市煙草商業(yè)公文處理實(shí)施辦法

1、煙草商業(yè)公文處理實(shí)施辦法（征求意見稿）第一章 總則第一條 為促進(jìn)全市煙草商業(yè)公文處理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化， 加強(qiáng)公文處理工作的管理， 依據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 和河南 省煙草行業(yè)公文處理實(shí)施辦法 ，特制訂本管理辦法。第二條 公文處理包括公文起草、 簽發(fā)、編號(hào)、印發(fā)和外來公文的收 受、傳閱、處理等工作。第三條 本辦法適用于駐馬店市局（公司）機(jī)關(guān)和各直屬單位。第二章 公文種類第四條 全市煙草行業(yè)常用的公文種類主要有：（一）決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排， 獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員， 變 更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的

2、事項(xiàng)。（三）通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬單位的公文， 傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（四）通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（五）報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（六）請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（七）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。（八）意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 可用于上行文、 下行文和平 行文。作為上行文， 應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理， 上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì) 下級(jí)單位報(bào)送的意見作出處理或給予答復(fù)。 作為下行文， 文中對(duì)貫徹執(zhí)行 有明確要求的， 下級(jí)單位應(yīng)遵

3、照?qǐng)?zhí)行； 無明確要求的， 下級(jí)單位可參照?qǐng)?zhí) 行。作為平行文，提出的意見供對(duì)方參考。（九）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作， 詢問和答復(fù)問題， 請(qǐng)求批準(zhǔn)和答 復(fù)審批事項(xiàng)。函與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效 力。（十）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、 傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)， 要求與會(huì)單位和有關(guān)部門共 同遵守和執(zhí)行。第三章 公文格式第五條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、 緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、 發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、 印章、 附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國(guó)家和行業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限， 二者并 排，之

4、間用“”隔開，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序 號(hào)。凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的秘密事項(xiàng) , 其保密期限按照絕密級(jí)事 項(xiàng) 30年, 機(jī)密級(jí)事項(xiàng) 20年, 秘密級(jí)事項(xiàng) 10 年認(rèn)定。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急” 、“急件”。其中 電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提” 、“特急”、“加急”、“平急”。（三）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱； 與同級(jí)的行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、 年份、序號(hào)。發(fā)文字號(hào)中的年份 , 序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí) ,年份應(yīng)標(biāo)全稱 , 用六角號(hào)括入 . 與同級(jí)的行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字

5、號(hào)。（五）上行文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)注明簽發(fā)人、 會(huì)簽人姓名。 聯(lián)合上 報(bào)的公文 , 主辦單位簽發(fā)人姓名排列在前 , 其他機(jī)關(guān)簽發(fā)人姓名在主辦機(jī) 關(guān)簽發(fā)人之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次排列。 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系 人的姓名和電話。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類， 一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。 公文標(biāo)題中除法規(guī)、 規(guī)章名稱加書名號(hào)外， 一般 不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）主送單位指公文的主要受理單位， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn) 稱、統(tǒng)稱。（八）公文如有附件， 應(yīng)當(dāng)在正文之后 , 成文日期之前 ,注明附件順序 和名稱。附件序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字 ,附件名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào) . 轉(zhuǎn)發(fā), 印發(fā),

6、批轉(zhuǎn), 發(fā)布的公文 , 不作為附件標(biāo)注 .（九）公文除“會(huì)議紀(jì)要” 和以電報(bào)形式發(fā)出的以外， 應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 聯(lián)合上報(bào)的公文， 由主辦單位加蓋印章； 聯(lián)合下發(fā)的公文， 發(fā)文單位都應(yīng) 當(dāng)加蓋印章。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí) , 應(yīng)當(dāng)調(diào)整行距 , 字距, 務(wù)使印章與正文同出一面 , 不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文的”的方法。（十）成文日期以單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 聯(lián)合行文以最后簽發(fā) 機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 成文日期以漢字標(biāo)明 完整的年，月，日，其中的零應(yīng)寫為“O”。（十一）公文如有附注 （需要說明的其他事項(xiàng)） ，應(yīng)當(dāng)加圓括號(hào)標(biāo)注。 附注的位置在成文日期和印章的

