3采購部門的組織設置

1、第三章第三章 采購與供應部門的組織設置采購與供應部門的組織設置 nStep1 Step1 采購與供應部門的設置采購與供應部門的設置 nStep2 Step2 采購與供應部門的崗位設置采購與供應部門的崗位設置 nStep3 Step3 采購團隊的建設采購團隊的建設 nStep4 Step4 采購控制采購控制 Step1Step1采購與供應部門的設置采購與供應部門的設置 n1、要思考的問題、要思考的問題 n應該做什么？應該做什么？（部門職責）（部門職責） n應該建在什么地方？應該建在什么地方？（在組織結(jié)構(gòu)中的位置）（在組織結(jié)構(gòu)中的位置） n內(nèi)部應該如何構(gòu)建？內(nèi)部應該如何構(gòu)建？ n要考慮哪些因素？要

2、考慮哪些因素？ n需要哪些資源？需要哪些資源？ 2、影響采購組織設置的因素、影響采購組織設置的因素 1）采購與供應職能的重要性）采購與供應職能的重要性 n影響管理層對采購職能的認識與期望；取決于影響管理層對采購職能的認識與期望；取決于 下列方面對公司的重要性：下列方面對公司的重要性： 產(chǎn)品創(chuàng)新與設計產(chǎn)品創(chuàng)新與設計 對市場變化做出快速反應的支持對市場變化做出快速反應的支持 避免生產(chǎn)停頓避免生產(chǎn)停頓 質(zhì)量保證質(zhì)量保證 促使成本降低促使成本降低 各種項目需要獲得的裝備、服務與供應品各種項目需要獲得的裝備、服務與供應品 采購支出占總營業(yè)額的百分比采購支出占總營業(yè)額的百分比 供應風險水平。供應風險水平。

3、 n怎樣提高采購與供應職能的形象？怎樣提高采購與供應職能的形象？ 與管理者溝通他的重要性，并且強調(diào)與管理者溝通他的重要性，并且強調(diào)P&S 部門部門 為降低成本能夠做些什么；為降低成本能夠做些什么； 積極宣傳良好的供應商能夠?qū)M織產(chǎn)生的影響；積極宣傳良好的供應商能夠?qū)M織產(chǎn)生的影響； 展示無效率的供應鏈或低水平服務將導致的機會展示無效率的供應鏈或低水平服務將導致的機會 成本和銷售損失；成本和銷售損失； 招募高素質(zhì)的員工；招募高素質(zhì)的員工； 2）集權(quán)化決策還是分權(quán)決策）集權(quán)化決策還是分權(quán)決策 n集中采購集中采購與與分散采購分散采購 n集中采購：集中采購：企業(yè)在核心管理層建立專門企業(yè)在核心管理層建立

4、專門 的采購管理機構(gòu)，統(tǒng)一組織企業(yè)所需物的采購管理機構(gòu)，統(tǒng)一組織企業(yè)所需物 品的采購業(yè)務。它具有較大的采購部門、品的采購業(yè)務。它具有較大的采購部門、 更復雜的結(jié)構(gòu)，采購活動由專家管理。更復雜的結(jié)構(gòu)，采購活動由專家管理。 集中采購的優(yōu)點：集中采購的優(yōu)點： 合并需求，獲得規(guī)模經(jīng)濟，提高買方地位；合并需求，獲得規(guī)模經(jīng)濟，提高買方地位； 有利于降低采購成本（獲得折扣、降低運費）；有利于降低采購成本（獲得折扣、降低運費）； 較容易實現(xiàn)物料的標準化；較容易實現(xiàn)物料的標準化； 減少管理上的重復設置，統(tǒng)一采購規(guī)范；減少管理上的重復設置，統(tǒng)一采購規(guī)范； 集中采購責任重大，多采用公開招標、集體決策的方式，集中采購

5、責任重大，多采用公開招標、集體決策的方式， 可以對采購活動進行更有效的控制；可以對采購活動進行更有效的控制； 更有效的庫存控制和材料利用；更有效的庫存控制和材料利用； 簡化供應商的聯(lián)系；簡化供應商的聯(lián)系； 易于穩(wěn)定本企業(yè)同供應商之間的關(guān)系；易于穩(wěn)定本企業(yè)同供應商之間的關(guān)系； 更利于專業(yè)分工和專業(yè)技能的發(fā)展。更利于專業(yè)分工和專業(yè)技能的發(fā)展。 降低成本，規(guī)范過程，穩(wěn)定關(guān)系降低成本，規(guī)范過程，穩(wěn)定關(guān)系 n但是：但是：集中采購可能對客戶需求的變化集中采購可能對客戶需求的變化 反應較緩慢，過分的集權(quán)化可能導致采反應較緩慢，過分的集權(quán)化可能導致采 購管理效率低下。購管理效率低下。 n集中采購適用的主體集中

