外來(lái)文件管理辦法

1、臺(tái)冠金屬制品有限公司外來(lái)文件管理辦法文件編號(hào)：TK-TS-WI-01-02 版 本:A. 0制訂日期:2006-06-10 修訂日期: 擬案單位：品保部 發(fā)行章: 發(fā)行編號(hào):核準(zhǔn)審核擬案臺(tái)冠金屬制品有限公司外來(lái)文件管理辦法文件編號(hào)TK-TS-WI-01-02總共頁(yè)次3頁(yè)文件修訂履歷1修訂理由與內(nèi)容簡(jiǎn)述修訂頁(yè)次制（修）訂日期6A. 0A. 1A. 1A. 1首版發(fā)行將6. 2. 1改為:相關(guān)部門在接收到客戶所提供的 規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)等文件資料經(jīng)部門主管確認(rèn)，須注 明：客戶、圖紙或資料正確的品名規(guī)格名稱，所 需分發(fā)的部門，將原稿轉(zhuǎn)交文管中心統(tǒng)一辦理。將6. 2. 5請(qǐng)接收部門在收文部門主管確認(rèn)欄內(nèi) 簽字

2、確認(rèn),刪除.將6. 7.1改為：外來(lái)文件及資料如有變更或修訂, 新的外來(lái)文件發(fā)行時(shí)其舊版之文件將自動(dòng)作廢 O作廢之文件由文管中心統(tǒng)一收回處理。1/32/33/32006-06-102006-10-202006-10-202006-10-20臺(tái)冠金屬制品有限公司文件名稱外來(lái)文件管理辦法文件編號(hào)TK-TS-WI-01-02版本A. 1文件類別WI頁(yè)次1/31H的：確保質(zhì)量體系有效運(yùn)作，并規(guī)范外來(lái)文件的管理。2. 范圍：適用于外來(lái)文件的管理。3. 職責(zé):3. 1各相關(guān)單位：負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)文件的接收和確認(rèn)。3. 2文管中心：負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行編號(hào)、登記、存檔等分發(fā)管制。4. 定義：4.1外來(lái)文件：不是本公

3、司內(nèi)部制定，而是根據(jù)需要從外部接收之文檔，如環(huán)保法律、法規(guī)、 國(guó)家或地方標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)下發(fā)的管理文件、第二、三方審核的資料，客戶的工 程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范（包括對(duì)其的更改）等。5.流程:流程責(zé)任部門相關(guān)說(shuō)明表單外來(lái)文件接收文管中心相關(guān)部門接收到外來(lái) 文件須交文管中心 統(tǒng)一辦理外來(lái)文件收文 登記表外來(lái)文件 確認(rèn)、轉(zhuǎn)交外來(lái)文件 編號(hào)、分發(fā)相關(guān)單位主管外來(lái)文件管 制一覽表文管中心文件發(fā)放與回 收記錄表外來(lái)文件管理1借閱與歸還文管中心外來(lái)文件管 制一覽表申請(qǐng)人 文管中心依申請(qǐng)期限歸還文件資料借閱 登記表外來(lái)文件 更新或作廢文管中心文件申請(qǐng)表 文件銷毀記錄表6. 內(nèi)容：6.1外來(lái)文件列入管理的類別：客戶圖

4、紙，工程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)等。6. 2外來(lái)文件的接收與轉(zhuǎn)交：6. 2.1相關(guān)部門在接收到客戶所提供的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)等文件資料經(jīng)部門主管確認(rèn)，須注明：客 戶、圖紙或資料正確的品名規(guī)格名稱，所需分發(fā)的部門，將原稿轉(zhuǎn)交文管中心統(tǒng)一辦理6.2.2各部門將搜集的有關(guān)技術(shù)參考、引用標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如IS09000. TS16949等）， 轉(zhuǎn)交文管中心統(tǒng)一辦理。臺(tái)冠金屬制品有限公司文件名稱外來(lái)文件管理辦法文件編號(hào)TK-TS-WI-01-02版 本A. 1文件類別WI頁(yè)次2/36.2.3客戶對(duì)產(chǎn)品和工藝環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)，如，ROHS和WEEE指令SS-00259標(biāo)準(zhǔn)等客戶提供之 產(chǎn)品限制物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范：由品保主管確認(rèn)后

