餐飲企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制探討

1、餐飲企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制探討 提要隨著市場競爭的日趨激烈，餐飲企業(yè)的利潤空間越來越小，在這種苛刻的環(huán)境條件下，想要繼續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，其關(guān)鍵在于成本控制。為了達到成本控制目標，做好內(nèi)部控制是必要手段。本文通過分析餐飲企業(yè)采購業(yè)務的基本內(nèi)容及特點，對其做好有效的內(nèi)部控制提出建議。 關(guān)鍵詞：餐飲企業(yè)；采購；內(nèi)部控制 一、餐飲企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制目標 （一）保證采購業(yè)務和生產(chǎn)銷售要求一致。采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制應使采購的一切活動，包括訂貨要求的提出和審批、供應商的報價、采購批量、貨物驗收等，須嚴格按照生產(chǎn)和銷售的要求進行，因為采購原材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量和價格高低等決定了企業(yè)未來生產(chǎn)和銷售的成敗盈虧，所以防止

2、不恰當?shù)牟少徍湍承┤藶榱藗€人利益，以犧牲企業(yè)的利益購入與生產(chǎn)和銷售要求不符的原材料的行為發(fā)生。 （二）保證采購業(yè)務會計資料真實完整。要求每一項貨物采購業(yè)務都必須得到反映，換言之，在有關(guān)會計核算資料中，都可以追溯到每一項采購業(yè)務的蹤跡，而且所記錄的都是實際已經(jīng)發(fā)生的采購業(yè)務。這些核算資料都能真實地反映采購業(yè)務的情況、來源、單價、金額以及費用等都是實際發(fā)生的，內(nèi)部控制應防止漏記或虛記采購業(yè)務資料。 （三）合理反映企業(yè)應享有的折扣折讓。商業(yè)折扣是供應商為了促銷而給予企業(yè)的價格上的讓渡，現(xiàn)金折扣是供應商為了使賒銷款項提早收回而給予企業(yè)的價格讓渡。兩種折扣都會給企業(yè)帶來相應的經(jīng)濟利益。如果發(fā)現(xiàn)采購貨物存

3、在質(zhì)量問題，可向供應商要求退回或給予一定折讓。內(nèi)部控制應合理揭示企業(yè)已享有的各種折扣和折讓，合理地沖銷相應的應付賬款并正確確認購進貨物的成本，防止有人將企業(yè)享有的折扣和折讓隱匿起來，避免企業(yè)獲得的利益為私人占有。 （四）盡量降低采購風險。采購風險是在采購過程中由于存在不確定因素而造成的可能損失。當商品供不應求時，由于不確定因素增多，應增大保險儲備量。保險儲備是企業(yè)為了防備物資運送誤期或來料品種不符需要等而建立的物資儲備。再如，當購買新產(chǎn)品時，如果事先不了解市場反應，應減少購買量。 二、餐飲企業(yè)采購業(yè)務基本內(nèi)容 采購原材料是餐飲企業(yè)組織生產(chǎn)和提供服務的前提。比較完整的采購過程一般由采購計劃、組織

4、訂購、簽訂購貨合同、到貨驗收入庫、貨款結(jié)算和付款入賬等環(huán)節(jié)組成。 （一）制定采購計劃。購買原材料的申請通常源于倉庫存貨的儲備要求。倉庫管理員應填制請購單，送交采購人員。請購單一般包括所需要的材料名稱、規(guī)格、庫存數(shù)量、請購數(shù)量等。大多數(shù)企業(yè)對正常營業(yè)所需材料的購買均作一般授權(quán)，比如倉庫在現(xiàn)有庫存達到再訂購點時就可以直接提出采購申請。但對超過正常金額和非日常所需材料的購買，企業(yè)通常會要求作特別授權(quán)，只允許特定人員提出請購。為加強控制，每張請購單應經(jīng)過對這類支出預算負責的主管人員簽字批準。 （二）組織訂購。采購人員對經(jīng)過授權(quán)批準的請購單實施采購，選擇合適的供應商發(fā)出購貨單。若企業(yè)與某些供應商有合約，

5、則直接發(fā)出購貨單，否則，應針對每次訂貨情況確定最佳的供應渠道。采購人員可通過與供應商談判和競價的方式來保證訂貨質(zhì)量上乘、成本低廉、時間迅速。 （三）簽訂購貨合同。企業(yè)確定貨源后，應與供貨單位簽訂購貨合同。合同是供需雙方共同簽訂的具有法律效力的經(jīng)濟合同。采購人員與供應商簽訂的購貨合同內(nèi)容必須詳細明確，文字表述準確完整。采購合同應主要規(guī)定所需商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、供貨日期結(jié)算方式、違約責任以及糾紛解決方式等。會計人員應當參與采購合同的簽訂工作，并監(jiān)督執(zhí)行。 （四）驗收入庫。驗收人員應按照采購合同所約定的要求對供應商發(fā)運的商品進行驗收。驗收人員首先應比較所有商品的名稱、數(shù)量、到貨時間等

