辦公室秘書工作技巧

1、資料來源：來自本人網(wǎng)絡(luò)整理！祝您工作順利！辦公室秘書工作技巧 秘書幫助指導(dǎo)，從事辦公室工作，有其專業(yè)性和規(guī)律性。下面是我為你整理的辦公室秘書工作技巧，盼望對你有用! 辦公室秘書工作技巧 辦公室 工作的程序是根據(jù)“承受任務(wù)-“施行落實-“交付反應(yīng)環(huán) 節(jié)進展的。在實行這三個環(huán)節(jié)過程中，需要留意其中的每一個 詳情，以增加工作的有效性。 一、確認反應(yīng)階段的技巧 確認就是承受任務(wù)，反應(yīng)就是匯報交付。在戰(zhàn)斗中，每當(dāng)指揮員 布置完任務(wù)，承受者都要當(dāng)面復(fù)述一遍，即使戰(zhàn)斗最劇烈的時刻也是如此。 只有這樣，才能確保執(zhí)行者全面精確地領(lǐng)悟指揮員的戰(zhàn)略意圖，避開過失。 秘書承受指導(dǎo)任務(wù)后，同樣需要復(fù)述確認復(fù)述有助于秘書

2、對任務(wù) 加深理解，指導(dǎo)也能從秘書的復(fù)述中準時發(fā)覺自己的疏漏或秘書 在理解上的偏向。諸如，指導(dǎo)布置任務(wù)后，秘書應(yīng)以最精煉的語言將任務(wù)復(fù)述確認后再去執(zhí)行;接到一個會議通知電話，秘書應(yīng) 當(dāng)向授話人復(fù)述一下電話內(nèi)容; 以傳真、郵件等非面對面方式向 某人傳遞信息后，秘書應(yīng)主動向?qū)Ψ酱_認是否收到，是否完好清晰，有無疑問等。 確認時需要留意的詳情，假如指導(dǎo)布置的工作內(nèi)容很簡潔，秘書可以挺直去做;假如指導(dǎo)布置的工作內(nèi)容較多，秘書就需要復(fù)述一遍，復(fù)述時要精煉、條理，同時可參加自己的理解，預(yù)備實行的方法等; 假如接到電話，除了記錄、復(fù)述，還要想到指導(dǎo)可能會問的問題，因此要問清對方的姓名、電話號碼。一項任務(wù)完成后秘

3、書要準時向指導(dǎo)匯報，反應(yīng)工作的進度和結(jié) 果。這也是贏得指導(dǎo)信任的根本途徑。 反應(yīng)時需要留意的詳情;反應(yīng)有緩急之分，一項工作的完成狀況 是否必需馬上反應(yīng)指導(dǎo)，不是憑秘書的感覺，而是看指導(dǎo)對這件事的關(guān)注程度和這件事本身的緊爭程度。 如指導(dǎo)會后要趕著去訪問一個重要客戶，這時秘書應(yīng)當(dāng)馬上落實車輛并把車型車號、停 靠地點、司機姓名、手機號碼等信息傳遞給指導(dǎo)。假如秘書沒有履行反應(yīng)職能，指導(dǎo)找不到車，便是秘書的瀆職。 反應(yīng)還需要留意時機場合。假如不是很急迫的事，應(yīng)在指導(dǎo)不忙或坐車、閑聊時匯報。反應(yīng)時語言應(yīng)簡練，要突出結(jié)果淡化過程，切忌將匯報變成表功或訴苦，可像談天一樣，將指導(dǎo)需要把握的信息傳遞過去。 二、施

