文件控制程序

1、浙江吉利動力總成有限公司文件控制程序代碼：DDLZC4.1擬制：施小武版本：A/2審核：李程頁次：3/16批準：丁云長1 目的確保公司受控文件的批準、發(fā)放、保管、借閱、回收、更改、作廢等得到有效管理，需求場所能獲得適用文件的有效版本。2 適用范圍本規(guī)定適用于動力總成有限公司的文件管理。3 定義3.1 DCC：Document Control Centre文控中心3.2 受控文件：為控制使用文件的唯一有效版本，并防止被私自復印、轉(zhuǎn)借、發(fā)送、攜出蓋有文控受控章的文件（包含內(nèi)部文件及外來文件），或CPC會簽后發(fā)布的文件。受控文件作廢時，應從所有使用場合及時收回，在CPC共享的文件要及時更新，以防止其

2、誤用。3.3 作廢文件：已經(jīng)失效的文件或過期的文件，保留的作廢文件要求有作廢標識。3.4 外來文件：外部相關方（客戶、認證機構、政府機關等）提供參考的文件資料，由文控中心在所提供文件上編號確認。此類文件在版本變更時不作回收。3.5 文件類別：種類內(nèi)部文件外來文件管理類 公司自行制定的管理制度如手冊、流程、規(guī)定、管理辦法(工藝文件品質(zhì)技術文件除外)集團公司以外(客戶、供應商、第三方認證機構、政府機構、行業(yè)協(xié)會、顧問等)提供的可能影響公司的文件或標準；如：體系類：ISO9000、ISO14000 體系標準、ROHS要求等；國家/行業(yè)類（除產(chǎn)品類）標準：檢驗規(guī)程，逐批計數(shù)抽樣檢驗程序等；法律法規(guī)類（

3、除產(chǎn)品類）：收集的適用有效的法律法規(guī)等。技術類 公司自行制定有關產(chǎn)品方面規(guī)格說明、技術要求及作業(yè)指導書如：產(chǎn)品規(guī)格書、BOM、產(chǎn)品性能標準、圖紙、工藝文件、品質(zhì)技術文件集團公司以外(客戶、供應商、政府機構等)提供的有關公司的各產(chǎn)品等方面技術性文件或標準；如：客戶類：產(chǎn)品圖紙、工程標準/規(guī)范、產(chǎn)品品質(zhì)要求等供應商類：材料規(guī)范等；國家/行業(yè)產(chǎn)品類標準：如產(chǎn)品認證類標準等。4 職責4.1 動力總成文控中心文控文員4.1.1 負責公司管理類文件、客戶提供產(chǎn)品品質(zhì)要求方面文件等受控文件及電子檔的接收、檢查、登記、受控標識、發(fā)放、建帳、存檔、換版、回收、報廢、借閱、丟失處理、增補申請的文件發(fā)放、外來品質(zhì)及

4、管理文件發(fā)放工作。4.1.2 負責監(jiān)督檢查及組織各廠部文控文員及其相關人員檢查各部門的文件管理制度實施情況。4.1.3 負責因質(zhì)量管理體系的運行和參考而引入的外來文件的管控。4.2 動力總成技術部文控文員4.2.1 負責公司技術類（除客戶提供產(chǎn)品品質(zhì)要求方面的文件）的受控文件的接收、檢查、登記、受控標識、發(fā)放、建賬、存檔、換版、回收、報廢、借閱、丟失處理、增補申請的文件發(fā)放工作。4.2.2 負責受控正本文件管控，具體按照技術文件管理規(guī)定執(zhí)行。4.2.3 負責外來技術文件的管控。4.3 各分廠技術質(zhì)量科兼職文控文員4.3.1 負責廠部工藝技術性受控文件的接收、檢查、登記、受控標識、發(fā)放、建帳、存

5、檔、換版、回收、報廢、借閱、丟失處理、增補申請的文件發(fā)放工作。4.3.2 負責受控正本文件的管控，具體按照技術文件管理規(guī)定執(zhí)行。4.3.3 負責本廠部外來文件的管控。4.4 各分廠部兼職文控文員4.4.1 負責本廠部管理性文件及外來文件受控前的檢查工作，并將受控文件最新版本(含文本、電子檔等形式)及時提交相應受控文控員進行受控管理。4.4.2 負責本廠部文件的收集、借閱、申領、報廢的申請，將公司質(zhì)量管理體系文件及本廠部文件的建檔、使用、受控管理等工作。4.5 文件發(fā)布時，文件發(fā)行、更改、作廢申請單的會簽批準職責文件類型會簽審核批準質(zhì)量手冊各廠部長副總經(jīng)理總經(jīng)理程序文件分廠相關科長、相應職能部門

