秘書實務第四章 商務文書運轉管理

1、第四章第四章 商務文書運轉管理商務文書運轉管理 第一節(jié) 商務文書工作特性與原則 第二節(jié) 商務文書辦理程序 第三節(jié) 商務文書管理 第四節(jié) 商務電子文件的運轉處理 一、商務文書工作特性一、商務文書工作特性 第一節(jié)第一節(jié) 商務文書工作特性與原則商務文書工作特性與原則 紀實性紀實性 時效性時效性 規(guī)范性規(guī)范性 事務性事務性 二、商務文書工作原則二、商務文書工作原則 準確準確 及時及時 安全安全 統(tǒng)一統(tǒng)一 簡便簡便 1.發(fā)文要少而精，不要事事都 發(fā)文 2.公文運轉處理程序的環(huán)節(jié) 要力求精簡 3.處理文件要方便工作 4.文書管理要便于使用 第二節(jié)第二節(jié) 商務文書辦理程序商務文書辦理程序 發(fā)文 收文 草擬審

2、核簽發(fā)復核 繕印校對用印 登記 封發(fā) 立 卷 歸 檔 注辦催辦 承辦批辦擬辦傳閱 分發(fā)登記拆封簽收 （一）簽收（一）簽收 1.簽收的程序簽收的程序 清點 檢查 簽字 一、收文辦理一、收文辦理 來函 簽收 檢查簽字 送文登記簿送文登記簿 序號 發(fā)文 時間 封套 號 發(fā)文 機關 收件 類型 簽收 人 簽收 時間 備注 第 頁 2.注意事項注意事項 態(tài)度要認真 操作要耐心 1.由誰拆封由誰拆封 2.如何拆封如何拆封 3.注意事項注意事項 Add Your Title （1）拆封應保持原封的完好，不要損壞封內(nèi)的文 件或信紙 （2）要把封內(nèi)文件取凈，清點準確，如發(fā)現(xiàn)空封 應及時與發(fā)文單位聯(lián)系，查明原因

3、（3）拆封后發(fā)現(xiàn)內(nèi)裝是絕密文件，應嚴格執(zhí)行保 密規(guī)定 （二）拆封（二）拆封 （4）逐封核對來文 （5）拆封后的文件要單獨存放 （6）必要時把原封定在文件后面，一并處 理，以便日后查閱 （7）拆封后的空封筒可集中存放一段時間， 以便一旦發(fā)現(xiàn)錯誤及時核對查詢 1.登記的作用登記的作用 2.登記的形式登記的形式 3.登記形式的選擇登記形式的選擇 （三）登記（三）登記 賬 簿 式 登 記 卡 片 式 登 記 聯(lián) 單 式 登 記 1.那些文件要分發(fā)那些文件要分發(fā) 2.注意事項注意事項 （四）（四） 分發(fā)分發(fā) 1 分發(fā) 要 及時、 準確 2 履行 分發(fā) 登記 手續(xù) 3 按 分發(fā) 范圍 分發(fā) 4 分發(fā)要 主

4、次 分明、 手續(xù) 齊全 1.傳閱程序 確定傳閱對象 選擇傳閱方式 傳遞文書 履行傳閱手續(xù) （五）傳閱（五）傳閱 2.注意事項注意事項 （六）擬辦（六）擬辦 1.擬辦范圍擬辦范圍 2.如何擬辦如何擬辦 u 認真閱讀來文 u熟悉有關政策和規(guī)定 u熟悉業(yè)務 u根據(jù)文件的內(nèi)容提出擬辦意見 u將擬辦意見填寫在“文件處理單”的 “擬辦 欄”內(nèi) 3.注意事項注意事項 擬辦意見要結合本單位情況 擬辦意見要符合文件要求、切實可行擬辦意見要符合文件要求、切實可行 擬辦意見力求準確、簡潔 1.如何批辦如何批辦 （七）批辦（七）批辦 認真閱讀文件，明確文件的基本內(nèi)容和主要認真閱讀文件，明確文件的基本內(nèi)容和主要 事項事

5、項 1 仔細斟酌批辦意見仔細斟酌批辦意見 2 迅速批示迅速批示 3 簽署姓名簽署姓名 4 及時退交擬辦部門及時退交擬辦部門 5 2.注意事項注意事項 n要提出明確的處理原則和辦法 n住處貫徹上級來問的主要措施；批示承辦的原 則意見；屁事傳閱、傳達的范圍與時限；表明 對擬辦意見的態(tài)度，決不能模棱兩可，使承辦 人難以明確理解領導意見，無所適從。 n承辦部門要準確，一面責任不清，影響辦文效 率 n批辦工作要及時、不要拖延，防止文件積壓 1.承辦任務承辦任務 p對政策性文件進行傳達 p研究批辦意見，結合本部門的實際情況， 貫徹落實文件精神 p回復文件 p轉發(fā)和批轉文件 p填寫處理結果 （八）承辦（八）

