檔案管理方案

1、檔案管理方案第一節(jié) 總則 為提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的地位，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，方便查找相關(guān)資料檔案，特制定本方案。第二節(jié) 管理職責(zé)1、 負(fù)責(zé)公司機(jī)要檔案的收集、整理、分類(lèi)、保管、借閱等；2、 負(fù)責(zé)公司重大項(xiàng)目、公司重大經(jīng)濟(jì)合同、公司重大工程的檔案的跟進(jìn)，公司級(jí)其他文檔資料的收集、管理；3、 負(fù)責(zé)歸檔管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，會(huì)議性文件等；4、 負(fù)責(zé)檔案提供利用服務(wù)；第三節(jié) 歸檔范圍1、 公司經(jīng)營(yíng)類(lèi)：公司各類(lèi)證書(shū)、證照，公司管理類(lèi)文件，公司經(jīng)營(yíng)類(lèi)法律文件等；2、 公司治理結(jié)構(gòu)：公司章程，董事會(huì)、股東會(huì)決議文件相關(guān)資料，股權(quán)協(xié)議，組織結(jié)構(gòu)圖等；3、 內(nèi)部收發(fā)文

2、：公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、通知等，政府頒發(fā)的重要文件；4、 匯報(bào)性文件：各部門(mén)提交公司重要立項(xiàng)報(bào)告、報(bào)表，外部為公司出具的各種報(bào)表報(bào)告，等其他匯報(bào)性文書(shū)資料；5、 協(xié)議合同：公司重要協(xié)議合同（含市場(chǎng)方面重要協(xié)議）；6、 知識(shí)產(chǎn)權(quán)：專(zhuān)利、商標(biāo)相關(guān)證書(shū)、協(xié)議、通知書(shū)等；7、 公司各分公司重要協(xié)議及資料文件；8、 會(huì)議性文件：股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、辦公會(huì)等會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，等其他會(huì)議形式形成的文件、資料；9、 公司級(jí)年度機(jī)要文件：年度預(yù)算、組織結(jié)構(gòu)、kpi、年度框架協(xié)議、任命書(shū)、年終總結(jié)報(bào)告、公司級(jí)立項(xiàng)報(bào)告等；10、 其他公司級(jí)機(jī)要文件。第四節(jié) 檔案分類(lèi)（但不限于）及編碼規(guī)則 見(jiàn)附件一 編

3、碼規(guī)則明細(xì)、編碼規(guī)則示意圖第五節(jié) 歸檔時(shí)間1、 凡已辦理完畢的對(duì)公司有重大影響及涉及公司機(jī)要的各種文件檔案資料，均應(yīng)在三日內(nèi)提交總辦進(jìn)行歸檔；2、 公司各部門(mén)所產(chǎn)生的對(duì)公司有重大影響或涉及公司機(jī)要的文書(shū)檔案資料，應(yīng)當(dāng)在材料統(tǒng)一整理后及時(shí)（三日內(nèi)）到總辦存檔；3、 每年11月、12月2月按檔案類(lèi)別進(jìn)行梳理， 將公司現(xiàn)行制度行程整理形成匯編。第六節(jié) 歸檔要求1、 歸檔文件、資料必須完整；2、 分類(lèi)清楚、歸類(lèi)準(zhǔn)確，編目清晰；3、 歸檔文件，應(yīng)依編號(hào)規(guī)則以活頁(yè)方式歸檔于相關(guān)類(lèi)別的檔案夾內(nèi)。檔案夾背脊應(yīng)標(biāo)明分類(lèi)，以便查檔；第七節(jié) 檔案的利用 檔案管理人員編制電子檔案目錄，為利用文件檢索創(chuàng)造條件。 公司制

4、度存檔實(shí)行雙軌制，電子文件（文控系統(tǒng)）與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，便于查詢(xún)、利用。第八節(jié) 檔案保密規(guī)定1、 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單；文件資料接收清單（見(jiàn)附件二）2、 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷(xiāo)毀，如需銷(xiāo)毀應(yīng)報(bào)公司批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)；3、 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告；第九節(jié) 檔案查閱、借閱1、 借閱檔案要確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。借閱時(shí)需填寫(xiě)文件借閱表（見(jiàn)附件二）；2、 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用；如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須經(jīng)公司批準(zhǔn)，并在相關(guān)部門(mén)陪同下，方可在管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱；3、

5、復(fù)印檔案資料需填寫(xiě)文件復(fù)印資料接收確認(rèn)單（見(jiàn)附件二），非公司對(duì)發(fā)布制度外，需經(jīng)部門(mén)副總簽字同意后方可復(fù)印。本制度自發(fā)布之日起生效執(zhí)行！*公司 2013年*月*日編號(hào)設(shè)置一級(jí)類(lèi)目設(shè)置（公司標(biāo)識(shí)）二級(jí)類(lèi)目設(shè)置（部門(mén)名稱(chēng)）三級(jí)類(lèi)目設(shè)置（文件類(lèi)型）四級(jí)類(lèi)目設(shè)置（文件子類(lèi)型）年代號(hào)序列號(hào)*總總辦a公司經(jīng)營(yíng)類(lèi)文件證照1101，專(zhuān)利1102，商標(biāo)11032000001市市場(chǎng)b體系文件質(zhì)量體系文件1201，質(zhì)量體系證書(shū)12022001002銷(xiāo)銷(xiāo)售c公司治理結(jié)構(gòu)公司章程1301，董事會(huì)、股東會(huì)決研發(fā)d規(guī)章制度類(lèi)總辦1401，市場(chǎng)1402，銷(xiāo)制造e報(bào)表報(bào)告類(lèi)總辦1501，市場(chǎng)1502，銷(xiāo)質(zhì)量f合同類(lèi)銷(xiāo)售合同1601，采購(gòu)合同1602財(cái)財(cái)務(wù)g固定資產(chǎn)特種設(shè)備使用許可證1701，設(shè)備使用說(shuō)明1702人人資h技術(shù)文件項(xiàng)目文件1801，驗(yàn)收文件1802，客戶(hù)圖紙1803資資保i公司收文工商1901，稅務(wù)1902，海關(guān)1903信信息j公司發(fā)文通知2101，公告2102，表?yè)P(yáng)2103文件資料接收清單序號(hào)文件名稱(chēng)文件類(lèi)型份數(shù)交付人接收人日期備注1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.文件復(fù)印資料接收確認(rèn)單交付部門(mén)交付人接收人交付時(shí)間序號(hào)1.2.3.4.5.6.7.8.9.