4、行落實階段的技巧 在實話落實階段，秘書應(yīng)把握兩這方面的要點。 1、不忘事、不誤事、做好事 秘書工作無小事。 要做到不忘事，可以做這樣一些工作;把文件 夾分成“已處理、“待辦、“臨時三種并貼上不同顏色的標簽; 對重要文件加鎖保管并準時處理;預(yù)備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，依據(jù)輕重緩急逐項完成;對重要性事務(wù)、周期性事務(wù)要提早記錄。不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。時間管理 學(xué)把要做的事情分成重要且緊急，不重要但緊急，重要但不緊急，不重要也不緊急幾類。 辦公室工作有受支配、制約的部頒(上司 委派的或部門安排的工作)，也有自己支配的局部(職責(zé)內(nèi)的日 常工作)。秘書要有科學(xué)明確

5、的工作方案，包括工作目的、內(nèi)容 步驟、方法、標準、完成時間等。要依據(jù)輕重緩急打算工作次序， 有條有理地進展。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后; 重大工作優(yōu)先考慮集中精力做;日常工作分散做。整段時間用于處理冗雜的需連續(xù)進展的工作如擬寫文件;零星時間用于處理簡 單的可連續(xù)的工作，如處理信件、查閱資料;還要擅長掌握諸如 接待來訪、聯(lián)絡(luò)電話等工作的時間彈性。 秘書應(yīng)養(yǎng)成記錄工作時間用法狀況的習(xí)慣，如每周用于擬稿、接 待、聯(lián)絡(luò)、參與會議等所占的時間，以便適當(dāng)調(diào)整優(yōu)化，進一步 進步工作效率。不忘事與不誤事都為做好事效勞的，把每件事情做好才是秘書工作的最終目的。 做好事要擅長抓大放小，做好重要的事情

6、，要用 80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。 20%重要的事情主要指該項工作完成的質(zhì)量可能會對公司、部 門、指導(dǎo)產(chǎn)生重大的影響，或?qū)γ貢救说某砷L產(chǎn)生重大的影響。 做好重要的事情，秘書必需樹立精品意識，力求盡善盡美，杜絕疏漏和低級錯誤;還要處理好質(zhì)量與效率的關(guān)系，既要保證在規(guī)定時間內(nèi)完成工作，又要克制片面追求效率而犧牲質(zhì)量的做法。對 80%不太重要的事情要擅長借助外力，假如可能可以受權(quán)下 屬;要擅長合理利用時間，性質(zhì)一樣或相近的工作可以集中處理， 如打電話、處理文件等;要擅長利用歷史資料進展處理，如把常用范本分門別類予以存檔。 2、精確、準時 假如我們分析出錯

7、的緣由就會發(fā)覺，辦公室工作最簡單出錯的經(jīng)常是職能穿插環(huán)節(jié)，即兩個人(或部門)的結(jié)合部。杜絕出席的方法之一，就是將自己的職責(zé)范圍擴大，即在遞交工作或任務(wù)時，假如將隨之實生的責(zé)任比作“接力棒就要確保“接力棒遞交到下一名隊員手中時不落地。 秘書承受任務(wù)時，首先要分清是否是屬于自己職責(zé)范圍，是否是指導(dǎo)交辦的事。假設(shè)是，就應(yīng)無條件保質(zhì)保量地做好;假設(shè)不是，就應(yīng)明確告知對方事情的辦理程序和方法。秘書應(yīng)做好該做的事，也要對不該做的事說“不，要藝術(shù)性地學(xué)會回絕。這不僅可以關(guān)心對方把握辦事規(guī)律，擔(dān)當(dāng)應(yīng)負的責(zé)任，也可以保證全局工作的順當(dāng)進展。 秘書還應(yīng)當(dāng)明白，不該做的事并不等于“可以不 做的事，在分清職責(zé)的前提下