7、下一行 , 版記之上。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。 上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。一個(gè)文件標(biāo)引的主題詞不得超過 5 個(gè)詞組。（十三）抄送單位指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（十四）分送用于需要了解公文內(nèi)容的本單位領(lǐng)導(dǎo)和部門。（ 十五 ） 文字從左至右橫寫、橫排。公文標(biāo)題用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字 , 正文用 3 號(hào)仿宋體字。第六條公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm 297mr）,每頁22 行,每行 28字, 左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第四章 行文規(guī)則第七條 行文應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容正確使用煙草專賣局文件和煙草公司文 件。涉

8、及行政管理的公文 , 一般以煙草專賣局的名義行文 , 涉及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)內(nèi) 容的公文 , 一般以煙草公司名義行文。第八條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng) 示和報(bào)告。公文應(yīng)逐級(jí)上報(bào)或下達(dá) , 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求或工作需要 ,確需越級(jí)上 報(bào)或下達(dá)的事項(xiàng) ,要同時(shí)抄送發(fā)文或收文單位的上級(jí)機(jī)關(guān) . 重要的下行文 , 應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。第九條 各單位依據(jù)自身職權(quán) ,可以與其他政府部門相互行文。 確需 向下一級(jí)政府商洽工作、詢問和答復(fù)問題、只能以函的形式 , 即區(qū)別于文 件格式的信函格式行文。第十條 各單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對(duì)外正式行文。市、縣 局的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)可以就與本部門業(yè)務(wù)密切相關(guān)

9、的具體事項(xiàng) , 向下級(jí)單位的相 關(guān)部門行文 , 不得向下級(jí)單位行文。第十一條 “請(qǐng)示” 應(yīng)當(dāng)一文一事； 一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)， 需要同 時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十二條 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)和需要直接報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的絕密事項(xiàng)以及少數(shù)特別晉級(jí)的涉外事項(xiàng) , 重大突發(fā)事件外， 不得以單位名義或單位負(fù)責(zé)人的名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送 “請(qǐng)示”、“意 見”和“報(bào)告”。也不得將需要審批的公文以內(nèi)部簽報(bào) , 白頭信函等形式代 替需要上級(jí)機(jī)關(guān)審批的公文報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)和上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。第十三條 發(fā)文要堅(jiān)持少而精的原則。 凡是不行文能解決問題的不

10、行文 凡是本單位有權(quán)處理的不再請(qǐng)示 , 凡是一個(gè)文件能解決的問題不行文兩次 文, 凡是能用電話 , 協(xié)商, 原件批回等方式解決的問題不發(fā)文件 , 可以用電 子公文解決的問題不發(fā)紙質(zhì)文件 .上級(jí)的公文 ,如需下級(jí)單位貫徹執(zhí)行的 ,一律翻印 （復(fù)?。┫掳l(fā),確 需本級(jí)發(fā)文的 , 必須提出切實(shí)可行的貫徹意見。凡是已經(jīng)在媒體上刊登的 公文, 一律不再轉(zhuǎn)發(fā) .第五章 公文處理發(fā)文處理第十四條 發(fā)文處理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審 核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十五條 草擬公文應(yīng)按照工作職責(zé)范圍，由主管該事項(xiàng)的部門指定 專人辦理，擬稿人要在“文件簽發(fā)箋”上“擬稿”欄簽署姓名。

11、第十六條 主辦部門負(fù)責(zé)人要對(duì)草擬的公文認(rèn)真核稿修改，審核的重 點(diǎn)是：是否符合國(guó)家法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定 ; 提出的措施辦法是否明確具體 , 切實(shí)可行 , 是否與有關(guān)部門協(xié)商一致并會(huì)簽 , 涉及到的有關(guān)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確 等。審核完畢， 在底稿上逐頁簽名， 以示閱過， 并在“文件簽發(fā)箋” 上“部 門初核意見”欄簽署意見。第十七條 公文在送達(dá)單位負(fù)責(zé)人 （或分管領(lǐng)導(dǎo)） 簽發(fā)前， 應(yīng)由辦公 室有關(guān)人員進(jìn)行文字審核 （上行文、聯(lián)合行文及平行文由辦公室主任審核， 下行文由文秘人員審核） 。審核的重點(diǎn)是 : 是否確需行文 , 行文方式是否妥 當(dāng), 是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求 ,是否經(jīng)過主辦部門負(fù)責(zé)人 核稿

