公關接待事務管理制度

1、公關接待事務管理制度精選資料公關事務管理制度第章總則第條目的為加強對公司形象的建設與管理保持與社會、 員工的溝通和理解規(guī)范公司的公關活動和行為特制定本辦法。第條管理職責公司公關事務由行政部統(tǒng)一管理公司高層領導負責整體協(xié)調公關工作。第條公關原則公司對外口徑保持一致不能各自表述。動員公司全員參與公關。根據公關目標、任務和對象精心設計、策劃公關方案可以起到事半功倍的效果。切忌弄虛作假、夸夸其談。第條行政公關人員的素質要求公關人員應具備廣泛的學科知識（如公關理論知識、公關實務知識等與公關相關的學科知識） 、較合理的能力結構（如組織管理能力、語言表達能力和應變能力等） 、良好的心理素質等。第章公關管理內

2、容第條公關目標樹立公司良好的信譽和形象。改善、適應公司的運作環(huán)境。聯(lián)絡公眾和傳遞內外信息。輔助決策和協(xié)調人際關系。提高公司的社會效益和經濟效益。第條公關對象業(yè)務關系單位包括顧客、供應商和競爭對手等。公司內部對象包括員工、股東等。公司外部對象包括新聞媒體、政府機關和社會公眾等。第條公關方式維護公共關系所采取的主要方式如下表所示。公關方式主要方式說明宣傳方式主要包括廣告、新聞宣傳、新聞報道、專題通訊、經驗介紹和記者專訪等服務方式提供優(yōu)質商品和服務如三包、送貨、 退貨、保修期和保險等社會方式舉辦社會性活動如紀念會、慶祝會、贊助、展覽會和聯(lián)歡會等征詢方式滿意度測試和問卷公司經營管理活動有獎征詢第章企業(yè)

3、形象管理第條公司視覺識別系統(tǒng)是規(guī)范企業(yè)對內、對外形象管理的重要手段。第章重大公共關系活動管理第條凡重大公關活動由公司領導親自組織和領導。必要時可聘請、委托專業(yè)公關咨詢公司或企劃人員策劃公關方案。第條分公司舉辦的重大公關活動其涉及有關公司重要公關活動的文字、照片和音像資料必須自活動結束之日起日內上報行政部。參觀管理規(guī)定第條目的為規(guī)范公司來賓參觀接待程序特制定本制度。第條參觀種類參觀種類可以分為如下圖所示的兩大類別。先以公文或電話形式約定參觀時間與范圍定時接待因業(yè)務關系需要臨時決定來公司參觀臨時接待團體參觀貴賓參觀普通參觀參觀種類第條參觀規(guī)定 凡欲參觀公司者需事先與公司行政部取得聯(lián)系并填寫“參觀申

4、請表”。行政部對“參觀申請表”進行審核經批準后由行政部或承辦部門安排專人負責參觀接待工作。貴賓參觀及團體參觀：由公司行政部核準并于參觀前日將“參觀通知單”送交各部門作為辦理接待的憑證如事出緊急可先以電話通知后補“通知單”。普通參觀：由各部門經理核準并于參觀前日將“參觀通知單”送交各部門作為接待的憑證。臨時參觀：由各部門（副）經理核定并于參觀前小時以電話通知各部門安排好接待事宜對未經核準的參觀請求一律謝絕。第條附則本規(guī)定由行政部負責解釋。公務接待制度接待工作主要是指接待上級部門、單位團隊或個人來訪（一般不包括外事接待） 。做好接待工作是加強公司對外交流的重要途徑是展示公司建設成果的重要窗口。接待

5、工作必須遵循以下規(guī)范：(一)接待工作原則、周到熱情。對上級部門、兄弟單位的人員來訪屬于接待工作范圍的都要周到安排熱情接待。、對口對等。根據來訪目的和要求一般安排公司相應的部門和人員參與接待。、分工協(xié)作。根據辦公室工作分工各司其職。根據需要協(xié)調有關部門落實接待工作。、合理節(jié)儉。合理安排接待日程合理使用接待經費。必要的不能省略能節(jié)約的不要鋪張。(二)接待工作安排、來訪信息記錄并報告。接到來訪的來函、來電應做好記錄及時報送行政主管領導。、確定接待部門。屬于其它部門接待范圍的及時轉相應部門處理并將有關信息通知來訪者。屬于辦公室接待范圍的及時報送行政主管。對與公司無多大聯(lián)系又沒有實質內容的來訪應婉言謝絕