6、承辦 2.承辦時限承辦時限 工作行為工作行為承辦時限承辦時限 回復信件回復信件收到信件后收到信件后2個工作日內(nèi)發(fā)出；緊急信個工作日內(nèi)發(fā)出；緊急信 件應該在接到信件后當天發(fā)出件應該在接到信件后當天發(fā)出 回復電子郵件回復電子郵件收到郵件后收到郵件后12小時內(nèi)發(fā)出；緊急電子小時內(nèi)發(fā)出；緊急電子 郵件立即發(fā)送郵件立即發(fā)送 處理投訴處理投訴收到后立即處理；在收到投訴信收到后立即處理；在收到投訴信24小小 時內(nèi)發(fā)出回函時內(nèi)發(fā)出回函 文書的具體辦理文書的具體辦理一般文件，一般文件，37天辦完；緊急文件當日天辦完；緊急文件當日 或當時辦理或當時辦理 文書的具體辦法文書的具體辦法當日完成，周末清理，不積壓當日完

7、成，周末清理，不積壓 復印復印一般文書一般文書24小時內(nèi)提交；緊急文件在小時內(nèi)提交；緊急文件在 收到收到3小時內(nèi)提交小時內(nèi)提交 3.承辦程序承辦程序 1.了解了解 文書內(nèi)容文書內(nèi)容 2.研究研究 批辦意見批辦意見 3.具體辦理具體辦理 4.注意事項注意事項 （1）認真領會批示精神，按照領導意圖辦 理復文 （2）遵照文件精神、有關規(guī)定或慣例辦理 （3）來文內(nèi)容若涉及以前的收文，要查到 或調(diào)閱有關文件作為承辦復文的參考 （4）區(qū)分輕重緩急 （5）做到件件有著落，事事有回音 1.哪些文書要催辦哪些文書要催辦 2.催辦的形式催辦的形式 （九）催辦（九）催辦 電 話 催 辦 信 函 催 辦 催 辦 卡

8、（單） 催 辦 登 門 催 辦 會 議 催 辦 3.注意事項注意事項 遵守催辦 制度， 按章辦事 緊急文書 跟蹤催辦， 重要文書 重點催辦， 一般文書 定期催辦 催辦中發(fā) 現(xiàn)問題要 及時匯報 填寫收文 催辦記錄 單 1 2 34 （十）注辦（十）注辦 注辦是在文件處理單上簡要注明文書辦理 情況和結果。 收文承辦后，注明是都已經(jīng)辦復、復文字 號、日期。通過電話或口頭答復的，注明 答復情況，簽上承辦人的姓名。無需答復 的或傳閱的文件，注明“已閱”，簽注閱 知的日期。 發(fā)文辦理程序是指 根據(jù)工作的需要形成的向外發(fā)出文件的整 個運行過程，是商務秘書日常文書處理的 重要組成部分 包括： 草擬、審核、簽發(fā)

9、、復核、注冊、繕印、 校對、用印、登記、封發(fā) 二、發(fā)文辦理 1.如何草擬如何草擬 （一）草擬（一）草擬 明確寫作意圖 選擇正確的文種 按寫作要求草擬文件 擬定主題詞 正確地反映客觀實際情況 確實體現(xiàn)發(fā)文意圖 內(nèi)容符合有關政策、規(guī)定 文字簡明，觀點明確，條理清楚，標點準確 文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準確，日期 寫具體的年、月、日 文稿中涉及的計量單位要使用國家法定的標準計 量單位 文稿中的數(shù)字一般使用阿拉伯數(shù)字，成文日期、 部分結構層次的序數(shù)使用漢字 2.注意事項注意事項 1.如何審核如何審核 （二）審核（二）審核 看是否需要行文 看文稿內(nèi)容 看文字表述 看文件體式 看文件處理程序 看有關

10、部門和單位是否會簽同意 2.注意事項注意事項 1.審核中發(fā)現(xiàn) 問題要及時解決， 2.屬于原則性或具體 業(yè)務問題，要提出意見 退辦部門修改 3.屬于文字表述上的問題， 可修改后請承辦人閱知 4.書寫不工整或改動 過多的文稿，應重新 謄寫 1.如何簽發(fā)如何簽發(fā) 審閱文件 對文件的內(nèi)容和文字審閱修改 確定文件可否發(fā)出 審批同意發(fā)出時，在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)寫上 “發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，簽署全名， 注明年、月、日 （三）簽發(fā)（三）簽發(fā) 2.注意事項注意事項 在職權范圍內(nèi)簽發(fā)，不 可越級簽發(fā) 簽發(fā)文件態(tài)度要明朗 意見明確、簡練 復核的重點 （四）復核（四）復核 看文稿的審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 看

