EXCEL培訓(xùn)材料.doc

1、EXCEL 使用與技巧培訓(xùn)第一部分快速輸入、修改技巧一、輸入各種格式的數(shù)據(jù)在 Excel 工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)， 還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值， 每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，要來(lái)介紹一下在 Excel 中輸入的方法和技巧。大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字輸入大量帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，例如輸入到表格中，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用0.05 這個(gè)數(shù)字，我們會(huì)原樣Excel 中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。用鼠標(biāo)依次單擊 “工具 ”/選“項(xiàng) ”/編“輯 ”標(biāo)簽，

2、在彈出的對(duì)話框中選中 “自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn) ”復(fù)選框，然后在 “位數(shù) ”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車(chē)鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，要在某單元格中鍵入0.06，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù) ”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車(chē)以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.06?！痹趺礃?，簡(jiǎn)單吧？輸入分?jǐn)?shù)幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母，其格式為“分子 /分母 ”，在 Excel 中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2，”按回車(chē)鍵則顯示 “1月 2 日 ”，為了避免將

3、輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入 “0（”零）以示區(qū)別，并且在“0和”分子之間要有一個(gè)空格隔開(kāi)，比如我們?cè)谳斎?/2 時(shí)，則應(yīng)該輸入 “0 1/2?！比绻趩卧裰休斎搿? 1/2，”則在單元格中顯示“8 1/2，”而在編輯欄中顯示“8.5?！必泿欧?hào)Excel 幾乎支持所有的貨幣值，用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，套用貨幣格式，在單元格中顯示出來(lái)，如果用要輸入人民幣符號(hào)，可以按住AltExcel 會(huì)自動(dòng)鍵，然后再數(shù)字小鍵盤(pán)上按 “0165”即可。日期Excel 是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以

4、用多種格式來(lái)輸入一個(gè)日期，可以用斜杠 “/或”者 “-”來(lái)分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入 “2001年 12 月 1 日”，可以在單元各種輸入 “2001/12/1或”者 “2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤(pán)上的 Ctrl+; 組合鍵。時(shí)間在 Excel 中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24 小時(shí)制輸入，也可以按12 小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2 時(shí) 30 分 38 秒，用24 小時(shí)制輸入格式為：2:30:38，而用 12 小時(shí)制輸入時(shí)間格式為： 2:30:38 p，注意字母 “p和”時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間，則

5、按 Ctrl+Shift+; 鍵。二、使用文本文件導(dǎo)入功能依次用鼠標(biāo)單擊菜單 “數(shù)據(jù) /獲取外部數(shù)據(jù) /導(dǎo)入文本文件 ”，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下 “導(dǎo)入 ”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話框，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。在 Excel 的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車(chē)鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車(chē)，即按住 Alt 鍵的同時(shí)按回車(chē)鍵。三、輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你

6、不必逐個(gè)輸入。具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl 鍵的同時(shí)，按回車(chē)鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。還可以借助 Excel 的 “宏 ”功能，來(lái)記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過(guò)程，然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上，當(dāng)按下組合鍵時(shí)，計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。四、中英文輸入法切換一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)

7、切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開(kāi)“有效性 ”對(duì)話框，選中“輸入法模式 ”標(biāo)簽，在 “模式 ”框中選擇打開(kāi)，單擊“確定 ”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在 “有效數(shù)據(jù) ”對(duì)話框中，單擊 “輸入法模式 ”選項(xiàng)卡，在“模式 ”框中選擇關(guān)閉（英文模式） ；最后單擊 “確定 ”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。五、刪除工作表中空行在打開(kāi)的工作表中單擊菜單欄中的“插入 ”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列，在列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所

8、有空行都集中到表的底部。 刪去所有空行中列的數(shù)據(jù)， 以列重新排序， 然后刪去列。 按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。六、快速處理多個(gè)工作表無(wú)論打開(kāi)多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，那么能夠同時(shí)處理多個(gè)工作表么？您可采用以下方法：首先按住 “Shift鍵或 “Ctrl鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理了。在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單， 進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作； 然后在 “文件”菜單中選擇 “頁(yè)面設(shè)置 ”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁(yè)面模式； 再通過(guò) “編輯