6、采購適用的主體 集團范圍實施的采購活動；集團范圍實施的采購活動； 跨國公司的采購；跨國公司的采購； 連鎖經(jīng)營、特許經(jīng)營企業(yè)的采購；連鎖經(jīng)營、特許經(jīng)營企業(yè)的采購； OEM廠商的采購。廠商的采購。 n集中采購的適用范圍集中采購的適用范圍 大宗物品、批量物品、價值高或總價多的物品；大宗物品、批量物品、價值高或總價多的物品； 關(guān)鍵零部件、原材料或其他戰(zhàn)略資源；關(guān)鍵零部件、原材料或其他戰(zhàn)略資源； 共性要求的物品，如辦公用品；共性要求的物品，如辦公用品； 定期采購的物品；定期采購的物品； 地理位置的分布；地理位置的分布； 降低成本的潛力；降低成本的潛力； 專業(yè)技能的要求專業(yè)技能的要求 價格浮動的影響。如金

7、屬、油品、紙品、橡膠、大米等價格浮動的影響。如金屬、油品、紙品、橡膠、大米等 對政治、經(jīng)濟環(huán)境非常敏感，宜于集中采購。對政治、經(jīng)濟環(huán)境非常敏感，宜于集中采購。 n 選擇集中采購應遵循的原則選擇集中采購應遵循的原則 有利于資源的綜合配置有利于資源的綜合配置 有利于減少層次，加速周轉(zhuǎn)，簡化手續(xù)；有利于減少層次，加速周轉(zhuǎn)，簡化手續(xù)； 有利于節(jié)約物品，提高綜合利用率；有利于節(jié)約物品，提高綜合利用率； 有利于加強管理，提高經(jīng)濟效益。有利于加強管理，提高經(jīng)濟效益。 哪些企業(yè)是通過集中采購取得競爭優(yōu)勢？哪些企業(yè)是通過集中采購取得競爭優(yōu)勢？ 分散采購分散采購 n分散采購：分散采購：由使用者（企業(yè)下屬個單位如子

8、公由使用者（企業(yè)下屬個單位如子公 司、分廠、分店等）自行管理采購工作，它是司、分廠、分店等）自行管理采購工作，它是 集中采購的完善與補充。集中采購的完善與補充。 基本特點：基本特點： 批量小、價值低或開支?。慌啃?、價值低或開支小； 過程短、手續(xù)簡、決策層次低；過程短、手續(xù)簡、決策層次低； 問題反饋快，方便靈活；問題反饋快，方便靈活； n分散采購的優(yōu)點：分散采購的優(yōu)點： 更好地滿足各地個性化的需求；更好地滿足各地個性化的需求； 更快地對需求作出反應；更快地對需求作出反應； 保持同供應商的密切聯(lián)系；保持同供應商的密切聯(lián)系； 便于對采購活動進行控制。便于對采購活動進行控制。 n分散采購適用的主體：

9、分散采購適用的主體： 子公司、分廠、車間；子公司、分廠、車間； 離主廠區(qū)或集團供應基地較遠，其本地供應成本低于集離主廠區(qū)或集團供應基地較遠，其本地供應成本低于集 中采購成本的情況；中采購成本的情況； 異國、異地供應的情況。異國、異地供應的情況。 n集中集中/分散采購：分散采購：在總部設置中央采購部，在總部設置中央采購部， 分部也設有采購部門，它綜合考慮了集分部也設有采購部門，它綜合考慮了集 中采購和分散采購的優(yōu)點。中采購和分散采購的優(yōu)點。 集中采購和分散采購誰最好？集中采購和分散采購誰最好？ 3）與其他部門的關(guān)系）與其他部門的關(guān)系 采購部門與生產(chǎn)、產(chǎn)品設計、營銷、財采購部門與生產(chǎn)、產(chǎn)品設計、營

10、銷、財 務等部門有密切的關(guān)系。務等部門有密切的關(guān)系。 責任！責任！ 義務！義務！ 3、采購與供應部門的組織模式、采購與供應部門的組織模式 n 采購職能從屬其他部門，向部門經(jīng)理匯采購職能從屬其他部門，向部門經(jīng)理匯 報。報。 n設置單一采購部門，并直接向總經(jīng)理匯設置單一采購部門，并直接向總經(jīng)理匯 報工作。報工作。 n設置獨立的采購部門體系，并向副總經(jīng)設置獨立的采購部門體系，并向副總經(jīng) 理匯報工作。理匯報工作。 n集中采購設置模式，即總部設置采購部。集中采購設置模式，即總部設置采購部。 最常見：集中與分散模式最常見：集中與分散模式 n集中與分散相結(jié)合的采購設置模式，即集中與分散相結(jié)合的采購設置模式，