8、，要擅長關(guān)心別人、與人合作、 互助互通，學(xué)會平衡各種人際關(guān)系。假如事情不涉及法律、道德、規(guī)章等因素，分清職責(zé)后要有選擇地做。以下三類事秘書不應(yīng)介入; 第一，要你做的事已超出了你的力量所及，也就是說容許下來的事就應(yīng)力爭做好;做不好不如不做，不要幫倒忙。 其次，分內(nèi)的事已經(jīng)令你無暇他顧，也就是說不要種了別人的地荒了自己的田地。 第三，你的介入于事無補。 精確是不失誤，準時是不耽擱。 準時就是在每一時間內(nèi)內(nèi)完成應(yīng) 該做的工作。秘書不要過多強調(diào)指導(dǎo)或工作本身所要求的最終期限，因為秘書隨時會承受新的任務(wù)，這時雙重的工作會帶來過大 的壓力，最終使工作無法到達應(yīng)有的質(zhì)量。指導(dǎo)也隨時可能將工作的最終期限提早，

9、使你措手不及。指導(dǎo)一般考慮的不是離最終期限你還有多少時間，而是在此前已經(jīng)給了你多少時間。 秘書個人工作總結(jié) 我是_年通過地直事業(yè)單位聘請到辦公室工作的，主要負責(zé)精神文明建立、單位考核等相應(yīng)材料的編撰、整理和搜集、文字材料的起草等工作，同時完成主管指導(dǎo)交辦的其他臨時性和緊急工作。一年以來，在院指導(dǎo)、科主任的指導(dǎo)和指導(dǎo)下、同事們的關(guān)心和支持下，較好的履行了工作職責(zé)，完成了工作任務(wù)?，F(xiàn)將工作狀況小結(jié)匯報。 一、加強理論學(xué)習(xí)，進步自己的政治程度和業(yè)務(wù)素養(yǎng)具有良好的政治和業(yè)務(wù)素養(yǎng)是做好本職工作的前提和必要條件。本人自覺地學(xué)習(xí)黨的有關(guān)方針政策、國家的法律法規(guī)，仔細落實科學(xué)進展觀,不斷進步思想素養(yǎng)和理論程度

10、, 工作中仔細履行工作職責(zé),努力完成各項工作任務(wù)。及精神，通過仔細細致學(xué)習(xí)，使自己的理論程度較以往有了較大的進步;在政治思想上，正確處理穩(wěn)定與進展的關(guān)系，在大是大非問題面前保持醒悟頭腦，旗幟鮮亮，立場堅決地反對各種非法活動，堅決維護祖國統(tǒng)一、維護民族團結(jié)。在從書本吸取養(yǎng)分的同時還虛心地向四周理論程度高、業(yè)務(wù)力量強的同志學(xué)習(xí)，取人之長，補己之短，努力豐富自己、改善自己、進步自己。 二、勤于動筆，增加了文字功底和思維力量 辦公室工作要求有較強的文字表達力量和規(guī)律思維力量。為進步自己的寫作力量，我從討論已經(jīng)成型的材料入手，細心揣摩，起草文件時邊寫邊改，并請老同事和指導(dǎo)提出看法和建議，然后再進展深化加

11、工，經(jīng)過反復(fù)推敲，最終定稿。一年來，我起草各種綜合性材料三十多份，文件十份。宣揚工作是單位樹立內(nèi)外社會形象的一個重要手段和窗口，今年我院開展結(jié)防信息宣揚工作，我主要是做好協(xié)辦的組稿工作，對單位工作開展?fàn)顩r，進展動態(tài)進展宣揚報道，今年我所編發(fā)_信息_期，我起草結(jié)防信息_多篇。材料的成型需要有詳盡的、精確的第一手資料，這樣才能保證向指導(dǎo)反映精確的信息，為準時決策供應(yīng)牢靠的根據(jù)。在院開展對全院各科室增加辦公用具的調(diào)查活動中，在科主任的指導(dǎo)下，深化_個科室各個辦公室查看辦公用具，將缺少的辦公用具進展了初步統(tǒng)計;在制作單位電話薄時，我與各科室主任、護士長協(xié)調(diào)協(xié)作，完成了我院各科室職工辦公室、住宅電話的搜