9、”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò) “格式 ”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、 列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作； 接著在 “工具”菜單中選擇 “選項(xiàng) ”，在彈出的菜單中選擇 “視窗 ”和 “編輯 ”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。7、快速清除單元格的內(nèi)容首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按住鍵盤(pán)上的Delete 鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹

10、底清除單元格呢,請(qǐng)看下面的兩種操作步驟：A 、選定想要清除的單元格或單元格范圍；B、選擇 “編輯 ”菜單中的 “清除 ”命令 ,這時(shí)顯示 “清除 ”菜單；C、選擇要清除的命令,可以選擇 “全部 ”、 “格式 ”、 “內(nèi)容 ”或 “批注 ”中的任一個(gè)。8、快速修改單元格次序在實(shí)際操作的過(guò)程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下：A 、首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時(shí)按下鍵盤(pán)上的Shift 鍵；B、接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界

11、處會(huì)變成一個(gè)水平 “工 ”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直 “工 ”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。第二部分 Excel文件的加密與隱藏如果你不愿意自己的 Excel 文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù)，采用在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住。1、給文件加密的具體方法為：A 、單擊 “文件 ”菜單欄中的 “保存或者（另存為） ”命令后，在彈出的 “保存或者（另存為） ” 的對(duì)話框中輸入文件名；B、再單擊這個(gè)對(duì)話框中 “工具 ”欄下的 “常規(guī)選項(xiàng) ”按鈕， 在彈出的 “保存選項(xiàng) ”的對(duì)話框中輸入自己的密碼；這

12、里要注意，它提供了兩層保護(hù)，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話，那么即使文件被打開(kāi)也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。C、單擊 “確定 ”按鈕， 在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊 “確認(rèn) ”，最后點(diǎn) “保存” 完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開(kāi)文件時(shí)就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開(kāi)。2、對(duì)單元格進(jìn)行讀寫(xiě)保護(hù)單元格是 Excel 執(zhí)行其強(qiáng)大的計(jì)算功能最基本的元素，對(duì)單元格的讀寫(xiě)保護(hù)是Excel 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理的基礎(chǔ)。對(duì)單元格的保護(hù)分為寫(xiě)保護(hù)和讀保護(hù)兩類(lèi)，所謂寫(xiě)保護(hù)就是對(duì)單元格中輸入信息加以限制，讀保護(hù)是對(duì)單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。對(duì)單元格的寫(xiě)保護(hù)有兩種方法

13、：A 、對(duì)單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測(cè)。首先選定要進(jìn)行有效性檢測(cè)的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇 “有效數(shù)據(jù) ”選項(xiàng)，通過(guò)設(shè)定有效條件、顯示信息和錯(cuò)誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。B、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫(xiě)?？煞譃橐韵虏襟E：（ 1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；（ 2）從格式菜單中選擇 “單元格 ”選項(xiàng)；（ 3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護(hù) ”標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定 ”；（ 4）從工具菜單中選擇 “保護(hù) ”選項(xiàng)，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對(duì)單元格的鎖定設(shè)置。對(duì)單元格的讀保護(hù)有三種方法：A 、通過(guò)對(duì)單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行

14、讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時(shí)設(shè)為白色，這樣，從表面看起來(lái)單元格中好像是沒(méi)有輸入任何內(nèi)容，用戶無(wú)法直接讀出單元格中所存儲(chǔ)的信息。B、用其他畫(huà)面覆蓋在需要保護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來(lái)面目，以達(dá)到讀保護(hù)目的。例如： 使用繪圖工具， 畫(huà)一不透明矩形覆蓋在單元格之上， 從格式菜單中選定矩形的 “鎖定 ”選項(xiàng)，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng)。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲(chǔ)的內(nèi)容。C、通過(guò)設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護(hù)工作表，使用戶不能直接訪問(wèn)被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用3、共享工作簿單擊“工具”菜單，選擇“共

15、享工作簿”，在出現(xiàn)的“共享工作簿”窗口中，復(fù)選“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”， 確定 即可。如果想給共享后的工作簿也設(shè)置一個(gè)保護(hù)密碼，可單擊“工具”菜單， 選擇“保護(hù) 保護(hù)并共享工作簿”，復(fù)選“以追蹤修訂方式共享”，并設(shè)置密碼即可。第三部分利用 WORD 2000實(shí)現(xiàn)批量打印工資領(lǐng)取單為了實(shí)現(xiàn)快速批量打印工資領(lǐng)取單，我們必須利用WORD 2000 中的郵件合并功能來(lái)幫助完成工作。1、建立文檔。啟動(dòng)WORD 2000 新建一空白文檔，按規(guī)定格式編輯好工資領(lǐng)取單中的固定內(nèi)容，設(shè)置好頁(yè)面格式。2、郵件合并。選擇工具菜單中“郵件合并 ”選項(xiàng)，進(jìn)入 “郵件合并幫助器”窗口；點(diǎn)擊 “主文檔 ”

