如何運(yùn)用郵件高效溝通講述

1、郵件禮儀及管理 讓我們高效的溝通 據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但 有一半是不必要的 郵件溝通的重要性 電子郵件(E-Mail)是一種最重要的職場(chǎng)溝通方式； 用途：主要體現(xiàn)為日常工作交流、傳遞自身某種理念和情感、 獲取外界信息和展示職場(chǎng)形象等； 使所有參與方對(duì)于所討論論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論、以及達(dá)成的 共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成 ； 能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則； 充當(dāng)作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能； 充當(dāng)意見不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明； Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格 上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭(zhēng)端； 電子郵件

2、的作用 哪些事情需要發(fā)送郵件 1）正式工作報(bào)告； 2）難以簡單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)； 3）需要雙方確認(rèn)的信息； 4）知識(shí)推薦和信息傳遞； 5）沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容； 總結(jié)：可以用口頭交流解決的，盡量不使用郵件 高效郵件規(guī)則如下： 郵件使用說明 規(guī)則一：區(qū)分收件、抄送、密送人 To: 需要回復(fù)或采取行動(dòng)的人 不要把僅需了解此郵件事項(xiàng)的人放入“收件人” 收件人 CC: 需要了解此郵件事項(xiàng)相關(guān)的人 通常包含發(fā)件人的主管和收件人的主管，因?yàn)?雙方主管都要了解你做的事 抄送人 BCC：發(fā)件人想把此郵件發(fā)送給他她但又不想 被TO&CC的人知道 謹(jǐn)慎使用 密送人 收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則

3、收件人順序 在群發(fā)郵件前，確認(rèn)發(fā)送對(duì)象 不濫轉(zhuǎn)發(fā)郵件； 謹(jǐn)慎使用回復(fù)全部功能 慎用群發(fā) 郵件到底要發(fā)給who？ 會(huì)議記錄要發(fā)給who？ 目的： 確認(rèn)內(nèi)容防止漏聽、誤會(huì) 做出響應(yīng)照著任務(wù)開始干活 保存歸檔-以后可能要追溯回看 讓郵件更專業(yè) 抄送？抄送給who? 密送？密送的處理？ 讓郵件更專業(yè) 目的： 知道就好有這件事發(fā)生 不用響應(yīng)您不用來，下屬來 歡迎拍磚-和您工作有何沖突 目的： 保護(hù)隱私郵箱地址保密 單獨(dú)回復(fù)避免收信人全部回復(fù) 留下懸念-誰還會(huì)被邀請(qǐng) 規(guī)則二：郵件主題 1、拒絕空白標(biāo)題 2、標(biāo)題應(yīng)簡短、提綱挈領(lǐng) 3、標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性 4、一封郵件只針對(duì)一個(gè)主題 5、可適當(dāng)

4、使用大寫字母或特殊字符 6、不要RE RE一大串 7、標(biāo)題不能出現(xiàn)機(jī)密的、敏感的、無理的信息 這些主題恰當(dāng)嗎？ 無主題 *關(guān)于您*年*月*日提出的*問題的回復(fù) 王先生收 關(guān)于*和*等相關(guān)問題的回復(fù) Re: Re: Re: Re: Re: 清明節(jié)放假事宜 讓郵件更專業(yè) 1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 2、Email開頭要有問候語 規(guī)則三：稱呼與問候 當(dāng)收件人為多人時(shí)，稱呼可用： 各位： 各位領(lǐng)導(dǎo)： 各位同事： Dear all,(如為英文郵件，要用逗號(hào)) 3、稱呼要和收件人清單一致，不含抄送人 用合適的稱呼 對(duì)方如有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱； 如不清楚職務(wù)，通常按“x先生/女士”，前提是性別一定要準(zhǔn)確

5、； 不熟悉或級(jí)別高于自己的人可以直接稱呼“x老師”； 稱呼全名是不禮貌的； 不要逮誰都稱呼“Dear xxx”； 開頭結(jié)尾最好有問候語 “您好” 、“祝您工作順利” 是有必要的！ 禮多人不怪，即使郵件中有不妥之處對(duì)方也能多一些寬容； 郵件中的稱呼與問候 規(guī)則四：正文精心構(gòu)思 認(rèn)真撰寫 正文要從“稱呼”下另起一行，不要和“稱呼”在同一行； 正文第一段要概述目的； 在郵件中羅列出所要探討的要點(diǎn)：6W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地，時(shí)因法）清楚表達(dá)觀點(diǎn)； 依次排序 從重要到次要、突出重點(diǎn)、按邏輯順序安排郵件內(nèi)容； 首先：開門見山，點(diǎn)明問題 其次：細(xì)節(jié)

