2021年債權部合同檔案的管理流程

1、債權部合同檔案的管理流程遼寧華銀工程機械有限公司（大連山重建機）風險管控中心合同檔案管理制度及規(guī)定一、總則為規(guī)范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，逐步實現(xiàn)公司合同檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，現(xiàn)結合公司的實際情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務中形成的以銷售設備為中心的資料總和，其構成包括融資合同，按揭合同，分期合同，及全款合同及通過銷售挖掘機，裝載機或破碎器在不同銷售方式下所簽訂的設備及配件合同。三、合同檔案管理原則1、合同檔案實由公司債權部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、債權部負責統(tǒng)

2、籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管、存檔公司所有合同文檔資料。3、財務部或分公司視具體情況可留合同，資料復印件做為做賬及催收賬款使用。四、合同文檔的移交1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交債權部。2、合同文檔在移交回來之時雙方確認并保證齊全、完整，符合其形成規(guī)律。3、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點，填寫文件歸檔登記表（見附件表一）。雙方簽字認可后方為完成交接手續(xù)。五、合同文檔的管理辦法1、合同文檔以合同編號結合銷售方式進行分類編號2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。3、債權部要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄

3、為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。4、債權部應根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5、各部門及各分公司員工可在債權部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須填寫合同檔案借閱登記表（見表二）經(jīng)債權部經(jīng)理簽字同意后，方可在債權部辦理相關借閱手續(xù)，以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。6、借閱者有義務保持所借文件資料的完整、整潔。7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)輕重予以處罰。8、所有借閱者不得將借出的保密性文件資料在未經(jīng)許可的情況下私自復印、拷貝或其它任何方式留有復件。如是工作需要須復印文件資料的，須在合同檔案借閱登記表備注說明原因。9、合同文檔

4、的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，也不得在公司內(nèi)部傳閱，違者視情節(jié)予以處罰。10、為方便信息資料的流通，所有文件資料均有一定借閱期限，借閱期限依文件資料的類別由檔案管理員告知歸還日期，如因工作需要文件資料還需繼續(xù)使用的，需辦理續(xù)借手續(xù)。六、本制度自下發(fā)之日開始實施，并由各部門及各分公司監(jiān)督執(zhí)行風險管控中心批準人負責人簽署日期六、附則檔案管理流程一、文件資料歸檔資料歸檔人及資料接收人在文件歸檔登記表上簽字確認。管理員將檔案進行編號、歸檔，以備查閱及借閱。檔案管理員填寫文件資料歸檔登記二、合同資料及檔案借閱a檔案管理員按程序辦理文件資料借閱。檔案借閱人填寫檔案借閱登記表。b借閱者不得將借

5、出的保密性文件資料在未經(jīng)許可的情況下私自復印、拷貝或其它方式留有附件，也不得將該保密性文件資料在公司內(nèi)外范圍內(nèi)傳播或傳閱。c借閱者有義務保持所借文件資料的完整、整潔檔案借出后，檔案管理員要做好記錄，及時追蹤。檔案借閱人要及時歸還所借檔案。因工作需要文件資料還需使用的，借閱人需辦理續(xù)借手續(xù)。歸還所借的文件資料，管理員要檢查歸還的文件資料是否保持完好、整潔。a.完好檔案管理員辦理歸還手續(xù)后存檔。b.有破損但能使用根據(jù)破損情況按規(guī)定執(zhí)行，辦理歸還手續(xù)后存檔。c.丟失或損壞后不能使用按規(guī)定賠償，檔案管理員進行銷帳。文件歸檔登記表表一序號歸檔日期歸檔資料名稱(或文件編號)數(shù)量歸檔人接收人備注合同檔案借閱

6、登記表表二序號借出日期借閱人借出檔案批準人歸還檔案備注使用檔案名稱(或管理員日簽數(shù)量目的文件編號)簽字期字擴展閱讀債權部工作流程河南神力公司債權部職責與流程國內(nèi)市場發(fā)展現(xiàn)狀和國外市場發(fā)展歷程表明，分期付款、按揭和融資租賃等信用銷售方式肯定將成為未來中國工程機械市場占據(jù)主導位置的幾種銷售方式。信用銷售不僅極大地刺激了產(chǎn)品銷量的提升，同時也因為回款周期長、不確定因素多而給公司帶來很大的市場風險。在這種市場大背景下，必須盡快建立和完善債權管理部門，以應對信用銷售帶來的市場風險，使自己的企業(yè)處于安全運營狀態(tài)。債權部的工作職責如下防范風險防范風險主要指事前防范，即債權部在產(chǎn)品真正售出到達客戶手中之前應該

7、做的風險防范工作。主要包括兩個環(huán)節(jié)，一是債權部在銷售部與客戶簽定銷售合同之前對客戶信用進行考察，剔除那些存在高風險因素的客戶；二是債權部在銷售部向客戶交付產(chǎn)品之前對客戶首付款進行審核，阻止銷售部向那些沒有按照合同規(guī)定支付首付款的客戶交付產(chǎn)品，避免在合同執(zhí)行初期就形成拖欠款?？刂骑L險控制風險主要指在銷售合同履行過程中對客戶還款進行有效管理，減少拖欠行為。公司還應注意債權部與銷售部門、財務部門之間的工作銜接。其實，債權管理工作并不是由債權部一個部門來完成的，銷售部和財務部也是承擔債權管理工作的重要部門。銷售部負責銷售產(chǎn)品，債權部負責貨款回收，財務部負責資金管理，三者之間是相互制衡的關系。因此，在實

8、際債權管理工作中，公司需要重視三個部門之間的工作銜接強調(diào)完整銷售的真正含義是售出產(chǎn)品并全部回款；強調(diào)三個部門在債權管理中擔負的共同責任；定期組織三個部門召開工作協(xié)調(diào)會，建立協(xié)調(diào)機制；統(tǒng)一規(guī)定三個部門的統(tǒng)計口徑，減少、消除因統(tǒng)計口徑不一致導致的工作摩擦；增強財務部的營銷意識和服務意識，在財務統(tǒng)計中要考慮債權部的需要，減少重復勞動。債權部的工作流程如下對意向客戶進行前期考核。考核達標后即可簽訂合同。交車前落實首付款是否到位。根據(jù)合同（銷售明細）登錄電腦臺賬與手工帳。根據(jù)用戶還款日期，提前5天短信提醒，提前2-3天電話正常通知。有針對性的對未按時還款的客戶進行再次電話催收或上門催收。對電話催收或上門催收多次無效的情況下進行停車警告（停車前應先與各部門溝通協(xié)調(diào)）。把多次催收