2021年公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度.doc

1、2021年公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守_;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、檔案管理內容1、員工入職檔案:個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、_復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統(tǒng)計表。3、績效管理檔案:將員工績效考核相關資料按月歸類整理。4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系

2、，死亡等情形。三、檔案相關規(guī)定1、基礎管理1.1原則:分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。（范本）1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于入職員工人事檔案登記(見附件一)離職員工人事檔案登記(見附件二)，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、_號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。1.5調動和錄用入公

3、司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗_年止)。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。2、檔案的查、借閱2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔

4、案室閱覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案單(附件三)，經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在人事檔案借閱登記本簽字登記(附件三)。3、查、借閱檔案注意事項3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。4、檔案的銷毀4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫公司員工人事檔案銷毀審批登記(附表五)，經行政人力資源部經理批準后銷毀。4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的公司員工人事檔案銷毀登記和將要銷毀的人