公司的電子人力資源解決方案

1、XX公司的電子人力資源解決方案 在當(dāng)今的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，公司必須提供一些工具和新方法，使員工能夠高效工作并知曉公司信息。越來(lái)越 多的公司領(lǐng)導(dǎo)把人力資源當(dāng)成公司的戰(zhàn)略伙伴，并通過(guò)他們開(kāi)發(fā)出新的工具，把原來(lái)由人力資源部門(mén)承 擔(dān)的行政事務(wù)性工作轉(zhuǎn)由員工自己完成，同時(shí)把人力資源管理人員解放出來(lái)，讓他們關(guān)注于公司文化與 價(jià)值觀的建立，提升公司領(lǐng)導(dǎo)才能和管理才能，戰(zhàn)略人力資源計(jì)劃和培訓(xùn)及發(fā)展。 為了提升組織效率及員工能力， 有前瞻性的公司開(kāi)始向基于 Web 的提高員工效率系統(tǒng) WOS 投資。 WOS 包括一套綜合的應(yīng)用及解決方案以輔助員工作一些日常行政事務(wù)性工作，行使一些人力資源的職能，使 信息易于使用，提高

2、溝通效果以及學(xué)習(xí)。這些都能夠通過(guò)集成的、安全的、全球網(wǎng)絡(luò)完成。 xx公司的總裁兼 CEO約翰.錢(qián)伯斯講到：“我們一直把開(kāi)發(fā)能夠提升員工工作表現(xiàn)的在線工具和資源 放在首要的位置，我們將盡最大努力向員工提供一個(gè)好的工作環(huán)境，使每一個(gè)人都有機(jī)會(huì)成功、發(fā)展、 樂(lè)業(yè)。這一點(diǎn)也有很大的商業(yè)意義，因?yàn)榭萍际刮覀兡軌蚋鶕?jù)業(yè)務(wù)需求調(diào)整人員配置，使我們的雇員能 夠集中精力從事能夠增加更多附加值的商業(yè)活動(dòng)?！彼€講到：“我們的互聯(lián)網(wǎng)和公司內(nèi)部的商業(yè)應(yīng)用 軟件使得我們每月節(jié)約幾百萬(wàn)美元，使我們保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)并能夠投資于未來(lái)。同我們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相比， xx公司的員工在網(wǎng)絡(luò)行業(yè)中效率最高，人均產(chǎn)值為60萬(wàn)美金，差不多是第一大

3、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手網(wǎng)絡(luò)公司的兩 倍。” 如果你的公司使用這一解決方案，你們的效率將得到更大的提高，并能減少行政開(kāi)支，更重要的是員工 可以在行政事務(wù)工作理順后，有時(shí)間關(guān)注更有價(jià)值的戰(zhàn)略性問(wèn)題，同時(shí)也提升了公司的商業(yè)影響。 下面是幾條令公司有興趣投資于 WOS 解決方案的原因，它們都將有助于公司提高效率： 1. 高投資回報(bào) 2. 通過(guò)自動(dòng)化及自助服務(wù)減少開(kāi)支 3. 提高員工滿意度 4. 利潤(rùn)增加 但公司實(shí)施一個(gè)完整的 WOS 解決方案最有吸引力的原因在于激勵(lì)員工，即在員工需要的時(shí)候，給他們 提供工具和信息。受到激勵(lì)的員工可以使你的公司在當(dāng)今的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中具有強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。 運(yùn)用提高員工效率系統(tǒng)，提升組織效率

4、及員工能力 為提升組織效率及員工能力， HR 部門(mén)應(yīng)該從行政事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，轉(zhuǎn)變成為公司在建立企業(yè)文 化與價(jià)值觀及員工發(fā)展方面的戰(zhàn)略伙伴。 這一轉(zhuǎn)換是提高整個(gè)組織效率和競(jìng)爭(zhēng)力的轉(zhuǎn)型過(guò)程中的催化劑， 互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)網(wǎng)的出現(xiàn)使公司得以實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)型。 在這一進(jìn)程中主要有兩個(gè)方面的工作：通過(guò)建立基于溝通的系統(tǒng)，理順基于事務(wù)的系統(tǒng)并使之自動(dòng)化。 下面的表格就這兩方面做了一些對(duì)比，這兩方面的行為可以并行，而其相對(duì)重要程度則取決于公司的商 業(yè)目標(biāo)。 基于溝通的系統(tǒng) 基于事務(wù)的系統(tǒng) 公司層面的溝通 福利：健康保障，保險(xiǎn)等 員工指南費(fèi)用報(bào)銷(xiāo) 人力資源導(dǎo)向 招聘雇傭 培訓(xùn)及提高組織管理 薪酬及考核 團(tuán)隊(duì)發(fā)展