6、。、制定接待方案。作好來訪單位有關信息及公司相關資料的搜集備用工作制訂接待方案報行政主管審定。需要安排公司領導接待的應將接待方案報有關公司領導審定。接待方案確定后應該及時反饋來訪單位。、落實接待工作。根據接待方案協(xié)調相關職能部門確定參與接待人員落實好接待的各個環(huán)節(jié)（包括迎送、住宿、就餐、用車、票務、會場、參觀、安全保衛(wèi)、宣傳報道等）。必要時要準備贈送紀念品。、做好接待工作的檔案保存至少每一季度匯總一次接待工作信息。(三)具體接待環(huán)節(jié)、迎送。上級部門來賓一般安排接、送站。兄弟單位除總經理以上來賓外若無特殊要求一般不安排接送、站。、住宿。主動詢問并根據來賓要求安排一般安排在公司附近。、就餐。招待來

7、賓一般按照標準安排工作餐。需要宴請的應堅持“特色、精致、簡省、熱情”的原則一般安排在公司附近并嚴格控制陪餐人數。、會見。根據對口對等原則安排相應公司領導和部門負責人參加會見、座談。提前做好會議室布置與服務安排。必要時安排做好會議記錄。、參觀。根據工作需要和來賓要求安排相應的參觀安排好參觀行程通知相關人員做好接待和情況介紹工作。、用車。除安排接、送來賓用車外根據接待需要提供在長沙期間的工作用車。、票務。根據來賓要求協(xié)助來賓辦理訂購（退）票。、宣傳。行政參與接待的人員要主動介紹宣傳公司樹立公司改革與發(fā)展的形象重大交流活動接待結束后應撰寫信息稿。重要接待活動應通知宣傳部門做好新聞宣傳工作。(四)接待

8、準備工作細則第條接待管理部門應根據來訪單位（團體、個人）的要求分情況及時處理。有關單位檢查指導工作時要按照事先安排的接待計劃做好接待前的相關準備工作確保接待工作的有序進行。單位（團體）聯(lián)系考察參觀、學習時接待人員要問清時間、內容帶隊領導的姓名、 職務來客總人數是否用餐等情況報告公司領導并按領導指示意見妥善安排。不能安排的要向客人解釋清楚。有關單位要求公司解決某些業(yè)務方面的問題時經公司領導同意后介紹到相關部門接待。凡要求會見公司領導的客人要首先問清客人姓名、工作單位和來訪意圖等情況向公司領導請示后再安排。如果來訪客人商洽的事項比較簡單所涉及的問題都在行政部職權范圍內可由行政部直接處理。第條相關部

9、門按照領導要求做好接待工作中所需的公司相關文件資料、產品等準備工作。第條公司行政部要做好接待地點的衛(wèi)生工作并準備茶具、飲用水等所需物品。第條接待人員要提前安排好客人住宿、用餐等事宜。第條接待人員在接待過程中要嚴格遵守公司的禮儀規(guī)范。第條接待人員凡遇到超出自己職權范圍的問題應主動向領導請示不能擅自做主。(五 )接待費用管理第條接待標準住宿標準安排住宿人員時原則上在公司所屬賓館或招待所訂房特殊情況可在其他賓館訂房。用餐標準（）用餐標準為：宴請公司負責人以上領導（含隨行人員下同）每人每餐元宴請公司部門領導、 業(yè)務合作公司領導每人每餐元宴請業(yè)務合作公司部門領導、 公司管理人員每人每餐元宴請普通工作人員

10、每人每餐元工作餐統(tǒng)一按每人每天元（早餐元中、晚餐元）的標準。宴請公司領導以上人員時酒水費用可另計其他宴請標準含酒水消費。（）由公司高層領導出面宴請的費用標準不受以上限制原則上由行政部統(tǒng)一辦理。（）無論宴請哪一級領導除公司領導外其他陪餐人員不超過人 ,特殊情況除外。第條接待費用使用接待費的使用應遵循勤儉節(jié)約、效能優(yōu)先的原則。接待費的使用只限于招待來賓用餐、娛樂、購買禮物不得挪作他用。接待人員在招待任務完成之后須及時（天之內）憑“請款單”和接待費用的正式發(fā)票到財務部辦理報銷手續(xù)。第條接待費用審批接待費審批權限（）使用接待費金額元（含）以下的由行政主管批準。（）元（含）由總經理批準。（）元（含）由董