11、附件材料是否齊全，注意附件的份數(shù)、 頁數(shù)書否符合正文的要求，內(nèi)容是否完整 看格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 （五）注冊（五）注冊 （六）繕?。┛樣?排版要規(guī)整 用紙要符合規(guī)格 避免末頁無正文 1.如何繕印如何繕印 2.如何排版如何排版 字體字號要適當 3.注意事項注意事項 以前發(fā)文稿為依據(jù)，忠于原稿 嚴肅認真，細致準確，清晰規(guī)范，確保質(zhì)量 繕印的文件要符合格式要求，設計美觀，頁面整潔 注意保密 （七）校對（七）校對 1.如何校對如何校對 對清樣上的錯字、漏字、多字進行校訂，同 時規(guī)范字體字號 檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫， 行、字距離是否勻稱，版面是否美觀 核對引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計算單位

12、、 專業(yè)術語是否有誤 依據(jù)定稿檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有 無需調(diào)整和改版之處 將繕印件與原稿對照 2.注意事項注意事項 1.校對要以原稿為依據(jù) 2.校對要認真仔細 3.校對文稿時要正確使用校對符號 4.校對一般有一校、二校、三校。文稿不長，一校、 二校即可；文稿較長或很重要，校對的次數(shù)相對要 多一些。重要文稿還應將校對后的清樣送領導審閱、 修改 5.將繕印件與原稿對照 （八）用?。ò耍┯糜?1.如何蓋印如何蓋印 核對文件簽發(fā)手續(xù)是否完備 檢查所要用的印章是否與制發(fā)文件的單位 或部門一致 按規(guī)定用印 如果是代用章，用印后應注明“代章”二 字 辦理用印登記手續(xù) 2.注意事項注意事項 防止將印章

13、蓋在空白紙上 用印文件份數(shù)要與原稿要求相符 保管者不得托他人代蓋印章，印章不得 隨意帶出辦公室，更不得交他人拿走使 用 蓋印要領：握法標準，印泥適度，用力 均勻，落印平穩(wěn) 用印要注意印泥均勻適度 重要文件如合同書等應在蓋好公章后加蓋 騎縫章 使用印章應嚴格審核，小心驗證。既不能 隨心所欲濫用，也不能用印謀私，或者有 意刁難需要蓋印的人，損害企業(yè)的根本利 益 （九）登記 登記的具體項目登記的具體項目 序號序號 日期日期 發(fā)文號發(fā)文號 密級密級文件標題文件標題 發(fā)往機關發(fā)往機關 份數(shù)份數(shù) 備注備注 （十）封發(fā)（十）封發(fā) 1.封發(fā)的基本操作程序和規(guī)則封發(fā)的基本操作程序和規(guī)則 核對文件的印數(shù)和封發(fā)份數(shù)

14、是否相符合， 查看文件是否有漏蓋印章的情況 根據(jù)主送和抄送的要求分別裝封 準確地填寫封套封面，有的需要加蓋密級、 急件印戳 核對封面與裝入的文件及份數(shù)是否一致 密件要加蓋騎縫印章 填寫發(fā)文登記簿 登記完畢后送交發(fā)送部門，雙方當面按 “發(fā)文登記簿”各欄點清、簽名 封發(fā)的文書要折疊整齊 文件袋封口要貼實 文書封裝后要及時發(fā)送 文書的封發(fā)要準確周密、避免差錯 文書封發(fā)要安全可靠，確保機密 利用計算機或傳真機傳輸機密文書須采用加 密裝置 絕密文書不得利用計算機或傳真機發(fā)送 2.注意事項注意事項 第三節(jié)第三節(jié) 商務文書管理商務文書管理 一、商務文書管理的原則一、商務文書管理的原則 統(tǒng) 一 管 理 統(tǒng) 一

15、 制 度 統(tǒng)一處理渠道 二、商務文書運轉終結處理二、商務文書運轉終結處理 （一）商務文書的收集（一）商務文書的收集 （二）商務文書的清退（二）商務文書的清退 1.什么是清退什么是清退 清退就是將辦理完的留在各個工作人員手 中的文件按規(guī)定收回來 1.平時收集 3.重點收集 2. 主 動 收 集 2.清退的步驟清退的步驟 1.通知清退清點核對 清退交接 （三）商務文書的保存（三）商務文書的保存 1.商務文書的保存方法商務文書的保存方法 2.商務文書的保存要求商務文書的保存要求 存放文件的柜、抽屜等設備應堅固耐用，存放文 件的地點應安全、合理 秘密文件必須存放在有數(shù)字密碼鎖等保密設施的 文件柜里 平