5、經(jīng)費(fèi)管理 轉(zhuǎn)型的結(jié)果 通過(guò)改變公司與雇員的溝通方式，XX公司一直積極的推進(jìn)公司轉(zhuǎn)型，人力資源部門(mén)在這一進(jìn)程中作為 公司在 IT 方面的伙伴創(chuàng)建了一系列工具和方法，用以使行政事務(wù)工作自動(dòng)化，并且把信息傳遞給員工， 這些工具包括： XX公司新聞發(fā)布和查詢(xún)一運(yùn)用多層方法構(gòu)造的系統(tǒng)，用以向全球員工過(guò)濾，發(fā)行，發(fā)布內(nèi)部及外部 新聞。 xx公司 My Yahoo 與雅虎公司合作， 建立了xx公司版本的 My Yahoo,向員工提供個(gè)性化的新聞， 股票，運(yùn)動(dòng)，天氣預(yù)報(bào)等信息服務(wù)。 “專(zhuān)用儀表板”通過(guò) Web 鏈接，提供一系列與全球員工相關(guān)的信息和應(yīng)用工具站點(diǎn)。 除了溝通轉(zhuǎn)型之外，xx公司也理順了網(wǎng)上招聘/雇

6、傭系統(tǒng)，公司的目標(biāo)是聘用、發(fā)展及保留業(yè)界最優(yōu)秀 的10%的人才，為達(dá)到這一目標(biāo)，xx公司實(shí)施了一個(gè)綜合的，基于Web的招聘系統(tǒng)，以便使?jié)撛诠?員能夠了解公司的文化和福利，查找職位空缺，申請(qǐng)職位，或者填寫(xiě)簡(jiǎn)歷以供招聘人員進(jìn)行初步篩選。 這一系統(tǒng)的實(shí)施，提高了公司篩選的人數(shù)和合格候選人的人數(shù)，使公司能夠找到更多的適合工作需求的 候選人，除了完成公司聘用業(yè)界最優(yōu)10的人才的目標(biāo)，這個(gè)系統(tǒng)為公司在每個(gè)職位的招聘流程中節(jié)省 了 4000 美元的費(fèi)用。 這個(gè)系統(tǒng)的另外一個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域就是在報(bào)銷(xiāo)方面，XX公司創(chuàng)建了一個(gè)基于 Web的應(yīng)用系統(tǒng)，使報(bào)銷(xiāo)流程 從四個(gè)星期縮短到四天， 節(jié)省開(kāi)支 250萬(wàn)美元， 把每一個(gè)

7、報(bào)銷(xiāo)流程的費(fèi)用從 25 美元降低到 3美元， 并且 避免了原來(lái)需要增加的 10 個(gè)全職雇員。 在其他方面節(jié)省的可計(jì)算的開(kāi)支為 340 萬(wàn)美元。 結(jié)論 Ernst&Young LLP 公司曾應(yīng)邀對(duì)xx公司的WOS進(jìn)行過(guò)考查，結(jié)果表明xx公司是運(yùn)用這一引以為榮 系統(tǒng)的最佳應(yīng)用實(shí)例，該系統(tǒng)關(guān)注外部，從而在質(zhì)量和數(shù)量方面都提升了內(nèi)部的體系和流程。這些系統(tǒng) 還幫助公司減少了行政開(kāi)支，提高了員工滿意度，減少員工流失，提高了員工效率。 XX公司的解決方案 公司受益 可計(jì)算價(jià)值 員工滿意度提高 美元的收益 報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化 招聘費(fèi)用降低 員工流失減少 員工溝通和員工滿意 通過(guò)轉(zhuǎn)型使用基于 Web 的溝通模式，公司

