制度流程的信息化

1、各種各樣的制度和流程文件構(gòu)成了企業(yè)的管理體系，而企業(yè)的日 常運(yùn)營(yíng)就是基于這套體系展開的。 因此，這套體系的標(biāo)準(zhǔn)化程度直接 決定了企業(yè)管理的規(guī)范化程度；這套體系的精細(xì)化程度直接決定了企 業(yè)管理的精益化程度；這套體系的清晰化程度直接決定了企業(yè)管理的 執(zhí)行力大?。贿@套體系的集成化程度直接決定了企業(yè)管理的集約化程 度；而這套體系的科學(xué)化程度更是決定了 企業(yè)管理的先進(jìn)性程度。目前，企業(yè)的制度和流程基本上都是以文件的形式存在的， 不管這種 文件是紙質(zhì)的還是電子的；也不管這種文件是以通告、紀(jì)要、紅頭文 件的形式發(fā)布，還是以某種標(biāo)準(zhǔn)的格式發(fā)布。但是，這種以文件作為 載體的管理體系隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，越來(lái)越顯得

2、不能適應(yīng)企業(yè)管理 和變革的需求。問(wèn)題一：文件形式發(fā)布的制度和流程數(shù)量眾多， 格式多樣，詳略不一, 關(guān)系復(fù)雜；存在重復(fù)、沖突、缺失、冗余及描述不清晰的問(wèn)題。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，在不同的時(shí)間點(diǎn)由不同的管理人員制定并發(fā)布了 各種制度和流程文件，這些文件采用的文檔格式未必統(tǒng)一， 描述詳略 未必一致，管理思想未必一貫。如果我們對(duì)一個(gè)達(dá)到一定規(guī)模的企業(yè) 歷年來(lái)所發(fā)布的制度和流程文件進(jìn)行梳理，一定會(huì)發(fā)現(xiàn)不少重復(fù)制定 且相互沖突之處，也一定會(huì)發(fā)現(xiàn)不少制度和流程的缺失點(diǎn)。 更為重要 的是，企業(yè)內(nèi)部的制度和流程文件往往只有發(fā)布機(jī)制卻沒(méi)有完備的退規(guī)定而存在。 現(xiàn)在很多企業(yè)仍試圖基于傳統(tǒng)的文件管理手段進(jìn)行制度和流程的梳

3、理。比如，將各種制度和流程文件進(jìn)行分類和編號(hào)，然后放在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上供查詢。 但是， 這種技術(shù)手段只能管理到文檔的名稱和編號(hào)， 并沒(méi)有能力解決這些制度和流程之間相互重復(fù)、 沖突的問(wèn)題；也不能解決詳略不一，語(yǔ)焉不詳?shù)膯?wèn)題。另外， 各種制度和流程之間是有關(guān)聯(lián)的， 在很多文件中往往都會(huì)提到”相關(guān)規(guī)定請(qǐng)參見 xx 制度及流程文件“。各種制度和流程之間的關(guān)聯(lián)直接決定了整個(gè)管理體系是否有效銜接， 也決定了其運(yùn)轉(zhuǎn)的效率及效果。 流程和制度間的關(guān)聯(lián)關(guān)系如果通過(guò)文件內(nèi)的描述進(jìn)行說(shuō)明， 很難從整體上表述清楚， 更難以進(jìn)行維護(hù)； 如果通過(guò)所謂的勾稽圖又顯得錯(cuò)綜復(fù)雜，還是看不清楚。問(wèn)題二：文件形式發(fā)布的制度和流程構(gòu)成了企

4、業(yè)內(nèi)部的各種管理體系，而靠文件這種技術(shù)手段很難解決企業(yè)內(nèi)部”管理體系孤島“的問(wèn)題。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中往往會(huì)不斷地引入并應(yīng)用各種先進(jìn)的管理理念和方法， 這些理念和方法的引進(jìn)一般都以項(xiàng)目實(shí)施的形式展開， 并隨著項(xiàng)目的結(jié)束以各種制度和流程文件的形式給企業(yè)留下一套套管理體系。 由于這些體系之間并沒(méi)有進(jìn)行過(guò)有效的整合， 從而造成各管理體系之間存在相互脫節(jié)甚至相互沖突的情況。 另外， 這些項(xiàng)目通常又是以一個(gè)或幾個(gè)部門為單位展開的， 職能部門由于職責(zé)分工所造成的邊界效應(yīng)也進(jìn)一步加劇了所謂”管理體系孤島“的形成。“管理體系孤島” 給企業(yè)造成的直接問(wèn)題就是各種管理要求不能被真正全面地執(zhí)行。當(dāng)然，執(zhí)行不力不完全是由

5、”管理體系孤島“所造成的， 但是這個(gè)因素卻是被企業(yè)普遍忽視的。 企業(yè)管理者在分析為什么員工的執(zhí)行力不夠時(shí)， 很少會(huì)承認(rèn)是因?yàn)樽砸褯](méi)有把” 應(yīng)該怎樣做事情“講清楚。有一家很著名的企業(yè)， 其多年來(lái)所制定管理制度有七八百本之多， 最后導(dǎo)致具體執(zhí)行時(shí)員工都不知看哪本制度為好。 其采購(gòu)員曾抱怨說(shuō)， ”哪道我下采購(gòu)訂單時(shí)需要先看一下全面風(fēng)險(xiǎn)管理小組給我的 內(nèi)控手冊(cè) ，然后再看一下質(zhì)量團(tuán)隊(duì)給我的 iso9001 的程序文件 ，之后再看一下平衡計(jì)分卡項(xiàng)目組發(fā)的行動(dòng)計(jì)劃 ，接著再看一下erp 項(xiàng)目組寫得 采購(gòu)流程操作手冊(cè) ，最后再下采購(gòu)訂單？“。那么， 這位采購(gòu)員下采購(gòu)訂單時(shí)究竟是遵循什么流程呢？其答案是： ”

