會(huì)議邀約不可不說的成功因素

1、會(huì)議邀約不可不說的成功因素現(xiàn)在很多企業(yè)都將定期舉行的研討會(huì)、沙龍、高峰論壇作為維護(hù)老客戶，吸引新客戶的營(yíng)銷手段之一。一個(gè)活動(dòng)的成功，除了選址、現(xiàn)場(chǎng)主持、主講嘉賓，各方面細(xì)節(jié)外，現(xiàn)場(chǎng)的人數(shù)及氣氛也起到了至關(guān)重要的作用。在邀請(qǐng)的各種手段時(shí)，電話邀約無疑是最為直接有效的邀請(qǐng)方法，那么在邀約的過程都需要哪些注意事項(xiàng)呢： 營(yíng)銷道具在不同程度上的重要性不亞于外呼代表的技巧，不管再好的活動(dòng),我們都無法做到在客戶沒有看到任何資料的情況下就同意參加，最基本的營(yíng)銷道具需要在邀約項(xiàng)目正式啟動(dòng)前設(shè)定完成，并要保證發(fā)送給每一個(gè)員工，除了電話腳本之外，營(yíng)銷道具對(duì)外發(fā)送都應(yīng)使用統(tǒng)一版本： 1 1電話腳本（話術(shù)）演員演戲需要

2、劇本，因?yàn)檠菁际切枰獔?chǎng)景的設(shè)計(jì)及生動(dòng)的語言來進(jìn)行烘托的，演員按照編劇即定的劇本將對(duì)白背下來加上豐富的感情，再加上現(xiàn)場(chǎng)導(dǎo)演的指導(dǎo)，才能把一部戲演得出彩。這就是為什么名演員在接戲之前一定要看劇本的原因了。那么作為外呼代表來說，電話腳本就是起到了跟劇本一樣的作用。很多地方把電話腳本也叫話術(shù)，從字面上很容易理解，即講話、話語的藝術(shù)，專業(yè)的外呼代表也要具備駕馭話術(shù)的能力，將話術(shù)轉(zhuǎn)變成適合自己風(fēng)格又不失規(guī)范的話語。電話中的交流雙方是看不到面部表情的，要想在關(guān)鍵的15秒以內(nèi)引起對(duì)方的興趣，其中85%來自于聲音，另外的15%是措詞，這時(shí)開場(chǎng)白就顯得尤為重要。我們需要把第一句話設(shè)計(jì)的精彩，有亮點(diǎn)，在腳本正式啟用

3、前，需要進(jìn)行撥測(cè)，撥測(cè)時(shí)開場(chǎng)白用不同的版本來進(jìn)行，最終確定下來的一定是受歡迎程度最高的那個(gè)。良好的開場(chǎng)白可以降低客戶拒絕的比例。但是我常?？吹胶芏嗳藢?duì)電話腳本非常的依賴，有的甚至是一個(gè)字不拉的照本宣讀，我們要知道電話腳本的格式文字是固定的，外呼代表所面對(duì)的客戶卻是千差萬別的，腳本是必備的營(yíng)銷道具，但是沒有一個(gè)腳本可以起到一本萬歷的作用。 12郵件發(fā)送郵件在所有營(yíng)銷道具里應(yīng)該是最節(jié)約成本的，郵件模板在正式啟用之前，要經(jīng)過測(cè)試后才可給到外呼員工，測(cè)試至少要考慮會(huì)議介紹的主要內(nèi)容，美觀度、字體大小、顏色、清楚度等。發(fā)送郵件的技巧： 郵件的名字要起得直接有吸引力，比如剛剛與您通電話的xx發(fā)來的郵件，或

