數(shù)字檔案館規(guī)劃與建設

1、數(shù)字檔案館規(guī)劃與建設數(shù)字檔案館建設是一項新的事業(yè)，社會信息化進程的加快，特別是電子政務、電子商務、辦公自動化等在各級政府、企事業(yè)單位的逐步應用，電子文件和電子檔案的大量產(chǎn)生對檔案管理產(chǎn)生了非常重要的影響，一是電子政務產(chǎn)生的電子文件，其歸檔方法、技術、手段等與紙質(zhì)文件歸檔相比，有重大差別，二是檔案局作為各級政府的一個職能部門，必須適應電子政務實施帶來的工作方式的變化，檔案工作不能游離于電子政務之外，也要按照電子政務的總體要求轉(zhuǎn)變檔案部門的工作作風和服務方式。數(shù)字檔案館建設是發(fā)展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求，是電子政務和辦公自動化的一個必需組成部分，也是檔案工作實現(xiàn)監(jiān)管、服務社會服務民生的

2、重要途徑。一、什么是數(shù)字檔案館？定義。是適應信息社會發(fā)展需要，充分運用計算機和網(wǎng)絡等信息技術手段，能夠?qū)?shù)字檔案和電子文件實施有效控制和科學管理的檔案館。（是一個電子化信息的倉庫，能夠采集加工存儲管理各種形式信息，用戶可以通過網(wǎng)絡方便地訪問它獲得信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。它能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲管理、查詢和公布集成在一起，同時實現(xiàn)檔案工作的科學有序管理和數(shù)據(jù)的安全備份，實現(xiàn)檔案信息的共享。）二、建設的必要性（一）是加強信息開發(fā)利用工作的必由之路浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳關于加強信息資源開發(fā)利用工作的實施意見中，明確指出在“十一五”期間，“縣級以上

3、黨政機關的公文、檔案、資料基本實現(xiàn)數(shù)字化”，要建成一批“數(shù)字檔案館”，并把檔案館作為政府信息公開的重要場所。（二）是加快推進檔案管理信息化和現(xiàn)代化進程的重要途徑據(jù)統(tǒng)計，社會有效信息的80%由政府產(chǎn)生或管理，政府產(chǎn)生和管理的信息中有50%集中在檔案部門，檔案部門最完整、規(guī)范地集中了各方面的政務信息。檔案信息作為一種原生信息，正發(fā)揮著越來越重要的作用。中共中央辦公廳、國務院辦公廳在關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見中明確要求，“建立健全政府信息公開制度，充分利用檔案館等場所為公眾獲取政府信息提供便利。加快以傳統(tǒng)載體保存的公文、檔案、資料等信息資源的數(shù)字化進程”。（三）是改變檔案管理現(xiàn)狀，推進數(shù)

4、字化管理的有效舉措近年來，檔案事業(yè)行政管理得到加強，檔案管理與利用健康有序進行。國家修改并重新頒布了中華人民共和國檔案法和檔案法實施辦法，制定了全國檔案信息化建設實施綱要等一大批檔案法規(guī)和規(guī)章，檔案行政執(zhí)法工作、檔案信息化建設工作得到了加強。數(shù)字檔案館的建設正是改變檔案管理現(xiàn)狀，推進數(shù)字化管理的有效舉措。（四）是電子政務資源建設的重要組成部分電子政務的產(chǎn)生，給檔案部門提出了一個新的課題。（）三、如何建設數(shù)字檔案館1、數(shù)字檔案館設計原則# 與社會發(fā)展與需求相適應、與當?shù)匦畔⒒こ滔鄥f(xié)調(diào)。# 從全國信息化建設全局出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、信息共享# 采用先進、成熟的技術，確?？煽啃?、可擴展性、兼容

5、性# 明確目標，分步實施。處理好現(xiàn)實與目標、需要與能力的關系# 充分利用現(xiàn)有資源，節(jié)省投資# 安全保密原則2、數(shù)字檔案館一般定位與規(guī)劃設計數(shù)字檔案館是系統(tǒng)工程，涉及很多因素：如人員、技術、經(jīng)濟、體制、人文、環(huán)境、管理條件等等。必須與地方或部門信息化建設同步發(fā)展。硬件的配置要根據(jù)建設的需要分期購置，因為設備的更新?lián)Q代非常快，先行購置不用的會造成很大的浪費，一般的所需要的硬件主要包括：終端設備（微機）、處理設備（服務器）、存儲設備（磁盤陣列、大量硬盤、光盤及其存儲柜）、網(wǎng)絡設備（交換機、路由器、網(wǎng)卡、網(wǎng)線等等、數(shù)字化設備（各種掃描儀、數(shù)碼攝像機等）、其他（打印機、刻錄機、視頻音頻信息采集編輯設備等

