合同管理辦法

1、合同管理辦法第一章目的第一條 為規(guī)范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權(quán)益，制定本辦法。第二章適用范圍第二條 本辦法適用于公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務關(guān)系的各類合同、協(xié)議等。第三章 合同管理部門及職責第三條 公司合同預算部負責各類合同的管理工作，對各公司報審合同的定價、結(jié)算依據(jù)、付款方式等承擔全面的審核責任，并負責本辦法的監(jiān)督執(zhí)行。第四條 人事行政部負責合同檔案的管理。第五條 各經(jīng)辦部門對所簽訂合同的合法性、真實性、經(jīng)濟性、嚴謹性對公司負責，承擔全面的簽約和履約責任，并負責所承辦合同書面文本的歸檔。第四章合同的授權(quán)委托第六條 經(jīng)企業(yè)法定代表人或主要負責人書面授權(quán)

2、的企業(yè)有關(guān)人員可代理簽訂合同。第七條 代理簽約人必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)力，維護本公司的合法權(quán)益。第八條 代理簽約人損害本公司合法權(quán)益、 或者不再適宜擔任代理簽約人的，公司有權(quán)隨時終止委托代理關(guān)系。 終止委托代理關(guān)系的， 由法定代表人或者主要負責人做出決定。第五章合同的簽訂、審批和履行第九條 訂立合同，除即時交付的簡單小額經(jīng)濟事務外， 應當采用書面形式?！皶嫘问?”是指合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，要求采用正式的合同書形式及合同標準文本。第十條 訂立合同須由合同經(jīng)辦部門牽頭， 重要合同應由承辦部門會同律師、財務、合同預算等部門（必要

3、時可邀公司有關(guān)部門共同參與） 組成合同談判小組，共同參與合同簽訂的調(diào)研、招標、定價、談判。未經(jīng)合同談判小組參與訂立的重要合同，發(fā)生問題由合同承辦部門負責。第十一條合同承辦部門在簽訂合同前，應預先審查對方以下情況：1 / 6( 一) 對方當事人主體資格審查。包括：企業(yè)名稱、性質(zhì)、地址、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、注冊資金以及依法應當辦理的各類行政許可證。( 二) 對方當事人資信情況及履約能力審查。包括：資產(chǎn)負債、技術(shù)設備、產(chǎn)品質(zhì)量、商業(yè)信譽等。( 三) 對方合同承辦人員資格審查。 包括簽約代理人的身份證明、授權(quán)委托證明。第十二條合同應按下列程序辦理簽訂、審批手續(xù)：（一）草擬會簽：合同承辦部門應就商談約定

4、的內(nèi)容草擬經(jīng)濟合同文本，國家格式化的合同由經(jīng)辦人按合同文本上的要求填寫， 重要合同會同律師共同擬稿； 擬稿完畢后，經(jīng)辦人填寫經(jīng)濟合同審批單 ，經(jīng)各審批權(quán)限人審批。（二）審查修改：經(jīng)辦部門根據(jù)修改意見進行修改后定稿。（三）最后簽訂： 經(jīng)公司批準的合同文本定稿后，由合同承辦部門送法定代表人或主要負責人簽批后，加蓋公司印章。第十三條合同報審、簽批規(guī)定（一）合同必須先審批后簽約。特殊情況通過授權(quán)處理。（二）各經(jīng)辦部門報公司審批時，一般合同應預留不少于一周的審批時間，大額合同應預留不少于兩周的時間，重要合同應預留不少于三周的審批時間。（三）具體審批時間：經(jīng)辦部門經(jīng)理一天，律師一天，主管副總經(jīng)理一天，總經(jīng)

5、理二天，董事長二天。在規(guī)定的時間內(nèi)未有審批意見的， 視同默許，經(jīng)辦部門可予實施， 由此發(fā)生的責任由審批方負責。（四）任何人對經(jīng)審核批準的合同無權(quán)自行修改，否則追究當事人責任。第六章 合同的變更、解除第十四條合同履行過程中，經(jīng)辦人員應及時掌握合同執(zhí)行情況，對涉及合同履行中的變更、 解除等重要事項， 應及時匯報；經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成協(xié)議的，新協(xié)議未達成前， 原合同仍然有效。 我方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復。第十五條存在下列情形之一的，我方可以單方解除合同：（一）因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；（二）在履行期限屆滿之前， 對方明確表示或者以自己的行為表明不