11、事長批準。（）元（含）以上由董事會批準。接待人員原則上應事先填寫“接待請款單”報批準人批準后施行。特殊情況必須向批準人提前口頭聲明獲準后方可施行事后必須補辦相應手續(xù)否則財務部有權拒絕報銷。除總經理或董事長指定的專人外其他人員一律不得在餐廳、賓館、餐館和商店簽單否則費用自理公司不予報銷。第章附則第條本制度未盡事宜由行政部負責解釋。對外宣傳制度第章總則第條目的為了規(guī)范公司的對外宣傳工作展示良好的公司形象特制定本制度。第條適用范圍本制度適用于公司對外宣傳的管理。第條職責行政部是公司開展對外宣傳工作的管理部門其主要職責如下。根據公司對外宣傳的要求和計劃開展公司的對外宣傳工作。配合、協(xié)助各部門做好宣傳工

12、作。監(jiān)督、檢查各部門對外宣傳工作計劃和制度的執(zhí)行情況。組織、總結和交流公司的宣傳工作經驗。第章企業(yè)形象標識及對外宣傳管理第條企業(yè)形象標識管理凡涉及企業(yè)形象標識的內容如名稱、工作證（牌） 、名片、單證及其他印刷品在印制、使用和對外發(fā)布前必須報行政部審核確定后方可使用。第條對外宣傳管理對外宣傳的素材（）公司舉辦的各種活動。（）公司經營活動的業(yè)績和成果如決算和財務狀況。（）公司確定的新的經營方針、經營計劃及推出的新項目。（）公司人事組織制度的變動和高層經營者的變動情況。（）公司的社會公益活動如募捐、社會公益活動。廣告宣傳：嚴格按照公司要求將廣告宣傳方案上報總經理或董事長批準后組織實施。新聞宣傳：嚴格

13、執(zhí)行新聞報道由行政部統(tǒng)一歸口管理的制度。凡通過社會新聞媒介宣傳公司的各類新聞報道以及以公司名義對外宣傳稿件均由行政部把關上報行政主管審批后發(fā)稿。公關宣傳活動：公司組織的公關宣傳活動由行政部統(tǒng)一管理制定方案和計劃上報公司審核批準后方可舉辦。第章公司發(fā)言人制度第條公司設立發(fā)言人制度由發(fā)言人代表公司對外發(fā)布信息。第條由董事長或總經理制定專人擔任公司發(fā)言人。第條凡經公司同意發(fā)布的信息均由公司發(fā)言人向外發(fā)布。第條發(fā)言人可通過新聞發(fā)布會、招待會和俱樂部活動等形式向外發(fā)布信息。第條涉及重大的信息發(fā)布時均需由公司審核批準后授權發(fā)言人發(fā)布。第條發(fā)言人可以公司名義、 總經理代表名義或個人名義發(fā)布信息。第條應有關傳

14、媒機構的要求發(fā)言人可單獨向其發(fā)布信息。第條發(fā)言人發(fā)布信息應有記錄、錄音或錄像保存于公關部。發(fā)布信息失誤時應及時糾正。第條發(fā)言人因個人失誤導致公司受到損失應追究其責任。第章其他第條凡需通過電視臺、廣播電臺、報刊等新聞媒介對外發(fā)布公告、通告、通知和專業(yè)性的新聞報道等對外宣傳工作均由行政部統(tǒng)一負責。第條如果未經請示自行以部門名義對外發(fā)布各種稿件均由當事者承擔全部責任。問題嚴重者公司可按照有關規(guī)定做出嚴肅處理。第條員工撰寫的有關公司的稿件、信息被區(qū)級以上報刊（含內部刊物）或電臺、電視臺采用的均在獎勵范疇內。具體獎勵辦法另行規(guī)定。附：公關事務管理表格一、商務接待安排表來賓單位帶隊人姓名帶隊人職務隨行人員名單到達時間停留時間人數考察內容接待計劃安排車輛使用計劃相關事項攝影禮品音響歡迎標語用餐鮮花宣傳材料禮儀導游題詞水果其他負責接待部門意見簽字： 領導意見簽字： 填表人：填寫日期： 年月日二、公司參觀申請表申請單位團體參觀人數負責人職務聯(lián)系方式通信地址參觀時間參觀路線場所公司審批三、 公關接待審批表來賓單位來賓人數接待日期帶隊人姓名職務停留時間來賓事由：接待費用預算餐飲費用預算額住宿費用預算額其他費用預算額合計預算總額陪同人員