6、科長相關職能部門部長、分廠廠長常務副總經(jīng)理管理辦法分管相應系統(tǒng)的副總經(jīng)理記錄分廠相關科長相應職能部門科長相應職能部門部長當有不同層次的文件一起提交流程發(fā)布時，會簽和批準的權限按更高層級執(zhí)行。如：有管理辦法和記錄一起發(fā)布時，會簽和批準的權限按管理辦法文件的要求執(zhí)行。另外，文件發(fā)布流程的提交人可以視文件的重要程度（如涉及到財務或考核等），將文件會簽批準的權限提升一層。如：記錄的會簽和批準權限低于管理辦法，但是若較重要，可以按照管理辦法的會簽、批準權限執(zhí)行。4.7 外來文件分發(fā)范圍及份數(shù)審批權限4.7.1 文控中心受控發(fā)放的外來文件：管理者代表。4.7.2 技術部受控發(fā)放的外來文件：技術部部長。4.

7、7.3 各分廠受控發(fā)放的外來文件：各分廠分管質(zhì)量的廠長。5 工作流程圖及流程說明受控文件管理包括文件的發(fā)放、更改、丟失處理、申領借閱、作廢及外來文件的控制。5.1 受控文件的發(fā)放管理流程圖及流程說明見本文件第4頁1 受控文件發(fā)放管理流程圖。5.2 受控文件的更改管理流程圖及流程說明見本文件第7頁2 受控文件更改管理流程圖。5.3 受控文件的丟失處理流程圖及流程說明見本文件第9頁3 受控文件丟失處理流程圖。5.4 受控文件的申領借閱流程圖及流程說明見本文件第11頁4 受控文件申領借閱流程圖。5.5 外來文件控制程序圖及流程說明見本文件第13頁5 外來文件控制程序圖。5.6 受控文件的作廢處理流程

8、圖及流程說明見本文件第15頁6 受控文件作廢管理流程圖。6 支持及引用文件DDLZC4.1.1 管理文件編寫規(guī)定DDLZC4.1.2 矩陣式流程圖制作指導書DDLZC4.1.3 管理文件格式規(guī)定DDLZC4.1.6 技術文件管理規(guī)定DDLZC4.1.8 技術文件編號規(guī)則DDLZC4.1.9 技術管理考核辦法7 生成記錄（表單）記錄代碼記錄名稱歸管部門保存年限FDLZC4.1.1-1受控文件記錄總覽表(內(nèi)部文件)文控中心永久FDLZC4.1.1-2受控文件記錄總覽表(外來文件)文控中心永久FDLZC4.1.2文件發(fā)放簽收記錄表（電子）文件發(fā)放部門永久FDLZC4.1.3文件收發(fā)記錄表（紙本）文件

9、發(fā)放部門永久FDLZC4.1.4文件丟失、申領、借閱處理單各使用部門3年FDLZC4.1.5丟失文件總覽表各使用部門永久FDLZC4.1.6借閱文件登記表各使用部門3年FDLZC4.1.7處理作廢文件記錄表各使用部門3年FDLZC4.1.8文件目錄各使用部門隨文件保存FDLZC4.1.9體系文件發(fā)行、更改、作廢申請單文控中心永久FDLZC4.1.10文件變更履歷表文控中心文件有效期加1年浙江吉利動力總成有限公司文件控制程序代碼：DDLZC4.1擬制：施小武版本：A/2審核：李程頁次： 16/16批準：丁云長5 工作流程圖及流程說明5.1 受控文件的發(fā)放管理流程圖及流程說明見下圖：1 受控文件發(fā)

10、放管理流程活動編號活動名稱責任人輸入要點說明輸出作業(yè)指導文件001提交受控文件廠部文員需受控的文件及受控文件總覽表1、需受控文件部門將本部門所需受控的文件及文件目錄提交給廠部文控員；2、提交的受控文件包括：文本文件，管理性文件只需提交電子檔文件；如受控的外來文件無電子檔，則需掃描成電子檔，(注:書本式外來文件除外，如:國家標準等)。3、文件是否整潔、清晰及完整。4、識別技術文件還是管理文件4.1 技術文件：提交給技術部文控員依據(jù)技術文件管理規(guī)定執(zhí)行。4.2 管理文件：提交給文控中心文控員依據(jù)本流程執(zhí)行。5、文件代碼、文件版本、文件格式是否正確。6、需受控的文件會簽及發(fā)放單位是否確定。7、通知文