16、中 “創(chuàng)建 ”下拉菜單中的 “分類(lèi) ”按鈕，在彈出窗口中選擇 “活動(dòng)窗口 ”；然后點(diǎn)擊 “數(shù)據(jù)源 ”中 “獲取數(shù)據(jù) ”下拉菜單中的 “打開(kāi)數(shù)據(jù)源 ”按鈕，彈出 “打開(kāi)數(shù)據(jù)源 ”窗口，找到相應(yīng) excel 文件，點(diǎn)擊 “打開(kāi) ”；在隨后彈出的窗口中點(diǎn)擊 “確定 ”，在接著彈出的窗口中點(diǎn)擊 “編輯主文檔 ”按鈕來(lái)進(jìn)行給主文件添加合并域的工作。第四部分讓 Excel 的格式自動(dòng)變化作為會(huì)計(jì)人員，經(jīng)常要對(duì)一些金額進(jìn)行控制。比如預(yù)算、開(kāi)支等。但怎么讓表格自動(dòng)計(jì)算并提醒你，那些項(xiàng)目快要超出預(yù)算或己經(jīng)超支呢？或是，你經(jīng)常要交總結(jié)材料給部長(zhǎng)，對(duì)于表格上的一些項(xiàng)目，需突出顯示它們的區(qū)別，以便引起老板注意，你是否

17、每次都是不辭勞苦的對(duì)些單元格格式進(jìn)行反復(fù)設(shè)置？其實(shí)，利用Excel 的條件格式，可讓你一勞永逸。請(qǐng)看下面的一個(gè)例子（圖一）。圖一在圖一中，筆者的目地是要對(duì)每天的開(kāi)支進(jìn)行控制。于是用SUMIF函數(shù)對(duì)在另一張工作表中的日常開(kāi)支明細(xì)進(jìn)行匯總。對(duì)于匯總后的結(jié)果，筆者利用條件格式，對(duì)每天不同的開(kāi)支數(shù)量用不同的格式顯示，如果日開(kāi)支等于0，則將字符顏色設(shè)成跟底色一樣，以免看到0；如開(kāi)支小于50 元，用缺省格式，如果在50-100 之間，則用黃底紅字，如超過(guò)100 元以上，則用紅底黑字顯示，以示警告。 （具體的設(shè)置情況如圖二。）圖二這樣，電腦根據(jù)不同的匯總結(jié)果，便顯示不同的效果，一眼看上去，便知哪項(xiàng)預(yù)算又嚴(yán)重

18、超支了。條件格式是支持拖拉填充的，所以，只要設(shè)好B1 單元格的公式及條件格式，然后往下一拖即成。簡(jiǎn)單快速。條件格式的設(shè)置方法為：1. 選中要設(shè)置條件格式的單元格；2. 選擇菜單 “格式 ”/條“件格式 ”，系統(tǒng)彈出 “條件格式 ”設(shè)置對(duì)話框。見(jiàn)下圖三。在缺省情況下，對(duì)話框只顯示一種情況，如大家要求對(duì)多種情況進(jìn)行判斷并作相應(yīng)格式設(shè)置，可按“添加 ”按鈕。最多可有三種邏輯判斷（參見(jiàn)圖二），因?yàn)檫€存在一種以上三種情況都不是的情形，所以，真正來(lái)說(shuō)，它可以設(shè)置四種狀態(tài)下的格式。如上面的例子中，開(kāi)支在0-50 元的情況便是系統(tǒng)需進(jìn)行的第四種判斷；圖三3. 系統(tǒng)預(yù)設(shè)為對(duì)該單元格的值進(jìn)行判斷，根據(jù)實(shí)際情況可選

