分公司行政管理制度

1、新城建工泰安分公司行政管理制度 、禮儀紀律 1、行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督; 2、行政部負責人發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關部門主管; 3、行政部確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請； 4、對公司禮儀紀律現(xiàn)象，行政部與各部門經理均可直接向總經理提出。 二、工作計劃與報告 沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調對公司、部門、員工行為的計劃性要求， 用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體 系的規(guī)定，并通過相關計劃流程和計劃表格的制作， 實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。 （一）公司、部門

2、年度發(fā)展計劃 1、公司董事長、總經理、部門經理于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發(fā)展計 戈嘰 2、公司年度發(fā)展計劃經公司主要高層領導人討論制作，公司高管核準同意后確定執(zhí) 行。 3、部門年度發(fā)展計劃經部門主要領導人員討論制作，公司總經理核準同意后確定執(zhí) 行。 4、公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎和依據(jù)。 5、公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經營發(fā)展的評價基礎。 6、年度計劃流程 總經理 公司計劃草案 各部主管報告 稽核 4 部門計劃草 總經理核準 執(zhí)行 （二）部門、員工月度工作計劃 1、部門經理、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。 2、月度工作計

3、劃通過對月度工作計劃表的制作來完成，在該表格中應該相應地填 寫部門、員工下月工作內容安排和時間控制。 3、員工月度工作計劃交部門經理核準同意后確定執(zhí)行 4、部門月度工作計劃交總經理核準同意后確定執(zhí)行。 5、月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一 報告 （三）員工日工作時間控制計劃 1、公司員工通過日工作時間控制表進行日工作時間計劃與安排控制。 2、公司員工應該按照“日工作時間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的 項目如實填寫并上交公司行政管理部。 3、在日工作時間控制表中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映 員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對

4、員工考核的主要依據(jù)之一，同 時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據(jù)。 4、日工作時間控制表是公司對外服務的重要計費依據(jù)。 5、日工作計劃流程 部門月度計劃 部門主管 -稽 -核 員工日計劃 報- 告 執(zhí)行 三、會議管理 1、會議是公司決議產生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為 定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員 遵守會議秩序安排同時提高會議效率。 2、定期例會 會議名稱 時間安排 參加人員 會議內容 召集/主持 人員 早會 8:30-8:45 各部門人員 對接一天相互協(xié)調工 部門經理 作，掌握工作進度 部門周例會 每周五15

5、:0 0 各部門人員 總結本周工作及下周計 劃 部門經理 經理周例會 每周六上午 9:00-11:00 總經理、副總經理、 各部門經理 匯報各部門一周工作情 況及下周工作計劃，討 論工作中存在冋題 行政管理部 /總經理 月度總結、 規(guī)劃會議 每月度最后 一天下午 總經理、副總經理、 各部門經理 上月度工作總結月度工 作規(guī)劃報告、各部門月 度工作協(xié)調 行政管理部 /總經理 質量管理會 每月初第一 天上午 總經理、副總經理、 工程部經理、質量管 理部經理 總結上月工程質量及問 題，安排本月質量目標 工程部/總 經理 安全管理會 每月度第一 天下午 總經理、副總經理、 工程部經理、安全管 理部經理

6、總結上月安全問題，安 排本月安全目標 工程部/總 經理 月度生產調 度會 每月度中旬 總經理、工程部經理、 施工中各口負責人 工程方面內容 工程部/總 經理 員工大會 每季度最后 一個月月底 總經理及全體員工 經營總結、工作安排、 其他相關內容 行政管理部 /總經理 董事會會議 每年度一次 董事長、董事、總經 理 公司重大事項決議 總經理/董 事長 3、非定期會議 會議名稱 時間安排 參加人員 會議內容 召集/主持人員 公司發(fā)展 研討會 不定時 董事長、總經理、副總 經理、部門經理、主要 經營業(yè)務人員 就市場拓展、業(yè)務 推廣、公司經營等 相關事項的討論 行政部/總經理 臨時會議 不定時 總經理