4、是您需要的xx資料等，如果郵件字設(shè)定為xx研討會(huì)邀請(qǐng)函，我想在同時(shí)幾封未讀郵件中，客戶一定不會(huì)最先打開這封 郵件中要有個(gè)性化的抬頭，文首要先問侯或是贊美，文中要將活動(dòng)的亮點(diǎn)做簡(jiǎn)單的介紹，文尾要表示需要客戶的回復(fù)或約定再次來電的時(shí)間。這樣讓客戶感覺到我們是在與他這個(gè)人在對(duì)話，而不是千篇一律的機(jī)械式的復(fù)制。例： 尊敬的xx經(jīng)理（最好寫職位，沒有職位的可以用性別）（空兩格）我是xx研討會(huì)組委會(huì)的xx，很高興今天能夠和您通上電話，您的談吐很風(fēng)趣。正如電話中所述，這次研討會(huì)主要為xx類型的企業(yè)xx職位的人士舉辦，會(huì)議的主題主要為xxx，是一次非常難得的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流的聚會(huì)，在此也竭誠(chéng)邀請(qǐng)您能在百忙之中抽

5、空參加。詳細(xì)的資料請(qǐng)參照以下內(nèi)容，期待著您的回復(fù)或我將在xx時(shí)間與您電話確認(rèn)。 落款的個(gè)性簽名以活動(dòng)的需要進(jìn)行修改，比如xx峰會(huì)組委會(huì)，但是個(gè)性簽名的格式一定要規(guī)范。 在收到客戶回復(fù)后，要第一時(shí)間回復(fù)郵件感謝客戶的及時(shí)反饋，并確認(rèn)報(bào)名已成功，提醒入場(chǎng)時(shí)攜帶邀請(qǐng)函等細(xì)節(jié)。 13傳真?zhèn)髡鏈y(cè)試至少要考慮會(huì)議介紹的主要內(nèi)容，美觀度、字體大小、清楚度等。切記傳真的張數(shù)最好不要超過兩張，紙張?zhí)嘁粋€(gè)收傳真的時(shí)間比較長(zhǎng)，另一個(gè)內(nèi)容繁多又沒有重點(diǎn)的傳真多數(shù)客戶是沒有興趣看下去的。一般公司基本上是一個(gè)部門或整個(gè)公司共同使用一部傳真機(jī)，我看到的很多人數(shù)不多的公司傳真機(jī)通常放在前臺(tái)，所以在發(fā)送傳真時(shí)也要注明接收人，

6、一個(gè)體現(xiàn)對(duì)客戶的尊重，另外也能在最快的時(shí)間內(nèi)將傳真送達(dá)給客戶。 14短信普通手機(jī)的短信容量是一條70個(gè)字（半角），所以根據(jù)一般人閱讀的習(xí)慣，短信的設(shè)計(jì)最好不要超過70個(gè)字。外呼代表與客戶溝通時(shí)，盡量說服客戶留下手機(jī)號(hào)碼，當(dāng)客戶報(bào)名在收到客戶回執(zhí)件時(shí)，可以用短信通知客戶報(bào)名成功，告知會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等，表示我們?yōu)槠漕A(yù)留位置。這樣一個(gè)是顯得比較專業(yè)，另一個(gè)可以避免大事小事都要跟客戶通個(gè)電話，也可降低通信成本。會(huì)議正式開始前一天，需要與已報(bào)名的客戶進(jìn)行最后一輪的電話確認(rèn)，這一輪的電話確認(rèn)除了在舉辦前了解客戶的出席情況，及時(shí)了解客戶到場(chǎng)的數(shù)量，如果人太少或太多都可以有補(bǔ)救的時(shí)間，更好地為活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)做好準(zhǔn)備

7、。在電話最后確認(rèn)可到場(chǎng)的客戶后，發(fā)送最終確認(rèn)短信，最終短信的作用除了提醒客戶時(shí)間、地點(diǎn)外，可增加交通路線及會(huì)議當(dāng)天的天氣情況，包括與會(huì)酒店是否可停車（要根據(jù)字?jǐn)?shù)編排），在上海找停車場(chǎng)是件很費(fèi)力的事情，我們每天收到的短信數(shù)不勝數(shù)，但是貼心又實(shí)用的短信基本上少之又少。 15提高實(shí)際到場(chǎng)率的其他舉措 在會(huì)議前用郵件的形式發(fā)送與本次會(huì)議相關(guān)的文章，最好是會(huì)議演講嘉賓的經(jīng)典之作，可引用“更多精彩內(nèi)容，請(qǐng)親臨xx研討會(huì)現(xiàn)場(chǎng)”等，提高客戶的認(rèn)知度 最后一輪確認(rèn)電話非常重要，一定要由經(jīng)驗(yàn)豐富技巧好的外呼員工來與客戶一一確認(rèn)，去年的幾次會(huì)議我們找這樣的員工來撥打確認(rèn)電話，確認(rèn)下來的人數(shù)非但很少不來出席，反倒通過