5、加蓋【外來(lái)文件】，開(kāi)單列外來(lái)文件一 客戶環(huán)保資料清單。6. 2.4各部門在接受到6. 2. 1, 6. 2.2的文件或資料時(shí)，應(yīng)經(jīng)部門主管確認(rèn)其有效性和正 確性后才能轉(zhuǎn)交品保部。6. 2. 5品保部接收到各相關(guān)部門轉(zhuǎn)交的外來(lái)文件或資料時(shí)，須登記在外來(lái)文件收文登記 表，并將外來(lái)文件或資料編號(hào)管理。6. 3.外來(lái)文件編號(hào)：6. 3. 1有關(guān)顧客要求方面之外來(lái)文件：cusE34-LZ1-C-EZI-一一E3-IZZI口 口 口顧客轉(zhuǎn)來(lái)部門及客戶代號(hào)公元年度流水號(hào)之文件后二碼6. 3.2有關(guān)法律、法規(guī)方面之外來(lái)文件lawQ4ZJEJ-E3-D-Q代表法律部門代號(hào)公元年度 流水號(hào)法規(guī)后二碼6.3.3部門

6、代號(hào)：氧一 A,氧二B ,生產(chǎn)一部N,生產(chǎn)三部G,品保課Q,工程T,業(yè)務(wù) S,總務(wù)K,儲(chǔ)運(yùn)E,物料釆購(gòu)H,綜合P。6. 3. 4文管中心完成編號(hào)后，須登記在外來(lái)文件管制一覽表上，文件上蓋外來(lái)文件章, 文件發(fā)行管制章及管制文件，嚴(yán)禁復(fù)印章。6. 4外來(lái)文件的分發(fā)外來(lái)文件如須分發(fā)時(shí)，品保部須將文件名稱、編號(hào)、分發(fā)日期登記在文件發(fā)放與回收 記錄表內(nèi)，以便追蹤。6. 5外來(lái)文件管理：6. 5. 1.品保部負(fù)責(zé)有編號(hào)的外來(lái)文件的管理。6. 5. 2.外來(lái)文件須依類別存放在文件夾中并標(biāo)識(shí)。6. 6借閱與歸還：6. 6.1須借閱外來(lái)文件者，應(yīng)向品保部辦理借出，借閱人須在文件資料借閱登記表上登 記，并簽名。6

7、. 6. 2.借閱人在借閱期滿時(shí)，應(yīng)主動(dòng)歸還所借出的文件，品保部須在文件資料借閱登記 表上注明歸還日期。6. 6. 3.借閱期滿時(shí)，品保部若查覺(jué)未歸還，應(yīng)向借閱人收回文件。臺(tái)冠金屬制品有限公司文件名稱外來(lái)文件管理辦法文件編號(hào)TK-TS-WI-01-02版本A. 1文件類別WI頁(yè)次3/366. 7外來(lái)文件的變更或作廢6. 7.1外來(lái)文件及資料如有變更或修訂，新的外來(lái)文件發(fā)行時(shí)其舊版之文件將自動(dòng)作廢 O作廢之文件由文管中心統(tǒng)一收回處理。6. 7.2品保部銷毀文件或資料時(shí)，須記錄于文件銷毀記錄表上。6. 7.3無(wú)效的外來(lái)文件及資料有保存的必要時(shí)，需加蓋作廢予以識(shí)別。6.8控制特性的文件識(shí)別:各項(xiàng)過(guò)程

8、控制指導(dǎo)文件及類似的文件（如控制計(jì)劃、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、 檢查標(biāo)準(zhǔn)）均必須注明客戶的控制特性符號(hào)，以指明那些過(guò)程會(huì)影響到質(zhì)量特性。6. 9工程規(guī)格文件6. 9.1客戶提供的圖紙依文件和資料控制程序管理。6. 9.2除圖紙外所有客戶的工程規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)及其變更，須在五個(gè)工作日內(nèi)，適時(shí)的審核、 分發(fā)及執(zhí)行，同時(shí)須建立一份記載每項(xiàng)變更生效日期的記錄，且實(shí)施該作業(yè)時(shí)所 有相關(guān)文件都須是最新版本，如FMEA分析表、控制計(jì)劃、PPAP記錄等。6. 9. 3為避免無(wú)效外來(lái)文件及資料的誤用，品保部須在每年上半年填寫(xiě)外來(lái)文件最新版 次確認(rèn)表傳真給客戶確認(rèn)，如有變動(dòng)條款則更新版次狀況及修訂外來(lái)文件總覽 表,并分發(fā)各部門核對(duì)，以鑒別其版次是否為最新的版本。6. 9. 4有關(guān)PPAP核準(zhǔn)/設(shè)訃/過(guò)程/降級(jí)使用并記載每項(xiàng)客戶核準(zhǔn)變更的生效日期的記錄 錄，山品保部負(fù)責(zé)按客戶別分別建立在PPAP/設(shè)計(jì)變更/過(guò)程變更/特釆核準(zhǔn)生效 記錄表。7.