11、即 總部設置中央采購部，分部設置采購部?？偛吭O置中央采購部，分部設置采購部。 中央采購部的職責：中央采購部的職責： n 制定采購政策、流程與控制系統(tǒng)、標準；制定采購政策、流程與控制系統(tǒng)、標準； n 人員的招聘與培訓；人員的招聘與培訓； n 采購法律事務；采購法律事務； n 協(xié)調(diào)常用項目的采購；協(xié)調(diào)常用項目的采購； n 協(xié)調(diào)重要設備的采購；協(xié)調(diào)重要設備的采購； n 集團庫存的協(xié)調(diào)；集團庫存的協(xié)調(diào)； n 審查采購部門績效。審查采購部門績效。 n集中與分散相結(jié)合的采購模式適用于：集中與分散相結(jié)合的采購模式適用于： 多分廠多分廠/多事業(yè)部組織內(nèi)的采購部門設置多事業(yè)部組織內(nèi)的采購部門設置 聯(lián)合大型企業(yè)內(nèi)

12、的采購部門設置聯(lián)合大型企業(yè)內(nèi)的采購部門設置 案例：案例：大型大型超市商品采購的模式超市商品采購的模式 案例：沃爾瑪?shù)牟少從Ｊ桨咐何譅柆數(shù)牟少從Ｊ?Step2 Step2 采購部門的崗位設置采購部門的崗位設置 1、專業(yè)分工、專業(yè)分工 n采購和談判：采購和談判：評價、選擇和確定供應商，商務評價、選擇和確定供應商，商務 談判，確定合同條款。談判，確定合同條款。 n跟蹤和催貨：跟蹤和催貨：負責采購合同的實施，并監(jiān)督供負責采購合同的實施，并監(jiān)督供 應商對合同的執(zhí)行情況。應商對合同的執(zhí)行情況。 n行政管理：行政管理：處理正式采購文件、日常文書工作、處理正式采購文件、日常文書工作、 采購數(shù)據(jù)處理與分析、采

13、購資料管理等。采購數(shù)據(jù)處理與分析、采購資料管理等。 n采購研究：采購研究：收集、分析采購市場信息，對價格收集、分析采購市場信息，對價格 和供應商進行預測，參與采購決策，開發(fā)供應和供應商進行預測，參與采購決策，開發(fā)供應 商績效評價體系等。商績效評價體系等。 2、崗位設置、崗位設置 n首席采購官首席采購官（CPO:Chief Purchasing Officer）: n采購經(jīng)理、采購主管、采購副總裁、物采購經(jīng)理、采購主管、采購副總裁、物 料經(jīng)理、物料主管、物料副總裁、料經(jīng)理、物料主管、物料副總裁、 A根據(jù)產(chǎn)品種類設置崗位根據(jù)產(chǎn)品種類設置崗位 B根據(jù)業(yè)務分工設置崗位根據(jù)業(yè)務分工設置崗位 C綜合考慮種

14、類和分工綜合考慮種類和分工 自學：自學：商品采購的職責劃分商品采購的職責劃分 還有其他劃分方法：比如按照地域、按照經(jīng)營習慣 4、為采購部門配備資源、為采購部門配備資源 n 人員；人員； n 通訊工具；通訊工具； n 應用軟件。應用軟件。 Step3 Step3 采購團隊的建設采購團隊的建設 1 1、采購團隊的主要目標、采購團隊的主要目標 n共同開發(fā)公司的采購戰(zhàn)略共同開發(fā)公司的采購戰(zhàn)略 n加速新產(chǎn)品開發(fā)，降低開發(fā)成本加速新產(chǎn)品開發(fā)，降低開發(fā)成本 n 強化對供應商評估、選擇與管理強化對供應商評估、選擇與管理 n 提高采購效率提高采購效率 n降低公司總成本降低公司總成本 n 2、采購團隊的類型、采購

15、團隊的類型 1）跨職能采購團隊）跨職能采購團隊 n至少由來自至少由來自三個三個不同職能部門的人員組成不同職能部門的人員組成 n主要目的：主要目的： 縮短采購時間縮短采購時間 有利于解決采購問題有利于解決采購問題 推動產(chǎn)品革新和協(xié)作推動產(chǎn)品革新和協(xié)作 推進組織目標的實現(xiàn)推進組織目標的實現(xiàn) 利于團隊成員的職業(yè)發(fā)展利于團隊成員的職業(yè)發(fā)展 Reason? n2）有供應商參加的團隊）有供應商參加的團隊 有利于同供應商之間的信息交流有利于同供應商之間的信息交流 有利于對供應商進行管理有利于對供應商進行管理 能得到供應商更多的幫助能得到供應商更多的幫助 推動新產(chǎn)品開發(fā)。推動新產(chǎn)品開發(fā)。 n3）有顧客參加的團

