五、公司文書管理制度

1、五、公司文書管理制度（一）總則第一條 為確保文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率特制定本制度。 第二條 所謂“文書”是指業(yè)務工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務用書與公文。第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。第四條 必須嚴格保守文書的機密。第五條 文書按下列要點處置或辦理：1凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等，一律以“文書”的形式進行。所有文書的處置都必須以“準確”與“迅速”為原則，必須明確責任。2即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條 文書的管

2、理原則規(guī)定如下：1文書的收發(fā)、領取與寄送，原則上由總公司總務部負責。2分公司或分支機構的文書管理，另有文書管理細則做出規(guī)定。（二）文書的收發(fā)第七條 到達文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點處置：1一般文書予以啟封，分送各部門。2私人文書不必開啟，直接送收信人。3分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務部。（三）文書的處理第八條 文書按機密程度可分為以下幾類：1絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的文書。2秘密。指次重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的文書。表23-7 表格登記單圖 表名 稱聯(lián)數填制單位移 送單 位功 能內 容性質印制日期數量表格編號每月用量1產品2經理室自

3、存、生管部產品說明產品說明、規(guī)格訂定各產品2工程分析表2工程分析工程標準3品檢標準2品檢組品檢標準領退料名稱、數量4領退料單3領料人自存、會計、生管領料憑證領退料名稱、數量憑證5原物料庫存卡1倉庫物料管理原物料耗用狀況賬卡6耗用月報表3自存、會計、生管對賬、控制原物料耗用狀況月報7庫存月報表3原物料庫存記錄8制造通知單7生管自存、業(yè)務、生產部派工用制造說明、原物料說明發(fā)工用9生產進度表7生產進度10生產狀況表1自存程序控制用細步進度、產量控制工作表11完工報告單2自存、經理室計算成本原物料工時品質記錄每批報告12品檢日報表2品管自存、生管品檢狀況各批品檢狀況日報13品檢記錄表1自存工作表3機密

4、。指不宜向公司以外人員透露內容的文書。4普通。指非機密文書。如果附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論。5傳閱。指在本公司內部傳閱或傳達的文書。第九條 普通文書的處理原則如下：1由部門經理以上級別的主管，負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。2如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。3各種有關聯(lián)的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條 機密文書的處理原則如下：1機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。2指名或親啟文書，原則上應在封面上注明文書所涉及事項的要點和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。3到達的指名或親啟文

5、書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第十一條 文書的閱覽原則如下1某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉給或交還文書的主管。2有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿“規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第十二條 與各部門有關的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報或請示上級領導，由上級裁決。（四）請示審批第十三條 請示審批是公司經營的一項重要程序，凡公司經營重要事項，都必須經請示，獲得董

6、事會、總裁和常務董事審查、裁決和公文批復之后，方能實行。第十四條 須請示審批事項如下：1職務及重要人事安排；2各種制度性規(guī)定的變更；3重要契約的締結、解除與變更；4訴訟行為；5與政府機構有關的各種重要的請示回執(zhí)、申請等等；6土地、建筑物以及事務所權利的購買與轉讓；7大額饋贈、謝禮、以及宣傳廣告費用的開支；8分支機構的增減與升降；9預算與決算事宜；10借款與貸款，以及借貸銀行的開設與變更；11重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉讓或廉價出售；12定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂。13有關公司經營的重要計劃與企劃；14其他上述未涉及的重要事項。第十五條 請示審批者為分公

7、司經理，以及以此為標準確定的主管。第十六條 對請示審批的提案文書必須進行仔細斟酌，以便能順利實施。第十七條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報。第十八條 請示提案文書的內容包括標題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應一式多份，分送有關部門如業(yè)務部門、出版部門、總務部門和財務部門等等。第十九條 請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機構及部門，并簽名蓋章。第二十條 請示審批內容一旦被上級認可并做出決定，則以請示提案書（副本）替代批復返回，并請示部門予以執(zhí)行。第二十一條 請示提案原本由總務部保

8、管。（五）文書的制作第二十二條 文書制度要領如下：1文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規(guī)范。2起草文書的理由包括起因，以及中間交涉過程，加以證明必須做出交代，必要時附上相關資料與文件。3必須明確起草文書的責任者，并署上請示審批提案者姓名。4對請示提案文書進行修改時，修改者必須認真審閱原件，修改后必須署名。第二十三條 文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進行。文書起草只是一個“文書化”的過程與結果。文書的草案必須予以保存。第二十四條 重要文書，必須經過公證，并且在正式文書形成前，掌握并附上具有價值的證據或證明文件。第二十五條 文書的署名按下列規(guī)定進行：1公司內文書，

9、如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書，或者不涉及各部門且內容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名與職務2對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)公告等重要文書，一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。第二十六條 文書的蓋章按下列要點進行：1在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。2如果文書署名者不在，可加蓋職務或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章替代。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印

10、章。3以部門或公司名義起草的文書，在旁側加蓋有關責任者印章。第二十七條 總裁與公司印章按下列原則使用：1在有必要加蓋總裁公司印章時，必須填寫委托申請書，經所屬部門主管認可并且加蓋印章之后，向總務部門提出。2總務部主管經審核，簽名蓋章，批準申請。如有必要則需請示總裁。3在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4經總務部批準后，去印章保管員處加蓋公司印章。5一些帶有公司字樣或總裁職務字樣的印章，須經主管同意，直接向印章保管員申請加蓋。（六）文書的發(fā)送第二十八條 一些需要郵寄或專人遞交的文書，按下列要點進行發(fā)送，必要時還須給文秘室以回復或回執(zhí)。調查報告不受本條規(guī)定限制。1文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位

11、、單位地址以及收件人姓名，并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉交”等字樣。2公司內部文書原則上不作封緘。第二十九條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與郵資明細賬”上做好登記并填寫。表23-8 表格請印申請單請印單位表格名稱用途聯(lián)數及分送單位式 聯(lián)，第1聯(lián)：第2聯(lián)第3聯(lián)請印日期需要日期表格編號表格格式依舊格式印刷品 依附樣印刷現有存量請印數量每月耗量使用年度需校對否需 否（七）文書的整理與保存第三十條 文書按內容進行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結的文書，另一類是可以歸檔的文書。 第三十一條 全部完結的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，

12、并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第三十二條 制度規(guī)定、不動產權利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。第三十三條 分公司或分支機構的文書分為兩類，一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管。第三十四條 文書的保存年限如下：1永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關系書類；重要的訴訟關系文書；重要的政府許可證書；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關文書，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要文書。3保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。4保存一年文書，指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。第三十五條 全部重要的機密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。第三十六條 保存期滿以及沒必要