8、每年在員工效率提升方面獲得 整個(gè)項(xiàng)目到 2000 年為止，節(jié)約開(kāi)支 高效的 Web 簡(jiǎn)歷系統(tǒng)每年為公司節(jié)省 員工流失率從降至（降低幅度為 1600 萬(wàn) 610 萬(wàn)美元，報(bào)銷(xiāo)流程縮短 80至 4 天 300 萬(wàn)美元開(kāi)支 27），部分原因是公司改進(jìn)了招聘辦法， 27 名雇員，每年為公司 合理配置現(xiàn)有人力資源 由于自動(dòng)化程度的提高，人力資源部避免了增加 節(jié)省開(kāi)支 270 萬(wàn)美元 培訓(xùn) 在線培訓(xùn)使銷(xiāo)售及技術(shù)支持人員能夠更快適應(yīng)市場(chǎng)變化速度 在線員工手冊(cè)及公司查詢(xún)目錄 在線員工手冊(cè)及公司查詢(xún)目錄使公司通過(guò)提高信息發(fā)布的準(zhǔn)確性和 效率，每年減少開(kāi)支 300 萬(wàn)美元 提升組織效率及員工能力 提升組織效率及員

9、工能力使公司每年節(jié)約開(kāi)支3500萬(wàn)美元，xx公司主要取得了如下效果： 通過(guò)使用基于 Web 的報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)， 每年節(jié)約開(kāi)支 250 萬(wàn)美元， 該系統(tǒng)只需兩個(gè)人操作， 每月處理 11000 分報(bào)銷(xiāo)單據(jù)。 通過(guò)對(duì)公司與員工的溝通轉(zhuǎn)型，每年在提高員工效率方面獲得1600 萬(wàn)美元的收益，同時(shí)信息效度提 高 100。 提供基于 Web 的員工福利登記，該系統(tǒng) 98的使用率使公司不必再使用原來(lái)基于電話的 IVR 系統(tǒng) 通過(guò)連接所有辦公室的現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)直播公司的錄像及經(jīng)理會(huì)議，每年節(jié)約30 萬(wàn)美元，而參與的員工是 原來(lái)的二倍。 挑戰(zhàn)當(dāng)今的人力資源部 隨著公司業(yè)務(wù)的提速以及市場(chǎng)更加活躍，公司正在尋求新的有創(chuàng)意的方法以

10、建立競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，而他們經(jīng)常 發(fā)現(xiàn)的未開(kāi)發(fā)的力量即是自己的員工。僅僅是理順內(nèi)部人力資源流程和減少操作成本已不能滿足需要， XX公司的資深人力資源副總裁Barbara Beck講到：“我們的愿景已不局限于使人力資源更有效，而是 使公司的業(yè)務(wù)更有效?！弊鳛榕c所有員工打交道的部門(mén)，人力資源部應(yīng)致力于向員工提供更加清晰，激 勵(lì)，有效的信息。 多數(shù)的人力資源應(yīng)用系統(tǒng)不能完全滿足這種挑戰(zhàn)而只是強(qiáng)化以公司為中心的高強(qiáng)度事務(wù)處理的架構(gòu)，X X公司基于 Web的WOS解決方案則在提高人力資源和員工效率方面取得了很大的提高，同時(shí)也強(qiáng)化了 公司核心價(jià)值觀，并逐步形成了信息富集文化，而這些成就已被高速增長(zhǎng)的人均年產(chǎn)值（6

11、0 萬(wàn)美元）證 明。 xx公司運(yùn)用 Web與其雇員建立了互動(dòng)的基于知識(shí)的關(guān)系，提高了雇員在基礎(chǔ)人力資源工作操作方面的 能力，同時(shí)人力資源部的員工也成為網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容專(zhuān)家，通過(guò)Web，每一個(gè)雇員都和其他雇員及人力資源部 相聯(lián)系。通過(guò)對(duì)核心人力資源流程的自動(dòng)化，減少不比要環(huán)節(jié)，提高精度，xx公司降低了營(yíng)運(yùn)成本。 背景 在過(guò)去幾年里，XX公司的產(chǎn)值每年平均增加70%，公司現(xiàn)有員工 15000多人，在全球設(shè)立了 230多家 銷(xiāo)售辦事處。 由于每季度公司要新雇傭 1500 員工， 定期的溝通和知識(shí)傳遞變得十分關(guān)鍵。 在這一增長(zhǎng)速 度下，公司需要合理調(diào)整以滿足新員工在加快反應(yīng)速度時(shí)的信息需求XX公司同時(shí)也期望從