7、、副總、部門經 理、其他有關人員 特殊事宜 行政部/總經理 新業(yè)務拓 展跟蹤會 不定時 總經理、相關業(yè)務人員 新業(yè)務進展及問題 行政部/總經理 董事會臨 時會議 不定時 董事長、董事、總經 理 公司經營特殊 重大事宜 總經理/董事長 （三）會議安排 A、公司內會議由行政部安排，部門內會議由各部自行安排 B、主會人會前一天需向秘書（行政部）告知會議安排、會議內容 C、秘書（行政部）須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內容 D、秘書（行政部）負責會場安排與整理 E、開會期中，秘書（行政部）負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉發(fā)給 有關人員及總經理備案 3、會議流程 會議計劃會議計劃

8、 會議通知 四、辦公設備管理 1、電腦 1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)； 1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼 1.3員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄 1.4員工不得私設電腦密碼 2 傳真機、復印機： 2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用 2.2建立嚴格的使用登記制度 2.3未經許可，個人不得自行操作使用 3 可運用狀態(tài)維護 3.1行政部負責電腦、傳真機 復印機的檢查、保養(yǎng)和維修，保證設備的可運用狀態(tài) 五、文書作業(yè) 1、復印 1.1公司復印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行 1.2 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書 13客戶資料、服

9、務文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復印委托單（文件名、秘級、 用途、裝訂要求等）經上級主管批準后執(zhí)行復印 1.4秘書于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內容、頁數(shù)、復印機碼、 批準人、保密標識等） 1.5復印流程 各部門 復印委托單 復印裝訂登 六收發(fā)文 1、文件是經營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。新城建工公司的泰安分公司定 的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。 2、本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人 -行政部統(tǒng)一辦理，她是各級文件管 理的直接承擔者。附收、發(fā)文登記表 3、行政部文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文 處理單”，分送有關部

10、門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字簿”上 簽收，文員對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果，并對文本進行復印和 留檔 4、公司的各類文件均屬內部機密文件 , 文員不得截留、泄露和私自外帶 ,違者予以警告、 經濟處罰、除名或追究法律責任。 屬一般業(yè)務便函， 只要在“收文登記簿” 上登記即可， 直接分送有關人員閱辦。 5 、 本公司對外之發(fā)送文函按性質訂立參見文檔管理制度 。 6 、文件傳真的發(fā)文工作亦由文員人員負責，需發(fā)文者將文稿經主管人員簽字后交文員 處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要 文件皆須復印備份存檔。 7 、對一些機密文

11、件 ,需在文件頁首加蓋印章 ,以防止隨意傳播。 8、每月未，文員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經各部門主管確認的確無使用 價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表 9、文件管理應參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人 將重要信息摘錄后交文員按分類歸檔，文員必須做好登記造冊工作。每月未，文員應將 收、發(fā)文整理裝訂成冊。 10 、每半年將經各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期 檢查檔案保管狀況 ,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。 11、收發(fā)文流程 信函收文 行政部簽收= 責任人：文員、GM秘書 監(jiān)督人：行政經

12、理 發(fā)函發(fā)文 登記歸檔 總經理 責任人：文員、總臺 監(jiān)督人：業(yè)務、行政經理 發(fā)函打印 V 主管簽字 田公司印 分 理 印存檔 保密標識 1 r 1 r 1 信件 傳真一 快遞 文員送由E 總臺電話 用印流 發(fā)文登 七、用印 1、公司所有印鑒歸行政部統(tǒng)一管理，財務章除外。 2、公司所有印鑒總經理簽批后方可蓋印，總經理不在，電話請示，行政部備案，于總 經理回公司后補簽批流程。 3、本公司以公司名義對外之行文由行政部負責蓋印 4、公司各部申請簽章及總經理、董事長職章，應提出申請（匯簽）經上級核準后交行政 部，由行政部登記于登記表，負責蓋印 5、用公司印流程 公司章 合同章 責任人：行政文員 法人章