6、等。）網(wǎng)絡的設計各地各不相同，但基本包括三網(wǎng)一庫建設。局域網(wǎng)（館數(shù)據(jù)館庫局域網(wǎng)、地方或部門政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)和保存檔案資源的大型的數(shù)據(jù)庫經(jīng)費的合理配置n 硬件設備、軟件系統(tǒng)兩大塊分配比例（1-2）：1n 開支項目: 硬件設備 軟件購置、開發(fā) 數(shù)字化加工、編輯、制作 項目調(diào)研、方案研制、論證費用 技術用房裝修、改造 人員培訓 系統(tǒng)集成、維護 其他不可預見費用四、海鹽縣數(shù)字檔案館建設設想1、 建設目標。參照了省局、市局及省內(nèi)一些縣市的基本建法，初步設想三個平臺、三個數(shù)據(jù)庫一個中心，兩個網(wǎng)站建設。包括：網(wǎng)絡基礎設施平臺檔案信息綜合管理平臺（包含功能數(shù)字（虛擬）檔案室、業(yè)務指導平臺，檔案信息接收管理中心，

7、電子目錄中心、現(xiàn)行文件查閱服務中心，公開信息發(fā)布中心及電子文件和數(shù)字檔案登記備份平臺、檔案資源采集系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)等）辦公自動化系統(tǒng)平臺三個檔案信息基礎數(shù)據(jù)庫（即檔案目錄數(shù)據(jù)庫、重要檔案全文數(shù)據(jù)與多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心 兩個網(wǎng)站。通過項目建設，實現(xiàn)檔案資源和現(xiàn)行文件的網(wǎng)上在線管理、接收、登記備份，館藏檔案資料數(shù)字化管理與數(shù)字檔案資源網(wǎng)上發(fā)布，滿足使用者異地和遠程利用服務的需求。2、總體建設內(nèi)容網(wǎng)絡系統(tǒng)： 網(wǎng)絡系統(tǒng)建設將依托于海鹽縣黨政信息網(wǎng)，以便于實現(xiàn)與縣黨政信息網(wǎng)上其他系統(tǒng)的交互。包括主機系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、備份系統(tǒng)基礎設施平臺搭建網(wǎng)絡、主機和存儲等基礎設施平臺

8、與應用軟件系統(tǒng)，科學運用海量數(shù)據(jù)存儲技術、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫技術以及智能檢索等技術手段，確保整個系統(tǒng)設計先進、操作規(guī)范、運行可靠。檔案信息綜合管理平臺檔案信息綜合管理平臺包含數(shù)字（虛擬）檔案室、業(yè)務指導平臺，檔案信息接收管理中心，現(xiàn)行文件查閱服務中心，公開信息發(fā)布中心及文檔登記備份平臺、檔案資源采集系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)等，建設檔案資源采集系統(tǒng)、檔案資源管理系統(tǒng)和檔案資源利用系統(tǒng)和登記備份中心，實現(xiàn) “收、管、用”和登記備份工作的集中統(tǒng)一管理。依托黨政信息網(wǎng)，建設數(shù)字（虛擬）檔案室，應用系統(tǒng)面向各檔案室提供應用，使每個檔案室都可以實現(xiàn)在線文件檔案收集管理利用及登記備份的報送等功能。各立檔單位的檔

9、案管理員不僅可以方便地完成文書、照片、音像等檔案數(shù)據(jù)庫和政府公開信息、現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)檔案全過程、規(guī)范化管理，還可以共享利用不同單位產(chǎn)生的檔案信息和現(xiàn)行文件信息、實現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)據(jù)報送和登記備份，達到資源共享、工作互濟。業(yè)務指導平臺。對各立檔單位的檔案工作情況進行實時監(jiān)督，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，全面推進全縣檔案管理工作。提供在線年檢，面向立檔單位檔案室提供年檢數(shù)據(jù)的收集功能，以便進行匯總統(tǒng)計。同時可以在網(wǎng)上進行相關的業(yè)務指導，與各單位的文書人員、檔案人員進行實時交流，加強監(jiān)管手段與力度。檔案信息接收管理中心。提供檔案在線接收模塊，可與各機關檔案室進行網(wǎng)上電子信息（文件檔案照片等）接收，促使全縣

