企業(yè)文書檔案信息管理措施

1、企業(yè)文書檔案信息管理措施 一、企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的現(xiàn)狀特點(diǎn) 1.對檔案管理的安全性保障要求較高 在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的同時(shí)，其應(yīng)用范圍也呈現(xiàn)出了不斷量化發(fā)展的特點(diǎn)，相對的黑客技術(shù)也應(yīng)運(yùn)而生，這種技術(shù)能夠非法入侵目標(biāo)電腦，盜取重要文件信息，竊取商業(yè)機(jī)密，尤其是在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，運(yùn)用信息化管理方式開展檔案管理工作難度也是相當(dāng)大的，并且風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)不容忽視。目前市場競爭環(huán)境更加趨于復(fù)雜化，在競爭形勢如此緊張的前提下，不良競爭問題頻繁發(fā)生，這將對企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程的推進(jìn)帶來一定不利影響。除此之外，由于電子文件是通過數(shù)據(jù)形式完成存儲(chǔ)及內(nèi)容展現(xiàn)的，這就使得文書修改工作更加便利、

2、快捷，雖然這與以往的紙質(zhì)文書相比優(yōu)勢特點(diǎn)更加顯著，但是其承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)也相對增加。 2.對檔案管理人員的要求高 在企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的推進(jìn)環(huán)節(jié)，以往的紙質(zhì)檔案管理理念及方式方法也就呈現(xiàn)出了相對滯后的特點(diǎn)，并且在應(yīng)用階段也難以與目前的電子文件管理流程相符合?，F(xiàn)代化的信息管理與以往的管理方式存在較大差異，雖然現(xiàn)代信息管理工作形式能夠適用于紙質(zhì)文件的管理中，但是以往紙質(zhì)文件的管理方式卻不能達(dá)到目前的管理需求標(biāo)準(zhǔn)，而檔案管理人員在現(xiàn)代化的信息管理中并不是僅僅會(huì)簡單的電腦操作就可以高效率的完成該項(xiàng)工作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，因此為了進(jìn)一步推進(jìn)文書檔案的現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)型，首先就需要

3、提高聘用門檻，而管理人員必須是與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化應(yīng)用人才，不僅要擁有較為完善的專業(yè)結(jié)構(gòu)框架，更要具有較強(qiáng)的實(shí)用技術(shù)能力；其次，目前大部分檔案管理人員的信息技術(shù)水平都難以與實(shí)際需求相協(xié)調(diào)，并且實(shí)用能力明顯不足，雖然部分企業(yè)有一定的經(jīng)濟(jì)實(shí)力去更換新設(shè)備，但是技術(shù)操作人員卻明顯匱乏，這就使得現(xiàn)代設(shè)備的應(yīng)用優(yōu)勢難以發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理難度較大。 二、企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的對策 1.將信息化系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)隔離 由于企業(yè)文書檔案在現(xiàn)代化信息管理中缺少安全性保障，并且保密性不強(qiáng)，一旦企業(yè)信息外泄，必然造成企業(yè)資源及經(jīng)濟(jì)利益的大量損失，因此針對這一問題，可以采取內(nèi)外網(wǎng)隔離的方式避免安全問題的發(fā)生

4、。首先，可以在信息網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部及外部之間增設(shè)雙重隔離渠道，從而確保檔案信息管理的安全性及可靠性。第一層設(shè)置為路由器，這樣就可以自動(dòng)屏蔽及過濾掉含有病毒的IP地址及服務(wù)終端，而相對安全的地址就可以訪問信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層是防火墻，這是因?yàn)樗哂休^為規(guī)范、強(qiáng)大的認(rèn)證機(jī)制，并且其功能優(yōu)勢較為顯著，它不僅能夠?qū)皶r(shí)檢測到網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵，并提出警告，更能對出入信息化網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理化過濾等等。 2.提高檔案管理人員的專業(yè)水平及綜合實(shí)力 由于當(dāng)前企業(yè)文書檔案的信息化管理現(xiàn)狀，對管理人員的要求更加規(guī)范及嚴(yán)格，這就需要從根本上提高檔案管理人員的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)以基礎(chǔ)設(shè)施的更新投入及信息管理流程化建

5、設(shè)方面為切入點(diǎn)，在優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，改善信息化管理的硬件條件，為文書檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提升業(yè)務(wù)本身持有實(shí)力。只有在企業(yè)中不斷結(jié)合新形勢，更新豐富新設(shè)備，才能為檔案管理人員技能的提升創(chuàng)造基礎(chǔ)平臺(tái)及實(shí)踐機(jī)會(huì)，加深他們對設(shè)備的了解，從而在不斷探索的過程中掌握新技術(shù)及新技能，這樣他們就能在日后的實(shí)踐工作中熟練的運(yùn)用新設(shè)備提高工作效率，確保管理工作的高效開展及順利推進(jìn)。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分激發(fā)檔案管理工作人員的自主學(xué)習(xí)意識(shí)，只有他們自己愿意去接受新知識(shí)，才能進(jìn)一步推動(dòng)培訓(xùn)目標(biāo)的深化，因此在企業(yè)員工的技能及素質(zhì)培養(yǎng)方面，員工本身能動(dòng)性的發(fā)揮是尤為重要的，培訓(xùn)工作只能作為綜合素質(zhì)提升的輔助

6、形式，而員工所在崗位的工作時(shí)間及精力畢竟是有限的，如果工作工作人員將技能提升看做是完成工作指標(biāo)中的一項(xiàng)內(nèi)容，那么培訓(xùn)效果也不會(huì)達(dá)到理想狀態(tài)。因此這就需要企業(yè)從員工的實(shí)際情況出發(fā)，為檔案管理人員建立健全教育機(jī)制及終身性質(zhì)的學(xué)習(xí)機(jī)制，鼓勵(lì)員工不斷充實(shí)自己，提升專業(yè)技能，同時(shí)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將員工的檔案信息化管理的學(xué)習(xí)效果納入考核項(xiàng)目中，通過肯定他們的能力及給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情，從而從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。最后，要在企業(yè)檔案管理的原有基礎(chǔ)上，增強(qiáng)區(qū)域及檔案部門之間的交流往來，促進(jìn)二者的協(xié)調(diào)發(fā)展，開拓互惠互利的雙贏局面。這就需要企業(yè)能夠認(rèn)識(shí)到自身檔案管理中所存在的不足，通過向其

7、他企業(yè)學(xué)習(xí)及探討經(jīng)驗(yàn)，利用一切可利用的資源，實(shí)現(xiàn)文書檔案向新型知識(shí)方向轉(zhuǎn)型。因此這就從影響企業(yè)檔案管理效率的各個(gè)方面入手，在強(qiáng)化企業(yè)現(xiàn)代化信息管理基礎(chǔ)設(shè)備的基礎(chǔ)上，壯大管理人員隊(duì)伍，拓寬企業(yè)檔案部門的信息獲取渠道，豐富信息產(chǎn)量，從而為檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升夯實(shí)基礎(chǔ)，使其更好的服務(wù)于文書檔案的現(xiàn)代化信息管理工作。 綜上所述，在當(dāng)今社會(huì)，傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)呈現(xiàn)出與檔案查詢需求難以相符的趨勢，如果不加以改正，此問題將會(huì)愈演愈烈，因此這就需要采取積極有效的措施不斷提高文書檔案的現(xiàn)代化信息管理效率，在強(qiáng)化人員素質(zhì)的同時(shí)，提高信息網(wǎng)絡(luò)的安全性及穩(wěn)定性。 參考文獻(xiàn)： 1邱迎瑩.供電企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理探究J.管理觀察,2015(12). 2