19、擇大于、介于、小于等，然后在其后面的輸入框中輸入條件。在條件輸入框中可以直接內(nèi)容也可以輸入單元格名稱(chēng)參照，以讓系統(tǒng)對(duì)該單元格的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行比較。另外，點(diǎn)擊“單元格數(shù)值 ”可選擇判斷條件為公式。當(dāng)選擇條件為公式時(shí)，其后的邏輯判斷框變成公式輸入框。請(qǐng)注意：在輸入公式時(shí)，請(qǐng)用“=”開(kāi)頭。對(duì)于號(hào)公式，系統(tǒng)按公式返回的值是否為“真 ”進(jìn)行邏輯判斷。4. 設(shè)好條件后，按 “格式 ”按鈕，便進(jìn)入格式設(shè)置畫(huà)面。 （參見(jiàn)圖四）根據(jù)自己的喜好，選擇相應(yīng)的格式。然后按“確定 ”返回。這時(shí)可在對(duì)話框中間看到格式預(yù)覽。圖四5. 依次設(shè)置其他條件格式，最后按“確定 ”返回編輯窗口，條件格式設(shè)置完畢。這時(shí)你在該單元格輸入不

20、同的內(nèi)容，其格式便會(huì)隨著你定義的條件而自動(dòng)變化。6. 大家可利用格式刷將條件格式快速套用到其它地方。條件格式的刪除如需要對(duì)己設(shè)置的條件格式進(jìn)行刪除，可用下面的方法進(jìn)行刪除：1. 選擇要?jiǎng)h除條件格式的單元格；2. 選擇菜單 “格式 ”/條“件格式 ”，在系統(tǒng)彈出 “條件格式 ”設(shè)置對(duì)話框中按 “刪除 ”按鈕?；蛘?. 選擇沒(méi)有設(shè)置條件格式的單元格；2. 按下工具列的格式刷，對(duì)要?jiǎng)h除條件格式的單元格進(jìn)行格式復(fù)制。如要?jiǎng)h除工作表中全部或部分相同條件格式，可先按“Ctrl+G ，”之后在對(duì)話框中按“定位條件 ”，系統(tǒng)顯示定位條件對(duì)話框（參見(jiàn)圖五），在該框中，選擇“條件格式 ”，之后，根據(jù)需要選擇“全部

21、 ”或 “相同 ”，再按 “確定 ”，回到編輯窗口，這時(shí)，所有設(shè)置了條件格式的單元格都被選中，再按上面所講的第一種刪除方法刪除即可。圖五第五部分Excel 排序方法排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作， Excel 排序有序數(shù)計(jì)算（類(lèi)似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類(lèi)。本文以幾個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值和名稱(chēng)為例，介紹 Excel 2000 的數(shù)據(jù)排序方法。一、數(shù)值排序1.RANK 函數(shù)RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語(yǔ)法為:RANK（ number，ref，order），其中number為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref 是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用，order 是用來(lái)說(shuō)明排序方

22、式的數(shù)字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。例如 E2、 E3、E4 單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法是:在 F2 單元格內(nèi)輸入公式 “=RANK（ E2， $E$2: $E$4 ）”，敲回車(chē)即可計(jì)算出鑄造車(chē)間的產(chǎn)值排名是2。再將 F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、 F4 單元格按Ctrl+V ，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值排名為3 和 1。如果B1 單元格中輸入的公式為“ =RANK（ E2，$E$2:$E$4 ， 1） ”，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1 和 3。需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)

23、導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2 單元格存放的數(shù)值與F3 相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是3、3和1（降序時(shí)）。2.COUNTIF函數(shù)COUNTIF criteria ）。其中函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語(yǔ)法為 COUNTIF （ range， range 為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域， criteria 是以數(shù)字、 表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫(xiě)入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。仍以上述為例，F(xiàn)2 單元格內(nèi)輸入的公式為車(chē)間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，“=COUNTIF（ $E$2:$E$4 ，2、 1和 3。&E2）+1”。計(jì)算各此公式的計(jì)算過(guò)程是這樣的

24、: 首先根據(jù)E2 單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符& 的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即 “176.7、”“167.3等”。 COUNTIF 函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK 函數(shù)相同。3.IF函數(shù)Excel 自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF 函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒(méi)有空缺的排名。上例中E2、 E3 、 E4 單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔?，具體做法是:選中 E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel 工具欄中的 “降序排序 ”或 “升序排序 ”按鈕，即可使工作表中的