10、信息得到有效整合。建立電子目錄中心，實現(xiàn)可供查詢利用的目錄數(shù)據(jù)的接收、管理和利用，使利用者更快捷地了解館藏情況。電子目錄中心以檔案文件條目為主體，創(chuàng)建完善的電子目錄中心，給檔案局自身、黨政信息網(wǎng)用戶、因特網(wǎng)用戶提供不同級別的檔案查閱功能。在授權情況下用戶可以通過點擊條目來瀏覽電子原件。建立現(xiàn)行文件服務中心，實現(xiàn)現(xiàn)行文件網(wǎng)上接收、管理與發(fā)布，使數(shù)字檔案館成為政府公開信息的網(wǎng)上窗口。現(xiàn)行文件服務中心從電子文件交換中心通過接口取得政府各部門的現(xiàn)行文件，存入現(xiàn)行文件庫。通過發(fā)布接口提交向門戶網(wǎng)站傳送的現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)， 以供在網(wǎng)站上發(fā)布。政府公開信息查閱點要達到的主要效果是：作為集中利用中心，解決各部門的

11、政務信息分散保存造成的信息孤島問題，為公民、法人和其他組織查閱政府信息提供快捷、便利的服務。包括政府信息公開指南、目錄等的編制、審批、管理、發(fā)布、更新等功能。文件和數(shù)字檔案登記備份平臺系統(tǒng)。按省局標準建設，通過平臺，可實現(xiàn)登記單位與我們的在線的登記、報送、受理、審核和電子文檔的在線接收備份。（電子公文（oa系統(tǒng)形成）、紙質(zhì)檔案的掃描圖像（數(shù)字化成果）、電子業(yè)務數(shù)據(jù)（業(yè)務系統(tǒng)形成）、 cad等輔助設計類文件(設計軟件形成）、照片、音視頻文件）檔案資源采集系統(tǒng)。以資源共享專網(wǎng)為平臺，面向縣檔案館內(nèi)部應用。該系統(tǒng)通過各種手段收集檔案信息資源，以充實和擴大檔案核心資源總庫為目標，建立包括文書、照片、聲

12、像等傳統(tǒng)檔案和婚姻、房產(chǎn)等專題檔案以及政府公開信息和現(xiàn)行文件、各類資料在內(nèi)的目錄數(shù)據(jù)庫和電子全文數(shù)據(jù)庫，為檔案管理和利用提供充足的信息來源。檔案資源管理系統(tǒng)。實現(xiàn)對實體檔案、現(xiàn)行文件、各類資料的標準化、規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理，重在提高檔案館管理的質(zhì)量和效率，促進傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代電子檔案管理的變革，保證檔案的安全和電子文件的真實、完整和有效，實現(xiàn)檔案的永久保存。主要功能包括：（一）實體檔案管理 、（二）現(xiàn)行文件管理、（三）電子文件管理、（四）庫房管理、（五）全宗卷管理檔案資源利用系統(tǒng)。充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，為檔案人員和到館利用者提供多樣化的網(wǎng)上檢索功能和實體利用功能，為利用者提供方便

13、、快捷的信息資源利用服務。主要功能包括檔案資源的查詢檢索、檔案實體利用、檔案編研、開放檔案及文件發(fā)布等功能。電子文件和數(shù)字檔案登記備份平臺系統(tǒng)。實現(xiàn)登記備份的各個流程的有序化。一個辦公自動化系統(tǒng)平臺建立縣檔案局辦公自動化系統(tǒng)平臺，為館內(nèi)人員提供一個網(wǎng)上行政事務管理及自動化辦公的平臺，提高工作效率及服務能力。包括：公文管理、檔案管理，工作督查、會議管理、業(yè)務辦事、會議管理、值班管理、后勤管理、個人事務、公共信息管理、即時通訊等.三個數(shù)據(jù)庫建設主要包括：n 檔案目錄數(shù)據(jù)庫n 檔案全文數(shù)據(jù)庫n 多媒體檔案數(shù)據(jù)庫通過建設館藏檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫，建立檔案信息全文、照片、聲像檔案等信息資源數(shù)據(jù)庫，全面提高

