xiàn)場變更申請，承包商需要對修改的問題提供初步方案。 一般由設(shè)計(jì)方答復(fù)，業(yè)主批準(zhǔn)。 同意的FCR由承包商在現(xiàn)場執(zhí)行，執(zhí)行完畢后由承包商將FCR納入現(xiàn)場母本文件并簽字關(guān)閉。 不同意

38、的FCR應(yīng)取消或由承包商發(fā)出新的FCR。,核電文檔管理84-,5.6 重要文件簡介設(shè)計(jì)變更文件,3、設(shè)計(jì)變更通知（DEN） DEN是設(shè)計(jì)方根據(jù)工程情況修改已宣布Work Ready的設(shè)計(jì)文件時發(fā)出的設(shè)計(jì)變更通知。 DEN由業(yè)主批準(zhǔn)。 承包商執(zhí)行完畢后將DEN納入現(xiàn)場母本文件并簽字關(guān)閉。,核電文檔管理85-,5.6 重要文件簡介設(shè)計(jì)變更文件,4、文件管理要求 設(shè)計(jì)變更文件包括CR、FCR、DEN，每種文件均有固定的模板、固定的編碼規(guī)則，并且都要在文件上注明受影響的施工文件編碼、名稱和版本。 關(guān)閉后的設(shè)計(jì)變更文件應(yīng)注明分發(fā)信息，連同相關(guān)附件，提交業(yè)主文檔部門分發(fā)到所有受影響的單位和部門。 設(shè)計(jì)變更

39、文件的管理：電子系統(tǒng)中要做到變更文件與施工圖的鏈接；紙質(zhì)文件按照變更文件編號保存。,核電文檔管理86-,5.6 重要文件簡介不符合項(xiàng)報(bào)告,1、不符合項(xiàng)報(bào)告（NCR） 不符合項(xiàng)處理過程中，與其相關(guān)的文件都必須作為該不符合項(xiàng)報(bào)告的附件，與不符合項(xiàng)本身構(gòu)成不符合項(xiàng)報(bào)告“文件包”，在每份附件中至少應(yīng)注明相關(guān)不符合項(xiàng)的名稱及編號。不符合報(bào)告文件包將作為不符合項(xiàng)記錄，納入竣工文件。,核電文檔管理87-,5.6 重要文件簡介不符合項(xiàng)報(bào)告,2、NCR的分類 設(shè)備制造、設(shè)備運(yùn)輸和倉儲、土建、安裝、調(diào)試期間都會有不符合項(xiàng)產(chǎn)生。 對已關(guān)閉的不符合項(xiàng)，其有關(guān)記錄和文件，由產(chǎn)生不符合項(xiàng)的單位或部門及時整理與保管，待物項(xiàng)

40、竣工后，將原件納入相應(yīng)的完工文件提交歸檔。,核電文檔管理88-,5.6 重要文件簡介設(shè)備制造完工報(bào)告,1、設(shè)備制造完工報(bào)告（EOMR）的主要內(nèi)容 設(shè)備制造過程中的所有質(zhì)量證明文件，內(nèi)容可包括：設(shè)備/部件材料清單、質(zhì)量證明書、合格證、質(zhì)量計(jì)劃及其相關(guān)記錄、不符合項(xiàng)報(bào)告及附件、各種試驗(yàn)報(bào)告和記錄等。 2、EOMR的管理 每份EOMR應(yīng)有固定的封面、目錄格式，編碼規(guī)范。 設(shè)備監(jiān)造人員要實(shí)施文件控制和驗(yàn)收，重要設(shè)備的出廠驗(yàn)收要求文檔部門參加。 組成EOMR的文件和記錄要求為原件。 EOMR經(jīng)設(shè)備采購部門和文檔部門的審核通過后方可提交歸檔。,核電文檔管理89-,5.6 重要文件簡介設(shè)備運(yùn)行維修手冊,1、

41、設(shè)備運(yùn)行維修手冊（EOMM）的主要內(nèi)容 包含了設(shè)備運(yùn)行和維修所必要的信息，內(nèi)容可包括：設(shè)備總體描述、設(shè)備一般數(shù)據(jù)、設(shè)備詳細(xì)結(jié)構(gòu)、安裝要求、正常和事故工況下的運(yùn)行細(xì)則、易損備件清單、專用工具、維修細(xì)則、一整套圖紙和文件。 2、EOMM的管理 每份EOMM應(yīng)有固定的封面、目錄格式，編碼規(guī)范。 設(shè)備監(jiān)造人員要實(shí)施文件控制和驗(yàn)收。 EOMM經(jīng)設(shè)備采購部門和文檔部門的審核通過后方可提交歸檔。,核電文檔管理90-,5.6 重要文件簡介安裝竣工狀態(tài)報(bào)告,1、安裝竣工狀態(tài)報(bào)告（EESR）的主要內(nèi)容 是安裝活動和調(diào)試活動的接口文件，覆蓋了安裝承包商執(zhí)行的所有現(xiàn)場活動，是以系統(tǒng)來編制的。 每個EESR按下述三個階

42、段來處理： 第一階段：部分EESR（按機(jī)組、系統(tǒng)或子系統(tǒng)），分為部分EESR描述、部分EESR文檔； 第二階段：最終EESR（按機(jī)組、系統(tǒng)），分為最終EESR描述、最終EESR文檔； 第三階段：附加EESR（是在最終EESR簽字后執(zhí)行了修改或附加工作后發(fā)布的文件包） 另外還有綜合EESR文檔，與單個EESR無關(guān)的文件，如焊接資料包、役前檢查報(bào)告、通用文件、設(shè)計(jì)變更文件等。,核電文檔管理91-,5.6 重要文件簡介安裝竣工狀態(tài)報(bào)告,2、EESR的管理 每份EESR應(yīng)有固定的封面、目錄格式，編碼規(guī)范。 EESR的編制、發(fā)布、升版、聯(lián)檢、歸檔有規(guī)范的流程。 EESR經(jīng)工程管理部門和文檔部門的審核通過

43、后方可提交歸檔。 土建竣工狀態(tài)報(bào)告（ECSR）的流程、管理要求同EESR。,核電文檔管理92-,5.6 重要文件簡介交工資料,1、范圍 交工資料是工程土建、安裝過程中形成的與工程實(shí)體一致的施工文件，包括施工管理文件、原材料質(zhì)保文件、質(zhì)量控制文件、質(zhì)量驗(yàn)收文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等文件材料。 2、管理 由業(yè)務(wù)歸口部門組織，監(jiān)理單位審核，承包單位進(jìn)行整理組卷，與工程實(shí)體同步移交。交工資料按照子項(xiàng)設(shè)置類目，土建工程按照單位工程、子單位工程和專業(yè)、安裝工程按照系統(tǒng)、子系統(tǒng)和專業(yè)，以質(zhì)量計(jì)劃為線條，分別進(jìn)行文件的收集整理和組卷。原材料質(zhì)保文件、通用管理文件等綜合文件，組成共用卷。,核電文檔管理93-,5.6 重要文件簡介交工資料,按組卷規(guī)劃編制交工資料,監(jiān)理/總包商和業(yè)主審核,按程序編寫組卷規(guī)劃,組卷模式 (1)施工單位組卷 (2)監(jiān)理單位審核 (3)業(yè)主聯(lián)合審查 (4)文檔部門接收,職責(zé)分工 (1)施工單位負(fù)責(zé)組織自查 (2)監(jiān)理單位負(fù)責(zé)組織預(yù)驗(yàn)收 (3)業(yè)主負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，對文件內(nèi)