12、人力資源 方面降低成本，提高生產(chǎn)力，實(shí)時(shí)交換信息，提高效率和效度。 XX公司的人力資源系統(tǒng)的解決方案開(kāi)始是作為一個(gè)獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)，員工利用這個(gè)系統(tǒng)來(lái)訪問(wèn)或更新 福利情況或查看以前被認(rèn)為是人力資源工作范圍內(nèi)的一些信息。隨著這些成功的實(shí)施，將人力成本發(fā)展 成為一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的想法也開(kāi)始成形。 XX公司的人力資源部在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)鞏固核心價(jià)值觀和建立企業(yè)文化時(shí)就遇到了挑戰(zhàn)。隨著基礎(chǔ)行政工 作鏈的形成，人力資源部就已經(jīng)將工作擴(kuò)展到提高經(jīng)營(yíng)效率方面，通過(guò)營(yíng)建適應(yīng)信息變化的合適環(huán)境以 滿足需求。 XX公司力求最優(yōu)的組織結(jié)構(gòu)和員工能力以便于： 通過(guò)信息傳遞和管理提高員工工作效率 人力資源方案和系統(tǒng)更加靈活和有效

13、減少耗費(fèi)在無(wú)價(jià)值工作上的時(shí)間 下面的案例演示說(shuō)明了思在在同意最佳化組織和員工能力上的主要方法和積極性。它們包括了幾乎所有 人力資源領(lǐng)域的工作，例如：?jiǎn)T工薪酬、福利、招聘及錄用技巧和培訓(xùn)更新等。這些努力可分成兩個(gè)積 極方面：基于聯(lián)系的和基于任務(wù)的。 基于溝通的系統(tǒng) 企業(yè)內(nèi)部溝通 員工指南 人力資源導(dǎo)向 基于事務(wù)的系統(tǒng) 福利：健康保障，保險(xiǎn)等 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo) 招聘雇傭 培訓(xùn)及提高組織管理 薪酬及考核 團(tuán)隊(duì)發(fā)展 經(jīng)費(fèi)管理 圖3 XX公司 信息分配方法向用戶提供目標(biāo)總結(jié)文檔 XX公司為了掌握各個(gè)不同部門(mén)的情況，以前每一個(gè)季度都要投入4萬(wàn)五千美元用于資料復(fù)制。隨著組 織的迅速擴(kuò)大，這些資料很快就會(huì)變的過(guò)時(shí)，而

14、如果更新或再次印刷投資巨大。 解決方案： 員工的交流是塑造組織文化，發(fā)展組織雇員一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)。但是，員工交流并不僅僅是在傳遞及 時(shí)、準(zhǔn)確、有效的信息，他們?cè)诮涣鞯耐瑫r(shí)也在進(jìn)行著信息共享，經(jīng)驗(yàn)交流，然后把獲取的知識(shí)應(yīng)用于 業(yè)務(wù)決策。 XX公司利用 Web向員工發(fā)布信息，Web是一個(gè)既節(jié)時(shí)又省錢(qián)的交流方式。通過(guò)信息自動(dòng)化和信息整合, XX公司估計(jì)每年節(jié)省費(fèi)用1千5百萬(wàn)美元。有一個(gè)健康的電子平臺(tái)聯(lián)系每一個(gè)雇員，xx公司只通過(guò) 一次性 10 萬(wàn)美元的投資即得到了如此豐厚的回報(bào)。 以下幾個(gè)方面的開(kāi)發(fā)為公司帶來(lái)了員工生產(chǎn)效率的提高和公司效益的增長(zhǎng)。 通過(guò)XX公司的IP/TV軟件播放公司所有的會(huì)議和特

15、殊事件，使員工能夠在電腦桌面觀看。 自動(dòng)內(nèi)容遞送，是每一個(gè)員工都可以隨時(shí)隨地遞送新聞，建議和意見(jiàn)和問(wèn)題。 自動(dòng)行政公告，包括一張公告決策人的照片和組織結(jié)構(gòu)圖。 自動(dòng)存檔系統(tǒng) 每周兩次 e-mail 發(fā)送重要新聞的題頭，摘要和信息定位信息。 專(zhuān)門(mén)的“沖浪板”社區(qū)，基于不同的級(jí)別、地區(qū)、功能，工程師，管理層設(shè)置不同的社區(qū)，聚焦公司 的一些重大話題。 雇員目錄 挑戰(zhàn) 隨著公司員工隊(duì)伍的不斷擴(kuò)大，保持員工目錄的更新要花費(fèi)巨大的才力物力，紙張目錄既笨重又不方便 調(diào)用。他的問(wèn)題不僅僅在于目錄中員工的名字全不全，還在于有關(guān)員工的信息是不是準(zhǔn)確。同時(shí)也很難 記錄到會(huì)議室的位置，辦公臺(tái)和辦公室。 解決方案 現(xiàn)在

