汽車貿(mào)易公司收發(fā)文管理制度

1、收發(fā)文管理制度第一條 適用范圍公司外來文件（包括傳真） 、公司內(nèi)部文件（紅頭文件、通知、決定、通報(bào)） 。 第二條 收文管理辦法1、簽收：收文統(tǒng)一由行政部?jī)?nèi)勤簽收、拆封，急件應(yīng)注明簽收時(shí)間。2、登記：凡以本公司為收文對(duì)象的公文一律由行政部?jī)?nèi)勤登記。登記內(nèi)容包括公文標(biāo) 題、字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、收文日期、份數(shù)等，歷次收文按照收文順序登記。3、擬辦：行政部?jī)?nèi)勤將收到的公文登記后全部交行政部經(jīng)理，由行政部經(jīng)理提出處理 意見。緊急公文，擬辦意見中應(yīng)有明確的辦理時(shí)限。4、簽批：行政部?jī)?nèi)勤按行政部經(jīng)理提出的處理意見分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批。需要總經(jīng)理簽 批的文件交給秘書辦相關(guān)人員呈報(bào)給總經(jīng)理。5、分送：由行政部?jī)?nèi)勤按照行

2、政部經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見分送其他有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有 關(guān)部門。從簽收、登記、擬辦到分送，時(shí)間一般不得超過1 個(gè)工作日。6、傳閱：（ 1）公司領(lǐng)導(dǎo)批示的文件由行政部?jī)?nèi)勤送有關(guān)人員和部門閱知。閱文時(shí)間一般不超過2 個(gè)工作日，急件當(dāng)天閱批。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)、認(rèn)真，閱畢應(yīng)簽上姓名，并注明 日期，不得圈閱；需要簽署具體意見的，要明確、具體。避免涉及（ 2）公文傳閱應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)，避免漏傳、誤傳。公文傳閱一般不橫傳。傳遞公文， 應(yīng)辦理簽收手續(xù)。 收件人收到公文后應(yīng)簽署姓名； 退回公文時(shí)行政部?jī)?nèi)勤應(yīng)當(dāng)面注銷， 丟失。7、承辦：上級(jí)機(jī)關(guān)要求辦理、領(lǐng)導(dǎo)批示辦理及其他需要辦理的公文由有關(guān)部門承辦。 屬部門職

3、責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)由該部門辦理。 各有關(guān)部門收到公文后按規(guī)定期限及時(shí)辦理。 兩個(gè)以上部門承辦的公文應(yīng)由主辦部門與相關(guān)部門協(xié)商辦理。需報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的事項(xiàng)， 由承辦部門提出辦理意見并代擬文稿，交行政部送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)上報(bào)。8、回傳抄告：承辦人員辦理公文完畢要回復(fù)來文單位。把辦理情況寫明在文件首頁或文件辦理單上指定位置， 將有領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件首頁或文件辦理單復(fù)印回傳給簽批過此件的各 位同志和來文單位；同時(shí)把文件連同文件辦理單原件傳回行政部，承辦部門留存復(fù)印件。9、跟蹤督辦：已送領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示或交有關(guān)部門辦理的公文，行政部專員、行政部經(jīng)理 或總經(jīng)辦相關(guān)人員要及時(shí)檢查催辦，以防漏辦或延誤。10、保密：閱辦公文，尤

4、其是重要和機(jī)密文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度和辦文規(guī)定，任何 人不得將文件隨意擱放，帶到公共場(chǎng)所或帶回家中，以防泄密或丟失。11、文件丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部。對(duì)丟失文件造成后果的，按保密法有關(guān)規(guī)定處理。12、管理：收文辦理完畢后應(yīng)交回行政部，由行政部?jī)?nèi)勤統(tǒng)一管理，每年一月和六月上 旬移送檔案室歸檔。13、清退：凡需清退的文件，各部門應(yīng)在文件辦理完成后立即交行政部，由行政部?jī)?nèi)勤 交行政部經(jīng)理做出存檔、銷毀或者其他處理決定。第三條 發(fā)文管理辦法1、文件起草：公司各類文件的起草由相關(guān)責(zé)任部門按要求起草、經(jīng)相關(guān)總監(jiān)審核批準(zhǔn) 后，進(jìn)行打印、 簽批。文件起草需遵守公司規(guī)定的公文格式，包括主送單位、 正文、 附則