12、集整理。對于工作中存在的問題，我總是主動動腦筋、想方法，盡可能完成工作任務(wù)。對印發(fā)的材料、文件，每次都進展了仔細的審核和校對，至少二遍以上，并請辦公室其他同事關(guān)心把關(guān)，削減出錯機率。 三、深化理論，進步工作力量。 指導(dǎo)的決策和指示的落實都需要進一步的協(xié)調(diào)和檢查監(jiān)視。二月底我院開展了對小兒麻疹等疫苗接種工作，我與同事一起對我院_iaqu進展了摸底調(diào)查，在三月全區(qū)開展為期_天的脊髓灰質(zhì)炎疫苗接種工作中我抽調(diào)支配在固定點發(fā)放疫苗，我堅持崗位，圓滿完成了工作支配，兩次活動使我對院工作業(yè)務(wù)有了進一步理解。在對門診綜合樓各科室辦公室安裝科室牌時，與科主任進展認真確認核對，初步完成了對科室牌的登記，在對科室

13、牌的統(tǒng)計中，也使我對我所各科室設(shè)置有了整體認識。 今年，我所迎來了自治區(qū)精神文明單位復(fù)驗，我與辦公室同事對我所職工家屬院_戶職工家庭開展了摸底調(diào)查，完成了社區(qū)支配的“四知四清四把握工作要求，對近三年來我所開展的精神文明工作狀況進展了搜集整理，完成了_年精神文明_個檔案的整理裝訂，對_年的精神文明工作進展了進一步補充完善，順當(dāng)通過了精神文明檔案材料的檢查。 在年底單位績效考核中，根據(jù)考核要求對單位節(jié)能、綜合治理、績效考核等工作的自查自評進展了初步起草，根據(jù)地委下發(fā)的對地直單位_年績效考評指標及評分細那么，對各方面工作進展了梳理，仔細預(yù)備了考核材料。 辦公室負責(zé)全院各個方面工作，既抓總務(wù)后勤、也對

14、業(yè)務(wù)工作進展監(jiān)視，在院辦的指導(dǎo)下，我對下半年每月的值班狀況進展了的統(tǒng)計，將監(jiān)視醫(yī)德醫(yī)風(fēng)的滿足度調(diào)查表的裝訂存檔工作，在工作中使我充分認識到辦公室工作的繁瑣和細致，做任何工作都不能馬虎。 四、快速反響，完成交辦的臨時工作和緊急任務(wù)由于院辦工作都是涉及到職工切身利益的大事，所以臨時性工作和緊急性任務(wù)比擬多。在我所tongshi母親重病搶救尋求院關(guān)心時，救人刻不容緩，狀況緊急，科主任將進展建議全所干部職工捐款任務(wù)交給了我，我撰寫了愛心捐款建議書，深化各科室主動建議捐款，由于當(dāng)時正值精神文明檢查，在加班完成精神文明檔案整理后，我主動與各科室主任、護士長溝通聯(lián)絡(luò)，用二天時間完成了全所職工的捐款及統(tǒng)計工作

15、，準時將全所職工的關(guān)懷送到了救助者手中。在重陽節(jié)和古爾邦節(jié)降臨之際，所部開展了對離退休人員和定點扶貧貧困農(nóng)牧民走訪慰問活動，此時，我所退休職工某某同志重病尋求院指導(dǎo)關(guān)心，救人如救火，在科主任的指導(dǎo)下，用一天時間完成了全院職工對某某同志的愛心捐款搜集統(tǒng)計工作，并對收到的愛心捐款狀況準時在公示欄向廣闊職工公示。 雖然我在一年的工作中獲得了肯定的成果，無論在思想認識上還是工作力量上都有了較大的進步，但還存在肯定問題和缺乏：一是工作有急躁心情，有時工作急于求成。二是處理一些工作關(guān)系時還不能得心應(yīng)手，工作顯得措手不及，無從著手。在今后的工作中，我還要加強學(xué)習(xí)、戒驕戒躁，努力進步自己，以新的相貌、更加主動