16、XX公司所有員工都可以利用一定的工具找到其他員工的聯(lián)絡(luò)信息和確定上下級(jí)關(guān)系。一個(gè)員工查 找另一個(gè)員工的信息，不必知道他的姓或名的確切拼寫(xiě)也可以找到。他可以鍵入一個(gè)范圍為然后搜索。 該工具同時(shí)也使員工查找會(huì)議室，查看不同樓棟、不同樓層的辦公區(qū)地圖。 這樣X(jué)X公司的員工就可以很快鎖定其他員工的電話號(hào)碼、部門(mén)信息、和辦公間號(hào)碼XX公司D的前 臺(tái)接待人員就用它來(lái)確定員工的位置，轉(zhuǎn)接打進(jìn)來(lái)的電話。有了網(wǎng)上辦公地圖，很容易找到會(huì)議室。此 外，網(wǎng)上目錄取代為公司節(jié)省了至少 18 萬(wàn)美元的費(fèi)用。 組織管理的發(fā)展和培訓(xùn) 挑戰(zhàn) 作為一個(gè)學(xué)習(xí)性的組織，xx公司在員工的在職培訓(xùn)和職業(yè)發(fā)展上投入了大筆資金。員工也需要便

17、利有 效的培訓(xùn)以跟進(jìn)時(shí)刻都在變化之中的市場(chǎng)和技術(shù)要求xx公司原來(lái)的培訓(xùn)過(guò)程投入大，收效慢，效果 差，例如： 培訓(xùn)內(nèi)容和安排等資料的復(fù)印成本高，淘汰快，因?yàn)椴煌姹镜陌l(fā)布容易產(chǎn)生混淆。 有限的培訓(xùn)系統(tǒng)要求更多的 HR 專(zhuān)業(yè)人員參與進(jìn)來(lái)。 自己的員工參加了培訓(xùn)，而部門(mén)經(jīng)理不知情或未批準(zhǔn)，卻要為此支付費(fèi)用。 參加培訓(xùn)課程的人員是否出席沒(méi)有準(zhǔn)確記錄，培訓(xùn)投入的收效無(wú)法估量。 績(jī)效評(píng)估的過(guò)程又慢又煩瑣。 解決方案 XX公司的勞動(dòng)力優(yōu)化方案解決了幾個(gè)培訓(xùn)問(wèn)題。員工現(xiàn)在可以在網(wǎng)上查看關(guān)于培訓(xùn)課程的最新信息。 這些課程可以通過(guò)名稱(chēng)、日期、地區(qū)等路徑取得。當(dāng)員工選中了一個(gè)課程，他們能夠查看到關(guān)于該課程 的另外一

18、些信息，如培訓(xùn)人數(shù)要求、課程大綱、地點(diǎn)、條件、日程安排、費(fèi)用等。員工也可以查看到自 己培訓(xùn)的歷史記錄，需要的時(shí)候可以刪除。 當(dāng)一個(gè)員工報(bào)名參加培訓(xùn)后， 有關(guān)該課程的信息和費(fèi)用情況會(huì)通過(guò)郵件自動(dòng)傳誦到他的部門(mén)經(jīng)理的手中。 經(jīng)理有權(quán)否決。如經(jīng)理無(wú)反饋則視為同意。當(dāng)培訓(xùn)日期臨近的時(shí)候，該系統(tǒng)自動(dòng)提醒經(jīng)理和參訓(xùn)人員培 訓(xùn)的日期，時(shí)間和地點(diǎn)。 HR 指導(dǎo)方針 挑戰(zhàn) 在每一個(gè)季度增加近 1500名新雇員，至少購(gòu)并一家公司的情況下，維持一個(gè)一貫的人事政策是XX公司 考慮的一個(gè)重要問(wèn)題。以前政策剛一定，新的員工或整個(gè)公司都加入進(jìn)來(lái)，現(xiàn)有的政策又不適用了，而 且會(huì)造成混淆和模糊。 解決方案 XX公司選擇把他的政