6、與訂購單上的要求是否相符，然后再盤點商品并檢查商品有無損壞。驗收后，驗收人員應對已驗收的每張訂購單編制一式多聯(lián)，預先編號的驗收單，作為已驗收和檢驗商品的依據(jù)，并將其中的一聯(lián)送交會計人員記賬。驗收人員將貨品送交倉庫時，應取得經(jīng)過倉庫保管人員的簽字的收據(jù)，已確定他們對所采購的資產(chǎn)應負的保管責任。 （五）貨款結(jié)算。貨物驗收后，應核對購貨單、驗收單與供貨發(fā)票的一致性，編制付款憑單，并交會計人員。付款憑單載明已收到商品的廠商、應付款金額和付款日期，是企業(yè)內(nèi)部記錄和清償負債的授權(quán)證明文件。會計人員對付款憑單等原始憑證進行核審，確認無誤后，編制記賬憑證和登記有關(guān)賬簿，并根據(jù)與供應單位的合同，選擇適當?shù)呢浛罱Y(jié)

7、算方式。 三、餐飲企業(yè)采購業(yè)務基本內(nèi)部控制制度 （一）職務分離制度。在采購環(huán)節(jié)中，企業(yè)應當建立采購業(yè)務的崗位責任制，明確相關(guān)崗位的職責、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，不得由同一個人員辦理采購業(yè)務的全過程。需要職務分離的有：（1）采購申請必須由生產(chǎn)銷售部門人員提出，具體采購業(yè)務由采購人員完成；（2）采購與驗收崗位人員的職務相互分離；（3）采購、驗收與會計記錄崗位人員的職務相分離；（4）采購合同的訂立與審計崗位人員的職務相分離；（5）付款審批與付款執(zhí)行崗位人員的職務相分離；（6）記錄付款與執(zhí)行付款人員的崗位職務相分離。 （二）授權(quán)批準制度。授權(quán)批準控制指在處理各項經(jīng)濟業(yè)務

8、時，必須經(jīng)過授權(quán)批準以進行控制。有效的內(nèi)部控制要求每一項經(jīng)濟業(yè)務活動都經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán)批準，各級管理部門和人員按照各自的授權(quán)批準范圍各司其職、分工負責，防止濫用職權(quán)，確保內(nèi)部控制目標的有效實現(xiàn)。企業(yè)應當對采購業(yè)務建立嚴格的授權(quán)批準制度，明確審批人員對采購業(yè)務的授權(quán)批準方式，權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人員辦理采購業(yè)務的職責范圍和工作要求。 （三）訂貨控制制度。當購貨部門收到請購單后，在最終發(fā)出購貨訂單之前，必須對以下三個方面做出決定：應訂購多少、向誰發(fā)出購貨訂單、什么時候發(fā)出購貨訂單。購貨部門內(nèi)部控制應為合理地做出這些決定而加以制定。向誰發(fā)出購貨訂單，取決于供應方的信譽、價格、地理位

9、置、供貨能力等因素，一般采取由采購、使用部門共同參與比質(zhì)比價的方式，并按規(guī)定的授權(quán)批準程序確定供應廠商；應訂購多少、什么時候發(fā)出購貨單則可以量化計算，在實際工作中可以采用定量訂貨控制法和定期訂貨控制法。 （四）收貨控制制度。為了達到控制目的，收貨的職能必須由獨立于請購、采購和財務部門的人員來擔任。對收貨的控制具有雙重的作用，既要控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動，也要控制存貨的管理工作。收貨部門的控制責任主要在收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量方面，應根據(jù)訂貨單上的數(shù)量和質(zhì)量要求獨立地檢驗收到的貨物。檢驗質(zhì)量是物品入庫前的重要控制環(huán)節(jié)，企業(yè)應制定嚴格的質(zhì)量檢驗標準和程序，只有檢驗合格的物品才能辦理入庫手續(xù)，并進行相應的

10、賬務處理。每一項收到的貨物必須在檢驗后填制一式多聯(lián)、預先編號的收貨報告單，并及時交購貨人員和會計人員以防止少計應付賬款、成本及存貨。 （五）付款控制制度。付款控制制度主要有：（1）正確的付款和記錄。對于現(xiàn)金支付的交易，付款人在付款前，首先必須檢查供應商的發(fā)票是否蓋有“款已收訖”的戳記，以防止已經(jīng)支付的款項被第二次支付；其次復核數(shù)量、價格和合計數(shù)以及折扣條件等；最后付款人應檢查付款憑證和是否經(jīng)授權(quán)人批準；（2）所有已確認的負債都應及時清償，以加強同供應商的良好關(guān)系和維持企業(yè)的信譽；（3）對于存在因退貨或讓利而造成的應付款項，在良好的控制制度下也可以于沒有收到供應商的貸項通知之前，從付款金額中予以扣除。 主要參考文獻： 1徐利.淺談酒店業(yè)餐飲成本控制.西部財經(jīng)，2005.10. 2趙石.論