6、履行主2 / 6要債務的；（三）對方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的；（四）對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；（五）法律規(guī)定的其他情形。第十六條變更或解除合同的，必需采用書面形式；第十七條變更或解除合同的協(xié)議應按照合同簽訂的審批程序報批。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的，應依法及時辦理。第七章合同的履行第十八條 經(jīng)辦人在合同履行過程中，對本公司合同的履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。（一）履行銷售合同交付材料時應由對方當事人署收。 向?qū)Ψ疆斒氯私桓墩?guī)發(fā)票時應由對方當事人簽收。（二）履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據(jù)、 收條或者直

7、接開具發(fā)票，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。（三）履行支付條款時應按照“進度在先，支付在后”的原則，由合同執(zhí)行部門請款并經(jīng)濟合同付款申請單 、對方蓋章的付款通知單。合同經(jīng)辦部門負責合同執(zhí)行過程中的請款報批。合同執(zhí)行完畢后， 合同經(jīng)辦部門將執(zhí)行過程中形成的材料交合同預算部進行結(jié)算審計。結(jié)算審計完畢后，合同預算部填寫結(jié)算審批單，財務部憑此單付余款。合同招待完畢后， 合同文本及執(zhí)行過程中形成的所有資料轉(zhuǎn)人事行政部歸檔保存。第十九條 若合同簽訂部門與執(zhí)行部門不同時，在合同簽訂后五日內(nèi)由合同簽訂部門向執(zhí)行部門進行合同交底，執(zhí)行部門負責合同履行過程中的管理。第二十條 在履行合同

8、過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面報合同預算部。（一）經(jīng)營狀況嚴重惡化；（二）轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務；（三）喪失商業(yè)信譽；（四）有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。3 / 6第二十一條 在常年合同特別是常年材料供應、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應定期對帳（至少每年末一次） ，確認雙方債權(quán)債務。第二十二條在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項，以及本公司或?qū)Ψ疆斒氯说暮贤?jīng)辦人員發(fā)生變動時，應及時對帳， 確認合同效力及雙方債權(quán)債務。第八章合同糾紛的解決第二十三條 合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應按照實事求是的

9、原則，平等協(xié)商解決。第二十四條 合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的， 合同經(jīng)辦部門應及時書面報告公司總經(jīng)理和合同預算部，并擬定處理意見，與公司法律顧問商討決定。第二十五條 公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關(guān)部門應及時將合同的簽訂、 履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報公司法律事務人員。第九章考核與獎懲第二十六條 對在合同簽訂、 履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題， 積極采取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中， 避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。第二十七條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情

10、況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：（一）未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同；（二）為他人在空白合同、授權(quán)委托書上蓋章的；（三）應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同；（四）擅自修改已批準的合同條款對我方造成不利的。第二十八條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：（一）因工作過失致使公司被詐騙；（二）公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認；（三）遺失重要證據(jù)；4 / 6（四）發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機的；（五）合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告；（六）其他違反公司相關(guān)制度的。第二十九條 公司職員在簽

11、訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機關(guān)處理。第十章合同檔案管理第三十條合同經(jīng)辦過程應產(chǎn)生如下記錄：（一）合同采購顧問聘用建議書 ；（二）三家供應商的書面報價；（三）合同協(xié)議文本；（四）經(jīng)濟合同審批單；（五）經(jīng)濟合同付款申請單 。第三十一條 合同采購顧問聘用建議書 、經(jīng)濟合同審批單、經(jīng)濟合同付款申請單編號規(guī)則如下：（一）合同采購顧問聘用建議書 ：編號：流水號如：，建議書年份：如，業(yè)務類型注：業(yè)務類型包括：施工、監(jiān)理、服務（法律、策劃、代理、勞務、廣告及其他非實物采購） 、采購（物資采購，包括軟件） 、其他，共五類，歸類時應以最為接近者歸類。（二）經(jīng)濟合同審批單 編號：流水號， 除開頭外規(guī)則同本條（一）。注：（）合同編號同“審批單”編號一致（）銷售合同編號規(guī)則另行制定。（五）經(jīng)濟合同付款申請單編號：流水號付款次序流水號除開頭和付款次序注水號外規(guī)則同本條（一）。舉例如下 ：一個建設工程的施工合同， “建議書”的編號為：施工，“合同審批單”編號為：施工，第