19、策手冊(cè)放到INTRANET上，這樣使員工可以立即了解到政策信息和工具。在線手 冊(cè)還增加了全文搜索和多重索引，而且不斷更新，保證所有員工都能看到最新的版本。無(wú)論是費(fèi)用報(bào)表 的問(wèn)題還是產(chǎn)假政策，都能在這里得到答案。 公司與其員工建立良好關(guān)系的一個(gè)最好的辦法就是要開(kāi)放。當(dāng)公司的政策公告被放上了Web，公司就幾 乎向員工打開(kāi)了所有的門(mén)。 XX公司把他旗下所有公司的政策法規(guī)的最新版都放到他的INTRANET上，這樣就減少了 HR部門(mén)掌握 各個(gè)公司人事政策差別的工作量xx公司只要少數(shù)幾個(gè)專(zhuān)家就可以取代對(duì)很多管理多面手的需要。勞 動(dòng)力優(yōu)化方案使公司的員工自己而不是通過(guò) HR 人員就可以取到他們自己的信息。

20、團(tuán)隊(duì)發(fā)展 團(tuán)隊(duì)關(guān)系是XX公司文化的一個(gè)重要部分xx公司致力于利用先進(jìn)的技術(shù)塑造美好的未來(lái)，通過(guò)他對(duì) 教育、醫(yī)療和職業(yè)培訓(xùn)等領(lǐng)域的關(guān)注和努力提高人民的生活質(zhì)量。 例如，xx公司網(wǎng)絡(luò)學(xué)院教程就是XX公司利用技術(shù)進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)的一種方式。通過(guò)與世界范圍的大專(zhuān) 院校建立創(chuàng)新的合作伙伴關(guān)系，xx公司已經(jīng)建立了一個(gè)Web課程，向?qū)W生教授網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)、構(gòu)建和維 護(hù)知識(shí)，以適應(yīng)信息經(jīng)濟(jì)的需求。該教程定位學(xué)員為網(wǎng)絡(luò)工作者，為他們進(jìn)一步深造打下良好的基礎(chǔ)， 畢業(yè)的學(xué)員將有機(jī)會(huì)獲得XX公司網(wǎng)絡(luò)協(xié)會(huì)資格認(rèn)證。 XX公司的團(tuán)隊(duì)發(fā)展網(wǎng)站向員工提供各種志愿捐助的機(jī)會(huì)和活動(dòng)的信息。通過(guò)使用網(wǎng)上表格，xx公司 使慈善活動(dòng)更為簡(jiǎn)易，

21、并節(jié)省了運(yùn)做此事的人工。 事務(wù)處理服務(wù) 費(fèi)用報(bào)表 挑戰(zhàn) 隨著XX公司的增長(zhǎng)，費(fèi)用報(bào)表的處理愈加煩瑣。手工處理意味著人員的增加。公司的報(bào)表處理成本曾 經(jīng)出現(xiàn)超越發(fā)生費(fèi)用的趨勢(shì)。 每天處理 200 份報(bào)表， 每份報(bào)表的處理成本達(dá)到 25 美元。 營(yíng)業(yè)間接成本每 月近 1 萬(wàn) 6 千美元，而且仍在隨著公司的增長(zhǎng)而增長(zhǎng)。 員工也不滿意。按照正常的程序，他們要等上4 周才能拿到薪酬，很多人在等待薪酬的過(guò)程中不得不透 支消費(fèi)。 解決方案 XX公司網(wǎng)絡(luò)報(bào)表系統(tǒng)直接與美國(guó)郵政快遞接口，員工的費(fèi)用情況可以自動(dòng)通過(guò)該接口傳送到員工的手 中。只要員工輸入費(fèi)用，系統(tǒng)自動(dòng)驗(yàn)證，違反公司差旅規(guī)定的會(huì)自動(dòng)標(biāo)注。除了遞交新的

22、費(fèi)用報(bào)表以外， 員工還可以瀏覽過(guò)去發(fā)生的費(fèi)用報(bào)表和已定的出差情況。該系統(tǒng)還對(duì)隨機(jī)選擇的2%的報(bào)表的審核提供 后端支持。 自動(dòng)化使XX公司處理費(fèi)用報(bào)表成本減少了88%，由原來(lái)的每張報(bào)表 25美元減少到每份 3美元。報(bào)表 處理時(shí)間大大縮短，原來(lái)用四周，現(xiàn)在只要四天，員工滿意度大大提高，員工的生產(chǎn)率也大幅提升。他 們可以更多地集中精力于增值工作而不是管理活動(dòng)。 這個(gè)新系統(tǒng)的審核組件自動(dòng)從遞交的報(bào)表中隨機(jī)選擇送交固定的審計(jì)員。他能夠辯識(shí)哪一個(gè)是合乎標(biāo)準(zhǔn) 的，哪一個(gè)是不合乎標(biāo)準(zhǔn)的，并允許審計(jì)員對(duì)其作出接受或拒絕的處理。該系統(tǒng)將結(jié)果自動(dòng)通知有關(guān)人 員，而無(wú)需審計(jì)員自己動(dòng)手。 前端控制和后端自動(dòng)操作相結(jié)合使

