高校檔案管理的多元化發(fā)展趨勢

1、高校檔案管理的多元化發(fā)展趨勢 摘 要：對于我們的高校檔案管理，是如何抓住高等教育的快速發(fā)展的一個偉大的歷史機遇，以適應社會的發(fā)展和高校本身的發(fā)展需要，加快推進現(xiàn)代化的記錄管理和信息技術(shù)流程，科學，準確，快速的發(fā)展社會信息服務，高校檔案管理的多樣性設計與高校檔案館多元化建設，都為高校檔案館帶來專業(yè)化的改變，常見的多技術(shù)水平的發(fā)展為高校檔案管理方面帶來了巨大的改善。 關(guān)鍵詞：高校檔案管理；發(fā)展趨勢；多元化 1 高校檔案管理的多元化發(fā)展需要 1.1 高校檔案館和管理職責的多樣性 高校檔案館是高校和二級學院內(nèi)之間的重要環(huán)節(jié)，但也是外界的高校相關(guān)人員、設備、項目等其他單位部門和個人的描述和保證之間溝通的

2、關(guān)鍵，從這個角度看，它是在高等教育的各級組織安全工作的基礎上，以政府部門為依據(jù)的工作。首先，高校的檔案管理它的基本任務包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用等工作。它被保存在高校的檔案館中，為教學、科研、黨政管理和后勤工作服務，教書育人和服務育人服務，提供有效的憑證。所以，從過程的基本特征的角度來看，高校檔案管理本身是一項基本包含非常廣泛的社會服務和責任的工作。其次，檔案整理編目，鑒定統(tǒng)計，存儲和其他相關(guān)工作完成后，為了更充分地打開檔案和使用檔案分類設置相應種類的搜索工具，對檔案進行編輯和研究工作，根據(jù)檔案管理的發(fā)展，出版了相關(guān)的歷史材料，對不同需求的檔案信息資源的開發(fā)

3、和利用是必要和有益的。最后，根據(jù)檔案的使用頻率，使用范圍的其他方面的差異，而且還可以區(qū)分機密檔案和綜合檔案館等，或相應的滿足不同的記錄、存儲和管理設施的實際需求以及安全支持方面，采取不同的方式重新分類。檔案工作的基本任務包括五個方面的內(nèi)容：第一，堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則；第二建立國家檔案工作制度；第三，科學地管理檔案，大力開展檔案信息資源；第四，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化；第五，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?、總目標服務，為建設社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務。 1.2 高校檔案館多樣化需求的分類 按照部門或功能上的差異可以有以下幾類：（1）黨群：一般包括高校黨委，工會或其他團體組織的各種檔案，會

4、議記錄，工作計劃等；（2）行政：上級行政工作可能包括各種檔案和材料紀要；（3）科研：教研以及研究結(jié)果材料；（4）教學：包括教學管理，教學實踐和研究，以及其他相關(guān)方面的檔案；（5）設備：國產(chǎn)和進口設備以及相關(guān)的技術(shù)信息，以及購買、使用或維護手冊；（6）出版：期刊出版，包括高校，學術(shù)期刊和其他出版物的原始證明及發(fā)行借閱記錄；（7）外事：外出參觀，學習和研究的過程中形成了不同類型的檔案、資料等各級合作。（8）財會：會計憑證，會計帳簿，財務報告等；（9）基建：基建項目前期形成的文字、圖紙、計算材料等；（10）聲像：學校各項重大活動的錄音、錄像帶。 2 高校檔案館管理多元化的發(fā)展趨勢 2.1 檔案管理提

5、前化 隨著辦公自動化和新的技術(shù)、新的科學的應用，以及與計算機檔案管理的普及，推進了數(shù)字化檔案信息資源管理。在各方面的工作上，從檔案的收集、整理、拷貝、保護、檢索、統(tǒng)計等方面的檔案信息資源的數(shù)字化模型，可提供先進的管理檔案模式。此外，電子文檔，電子檔案的產(chǎn)生，同時也達到了高校檔案管理的新要求。高校檔案工作人員應將視野向前延伸，對文檔管理，電子文檔的整個周期，實行統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)和銜接，充分發(fā)揮計算機檔案管理的優(yōu)勢，實施檔案管理的綜合文檔管理、存儲、檢索自動化。 2.2 檔案管理現(xiàn)代化 檔案現(xiàn)代化建設是改革和發(fā)展的一個重要途徑和必然趨勢。在當今的高校中，數(shù)字化檔案已經(jīng)普及。數(shù)字化檔案信息可使任何一位

6、利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。 網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。 數(shù)字化檔案管理使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，

7、各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數(shù)據(jù)進行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。 自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動

8、化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。 2.3 部分高校檔案多樣化的要求。 高校檔案管理，其中包括許多環(huán)節(jié)，如記錄的信息載體，用于存儲檔案的布局，識別提取，傳輸和交換，包括訂單髁管、維修、鑒定、檢索和使用的所有鏈接，直到結(jié)束“使用”服

9、務。換句話說，根據(jù)高校檔案不同的目的，采取不同的檔案存儲布局、整理、存儲、維護、識別和檢索的方法是明智的，但使用高校檔案的多樣化必然會迫使管理高校檔案館驅(qū)動的多元化轉(zhuǎn)變向其他部門，以適應不同用戶的不同需求。所以在一定程度上，檔案管理要求使用環(huán)節(jié)的多樣化，將推動其管理方面的變化。 2.4 檔案管理法制化 檔案法的頒布和實施，讓檔案管理依法進行。檔案管理必須法制化，制度化，用檔案法律來規(guī)范人們的行為（即檔案管理），因為檔案管理受人為因素的影響。第一，堅持合法化檔案工作，加強檔案館的法制建設?！耙环▋闪睢钡念C布和實施為檔案管理的發(fā)展提供了一個極好的機會，尤其是高等學校檔案管理辦法（國家教委27號令）

10、，27號令強調(diào)豐富高校檔案內(nèi)涵，倡導“大檔案”理念，將學生檔案納入高校檔案工作管理范疇，使歸檔范圍擴容為十一大類；倡導信息化管理，將組織實施檔案信息化建設納入高校檔案機構(gòu)管理職責；倡導拓展高校檔案服務方向，強調(diào)其社會服務職能，要求高校檔案價值內(nèi)涵應從“對學校和社會有保存價值”延伸到“對學生、學校和社會有保存價值”；倡導創(chuàng)設愛國主義教育基地，拓展高校檔案教育職能等等。檔案行政處罰暫行規(guī)定的實施，該規(guī)定是進一步將進行檔案管理工作的行政執(zhí)法管理標準化、法制化的一項重要舉措。第二，堅持依法管理檔案和依法工作?！?7號令”的頒布實施，是緊跟高等教育發(fā)展步伐，進一步優(yōu)化高校資源配置，綜合管理學校檔案資源，擴大高校檔案工作服務對象，拓展學校檔案服務領(lǐng)域的重要舉措，是高校檔案管理改革的風向標和催化劑。 2.5 存儲，維護技術(shù)和方法的多元化發(fā)展趨勢 存儲是極其重要的高校檔案管理方面的初步環(huán)節(jié)，基本上提取檔案中的信息后，如何存儲他們的信息載體的問題就顯得極為重要。高校檔案已經(jīng)不完全使過去的紙質(zhì)檔案、照片檔案、膠片檔案等等，現(xiàn)已改變了原有的檔案保存