16、隊）有顧客參加的團隊 n 更好地及時了解顧客需求，方便采購部更好地及時了解顧客需求，方便采購部 門及時制訂和修正采購計劃門及時制訂和修正采購計劃 n4）供應商委員會）供應商委員會 由關(guān)鍵供應商組成，集中進行有利于成由關(guān)鍵供應商組成，集中進行有利于成 本削減的活動，如縮短采購提前期、消本削減的活動，如縮短采購提前期、消 除浪費、開發(fā)更有效的程序等。除浪費、開發(fā)更有效的程序等。 n5）采購委員會）采購委員會 由采購經(jīng)理、采購員骨干及相關(guān)部門的由采購經(jīng)理、采購員骨干及相關(guān)部門的 主管組成，集中進行采購預算的制定、主管組成，集中進行采購預算的制定、 重大采購活動的決策、供應商關(guān)系開發(fā)重大采購活動的決策

17、、供應商關(guān)系開發(fā) 等活動。等活動。 3、組建采購團隊的流程、組建采購團隊的流程 n組建采購團隊特別是跨職能團隊要考慮許多因素：組建采購團隊特別是跨職能團隊要考慮許多因素： 團隊成員：多專業(yè)組合、允許觀點不同；團隊成員：多專業(yè)組合、允許觀點不同； 成員角色：明確團隊任務及職責分工，確定個人在成員角色：明確團隊任務及職責分工，確定個人在 團隊中的角色；團隊中的角色； 建立團隊績效目標、制定團隊紀律；建立團隊績效目標、制定團隊紀律； 身份地位：應盡量消除任何部門或等級觀念，保證身份地位：應盡量消除任何部門或等級觀念，保證 團隊的整體性；團隊的整體性； 工作間布置：要使團隊取得最佳效果，成員應當在工作

18、間布置：要使團隊取得最佳效果，成員應當在 一起工作；一起工作； 報酬獎勵：團隊集體獎。報酬獎勵：團隊集體獎。 Step4 Step4 采購控制采購控制 n有效的采購控制系統(tǒng)應當是：有效的采購控制系統(tǒng)應當是： 工作過程透明；工作過程透明； 權(quán)力不能過于集中；權(quán)力不能過于集中； 采購記錄完整、準確、清晰；采購記錄完整、準確、清晰； 有相應的控制制度。有相應的控制制度。 四要素：分類控制、制度控制、過程控制、四要素：分類控制、制度控制、過程控制、 審計控制審計控制 1、采購的分類控制、采購的分類控制 n生產(chǎn)型采購生產(chǎn)型采購 n通用型采購通用型采購 n客戶服務型采購客戶服務型采購 對象不同，采購人員、

19、控制程度不同對象不同，采購人員、控制程度不同 2、采購制度控制、采購制度控制 n建立請購控制制度；建立請購控制制度； n采購決策合理化，如：采購決策合理化，如： 四分開：申請人、采購人、付款人和收貨人分四分開：申請人、采購人、付款人和收貨人分 開；開； 逐級授權(quán)；逐級授權(quán)； 崗位輪換；崗位輪換； n 財務、審計雙管齊下；財務、審計雙管齊下； n實物、信息同步；實物、信息同步； n徹底保證采購質(zhì)量以求防患未然；徹底保證采購質(zhì)量以求防患未然； n 謹防回扣中的賣方欺詐。謹防回扣中的賣方欺詐。 3、過程控制、過程控制 n應在采購控制系統(tǒng)中，對審批、簽約、登記、應在采購控制系統(tǒng)中，對審批、簽約、登記、

20、 承付、驗收、審核、記帳等環(huán)節(jié)進行嚴格控承付、驗收、審核、記帳等環(huán)節(jié)進行嚴格控 制與審核。制與審核。 請購的控制：要明確請購人、審批人、審核人、請購的控制：要明確請購人、審批人、審核人、 請購規(guī)范等。請購規(guī)范等。 訂購的控制：訂單的審批與核查、復查訂單的訂購的控制：訂單的審批與核查、復查訂單的 編制過程與內(nèi)容、將訂單副本送驗收部門和財編制過程與內(nèi)容、將訂單副本送驗收部門和財 務部門，作為貨物驗收和支付的憑據(jù)。務部門，作為貨物驗收和支付的憑據(jù)。 驗收的控制：明確驗收的組織及人員組成、確驗收的控制：明確驗收的組織及人員組成、確 定驗收的質(zhì)量體系、制定健全的驗收制度、確定驗收的質(zhì)量體系、制定健全的驗收制度、確 定對不合格采購品的