電子文件對(duì)檔案影響與策略

1、電子文件對(duì)檔案影響與策略 文件與檔案是同一件事物的兩個(gè)不同歷史發(fā)展階段的概念，這是文件與檔案的區(qū)別與聯(lián)系的根本點(diǎn)。電子文件與電子檔案是產(chǎn)生不久的新概念、新事物，在電子文件與電子檔案階段，文件和檔案在時(shí)間上、作用上、管理上的區(qū)別已逐漸縮小和模糊，在辦公自動(dòng)化條件下文檔一體管理要逐漸實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案概念一體化，這對(duì)傳統(tǒng)檔案管理、檔案學(xué)理論的研究將產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。 一、電子文件對(duì)于檔案管理工作的重要性 (一)傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件為工作對(duì)象的。檔案文件形成之后，必須由文書部門把所需要的文件收集和整理立卷之后，交到學(xué)校檔案管理進(jìn)行部門收集、管理。通常情況下，以一年為一個(gè)周期進(jìn)行一次歸檔。檔案工

2、作流程的出發(fā)點(diǎn)是檔案立卷工作，也是文書工作和檔案管理收藏工作的交結(jié)點(diǎn)。應(yīng)用電腦之后，電子文件取代了紙質(zhì)文件檔案。電子文檔由擬稿者直接輸入電腦，并在電腦上直接進(jìn)行改動(dòng)，如果一經(jīng)形成，就會(huì)馬上存儲(chǔ)到辦公信息的數(shù)據(jù)中，并由檔案技術(shù)人員存儲(chǔ)、共享。這樣的操作程序使得文件與檔案之間不再有較明顯的分界線。依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件管理，包括操作軟件系統(tǒng)以及其他軟、硬件系統(tǒng)。這樣，電子文件與他們結(jié)合在一起才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。也就是說，存儲(chǔ)在電腦中的數(shù)據(jù)，必須通過相應(yīng)的軟件才能表現(xiàn)出它應(yīng)有的信息狀況。因此，電子文檔的收集范圍既包括程序文件，也包含數(shù)據(jù)類文件。 (二)檔案工作的重點(diǎn)是檔案的分類與管理。紙質(zhì)文件檔

3、案只能夠逐份整理，明確分類，整理成合適的檔案。由于載體與電子文件是可以分離的。檔案實(shí)體分類也可能被概念化的分類整理所取代。但是，在電信化的大環(huán)境下，傳統(tǒng)文件的形成特點(diǎn)、內(nèi)容都發(fā)生了很大的變化。電子文件是通過辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)所進(jìn)行的多角度、多方位，有效及迅速的程序，可以根據(jù)不同的需要進(jìn)行自由組合。 (三)紙質(zhì)文件的直讀性使其歸檔時(shí)只需歸檔文件本身，而電子文件的機(jī)讀性則要求在歸檔時(shí)不僅將電子文件本身的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)歸檔，其相對(duì)應(yīng)的程序也應(yīng)歸檔。電子文件的出現(xiàn)，使文檔一體化管理成為順理成章的事情，電子文件一經(jīng)形成，就涉及到積累與歸檔的問題，文件經(jīng)歸檔而轉(zhuǎn)化為檔案，成為集體與社會(huì)的記憶，所以，電子文件形成之

4、初，就應(yīng)對(duì)其價(jià)值進(jìn)行評(píng)估與確認(rèn)，這是文檔一體化管理的基本要求之一。 (四)因?yàn)殡娮游臋n的保存與其自身價(jià)值和可讀性直接相關(guān)，其鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、方法都發(fā)生了巨變。因而，其鑒定方法也無定論。最初的傳統(tǒng)檔案價(jià)值理論所涉及的分析范圍也會(huì)相應(yīng)加大范圍。這就需要分析許多方面，如電子文件的操作和讀取系統(tǒng)的鏈接。傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件依據(jù)憑證與參考價(jià)值來確定文件的保管期。但是，電子文件雖然制作方便，但是會(huì)產(chǎn)生比以往更多的、更繁冗文件材料。但是其另一方面，不同人員可以根據(jù)不同的需要，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)與時(shí)事信息不斷地補(bǔ)充和修補(bǔ)，正因?yàn)槿绱?，就更難劃定固定的保存期限。另外，電子信息載體的特殊模式，它的保存管理，要求、