11、控中心文控文員即將發(fā)行的文件，依據(jù)文控文員的要求將文件以合適的形式存放于CPC中文件管理區(qū)相應的位置。8、在CPC上填寫體系文件發(fā)行、更改、作廢申請單（對于分廠，即為分廠管理類文件發(fā)布流程，以下同）體系文件發(fā)行、更改、作廢申請單（電子）技術文件管理規(guī)定002文控初審文控中心文控文員/1 檢查文件內(nèi)容：格式、會簽及發(fā)放單位、審批人是否符合要求，文件間引用是否有效；是否提交受控文件總覽表。2 CPC流程是否填寫正確，是否有錯、漏、多簽/發(fā)的情況。3 有要求文控員簽字/標識的需要文控員簽名/標識確定。/003文件會簽批準相關部門領導受控文件會簽批準權限見4.6/004文件發(fā)布廠部文員/文件提交人執(zhí)行

12、文件發(fā)布目標及發(fā)布工作流公司文件發(fā)布目標：浙江吉利動力總成有限公司（若文件的職責只涉及職能部門或者只涉及分廠的，為避免造成理解的歧義，可以僅發(fā)布到職能部門或者分廠）；/005文件歸檔文控中心文控文員/文件歸檔由CPC系統(tǒng)自動執(zhí)行，文件歸檔存放于文檔工作區(qū)體系文件發(fā)行、更改、作廢申請單（電子）/006修訂文件目錄文控中心文控文員經(jīng)批準發(fā)放的文件根據(jù)發(fā)放文件的名稱、代碼更新受控文件總覽表（內(nèi)部文件）。受控文件記錄總覽表（內(nèi)部文件）/007共享文件文控中心文控文員新的受控文控1 視文件的類別將其放在CPC文檔管理的相應文件夾中，為各廠部開展提供依據(jù)。2 共享權限為動力總成所有有CPC的員工均能閱讀此

13、文件。3 對于沒有CPC的員工，由其主管對文件的執(zhí)行進行宣傳監(jiān)督，必要時進行培訓。4 有些管理文件確實需要打印為文本檔的，由廠部的文控員負責打印和受控管理。/5.2 受控文件的更改管理流程圖及流程說明見下圖：2 受控文件更改管理流程活動編號活動名稱責任人輸入要點說明輸出作業(yè)指導文件001提出更改文件申請文控中心文控員/各相關部門文件更改申請1 當管理文件或記錄的使用者發(fā)現(xiàn)文件規(guī)定的職責、范圍或內(nèi)容在使用中發(fā)生變更不能指導工作時（不包括刊誤的內(nèi)容），將問題反饋給相應的職能部門和體系科，職能部門經(jīng)評審之后，填寫相應文件的文件變更履歷表（記錄不需要填寫此表），然后填寫CPC流程中的體系文件發(fā)行、更改

14、、作廢申請單，將文件變更履歷表和修改之后的文件一同上傳至流程中。2 當管理文件或記錄的使用者發(fā)現(xiàn)文件中有刊誤的內(nèi)容時，以CPC、電話等形式反饋給文控中心文控員在共享文件夾中對文件進行更改。3 技術文件的更改參考技術文件管理規(guī)定。體系文件發(fā)行、更改、作廢申請單、文件變更履歷表技術文件管理規(guī)定管理文件編寫規(guī)定002處理申請單文控中心文控員文件申領申請1 檢查文件內(nèi)容：1.1 流程填寫是否正確。1.2 文件中文件編碼、文件版本是否正確。2 文件檢查確認無誤后方可提交。/003會簽各相關部門會簽人員同文件發(fā)行的會簽人員/004審批相關主管/會簽批準權限見4.6申請單/005文件發(fā)布文控中心文控員體系文

15、件發(fā)行、更改、作廢申請單文件發(fā)布目標同受控文件發(fā)放管理流程/006登記并保持記錄文控中心文控員/登記記錄并歸檔更改的文件，將文件變更履歷表文件變更履歷文件夾中。受控文件記錄總覽表（內(nèi)部文件）、文件變更履歷表/5.3 受控文件的丟失處理流程圖及流程說明見下圖：3 受控文件丟失處理流程圖活動編號活動名稱責任人輸入要點說明輸出作業(yè)指導文件001發(fā)現(xiàn)文件丟失廠部文控文員/受控文件文本檔/002提出丟失文件申領廠部文控文員文件申領申請廠部、文控中心文控員就丟失的文件分別提出丟失文件申領申請。文件丟失、申領、借閱處理單/003處理申請單文控中心文控員/1. 文控中心文控員按表單要求對丟失文件的進行處理控制