6、描述，背景說明 接著：提供支持性材料或附件 留意：原郵件（先前的郵件）加在回復(fù)內(nèi)容之后 每個(gè)項(xiàng)目都需要有一個(gè)責(zé)任人和截止日期； 郵件正文也許很短，但不要寫在“主題”中； 郵件正文 ，你懂嗎 1、Email正文要簡明扼要，行文通順 2、注意Email的論述語氣 3、Email的正文應(yīng)多用1234之類的列表 4、一次郵件交待完整信息 5、盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字 6、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 7、不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類的笑臉字符 規(guī)則五：時(shí)刻展現(xiàn)專業(yè)性 注意和不同收件人溝通的語氣語調(diào)； 盡量表達(dá)正面積極的態(tài)度； 少用專業(yè)術(shù)語或縮寫（行話、網(wǎng)絡(luò)術(shù)語、專有名詞、內(nèi)部縮寫）； 情緒高漲時(shí)

7、避免立即回復(fù)郵件、謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件； 對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方引起關(guān)注； 要區(qū)分Reply和Reply All； 主動(dòng)控制郵件的來往；可在文中指定部分收件人給出回復(fù)；或在文末添 上：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)” 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息 ； 各部門負(fù)責(zé)人： 大家好！ 現(xiàn)已將xxxx通知發(fā)送至您郵箱，請(qǐng)查收后給予意見或回復(fù)！ 祝您工作愉快！ XX公司 XX部門 2014年7月7日 有內(nèi)容 有稱謂 有落款 注：落款先公司名稱或部門后日期 有問候 再次問候 讓你更懂郵件禮儀 這樣的郵件恰當(dāng)嗎？ 直呼收信人全名； “前一封郵件有遺漏，請(qǐng)以此次發(fā)送郵件為準(zhǔn)”；

8、郵件中文字拼寫錯(cuò)誤； 讓你更懂郵件禮儀 當(dāng)郵件是發(fā)給客戶時(shí)，請(qǐng)使用規(guī)范的縮略語 可以使用: ASAP, FYI, FYR, 等. 不要使用: pls please ref refer Attn attention qty quantity or qty per as per BR, BstRdgs, Best Regards Thks thanks or thank you 郵件簽名檔，你懂嗎 包含：姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息； 一般不超過4行； 簽名信息不宜過多 對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體應(yīng)簡化簽名； 設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用； 不要只用一個(gè)簽名檔 簡體、繁體或英文，以免出

9、現(xiàn)亂碼； 字號(hào)一般選擇比正文字體小一些； 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配 規(guī)則六：不用公司郵箱談私事 傳送出去的信息可能會(huì)被永久留存； 占用公司網(wǎng)絡(luò)寬帶資源； 注意公司資源保密，不外泄； 規(guī)則七：關(guān)于附件 郵件中最好對(duì)附件內(nèi)容加以簡要說明，并提醒對(duì)方查看； 附件數(shù)目若超過4個(gè)，應(yīng)打包成一個(gè)壓縮文件； 附件不要太大（如2M以上），否則對(duì)方可能接收不到； 如果附件過大，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送； 盡量少用不常見的文件格式發(fā)送附件，否則對(duì)方可能打不開附 件，或者會(huì)認(rèn)為附件帶病毒而刪除附件； 對(duì)附件用有意義的名字命名，方便上傳、下載、保存、管理； 規(guī)則八：關(guān)于回復(fù) 郵件應(yīng)及時(shí)回復(fù)，理想回復(fù)時(shí)間是2H，特別是緊急重要的郵件； 對(duì)一般優(yōu)先級(jí)郵件，應(yīng)在24H內(nèi)回復(fù)； 即使無法及時(shí)滿足對(duì)方要求，也請(qǐng)告知對(duì)方事情進(jìn)展，或者在跟進(jìn)中； 出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)并列明工作接替者； 個(gè)別郵件，應(yīng)進(jìn)行針對(duì)性的回復(fù)； 回復(fù)不少于10個(gè)字； 不要就同一問題多次回復(fù)討論； 重要會(huì)議通知需在開會(huì)當(dāng)天或前一天再次郵件向與會(huì)人員通知提醒； 這樣處理合適嗎？ 現(xiàn)在忙，抽時(shí)間集中回復(fù)； 工作中交流的問題比較復(fù)雜，等等再說； 出差或休假中，不能回復(fù)郵件； 同一問題，反復(fù)回復(fù)郵件； 怎樣處理你的郵件 規(guī)則九：高效郵件管理 及時(shí)收取