物業(yè)管理公司報(bào)刊郵件管理操作規(guī)程

1、物業(yè)管理公司報(bào)刊郵件管理操作規(guī)程 （一）、報(bào)刊、郵件管理規(guī)程為規(guī)范郵件管理，確保小區(qū)用戶郵件的通暢派發(fā)，制定如下 規(guī)定：1、掛號(hào)郵件收發(fā)管理（1）大堂接待處設(shè)掛號(hào)郵件簽收登記冊(cè)，由單元客服管 理。（2）單元客服負(fù)責(zé)簽收郵局遞送本樓棟的掛號(hào)郵件，并 登記在郵件收發(fā)登記表上。（ 3） 郵件交接各環(huán)節(jié)中， 交接雙方必須辦理交接后手續(xù) 派發(fā)郵件時(shí)應(yīng)要求用戶出示有效身份證件，以便日 后有據(jù)可查。（4） 客服部設(shè)立郵件退件登記表。凡屬無用戶認(rèn)收的掛 號(hào)郵件，做盲信退回郵局。盲信由單元客服在郵件 退件登記表上登記并退回郵遞員簽收。（5） 凡有用戶投訴丟失掛號(hào)信件，經(jīng)核查掛號(hào)郵件收發(fā)表，追究郵件下落，由最后簽

2、名的人員負(fù)責(zé)2、報(bào)刊及一般郵件收發(fā)管理（ 1） 收?。簶菍佑脩粲嗛喌膱?bào)刊，由郵局或報(bào)社送到本 樓棟單元客服處，單元客服經(jīng)核實(shí)準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行 簽收。（2） 登記：?jiǎn)卧头盏綀?bào)刊后，認(rèn)真清點(diǎn)登記。（3）派發(fā)：報(bào)刊經(jīng)登記后由單元客服按訂單派發(fā)給用戶。（4）缺失或遲到的報(bào)刊處理：發(fā)現(xiàn)報(bào)刊到件不足，或未 按時(shí)送達(dá)，單元客服與郵局或報(bào)刊社聯(lián)系交涉，督 促盡快補(bǔ)送。若經(jīng)交涉無效，應(yīng)報(bào)告主管由主管進(jìn) 一步交涉，必要時(shí)提交上級(jí)部門，出信投訴。3、用戶遷離后的郵件管理用戶遷離后， 物業(yè)公司免費(fèi)為用戶提供一個(gè)月的平郵轉(zhuǎn)股 服務(wù)。（ 1） 信報(bào)員收到用戶郵件轉(zhuǎn)股申請(qǐng)后，提供平郵代收轉(zhuǎn) 股服務(wù)。（2） 用戶遷離后的郵

3、件，需存放于獨(dú)立的專用柜，每星 期通知用戶回本樓棟領(lǐng)取。4、郵件破損處理(1) 單元客服發(fā)現(xiàn)郵局送來的郵件有破損時(shí)，應(yīng)在郵件 收發(fā)登記本上做好記錄，并經(jīng)當(dāng)值主管簽名確認(rèn)。(2) 單元客服用本部專用的“此郵件收到時(shí)已破損”封 條黏貼在破損的部位后，再送到用戶手中。(二) 、相關(guān)記錄郵件收發(fā)登記表、報(bào)刊收發(fā)登記表、郵件轉(zhuǎn)股申請(qǐng)表(三) 、操作流程圖1、平信分發(fā)流程圖單元客服按高低樓層順序分檢信件發(fā)現(xiàn)信件破損發(fā)現(xiàn)盲信按房號(hào)派發(fā)到用戶重新封好并蓋“此郵件收加貼改退批條，注明退 信原因并蓋信報(bào)章到時(shí)已破損J封條信報(bào)章1在信件破損登記表做 記錄，交當(dāng)班主管確認(rèn)2、報(bào)刊分發(fā)流程圖郵局/報(bào)社送來報(bào)刊大堂接待崗驗(yàn)收客服員按用戶訂閱資料登記整理在報(bào)刊登記薄上做報(bào)刊登記派發(fā)給用戶發(fā)現(xiàn)缺少報(bào)刊客服人員及時(shí)告知主管，由客服聯(lián) 系郵局/報(bào)社敦促補(bǔ)齊，并把缺少報(bào) 刊的名稱、數(shù)量記錄在報(bào)刊登記本 上3、掛號(hào)盲信退回流程圖管理員交回掛號(hào)盲信4、用戶信件太多的處理流程圖客服員把信件送至用 戶辦公室，直接交給用 戶5、用戶遷離后的郵