12、,公文格式是否符合規(guī)定等。 對(duì)內(nèi)容作重大修改 ,須征得原擬稿部門負(fù) 責(zé)人同意.對(duì)主題不明 ,內(nèi)容紊亂,文字冗長(zhǎng),需要作較大修改的文稿 ,辦公 室應(yīng)提出修改意見 , 退回主辦部門。辦公室審核人員審核后也要在“文件 簽發(fā)箋”上“辦公室審核意見”欄中簽署意見。第十八條 以本單位名義制發(fā)的上行文， 由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作 的負(fù)責(zé)人簽發(fā)； 以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文， 由主要負(fù)責(zé)人或者 主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。第十九條 公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備， 附件材料是否齊全， 格式是否統(tǒng)一、 規(guī)范等。 復(fù)核無 誤的，辦公室進(jìn)行發(fā)文編號(hào)，編寫主題詞，并進(jìn)行登記。第二十條

13、經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文 , 在編寫發(fā)文字號(hào)并登記后 , 由 主辦部門送印和校對(duì)。 公文印制由辦公室打字室負(fù)責(zé)。 各部門主辦人員要 將發(fā)文底稿留在辦公室存檔，底稿不得再借用、修改。第二十一條 公文印制完畢后，辦公室印章管理人員進(jìn)行登記、 蓋章， 然后由主辦部門進(jìn)行公文發(fā)放。 公文發(fā)放必須實(shí)行信件郵寄， 不得讓人捎 帶，以防文件丟失。收文處理第二十二條 收文處理指對(duì)收到公文的辦理過程， 包括簽收、登記、 審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十三條 各單位收文由辦公室統(tǒng)一辦理， 所有公文需經(jīng)辦公室收 集處理。其他部門在特殊情況下收到的公文 , 也應(yīng)及時(shí)送交辦公室處理。第二十四條收到下級(jí)單位上報(bào)、

14、 需要辦理的公文， 辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。 審核的重點(diǎn)是： 是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理； 是否符合行文規(guī)則； 內(nèi)容 是否符合國(guó)家法律、 法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定； 涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事 項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 對(duì)不符合規(guī)定的公 文,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后 , 可以退回原呈報(bào)單位并說明理由。第二十五條 辦公室應(yīng)及時(shí)對(duì)收到的公文 （包括上級(jí)行文和下級(jí)行文）登記 , 加文電處理箋 ，進(jìn)行辦理。第二十六條 收到下級(jí)單位上報(bào)的公文后， 由辦公室主任在 文電處 理箋上“辦公室初閱意見”欄簽署初閱意見 , 交有關(guān)部門處理，需要 兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門， 有關(guān)部門處理完畢， 在“業(yè)務(wù)

15、部 門意見”欄簽署意見后， 交辦公室， 由辦公室呈交單位主要負(fù)責(zé)同志進(jìn)行 批示。對(duì)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng) , 應(yīng)當(dāng)認(rèn)真辦理 , 根據(jù)單位負(fù)責(zé)人的批示意 見，及時(shí)答復(fù)。答復(fù)可以正式行文批復(fù) ,也可以采取面談 , 電話,便函的方 式。公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)， 主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門 協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致， 可以報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第二十七條 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文 , 辦公室登記加文電 處理箋，由辦公室在文電處理箋中“辦公室初閱意見”欄簽署初閱 意見，確定參閱范圍， 然后由辦公室跟據(jù)參閱范圍分送閱知， 參閱人員需 簽署姓名以示閱過。需要辦理相關(guān)事項(xiàng)的，由辦公室根據(jù)負(fù)責(zé)人的批示， 送相關(guān)部門辦理。相關(guān)部門辦理完畢，在“業(yè)務(wù)部門意見”簽署意見后， 送交辦公室。所有上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交