25、所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械模窒胭x予每個(gè)車(chē)間從 1 到 n（ n 為自然數(shù)）的排名?？梢栽?G2 單元格中輸入 1，然后在 G3 單元格中輸入公式 “=IF（ E3=E2， G3,G3+1 ） ”，只要將公式復(fù)制到 G4 等單元格，就可以計(jì)算出其他車(chē)間的產(chǎn)值排名。二、文本排序選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel 提供了比較好的解決辦法。如果您要將數(shù)據(jù)表按車(chē)間名稱(chēng)的筆劃排序，可以使用以下方法: 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格 （如A1 ），單擊 Excel “數(shù)據(jù) ”菜單下的 “排序 ”命令，再單擊其中的 “選項(xiàng) ”按鈕。選中 “排序選

26、項(xiàng) ”對(duì)話框 “方法”下的 “筆畫(huà)排序 ”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇 “按行排序 ”或 “按列排序 ”， “確定 ”后回到 “排序 ”對(duì)話框。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行 （如 “單位 ”之類(lèi)），則應(yīng)選中 “有標(biāo)題行 ”（反之不選） ，然后打開(kāi) “主要關(guān)鍵字 ”下拉列表，選擇其中的 “單位 ”，選中排序方式（ “升序 ”或 “降序 ”）后 “確定 ”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名 ”、 “第二名 ”等文本排序，請(qǐng)讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求Excel 按照 “金工車(chē)間 ”、“鑄造車(chē)間 ”和 “維修車(chē)間 ”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了

27、。這類(lèi)問(wèn)題可以用定義排序規(guī)則的方法解決 :首先單擊 Excel “工具”菜單下的 “選項(xiàng) ”命令，打開(kāi) “選項(xiàng) ”對(duì)話框中的 “自定義序列 ”選項(xiàng)卡。選中左邊 “自定義序列 ”下的“新序列 ”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的 “輸入序列 ”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入 “金工車(chē)間 ”、 “鑄造車(chē)間 ”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之間要用英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車(chē)。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊 “導(dǎo)入 ”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入 “輸入序列 ”框。無(wú)論采用以上哪種方法，單擊 “添加 ”按鈕即可將序列放入 “自定義序列 ”中備用。使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相

28、似， 只是您要打開(kāi) “排序選項(xiàng) ”對(duì)話框中的 “自定義排序次序 ”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則， 其他選項(xiàng)保持不動(dòng)。 回到 “排序 ”對(duì)話框后根據(jù)需要選擇 “升序 ”或 “降序 ”， “確定 ”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。需要說(shuō)明的是 : 顯示在 “自定義序列 ”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等） ，均可按以上方法參與排序，請(qǐng)讀者注意 Excel 提供的自定義序列類(lèi)型。第六部分 Excel2000數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用Excel2000的數(shù)據(jù)透視表可以將數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類(lèi)匯總?cè)齻€(gè)過(guò)程結(jié)合在一起，它可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，可以顯示不同頁(yè)面以篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示所選區(qū)域中

29、的明細(xì)數(shù)據(jù)，非常便于用戶在一個(gè)清單中重新組織和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表之前必須要有一個(gè)數(shù)據(jù)源，它可以是已有的數(shù)據(jù)清單、表格中的數(shù)據(jù)或外部數(shù)據(jù)源，當(dāng)然也可以從其他透視表中直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法是利用“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂?duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行交叉制表和匯總，然后重新布置并立刻計(jì)算出結(jié)果?，F(xiàn)以無(wú)規(guī)則“流水帳”式數(shù)據(jù)清單為例，建立一個(gè)按商品類(lèi)別和月份統(tǒng)計(jì)的各地區(qū)銷(xiāo)售額列表。單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А遍_(kāi)始操作，總共有4 個(gè)步驟：第一步：選定數(shù)據(jù)源和報(bào)表類(lèi)型。這里我們?cè)凇罢?qǐng)選擇待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類(lèi)型”中選“Microsoft Excel 數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)”；在“所需創(chuàng)建的報(bào)表類(lèi)型”中選“數(shù)據(jù)透視表”，然后單擊下一步。第二步：選定創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域。可以直接在對(duì)話框中鍵入選定的區(qū)域，如$A$2:$G$18；也可單擊“壓縮對(duì)