16、時使用完畢的秘密文件，不能隨手放，應及時 放進文件柜內(nèi)并加鎖 應經(jīng)常檢查保密設施 對文件夾或文件盒中的文件應定期整理，隨時調(diào) 整置放錯位的文件 （四）商務文書的銷毀（四）商務文書的銷毀 銷毀銷毀是指對運轉處理完畢且無保存價值 的文書進行焚毀 1.哪些文書可以銷毀哪些文書可以銷毀 不須歸檔的各類文書、平時請退回來的 重份文件、無保存價值的其他文獻資料、 上級單位授權銷毀的材料、翻印復印的上 級文件、訂閱的內(nèi)部發(fā)行的材料與刊物等 2.銷毀要求銷毀要求 1.按上級規(guī)定的銷毀權限和范圍銷毀，凡屬 銷毀范圍的文件，文書管理部門和個人不 得以任何借口截留不毀 2.履行銷毀審批手續(xù) 3.銷毀文件應登記造冊

17、4.嚴禁向物資回收部門出售內(nèi)部文件和資料、 刊物等 三、商務文書的利用三、商務文書的利用 （一）商務文書利用的原則（一）商務文書利用的原則 （二）商務文書利用的方式（二）商務文書利用的方式 1.借閱借閱 借閱的文件應屬于利用人有權閱讀的范圍之內(nèi) 借閱文件應履行借閱登記手續(xù) 文件提供要迅速、準確，不要將利用后的文件 亂堆亂放 1.兼顧保密與方便 2.既堅持原則又機動靈活 3 2 1 閱文室閱文室 分類保管分類保管 文件文件 提供利用提供利用 區(qū)別對象區(qū)別對象 Your Text 由專人負責由專人負責 4 管理人員同意及管理人員同意及 有關領導批準有關領導批準 摘錄文件內(nèi)摘錄文件內(nèi) 容必須征得容必

18、須征得 2.閱文室閱文閱文室閱文 3.文件的傳閱和傳達文件的傳閱和傳達 4.文件的復印和匯編文件的復印和匯編 四、商務文書運轉全過程的管理四、商務文書運轉全過程的管理 （二）建立健全各項管理制度（二）建立健全各項管理制度 （一）文書運轉處理中的質(zhì)量控制（一）文書運轉處理中的質(zhì)量控制 收發(fā)文登記制度收發(fā)文登記制度 閱文制度 保密制度 傳閱制度 （三）商務文書管理中的安全保密（三）商務文書管理中的安全保密 紙質(zhì) 文件 的 安全 保密 電子文件的保密 五、印、信的管理五、印、信的管理 （一）印章管理（一）印章管理 1.印章的制發(fā)印章的制發(fā) 印章刻制要嚴格按照國家規(guī)定，有上級批 準的正式公文，到公安部

19、門登記，公安指 定刻字單位刻制 2.印章的啟用印章的啟用 4.印章的保管印章的保管 使用范圍 3.印章的使用印章的使用 使用印章 印章必須專人保管印章必須專人保管 印章保管必須安全可靠印章保管必須安全可靠 5.印章的交接印章的交接 （二）介紹信管理（二）介紹信管理 1.介紹信的格式介紹信的格式 2.介紹信的使用和管理介紹信的使用和管理 要指定專人安全保管 要履行審批手續(xù) 必須認真填寫清楚 必須用印 嚴禁開出空白介紹信，嚴禁使用介紹信辦 私事 一、電子文件的特性一、電子文件的特性 數(shù)字化的信息形態(tài) 非識讀性 對電子技術和設備的依賴性 信息的可變性 信息與載體的可分離性 載體的不穩(wěn)定性 電子文件的

20、可共享性 多種信息媒體的集成性 第四節(jié)第四節(jié) 商務電子文件的運轉處理商務電子文件的運轉處理 二、電子文件的種類二、電子文件的種類 （一）按電子文件的數(shù)據(jù)格式分類（一）按電子文件的數(shù)據(jù)格式分類 2. 數(shù)據(jù) 文件 1. 文本 文件 3.圖像文件 5. 音頻 文件 6.視頻 文件 7.命令文件 （三）按文件的生成方式分類（三）按文件的生成方式分類 計算機系統(tǒng)中直接生成的原始文件 將紙質(zhì)載體或其他載體文件重新錄入生成的 轉換文件 （二）按電子文件的功能分類（二）按電子文件的功能分類 主文件 支持性文件 輔助性、 工具性文件 三、電子文件的處理 （一）電子文件的制作（一）電子文件的制作 （二）電子文件的傳遞（二）電子文件的傳遞 1.傳遞方式傳遞方式 網(wǎng)路傳遞 媒介傳遞 運轉