14、開放檔案的數(shù)字化率，滿足檔案信息查閱需要。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，用來保存檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，直接為電子目錄中心服務。檔案全文數(shù)據(jù)庫檔案原件掃描加工、ocr識別后就存放在該數(shù)據(jù)庫中，通過索引與目錄數(shù)據(jù)庫中的條目相互連接。用戶可以通過條目來調(diào)閱相關原文，或直接進行全文檢索。多媒體數(shù)據(jù)庫，用來保存視頻、錄音、數(shù)碼照片等文件，通過外部平臺上提供的專業(yè)點播系統(tǒng)來調(diào)閱此類文件。館藏檔案數(shù)字化加工館藏檔案數(shù)字化加工是個持續(xù)的過程，整個數(shù)字檔案館建設整體過程中將有計劃地陸續(xù)進行館藏檔案數(shù)字化加工。電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心建設建立一個全縣檔案數(shù)據(jù)交換、管理平臺，通過開展檔案登記備份工作，集海鹽縣區(qū)域內(nèi)相關部門運行

15、的電子數(shù)據(jù)和各部門數(shù)據(jù)檔案，實現(xiàn)電子文件、檔案信息資源的登記備份和管理。實現(xiàn)檔案證據(jù)保全、檔案信息安全保障和推動檔案資源整合的功能，構(gòu)建新形式下檔案安全保障體系和檔案信息資源體系，不斷提升檔案工作服務大局中、服務社會、服務現(xiàn)實的能力。檔案登記備份中心建設，依托整個數(shù)字檔案館而建設的一個相對獨立，主要是硬件上的相對獨立：服務器、存儲、涉密系統(tǒng)容災備份系統(tǒng)等單獨建設，又與數(shù)字檔案館整體建設緊密相聯(lián)。項目建成以后，可以實現(xiàn)全縣檔案信息的在線、離線登記備份，及電子文件、數(shù)字檔案的在線移交、接收和管理。將出浙江省電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心建設規(guī)范兩個網(wǎng)站一個面向社會公眾的海鹽縣檔案門戶網(wǎng)站構(gòu)建位于黨

16、政信息網(wǎng)上的公眾服務專網(wǎng)信息發(fā)布平臺，建設面向社會公眾的檔案信息發(fā)布網(wǎng)站，發(fā)布開放檔案文件資料，為社會提供綜合性的檔案文獻、政策法規(guī)等資料查詢服務。一個面向內(nèi)部及縣級機關工作人員的檔案政務門戶網(wǎng)站構(gòu)建位于黨政信息網(wǎng)上的資源共享專網(wǎng)的信息發(fā)布平臺，建設面向黨委政府檔案信息發(fā)布網(wǎng)站，發(fā)布開放檔案文件資料，為黨委、政府提供綜合性的檔案文獻、政策法規(guī)等資料查詢服務。其它：系統(tǒng)接口。系統(tǒng)接口包括現(xiàn)行文件系統(tǒng)接口、辦公自動化系統(tǒng)接口、檔案移交接口、文檔備份中心接口、網(wǎng)站系統(tǒng)接口等。實現(xiàn)與黨政信息網(wǎng)、局內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)以及立檔單位檔案室軟件的數(shù)據(jù)交換、檔案資源的網(wǎng)上發(fā)布。應用支撐系統(tǒng)：統(tǒng)一身份、權限管理、集

17、中認證等等。安全系統(tǒng)的建設等等16浙江省數(shù)字檔案館建設管理暫行辦法第一章 總 則第一條 為加強和規(guī)范全省數(shù)字檔案館建設，推動檔案信息化工作健康發(fā)展，根據(jù)國家檔案局、中央檔案館關于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見和省檔案局、省信息化工作領導小組辦公室關于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的實施意見等有關規(guī)定，結(jié)合我省數(shù)字檔案館建設實際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱的數(shù)字檔案館是指以電子化檔案和部分電子文件為對象，以硬盤、磁帶、光盤等數(shù)字化設備為載體，借助信息網(wǎng)絡（如因特網(wǎng)、政務外網(wǎng)、政務內(nèi)網(wǎng)）和計算機軟件等信息技術實現(xiàn)接收、管理和利用等功能，并且具備嚴格完善的運行機制及管理制度的綜合檔案信息

