公司文件管理制度樣本

1、公司文件管理制度樣本公司文件管理制度 樣本 公司文件管理制度 第一節(jié)總則 第一條公司文件，是傳達(dá)落實(shí)上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。 第二條公司文件，執(zhí)行統(tǒng)一管理。文件的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。 1. 各部門及各有關(guān)人員，對(duì)文件中涉及本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必需嚴(yán)守機(jī)密，不可隨便向她人泄露。 2. 文件保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其它為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。保密文件由閱文人妥善保管，詳見保密管理制

2、度。 第三條文件機(jī)密等級(jí)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)文件內(nèi)容確定。 第四條公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核部門領(lǐng)導(dǎo)、簽發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。 第五條公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。 第六條草擬文件應(yīng)注意以下事項(xiàng) 1. 內(nèi)容要符合公司制度。 2. 反映狀況要客觀，實(shí)事求是。 3. 文字要準(zhǔn)確、精煉，條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)緊密，用語規(guī)范。 4. 人、地、名稱、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。 第七條各負(fù)責(zé)人閱、批文件應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后須簽名并注明日期，不得圈閱。必需要簽署具體看法的，要明確、具體。 第八條公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿經(jīng)領(lǐng)

3、導(dǎo)簽字審核稿件連同正本二份存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。 第九條收文由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。行政人事部收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后依據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由行政人事部收回歸檔。 第十條所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。 第十一條公司發(fā)文，一定要由行政人事部統(tǒng)一編號(hào) 1. 以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律字(年)號(hào)； 2. 公司總經(jīng)辦文，用總經(jīng)辦字(年)號(hào)； 3. 財(cái)務(wù)部發(fā)文，用財(cái)字(年)號(hào)； 4. 工程部發(fā)文，用工字(年)號(hào)； 5. 技術(shù)部發(fā)文，用技字(年)號(hào)； 6. 營(yíng)運(yùn)部發(fā)文，用營(yíng)字(年)號(hào)； 7. 人事行政部發(fā)文，用人行字(年)號(hào)； 第十二條紅頭文件，只適用于必需

4、遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、 決議、紀(jì)要、任免等，其它文件一般用公司信箋印發(fā)。 第二節(jié)文件起草收發(fā)規(guī)定 第十三條公司的文件由行政人事部起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 第十四條文件簽發(fā)后，送行政人事部簽發(fā)的原件和電子版本件統(tǒng)一由其排版、編號(hào)、打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章、上傳、下發(fā)、流轉(zhuǎn)。 第十五條文件和原稿，由行政人事部分類歸檔，儲(chǔ)存?zhèn)洳椤?第十六條屬于保密的文件，核稿人應(yīng)該注明保密等級(jí)，并確定報(bào)送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 第十七條文件統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期

5、、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。保密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。 第十八條外來的文件由行政人事部專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由行政人事總監(jiān)提出處理看法后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 第十九條傳閱文件由行政人事部專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，行政人事部及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。 第三節(jié)收文的管理 第二十條文件的簽收 1. 凡來公司公啟文件除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外均由公司行政人事部登記簽收。在簽收和拆封時(shí)，行政人事部人員均必需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

6、2. 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口核定，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。 第二十一條文件的編號(hào)保管 1. 行政人事部對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交行政人事部辦理正常手續(xù)。 2. 本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交行政人事部進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人儲(chǔ)存。 第二十二條文件的閱批與分轉(zhuǎn) 1. 凡正式文件均必需由行政人事總監(jiān)依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政人事部分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 2. 一般函、電、單據(jù)等，由行政人事部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部