公司采購內(nèi)控管理制度

1、公司采購內(nèi)控管理制度1、目的為加強釆購計劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng), 降低采購成本，提高公司釆購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資 源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資釆購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。2、適用范圍適用于本公司生產(chǎn)用設(shè)備、原材料、輔助材料、生產(chǎn)用耗材等公司生產(chǎn)性物資釆購過程，包 括出口物資的采購。3、職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購管理制度的審批。3.2采購部負(fù)責(zé)合格供方的開發(fā)和管理，合格供方物資供應(yīng)能力應(yīng)涵蓋公司所有生產(chǎn)性物資需 求；對供方在制過程和生產(chǎn)進(jìn)度控制：對供方庫存的核對與控制；與供方的協(xié)調(diào)與溝通。3.2工程部和銷售

2、部負(fù)責(zé)提供詳細(xì)的物資的圖紙或參數(shù)、材質(zhì)、規(guī)格、工藝等屬性。必耍時由 工程部出圖，并由銷售部門經(jīng)客戶確認(rèn)后以請購單的形式提報給采購部。3.3銷售部負(fù)責(zé)對物資樣品發(fā)出后的跟蹤和客戶反饋的記錄。3.4財務(wù)部負(fù)責(zé)對采購物資預(yù)付款和貨款的結(jié)算和給付。4、采購崗位職責(zé)4.1尋找物料供應(yīng)來源，并分析相關(guān)市場。4.2與供貨商洽談，并安排工廠參觀、建立供貨商之?dāng)?shù)據(jù)。4.3要求報價與進(jìn)行議價并做出比價分析。4.4獲取所需之物料。4.5查證購進(jìn)物料之?dāng)?shù)呈與質(zhì)呈。4.6建立采購業(yè)務(wù)送行順?biāo)焖枰虾秃细窆?yīng)商名錄。4.7 了解市場趨勢，搜集市場供給與需求價格等適時數(shù)據(jù)加以成本分析。4.8呆料與廢料之預(yù)防與處理。5、

3、物資采購工作程序5.1采購工作流程圖采購部財務(wù)部銷售部工程部A|選擇供應(yīng)商登錄合格供應(yīng)商名錄注：工程部門提報的請購單，則由工程部直接提交采購部進(jìn)入采購流程。V 0K詢價比價發(fā)出訂單合格 報關(guān)出貨|= -A制程跟蹤與反饋產(chǎn)品質(zhì)量檢驗 1結(jié)算貨彖5.2新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程圖新供應(yīng)商開財務(wù)部銷售部工程部采購部如請購的項目在合格供應(yīng)商名錄中沒有找到合適的供方，需開發(fā)新供應(yīng)商。 發(fā)評定工作流程如下圖：V5.3樣品管制流程圖財務(wù)部銷售部工程部采購部OK顧客簽評記錄II樣品保管與記錄6、請購及其規(guī)定6.1請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求 獲得這

4、些物料的單子的整個過程。6.2請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括一下要素：（1）請購的部門：（2）請購物品所屬項目：（3）請購的用途；（4）請購的物品名：（5）請購的物品數(shù)量；（6）請購的物品規(guī)格；（7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；（8）請購的物品的需求時間；（9）請購如有特殊需耍請備注；（10）請購單填寫人：（12）采購負(fù)責(zé)人；6.3請購單及其提報規(guī)定（1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由請購部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后提報匸程部；（2）請購人應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)圖紙參數(shù)等耍素盡可能詳細(xì)地提供給工程和采購部門:（3）工程部進(jìn)行審核，如需耍圖紙，工程部耍附上審核后的圖紙和請購單一起返給請購人:（4）

5、請購部門確認(rèn)無誤后把請購單與確認(rèn)后的圖紙一起提報給采購部門：（5）請購人在提報請購單后是應(yīng)要求釆購部請購單接收人簽字回執(zhí)：（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需 一并提交：（7）遇公司業(yè)務(wù)急需的物資，部門領(lǐng)導(dǎo)不在的俏況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提 報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。（9）請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。6.4公司物資請購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由工程部門提報：（2）公司銷售業(yè)務(wù)物資或

6、樣品由銷售部門提報。6.5請購單的接收及分發(fā)規(guī)定6.5.1請購單的接收要點（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購 單是否經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審批，圖紙是否經(jīng)過確認(rèn)，有無確認(rèn)簽字：（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不釆購，圖紙及技術(shù)資料 不全不采購，庫存己超儲積壓的物資不采購的原則：（3）聯(lián)系供應(yīng)商管理人員核査請購物資是否有庫存，確認(rèn)庫存數(shù)量：（4）對于不符合規(guī)定和己經(jīng)撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。6.5.2請購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部

7、門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門，溝通變更供貨日期；（4）重耍的項目釆購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見。6.6采購周期的規(guī)定（1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資 及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天：（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天（3）按訂單生產(chǎn)的公司業(yè)務(wù)性物資銷售部門應(yīng)在充分考慮供應(yīng)商生產(chǎn)能力的前提下請購部門與 采購部門共同制貨日期；（4）新產(chǎn)品研發(fā)及樣品釆購部門應(yīng)特別注意溝通跟進(jìn)確保生產(chǎn)進(jìn)度和交期。（5）請購部門應(yīng)按照上述條款中規(guī)定的時間提前提報請購單，采購部如未能按時完成采購任務(wù) 時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因：（6）遇到