16、主動的看法去迎接新的一年的工作任務(wù)，在崗位上發(fā)揮更大的作用，獲得更大的進步。 論辦公室秘書的工作適應(yīng)性 1 具備良好的職業(yè)道德，是辦公室秘書適應(yīng)工作的前提條件 職業(yè)道德，指從事肯定職業(yè)的人所應(yīng)遵循的道德標準以及與之相應(yīng)的道德觀念、情操和品質(zhì)。視其辦公室秘書在單位和部門中所處的特別地位，要履行好承辦、參謀、管理、協(xié)調(diào)等各個方面的工作職責(zé)，客觀上要求他必需具備良好的職業(yè)道德。然而，只有自己對所從事的職業(yè)產(chǎn)生職業(yè)情感和建立職業(yè)抱負，才能相應(yīng)打算自己的職業(yè)看法，繼而珍惜職業(yè)榮譽，遵守職業(yè)紀律，進步職業(yè)技能，建立職業(yè)作風(fēng)，履行職業(yè)道德。唯此，才能做到在瑣碎的日常事務(wù)性工作中，樂此不疲悉心處理，點滴積累不

17、斷進步。 2 樹立角色意識，是辦公室秘書適應(yīng)工作的根本要求 辦公室秘書的行為必需非常慎重，語言表達必需留意角色。詳細的講，應(yīng)堅固樹立以下八大意識。 2.1 法規(guī)意識。辦公室秘書一般都把握著單位或部門的印章印鑒，平常用法時看似平凡，然而都及其重要。根據(jù)我國現(xiàn)行的法規(guī)，在對外交往中，加蓋印章比法人代表簽字更具法律效力。不少的法律糾紛和案例，就是因為種種緣由用章不慎導(dǎo)致和國家和單位利益的宏大損失。隨著我國法制化推動，參加世貿(mào)組織以后，必需進一步強化規(guī)章意識。 2.2 “坐標意識。要清晰自身的位置，找準自身的“坐標，只有看清自身地位才可以更好的解決好上下級的關(guān)系。辦公室作為一個關(guān)鍵的部門，在傳達信息，

18、接物待人以及協(xié)調(diào)日常工作中，具有著自身獨特的附屬性的特點。因此，辦公室秘書要想做好，必需做到不越位，詳細來說有以下幾點：干工作不越位，有關(guān)場合不越位，表態(tài)不越位以及處理問題和答復(fù)問題不越位。 2.3 服從意識。辦公室秘書不僅是一名一般的工，更是指導(dǎo)意圖和集體決議的傳達者和執(zhí)行者。在工作中必需堅決的服從指導(dǎo)的意圖是做好辦公室秘書工作的最根本的原那么。在傳達和執(zhí)行指導(dǎo)意圖的時候，不能有一點的水分，更不能有一點的個人看法摻雜，這不僅僅是自己作為辦公室秘書的職責(zé)，更可以證明一個人的人格和黨性原那么的問題。 2.4 參加意識。辦公室的一項重要的職能是參加單位的重要工作。作為辦公室秘書，應(yīng)當(dāng)主動主動的參與

19、，并主動做好各項效勞的事項。首先，辦公室秘書必需有全局的觀念，要準時的理解辦公室的狀況，要把握辦公室各項事務(wù)的進度和狀況，利用這些信息為指導(dǎo)的行駛決策權(quán)供應(yīng)精確的效勞;其次，辦公室秘書辦事要有肯定的前瞻性，并且更不能替代其他的部門進展參與。 2.5 協(xié)調(diào)意識。辦公室作為單位中一個重要的樞紐部門，因此，處理上下左右關(guān)系是一項重要的工作。敏捷，是辦公室秘書需要把握的。在和上級指導(dǎo)進展工作的協(xié)調(diào)的時候，要自覺的服從指導(dǎo)的看法，看法要真誠，還需要和指導(dǎo)保持好合適的間隔 。在向指導(dǎo)請示的環(huán)節(jié)中，要堅持誰分管就去請示誰，避開給自己的工作帶來不必要的費事;而有些時候指導(dǎo)間也會出現(xiàn)分歧，這時候是對辦公室秘書的