5、等。具體參考附件。 （以下關(guān)于文件起草的格式要求適用于公司級(jí)重大事件性文件的格式要求， 包括但不限于：公司人事任免、組織架構(gòu)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷與合并、其他重大事件等；各中心 各部門下發(fā)的通知通報(bào)類按照后附模板格式執(zhí)行即可）（1）標(biāo)題：由發(fā)文部門名稱、文件主題和文種組成。標(biāo)題中的發(fā)文部門須用全稱。（2）附件：附件名稱寫在附件欄內(nèi)后面，應(yīng)與附件標(biāo)題一致。附件裝訂在文件之后。（3）主送：主要受理文件的部門。主送部門應(yīng)用全稱、規(guī)范簡(jiǎn)稱或同類部門統(tǒng)稱，寫 在主送欄內(nèi)。上行文主送機(jī)關(guān)規(guī)范簡(jiǎn)稱：公司各中心、各部門、分（子）公司。（ 4）抄送：主送機(jī)關(guān)以外需要告知文件內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，抄送機(jī) 關(guān)按

6、上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)順序排列寫在擬文箋抄送欄內(nèi)。一般不抄送個(gè)人。（ 5）主題詞：填寫在主題詞欄內(nèi)。（6）份數(shù)：按印發(fā)份數(shù)填寫，規(guī)定需電子公文報(bào)送的，由行政部?jī)?nèi)勤按程序報(bào)送后，印 2 份存檔；其他情況視需要確定份數(shù)，留 2 份存檔。7）正文：文件主體。要求：觀點(diǎn)準(zhǔn)確，條理清晰，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確， 文字精練，用語貼切，篇幅簡(jiǎn)短，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確，文字規(guī)范。不能用彩色筆、圓珠筆、 鉛筆書寫或修改。（8）凡本公司發(fā)出的文件都應(yīng)注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，需要回復(fù)的要注明回復(fù)時(shí)間。 聯(lián)系人、聯(lián)系電話和回復(fù)時(shí)間寫在文件正文之后，成文日期之前，用小括號(hào)括起。（9）日期：位于落款之后。文件日期為

7、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，日期按要求書寫。2、簽批（ 1）簽批權(quán)限規(guī)定： 向政府有關(guān)部門報(bào)送的請(qǐng)示和報(bào)告，由總經(jīng)理審簽，法定代表人簽發(fā)； 以公司名義上報(bào)和下發(fā)的涉及全局性、 重大經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、 重要工作部署的文件， 由總經(jīng) 理審核，董事長(zhǎng)簽發(fā)； 其他文件由總經(jīng)理簽發(fā)； 有嚴(yán)格時(shí)間要求的文件， 若主要領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因故不在， 其委托的其他領(lǐng)導(dǎo)可以代 簽。 以本公司為主的聯(lián)合發(fā)文，在領(lǐng)導(dǎo)簽字后由承辦部門送聯(lián)合發(fā)文的其它單位領(lǐng)導(dǎo)簽 字，所有聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字完畢后印發(fā)。3、印發(fā)：（1）起草文件的部門將文件報(bào)至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字完畢后，將領(lǐng)導(dǎo)簽字的文件原件報(bào)行政 部統(tǒng)一印發(fā)， 其他部門不得以任何形式發(fā)放通知、 通告等文件。 如文件格式與標(biāo)準(zhǔn)格式不符， 行政部退回該部門重新調(diào)整合格后印發(fā)。（2）印發(fā)范圍：原則上以中心為單位，由副總簽收，公司總經(jīng)理單發(fā)一份；如所下發(fā) 文件與相關(guān)部門聯(lián)系緊密可對(duì)該部門加發(fā)一份， 其他部門不單發(fā)， 由其