18、系統(tǒng)。第三條 數(shù)字檔案館建設是檔案信息化建設的重要組成部分，對于推動檔案事業(yè)發(fā)展具有重大意義，各級檔案館應高度重視數(shù)字檔案館建設工作。第四條 各級檔案館應充分認識數(shù)字檔案館建設的系統(tǒng)性和復雜性，嚴格按照本辦法和其他相關技術規(guī)范的要求，結(jié)合當?shù)貙嶋H開展實施。第二章 建設內(nèi)容及要求第五條 數(shù)字檔案館建設包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統(tǒng)建設和規(guī)范制度建設四個部分。各部分內(nèi)容應協(xié)調(diào)發(fā)展、綜合推進，最終達到檔案信息接收、管理和利用的信息化、網(wǎng)絡化、規(guī)范化。第六條 基礎設施建設包括硬件設施建設、系統(tǒng)軟件建設和網(wǎng)絡環(huán)境建設。建設單位應本著滿足現(xiàn)階段需要并適當超前的原則，做好數(shù)字檔案館的基礎設施建設工

19、作。數(shù)字檔案館軟硬件的配備，應當充分估算存儲數(shù)據(jù)容量、數(shù)據(jù)操作強度和網(wǎng)絡訪問量，在選用硬件設備、配備操作系統(tǒng)、建立網(wǎng)絡架構(gòu)時，應當預留設備擴充、系統(tǒng)升級和網(wǎng)絡擴建所需的條件。第七條 信息資源建設包括目錄數(shù)據(jù)庫建設、全文數(shù)據(jù)庫建設、多媒體數(shù)據(jù)庫建設和電子文件數(shù)據(jù)庫建設。信息資源建設應嚴格按照相關技術規(guī)范和標準實施，保證信息資源的規(guī)范性、有效性和共享性。第八條 應用系統(tǒng)建設包括信息采集系統(tǒng)建設、綜合信息管理系統(tǒng)建設和數(shù)據(jù)發(fā)布系統(tǒng)建設。系統(tǒng)建成后，應能滿足檔案館、檔案室工作人員和檔案利用者的各項功能需求，使館內(nèi)綜合數(shù)據(jù)、檔案室上報數(shù)據(jù)和發(fā)布利用數(shù)據(jù)均實現(xiàn)平臺化管理。第九條 數(shù)字檔案館建設的各個環(huán)節(jié)應

20、形成科學完整的工作規(guī)范和管理制度，做到分工明確、流程清晰、責任明晰，保證各階段各項工作有序高效開展。第三章 建設流程管理及要求第十條 各級檔案館應按照國家和我省有關檔案信息化建設、數(shù)字檔案館建設的各項政策法規(guī)和標準規(guī)范，努力將數(shù)字檔案館建設納入當?shù)厣鐣畔⒒l(fā)展規(guī)劃，爭取條件，積極開展實施。第十一條 各級檔案館在開展數(shù)字檔案館建設工作之前，應加強調(diào)查研究，全面了解本館和進館單位的檔案現(xiàn)狀、人員現(xiàn)狀及信息化工作基礎，充分參考已有的數(shù)字檔案館建設經(jīng)驗，根據(jù)自身實際，制訂全面長遠的數(shù)字檔案館建設規(guī)劃，明確短、中、長期工作目標。第十二條 在數(shù)字檔案館建設規(guī)劃基礎上，各級檔案館應在當?shù)攸h委、政府的領導下，主動與信息化主管部門聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)工作并制訂數(shù)字檔案館建設方案。各級檔案館在向當?shù)卣蠄髮徟鷶?shù)字檔案館建設方案前，應就規(guī)劃和方案聽取上級檔案行政管理部門的意見。省、市檔案行政管理部門負責做好規(guī)劃方案的審核把關工作，對各地上報的規(guī)劃方案，應及時提出修改意見和建議。第十三條 各級檔案館應認真做好數(shù)字檔案館的可行性研究和立項咨詢工作，積極爭取將檔案專家列入當?shù)氐臄?shù)字檔案館立項咨詢專家組織，直接參與數(shù)字檔案館的立項咨詢和論證工作。上級檔案行政管理部門應積極支持所轄區(qū)域數(shù)字檔案館的立項