20、一種考驗，應(yīng)當(dāng)堅持不傳話，不評論，不介入，多補臺，多圓場的原那么。在同級別的指導(dǎo)之間進展工作協(xié)調(diào)的時候，要做到工作不越位，避開影響各個部門之間的關(guān)系。 2.6 效勞意識。效勞意識是每一個工作人員都需要樹立的觀念。主要表達在為指導(dǎo)效勞，為部門效勞，還要為本單位的全部人效勞。這些效勞主要表達在日常的工作中，例如要按時保質(zhì)量的完成指導(dǎo)交代的事情;要協(xié)調(diào)好單位各個部門之間的關(guān)系，多進展信息的溝通和溝通等。 2.7 公關(guān)意識。辦公室是單位的“窗口，其形象和管理程度從某種意義上說是單位的“縮影。大量的來人來文來電及從事工作洽談等，一般都要先經(jīng)辦公室，這就要求辦公室的每一位工作人員首先要樹立公關(guān)意識，擅長與

21、外界，與社會交往和合作;其次要努力進步自己的個人素養(yǎng)，熬煉自己的口頭表達力量，另外還要加強學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的學(xué)問面。 2.8 奉獻意識。辦公室是本單位的辦事機構(gòu)和效勞部門，事情繁雜瑣碎，難出成果。特殊是辦公室秘書，成天忙勞碌碌，常常是上班忙，下班累，指導(dǎo)隨叫隨到。因此，辦公室秘書必需具有淡泊名利，甘為人梯，悄悄奉獻的意識，不妄自尊大，也不妄自菲薄，努力制造一種先別人之苦而苦，后別人之樂而樂的良好心境。 3 勤字當(dāng)頭，是辦公室秘書適應(yīng)工作的要訣 辦公室工作繁瑣、細致、周到、平凡，具有時間性、嚴厲性和連續(xù)性，這都與懶散、馬虎、松散無緣。因此，辦公室工作人員的“勤就顯得尤為重要。 3.1 勤奮學(xué)習(xí)

22、。起草文件，審核把關(guān)文字材料，不僅要具備較為過硬的文字功底，還必需動態(tài)把握黨的方針政策和國家的法律法規(guī)，同時知曉本行業(yè)和本單位改變著的實際狀況。此外，協(xié)調(diào)處理方方面面的工作等，都需要耳聽八方，眼觀全局。自覺勤奮學(xué)習(xí)，不連續(xù)地悉心積累，形成完好的大腦學(xué)問庫，需要隨時應(yīng)對，高效高質(zhì)。 進入新的世紀，學(xué)問更新快，要是自己適應(yīng)新的形勢，必需學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)再學(xué)習(xí)，努力努力再努力。只有不斷改善完善自己，實在進步工作力量和程度，才能獲得社會“認可，贏得自己的一席之地。 3.2 勤動手記。俗話說：“好記性不如爛筆頭。辦公室秘書應(yīng)自覺養(yǎng)成勤記習(xí)慣，隨身攜帶筆記本，凡參與會議，指導(dǎo)交辦工作，甚或一些相關(guān)的重要狀況，都要分列逐一記錄備忘。如遇精典語言或核心數(shù)據(jù)，包括重要的通訊地址和電話號碼等，都應(yīng)逐一記錄形成“字典“詞典，閑時積累，急時派用。此外，習(xí)慣筆記還能表達對別人的敬重，給人留下良好的印象。 3.3 勤動腦思。勤于思索，對于開發(fā)人智力，反省自己的工作，促進自己成進步步極為有利。忙勞碌碌學(xué)習(xí)工作一天之后，仔細思索過濾可以知得失、明