8、緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略：7供方開發(fā)和選擇的規(guī)定7.1采購部開發(fā)新供應(yīng)商耍通過各種渠道對其進(jìn)行調(diào)查摸底，通過情況匯總認(rèn)為可以進(jìn)行合作, 將供應(yīng)商的情況登記到合格供方登記表中，交由工程部進(jìn)行供應(yīng)商資格評定。7.2 11程部應(yīng)對選出的重點供方進(jìn)行培訓(xùn)和溝通，讓對方理解我公司的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝和理念。7.3工程部對評定合格的供應(yīng)商耍在合格供方登記表上簽字確認(rèn)，由采購部錄入合格供 應(yīng)商名錄與合格供方登記表一起存檔。8樣品管制的規(guī)定8.1采購部門耍及時跟蹤供應(yīng)商樣品制作的過程，遇到問題耍及時反應(yīng)給銷售和工程部門，避 免因各方溝通不及時造成的樣品生產(chǎn)錯誤。&2采購部門對供應(yīng)商生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量

9、、數(shù)量和工期負(fù)有跟蹤和管制的責(zé)任。8.3収得樣品后采購部門耍進(jìn)行白檢并在樣品評測表簽字確認(rèn)，再與樣品實物一起提交給 工程評測確認(rèn)簽字，最后交由銷售和客戶進(jìn)行確認(rèn)，由采購對本單進(jìn)行存檔備查。9詢價及其規(guī)定9.1詢價比價原則除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購：單次采購金額預(yù)算金額在1萬元 以上的所有項目都應(yīng)耍求至少對三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價；由三家以上供應(yīng)商提供報價，在 權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供 應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。9.2低價搜索原則：采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市

10、場最新動態(tài)及最低價格，實 現(xiàn)最優(yōu)化采購。所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各 種中介機構(gòu)詢價；9.3詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，對請購產(chǎn) 品的規(guī)格型號、產(chǎn)品工藝、及表面處理等各種信息進(jìn)行了解，迅速由外行變?yōu)閮?nèi)行。遇到問題 應(yīng)及時的與請購部門溝通；9.4屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類如果釆購周期相差不多應(yīng)集中打包采購：對 于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理：9.5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品，但必須與請 購人進(jìn)行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進(jìn)行背書簽字：9.6詢價時對于相同規(guī)格和

11、技術(shù)耍求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；9.7比價采購所詢問的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，并能提供三證合一的資質(zhì)證明具有提供 或完成我公司所需物資和項目的能力：9.8比價采購應(yīng)按照詢價對比分析表的格式填寫完整詢價比價分析內(nèi)容與請購人進(jìn)行溝通, 并存檔備査；9.9在詢價時遇到特殊悄況應(yīng)書而報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。10比價、議價10.1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；10.2對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條 件更加突出；10.3收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向請購部門領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)價格；10.4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資

12、質(zhì)進(jìn)行驗證和審査，如通過進(jìn)行實地 考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等：10.5參考目標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。10.6廉潔原則：（1）口覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。11比價、議價結(jié)果匯總11.1比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照詢價對比分析表的格式完整列出報價、工期、付款方式 及其他價格條件、列出擬選用單位及選

13、用理由，按照一定順序逐一審核：11.2如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。11.3供應(yīng)商選擇：（1）具有合法經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。（3）信譽良好者。（4）客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。12合同的簽訂及其規(guī)定。12. 1合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律 保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的釆購工作主耍涉及 工礦產(chǎn)品買賣合同。12.1.1合同正文應(yīng)包含的耍素（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點：（2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、

14、技術(shù)文件 與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分：（3）包裝要求：（4）合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明：（5）付款方式；（6）工期：（7）質(zhì)量保證期:（8）質(zhì)量耍求及規(guī)范；（9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法：（10）雙方的公司信息；11）其他約定。12.1.2合同簽訂及其規(guī)定供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。具體耍求如下：1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任：2）擬定合同條款時一定耍將各種風(fēng)險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單：4）遇貨物訂購數(shù)量

15、較多11價值較大或難淸點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點：5）質(zhì)保期一定耍明確從什么時候開始并應(yīng)盡量耍求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期：6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及耍求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試 服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體：10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作：11）合同簽定簽應(yīng)按照合同范本的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審査：12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報

16、送財務(wù)部門。并將合同原件及掃描件分別進(jìn)行存檔。13付款及合同執(zhí)行13.1付款規(guī)定 1）所有己簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行:2）按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；3）按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫（資金支出審批單）或（付款 審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款：4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情 況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。13.2合同執(zhí)行13.2.1己簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，若采購物品（物 資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提

17、前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供 應(yīng)商確定新的交貨期，并知會需求部門。13.2.2己簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤 并督促其保質(zhì)保量，按時履約：13.2.3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同:14報驗與入庫14. 1報驗（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知工程部門共同進(jìn)行驗收；（2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請工程部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗收：（4）工程部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具采購物

18、品驗收單，對于質(zhì)檢不 及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況工程部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。14.2.入庫1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收：2）合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；3）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受：4）質(zhì)檢部門己經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫單：5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫:6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。7）如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）

19、貨手續(xù)。15、考核：凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。16、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起執(zhí)行。17、本制度附件：1、采購中請單2、詢價對比分析表3、合格供應(yīng)商名錄4、合格供方登記表5、樣品評測表6、合同范本7、入庫單8、釆購物品驗收單一般采購流程表:流程作業(yè)要求記錄表單責(zé)任單位/人采購中請1、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實際需要 填寫請購單。請購單需求部門11、采購接收請購單，直接釆購或轉(zhuǎn)給工程 出圖出參數(shù)，完成后附圖返回請購部門確 認(rèn)，完成確認(rèn)后將資料返給采購。請購單采購員 工程部 請購部門接收請購單詢價比價議價1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史記 錄或供應(yīng)商所提供的資料，至少精選三家 以