8、有效的溝通讓已經(jīng)報(bào)名的公司又增加了來參會(huì)的人員。 以上營(yíng)銷道具的設(shè)計(jì)必須要換位思考，考慮客戶心理，即便是免費(fèi)類型的會(huì)議在文字上也不能讓客戶感覺到太多銷售的成分，每一個(gè)細(xì)節(jié)的設(shè)計(jì)都要體現(xiàn)出專業(yè)規(guī)范。 二、員工技巧21培養(yǎng)認(rèn)同感我們不管是給客戶或是朋友推薦任何東西前，只有我們自己從心里認(rèn)同了才會(huì)由衷的去給別人推薦。會(huì)議邀約在每次正式啟動(dòng)前的培訓(xùn)及項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上都應(yīng)該給員工灌輸這本身就是一次非常難得的活動(dòng)，培訓(xùn)師要能夠清楚明白的介紹 次活動(dòng)的主題和主要內(nèi)容，最大的亮點(diǎn)在哪里，參會(huì)的人能夠有什么樣的收獲，以及主講嘉賓在自身領(lǐng)域的專業(yè)性和知名度。當(dāng)然這樣做也仍然會(huì)有員工在與客戶交流時(shí)表現(xiàn)底氣不足，那么我們

9、就只能用最笨的辦法，死記硬背，就象當(dāng)時(shí)我們有一個(gè)市場(chǎng)調(diào)研項(xiàng)目，開始員工在說“xxx網(wǎng)發(fā)展聯(lián)盟”時(shí)經(jīng)常會(huì)說錯(cuò)，后來就一個(gè)一個(gè)的背，直到背對(duì)為止才上線。 22專業(yè)度說到邀約成功低曾有員工說沒有學(xué)過xxx方面的知識(shí)，不專業(yè)。這點(diǎn)我舉個(gè)例子，就象我們?nèi)ド虉?chǎng)買一件電器，銷售人員能夠把這個(gè)電器的性能和使用方法說得很明白，但是你要是問他這個(gè)產(chǎn)品是怎么開發(fā)出來的，他都運(yùn)用了哪些技術(shù)，我想沒有一個(gè)銷售人員能夠答出來，因?yàn)槿绻芑卮鹕蟻?，他早就去做專家而不是做銷售了。在電話銷售中，能夠提出問題的客戶成功機(jī)率是非常高的，不懂的情況下可以不妨坦白告訴客戶，您提的這個(gè)問題非常專業(yè)，超出了我的能力，我建議您到現(xiàn)場(chǎng)與專家和參會(huì)的人員一起來面對(duì)面來共同探討這個(gè)問題。 三、數(shù)據(jù)的支持?jǐn)?shù)據(jù)的匹配度及準(zhǔn)確率高低，對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的成功起到了關(guān)鍵性作用?，F(xiàn)在客戶經(jīng)常能夠接到各種各樣的活動(dòng)邀約，即使是免費(fèi)的，客戶也不會(huì)盲目選擇參加。所有在不同程度一方面增加了邀約的難度，另一個(gè)方面對(duì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量提出了更高的要求。我們需要根據(jù)會(huì)議的主題，適用的企業(yè)、部門及職位有針對(duì)性的進(jìn)行邀約，數(shù)據(jù)與客戶群越相符，邀約的成功率就越高。四、總結(jié)免費(fèi)的會(huì)議邀約也是有一定難度的，從大的方面來說，一個(gè)成功的會(huì)議邀約起碼包含了幾下因素（以下包括但不限于