制作Word“智能函頭”公文模板

1、制作word“智能函頭”公文模板word雖然自帶了一些公文模板，但還是沒有自己量身定制的好。國家行政機關(guān)公文格式（gb/t97041999）標準對行政公文的格式有著具體的要求，大家可以參照gb/t97041999標準，自己制作行政公文模板。筆者在這里主要談如何制作“智能函頭”公文模板。什么叫“智能函頭”呢？是這樣的，制作word公文模板時，將“省縣局”的紅頭、紅線等也制上去，這樣不但便于正文排版定位，而且這樣的公文在電腦中顯得十分美觀。可是打印怎么辦呢？因為公文函頭紙一般都是在印刷廠批量印制的，如果打印機內(nèi)放進去的是函頭紙，再將公文函頭也打印出來就畫蛇添足了。我所說的“智能”就是在這里，這種模

2、板，公文函頭能夠在電腦上顯示出來，便于公文排版定位，也比較美觀，打印的時候，如果放進去的是白紙，只要你愿意，可以讓它將函頭一并打印出來，如果你放進打印機內(nèi)的是函頭紙，你不必刪除文檔中的函頭，也能讓它只打印正文，不重復打印函頭。實現(xiàn)的步驟也比較簡單，先按照國家行政機關(guān)公文格式（gb/t97041999）標準或者是單位已經(jīng)印刷好的公文函頭制作一個word文檔。文檔的基本設(shè)置建議大家參考一下如下標準：a4頁面，頁邊距上下左右分別為3.7厘米、3.5厘米、2.8厘米、2.6厘米。頁眉、頁腳分別為1.5厘米、2.8厘米。正文字體為仿宋3號，標題為小標宋2號，行間距設(shè)固定值28磅。這樣可以滿足國家行政公文

3、每頁22行、每行28字，以及其它一些細節(jié)上的基本要求，也便于下一步的函頭制作設(shè)計。需要注意的是，文檔中的紅函頭不要直接輸入，而是用菜單“插入文本框”來輸入，在正文中的位置一般是在第三四行的位置，然后將字體、字號、顏色按gb/t97041999標準調(diào)整好。函頭字體采用“方正小標宋簡體”并加粗為宜，字體顏色當然選紅色，字號用“初號”，當然，這樣一行肯定會排不下，請酌情設(shè)置字體“縮放”比例，直到剛好占滿一排為止。以14個字函頭為例，字體“縮放”值為71%就能剛好占滿一排。紅橫線請使用word繪圖工具制作，畫一條長約15.6厘米橫線（頁寬減左右頁距），位置是在第六七行之間，單擊右鍵設(shè)置格式，顏色當然選紅色，粗細選2.27磅為宜（圖一）。以上函頭、紅橫線的設(shè)置是以常用的“正式公文”為例，另外還有“上報公文”、“信函式公文”等不同函頭式樣的公文，要求不一，請大家對照標準參照以上步驟分別制作。請選擇菜單“工具/選項/打印”，然后設(shè)置“打印文檔的附加信息”，其中有一個“圖形對象”選項，默認方式是被選中的（圖二），也就是說你剛才制作的函頭將會與正文內(nèi)容一并打印出來，如果你不選中它，那么它只會在電腦里顯示，不會被