23、公司只需兩個(gè)審計(jì)員即可審核所有報(bào)表。因?yàn)閷徍艘巡辉偈荋R EXPENSE 部門(mén)的主要職責(zé)，審核工作很快完成之后，他們就可以投入其他增值性的工作當(dāng)中去，比如 趨勢(shì)分析和供應(yīng)商關(guān)系的培育。 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，兩個(gè)審計(jì)員即可完成對(duì)15000名員工的服務(wù)，照比其他同樣規(guī)模的公司，XX公司至少 可以節(jié)約 10 個(gè)人的成本，如此算來(lái)，他們每年可節(jié)約 678000 的人工費(fèi)用。 薪酬和工作表現(xiàn) 挑戰(zhàn)-快速反應(yīng)和作岀決定需要精確的，易于理解的和隨時(shí)可以獲得的信息，人工系統(tǒng)已不能適應(yīng)XX 公司的高速增長(zhǎng)，從而需要新的流程已提高生產(chǎn)力XX公司面臨如下的挑戰(zhàn)： 由于存放地點(diǎn)不同，員工的薪酬信息和考評(píng)信息難以查找 薪酬調(diào)

24、整和工作表現(xiàn)排序流程操作緩慢 考評(píng)流程不一致，導(dǎo)致一些矛盾和額外的紙面工作 管理，存放，調(diào)用紙件的成本日益增加 對(duì)外部市場(chǎng)薪酬變化的反應(yīng)遲緩 不精確，不一致的人力資源衡量標(biāo)準(zhǔn)，例如，為銷(xiāo)售人員設(shè)定的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn) 解決方案把薪酬信息和工具交給經(jīng)理，使他們能夠迅速、準(zhǔn)確的作岀決定，公司開(kāi)發(fā)岀應(yīng)用軟件，從 People Soft 系統(tǒng)獲取統(tǒng)一預(yù)算數(shù)據(jù)，并自動(dòng)計(jì)算期權(quán)，工資，獎(jiǎng)金等。這一應(yīng)用軟件包含以下三個(gè)功能： 期權(quán)功能該功能允許經(jīng)理們向稱(chēng)職的直接下屬分配期權(quán) 聚焦功能該功能允許經(jīng)理們?cè)诿堪肽甑目己藭r(shí)錄入工資調(diào)整建議和考評(píng)定級(jí) 獎(jiǎng)金功能該功能收集個(gè)人考評(píng)信息， 這些信息由經(jīng)理根據(jù)對(duì)員工的評(píng)估提供，

25、然后作為計(jì)算獎(jiǎng)金的 依據(jù) 福利管理與登記 挑戰(zhàn) 一個(gè)組織的福利政策讓人們聯(lián)想到大量的文檔，令人困惑的法律文件，冗長(zhǎng)的表格，費(fèi)勁的流程XX 公司也不例外。象大多數(shù)組織一樣，隨著職員數(shù)的增長(zhǎng)，福利體系及流程的有效性變得越來(lái)越低。公司 提供多達(dá) 24 種的福利項(xiàng)目供員工選擇，因此導(dǎo)致了以上問(wèn)題。 還有，公司福利支岀高速上漲，但員工的滿意度卻下降了。例如，先前設(shè)定福利的過(guò)程（不論是在年度 初或年度當(dāng)中重新登記期間）即難于使用又不好操作。每位員工平均需要通過(guò)4 次電話溝通才能確定他 所期望的福利包，這使得XX公司需要持續(xù)地印刷和分發(fā)有關(guān)福利供應(yīng)商的手冊(cè)。 其他的一些問(wèn)題如： 人力資源及福利供應(yīng)商的資料傳