13、八、文檔 1、圖書雜志 1.1公司所屬圖書是專供相關公司內人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12 月下旬詳實盤點。 行政文員 1.2、文員應將圖書書名、出版 丨作需要 借閱的須在文秘處登記借期、 號，各部門員工由于工 社名稱、數(shù)冊、金額按 申請單歸類 口遇清點期限或公務上需參考將隨時通知 收閱,借書人不得拒絕。附申書登記冊 1.3、一般情況下，圖書只得在公司內閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出 過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記 1.4、對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償 1.5、圖書管理流程 圖書購進 2、專業(yè)資料 = 文員登記 2.1資料分類：公司搜集的各種公司業(yè)務文

14、本、流程、 制度、顧問業(yè)理論等文 件正本及復印件；公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；公司各類剪報 類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料；公 ；公司搜集的各 圖書 項目有關的憑據(jù)、 清點一 圖紙、合同、協(xié)議、文本等 2.2公司資料只可于公司內借閱當天歸還，不得攜出司外, 復印申請批準 2.3資料管理流程 借閱 文員登記 借書人 資料整理 登記表 3、辦公文檔 登記注冊 庫 清點報告 保密標識 當天回庫 時清點 3.1、行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理 3.2、行政人員辦公文檔設: 復印 工作計劃與報告；會議紀要；司內行政; 3.3、業(yè)務登記辦公文檔設: 工作計劃與 C 報告；司內行政；

15、談項目 借閱 A、 復印 ；執(zhí)行 項目A、B、 復印人 借閱人 八、訪客接待 1、來本公司之賓客由行政部負責接待 2、接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關主管部門聯(lián)系接洽 3、電話接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有 關主管匯報 4、訪客接待流程訪客 十、辦公用品J 行政部 1、文具 1.1、行推銷商責辦公文具的采購與領用登記 朋友 董事長/GM朋友 1.2 行政部須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、| 總臺應對 電話受訪人 文件夾的存量，以保證公司業(yè)務程序的正常進行 電話業(yè)務員 封面紙、封面薄膜）及 電話秘書I 1.3、辦公用品及低值易 出迎進接待

16、室 出迎進辦公室 * 秘書上茶 1.4、行政部負責茶、水等日文員品的采購與使用登記 責任人定時檢查飲用水文員葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序 監(jiān)督人公司舉級主管訓、講座等大型活動時，行政部應及時了解情況，備足茶、水、杯用 品，以保證活動的正常進行 1、公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度 的基礎上統(tǒng)一購置 2、辦公設備維修、郵件投遞等業(yè)務委托中行政部統(tǒng)一處理。 3、行政部須對固定供應商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應 商。 4、公司各業(yè)務部門將需要購置的固定資產以申請單形式上報行政管理部，經批準后， 由行政管理部對采購物

17、資的數(shù)量、質量、規(guī)格、供應商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較， 作出清單，遞交總經理批示，經批準后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應商 進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購 人員進行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。 2、采購作業(yè)流程 采購申請 3、驗收付款流程 一般采購 行政專員 固定供應 商/商店 責任人：行政專員 退貨 GM批示 采購合同 會計支付定金 到貨 財務及相關部門驗收 責任人：行政經理、財務 監(jiān)督人：總經理 大宗采購 詢價價比比價 詢價 /比 價單 GM復議 驗收報告 定貨合同 接收_U +驗收付款流程 請款 GM 批示 財務付款入帳 通報會計 行政資產管理 資產登 十二 、 固定資產管理 1 、 行政管理部對公司所有固定資產進行登記注冊 2 、固定資產因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者 ,由使用部門或管理部填制“固 定資產處理申請單”一式二聯(lián) ,注明申請單位、日期、財產編號、名稱、數(shù)量、購入日 期、處理原因、處理方式及其他有關資料分別轉送財物部填入購買金額、累計