16、，并丟失文件信息登記在丟失文件總覽表上，丟失信息包括文件名稱、編號、版本、丟失部門等。2. 依據(jù)文件的性質(zhì)，由文控文員查明文件丟失的原因，必要時追究丟失文件的責任。丟失文件總覽表/004審批單據(jù)體系科長文件丟失、申領、借閱處理單文控中心文控文員將文件丟失、申領、借閱處理單報體系科長審批。審核后的處理單/005重新發(fā)放文件文控中心文控員/相關主管審批后通過CPC流程發(fā)放電子檔文件，同時宣布原丟失文件作廢。/006登錄記錄并歸檔補發(fā)的文件廠部文控文員/廠部文控員登記記錄并歸檔補發(fā)的文件文件目錄/007登記并保持記錄文控中心文控員補發(fā)受控文件補發(fā)文件，形成發(fā)放記錄文件發(fā)放簽收登記表/5.4 受控文件

17、的申領借閱流程圖及流程說明見下圖：4 受控文件申領借閱流程活動編號活動名稱責任人輸入要點說明輸出作業(yè)指導文件001提出文件的申領借閱需求文件借閱申請人/1 借閱部門內(nèi)部的文件或者跨部門借閱文件不需要作借閱的申請，但需做借閱登記；2 技術文件的借閱依據(jù)技術文件管理規(guī)定執(zhí)行。3 借閱文控中心文件必須依照本流程作借閱申請作業(yè)。/技術文件管理規(guī)定執(zhí)行002申請文件申領/借閱部門文控員文件申領借閱申請?zhí)顚懳募G失、申領、借閱處理單進行審批。文件丟失、申領、借閱處理單/003審核申請單據(jù)體系科長文件丟失、申領、借閱處理單按要求進行審核審核后的處理單/004批準申請單據(jù)質(zhì)量部部長文件丟失、申領、借閱處理單按

18、要求進行批準批準后的處理單/005借出借閱的文件文控中心文控員/按處理單要求借出借閱的文件，適用時，在CPC流程中以文件發(fā)放簽收登記表的形式發(fā)放文件。文件發(fā)放簽收登記表/006登記并保持記錄文控中心文控員/文控中心文控員登記借出借閱的文件借閱文件登記表/007催收文件文控中心文控員/1 定期查檢借閱文件登記表，依照歸還日期進行催收文件；2 對于逾期一周不還者進行處置。/008續(xù)借登記文控中心文控員/若需要進行續(xù)借，辦理續(xù)借登記手續(xù)。文件續(xù)借只允許續(xù)借一次，續(xù)借時間不得超過一個月。/009歸還文件文件借閱人/根據(jù)借閱文件登記表上的限定歸還日期，如果不需要續(xù)借，按歸還日期歸還文件。/010登記/歸

19、檔文件文控中心文控員/文控員需對返還的文件進行檢查，確保文件符合原樣，如有損壞現(xiàn)象需追究責任。/5.5 外來文件的管理流程圖及流程說明見下圖： 5 外來文件管理流程圖活動編號活動名稱責任人輸入要點說明輸出作業(yè)指導文件001接收外來文件文控中心文控員/廠部文控員外來文件1 外來文件包括公司策劃和運行質(zhì)量管理體系引入用于參考的文件。2 受控外來文件時，文控員需對外來文件進行編號，編號之后記錄于受控文件記錄總覽表（外來文件）中。3 外來文件收集及接收職責：文控中心文員負責質(zhì)量管理體系策劃和運行而引入的外來文件，技術部文控員負責技術類外來文件，各廠部文控員負責本廠部的外來文件。相關人員應定期（如每年一

20、次）對外來文件/標準的版本有效性進行確認。4 編號規(guī)則為: W+受控部門識別碼+年月日+流水號 ，共十二位數(shù)； 受控部門識別碼：DCC表示文控中心；ET表示發(fā)動機技術部文控；TT表示變速器技術部文控；流水號用二位數(shù)字表示.如:2010年9月12日文控中心收到一份外來文件，其編號應為:WDCC10091201.受控文件記錄總覽表（外來文件）/002發(fā)放外來文件文控中心文控員/廠部文控員/文控中心文員依據(jù)外來文件的性質(zhì)及內(nèi)容確定文件發(fā)放的范圍1、 文本文檔的發(fā)放，復?。ㄟm用時）之后發(fā)放，文件接收人在文件收發(fā)記錄表中簽字確認；2、 將電子檔文件在CPC上填寫文件發(fā)放簽收登記表單進行發(fā)放； /003登記并保持記錄文控中心文控員/廠部文控員影印好的參考文件1 需妥善保存文件丟失、申領、借閱處理單、文件發(fā)放簽收登記表和文件收發(fā)記錄表；2 發(fā)放的外來文件不需要執(zhí)行文件的回收，繼新文件發(fā)放的同時舊文件作廢，自行銷毀。文件發(fā)放簽收登記表或文件收發(fā)記錄表/004接收文件各相關部門/各廠部收到外來文件后，應對文件妥善管理，以確保文件便于本部門人員查閱和使用。/5.6 受控文件的作廢處理流程圖及流程說明見下圖：6 受控文件作廢管理流程圖活動編