6、按erp規(guī)定的流程來(lái)做“。為什么呢？ ”因?yàn)?erp規(guī)定的流程都是固化的 it 系統(tǒng)中的，繞不開！ “。那么，其它管理體系的要求是否被執(zhí)行呢？這位采購(gòu)員的回答是： ”你只管做了，有問(wèn)題他們自然會(huì)來(lái)找你，不來(lái)找你自然就說(shuō)明沒(méi)有問(wèn)題。 “問(wèn)題三： 文件形式發(fā)布的制度和流程很難進(jìn)行全面、 高效的合規(guī)管理。讓員工不折不扣地按既定制度和流程開展工作， 這本身就是一個(gè)企業(yè)執(zhí)行力的體現(xiàn)。目前，制度和流程落地主要有三種方法。一種是實(shí)施信息化的管理系統(tǒng)，將其固化在it 系統(tǒng)中，讓員工不得不按既定的制度和流程辦事。 第二種是建立制度和流程合規(guī)管理體系。 第三種是通過(guò)企業(yè)文化建設(shè)， 讓員工自覺樹立按流程辦事的觀念和

7、流程管理的思想。 所謂的制度和流程合規(guī)管理體系， 就是一套” 人查人 “的制度，也就是所謂的”四眼原理“，即一個(gè)人工作，另一個(gè)人來(lái)檢查。建立這樣的合規(guī)管理體系， 企業(yè)應(yīng)標(biāo)識(shí)出需要進(jìn)行檢查的管控點(diǎn)， 并定義相應(yīng)的檢查手段、人員、頻率和標(biāo)準(zhǔn)。然后，按預(yù)案以一定頻率和周期不斷地對(duì)制度和流程中關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行合規(guī)檢查， 并出具合規(guī)檢查報(bào)告。然而，要對(duì)由制度和流程文件所構(gòu)成的企業(yè)管理體系進(jìn)行標(biāo)識(shí)管控點(diǎn)；定義相應(yīng)的檢查手段、人員、頻率和標(biāo)準(zhǔn)；制定檢查計(jì)劃并進(jìn)行合規(guī)檢查等一系列合規(guī)管理工作， 在工作效率和可操作性上都遇到了很大的挑戰(zhàn)。問(wèn)題四：文件形式發(fā)布的制度和流程很難對(duì)企業(yè)的管理體系進(jìn)行深入、全面和科學(xué)的分

8、析與優(yōu)化。目前企業(yè)進(jìn)行制度和流程優(yōu)化的問(wèn)題是沒(méi)有能力對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行充分分析和深入理解。只有充分了解了目前的狀況和存在的問(wèn)題， 才能真正 去設(shè)計(jì)一個(gè)合理的優(yōu)化方案?；蚣みM(jìn)或漸進(jìn)，都需要基于現(xiàn)實(shí)作為一 個(gè)出發(fā)點(diǎn)。不然，任何優(yōu)化從某種意義來(lái)說(shuō)都是盲目的。而由制度和 流程文件所構(gòu)成的企業(yè)管理現(xiàn)狀卻很難給我們提供進(jìn)行科學(xué)分析的 基礎(chǔ)信息。比如，我們想知道一個(gè)崗位究竟在整個(gè)管理體系中涉及到 了多少流程及流程步驟，進(jìn)而試圖分析與此崗位相關(guān)的績(jī)效、 技能和 工作量是否有改進(jìn)的空間。如果基于制度和流程文件去進(jìn)行這樣的分 析，其工作量將是巨大的，我們可能需要將所有文件搜索一遍并進(jìn)行 整理，然后才能進(jìn)行相關(guān)的分析工作。

9、上述問(wèn)題的解決之道是建立一個(gè)模型化的而非文件化的企業(yè)制度和流程的信息化管理平臺(tái)。所謂模型化的而非文件化的企業(yè)制度和流程的信息化管理平臺(tái)指引入建模的技術(shù)和方法進(jìn)行制度和流程的管理。簡(jiǎn)單地講，為制度和流 程事先定義一套描述的規(guī)則和方法，在這套規(guī)則和方法之上所建立的 模型應(yīng)具有多維、多視圖、多層次和多格式的特點(diǎn)，全面反映企業(yè)的 組織架構(gòu)、信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)實(shí)踐之間的關(guān)系。為不同層次、不同部門 的人員提供一個(gè)進(jìn)行制度和流程建模的信息化平臺(tái)。更重要的一點(diǎn) 是，模型化的企業(yè)制度和流程信息化管理平臺(tái)使企業(yè)的制度和流程在 橫向和縱向上集成，展現(xiàn)出完整的端到端的流程，真正實(shí)現(xiàn)所謂管理的”橫向到邊，縱向到底“?？傊?，企業(yè)所有的制度和流程都必須在 此模