26、送慢，質(zhì)量低 更新福利信息及提供這些信息給員工的方法有效性差，耗費(fèi)成本 福利管理部門(mén)員工將大約 40%60% 的時(shí)間耗費(fèi)在事務(wù)性工作上，而不是花在更加有價(jià)值的顧問(wèn)性工作 上。 XX公司設(shè)想岀一種新的分發(fā)福利的辦法一一讓員工通過(guò)一個(gè)網(wǎng)上信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)自己福利計(jì)劃的管 理。 解決方案 XX公司實(shí)施了一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的，直接連接到福利供應(yīng)商的信息及登記系統(tǒng)。通過(guò)員工自行申請(qǐng)，使福 利管理部門(mén)人員增長(zhǎng)的幅度相對(duì)放慢， 在公司的人員從 5000 增長(zhǎng)到 15000 時(shí)，福利管理部門(mén)的人員只從 3 個(gè)增加到 6 個(gè)。另外，這樣的效率也使負(fù)責(zé)福利協(xié)調(diào)的人員能承擔(dān)起全球范圍的福利協(xié)調(diào)責(zé)任。 其他一些良好的效果 由

27、于有關(guān)信息直接由員工輸入，因此數(shù)據(jù)的質(zhì)量得到了最好的保障 減少了辦公用紙，降低了相應(yīng)成本 人力資源工作人員能把精力更多地集中在戰(zhàn)略層面，例如文化建設(shè)及建設(shè)與供應(yīng)者的聯(lián)系。 縮短了反應(yīng)的時(shí)間，更及時(shí)地得到最重要的福利信息。 XX公司的福利解決方案提供給員工以下一些選項(xiàng)： 生活 /工作事件指南 給予員工在生活或工作當(dāng)中一些事件處理的程序，如婚姻狀況的改變， 孩子岀生， 終止在公司服務(wù)等等。 關(guān)于福利 關(guān)于可選福利的信息，提供給員工易于查詢(xún)及非常方便的鏈接。員工可以自行登記并且回顧他目前的選 擇。 供應(yīng)商 /聯(lián)系 提供有關(guān)保險(xiǎn) 福利圖書(shū)館提供福利有關(guān)描述的摘要，聲明，以及公告。員工還能通過(guò)表格選項(xiàng)獲

28、得有關(guān)的福利申請(qǐng)表 格。 財(cái)產(chǎn)管理 挑戰(zhàn) 豐厚的XX公司股票期權(quán)計(jì)劃是吸引高級(jí)人才及保留員工的關(guān)鍵競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)XX公司在考慮改進(jìn)整個(gè)期 權(quán)計(jì)劃及購(gòu)買(mǎi)程序時(shí)，將考慮以下的一些 具備高資歷的工作人員將 6080% 的時(shí)間用在管理方面，一些重復(fù)性的工作如回答有關(guān)財(cái)產(chǎn)的詢(xún)問(wèn)及更 新基本信息。 所列出的準(zhǔn)確的、更新過(guò)的關(guān)于目前財(cái)產(chǎn)價(jià)值信息并不總是得到很好的維護(hù)，也不一定能馬上得到。而 且XX公司正面臨管理股票計(jì)劃的費(fèi)用不斷增長(zhǎng)的問(wèn)題。 這樣的服務(wù)能讓大家看到的價(jià)值并不高，信息傳遞到員工還得花一段較長(zhǎng)的時(shí)間。 解決方案 為了改變這一狀況，XX公司開(kāi)發(fā)岀一套員工能夠易于理解和使用的系統(tǒng)。員工能通過(guò)它直接了解關(guān)于 個(gè)人股票期權(quán)以及員工購(gòu)股計(jì)劃（ESPP）的有關(guān)報(bào)告。這種辦法使員工的滿意度得到提高，因?yàn)樗麄兛?以隨時(shí)計(jì)算岀自己通過(guò)購(gòu)股所獲得的凈利。財(cái)產(chǎn)管理部門(mén)的滿意度也提高了，因?yàn)樗麄兡荜P(guān)注其他更具 有價(jià)值的工作。 值得一提的是，股票期權(quán)摘要信息包括有關(guān)員工所持有的股票的信息，如獲得的購(gòu)股數(shù)，現(xiàn)價(jià)值，以及 購(gòu)買(mǎi)時(shí)間表等。此設(shè)定讓員工隨時(shí)能看到其股票信息，以及如果他留在公司的話，未來(lái)他通過(guò)購(gòu)股能獲 得的利益。 ESPP 包含實(shí)時(shí)的一些員工持有信息，包括購(gòu)買(mǎi)時(shí)的價(jià)格，