5、方法以及檢索和對(duì)外使用方面都與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件會(huì)有諸多的不同。 (五)紙質(zhì)文件的信息和載體，具有明確的看得見的存在形式，在保護(hù)方面嚴(yán)格按照檔案借閱、保密制度執(zhí)行。然而電子文件的利用率很高，它又是可以共享的資源，不會(huì)再受到時(shí)間與距離等諸多因素的影響，文件的載體和信息具有不穩(wěn)定性和模糊性，易于修改，從而大大增加了保護(hù)工作的難度和復(fù)雜性。其保存條件和環(huán)境也與紙質(zhì)檔案不同。對(duì)于環(huán)境的防磁性與溫濕度等條件要求非常高。 二、影響檔案學(xué)管理的首要是電子文件 (一)電子文件的歸檔工作要嚴(yán)格遵循檔案管理學(xué)。檔案管理一方面表現(xiàn)在形式上，而另一面體現(xiàn)在內(nèi)容中，都表現(xiàn)出原始的真實(shí)性。這也是它與圖書、情報(bào)等其他信息的區(qū)別

6、，并且具有法律憑證的作用。而電子檔案從文檔的開始起草到最后印發(fā)都在電腦上進(jìn)行。它便于操作，使得其原始記錄性這一重要屬性的特征不復(fù)存在，電子文件無印稿和草稿的區(qū)分，更無副本與正本的差別，檔案與文件之間很難劃定界限。這就使得工作人員可以在計(jì)算機(jī)上更便捷地復(fù)印輸出文件。由此電子文件中的原始數(shù)據(jù)憑證作用的界定，是否具有法律憑證作用等諸多方面的一系列連鎖問題呈現(xiàn)出來，已經(jīng)成為檔案管理部門一個(gè)新的研討課題。 (二)影響檔案來源原則，來源原則包含兩個(gè)方面。目前，電子文件的大量產(chǎn)生，后者愈來愈受到普遍關(guān)注。這樣就要求以來源為依據(jù)，看問題的角度也要發(fā)生變化。要以形成者與行政管理的角度，辯證的看待此類問題。只有這

7、樣才能正確的整理和理解檔案文件。然而，在電子文件的形成中，現(xiàn)象的產(chǎn)生不再僅僅局限于現(xiàn)在的管理機(jī)構(gòu)。這樣，工作人員在使用過程中，可以憑借自身的需要，隨時(shí)對(duì)文件存儲(chǔ)信息進(jìn)行管理、重組、打亂、粘貼、復(fù)制或打亂文件原有的順序。因此，確定檔案的本源，只是局限于要求完整地保護(hù)，找一個(gè)恰當(dāng)?shù)亩x是不夠的。要求必須非常正確地說明檔案的原始聯(lián)系，充分了解檔案文件在整合中所發(fā)生的變化。 (三)電子文件影響著檔案學(xué)理論所研究的內(nèi)容，研究對(duì)象決定著檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容。一直到電子文件的問世，檔案管理工作的對(duì)象發(fā)生了巨大變化，原有的模式、定論將得到更新和補(bǔ)充。要以電子文件為中心，全面展開新的研究課題。 三、針對(duì)檔案的特

8、殊性所采取的措施 (一)理論上來說，電子文件能夠長期保存。因?yàn)樗男畔⑹遣淮嬖谀p的?？諝庵械幕覊m、水及有毒有害氣體不會(huì)直接侵入其中。但是檔案管理工作者進(jìn)行深入探究的重要課題就集中到電子文件中原有信息的長久保存問題上來。就目前狀況來看，必須定期進(jìn)行復(fù)制，才能長期保存電子文件。只有這樣才能防范信息文件的丟失與損壞。 (二)電子文件技術(shù)處理工作必須得到完善。電子文件管理方面的新戰(zhàn)略主張得到實(shí)施。新型文件的整合、歸檔要求工作人員必須切實(shí)深入到現(xiàn)行的工作領(lǐng)域。并指導(dǎo)所產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處理乃至存儲(chǔ)工作。了解文件形成的整個(gè)過程，這樣可以很便捷的區(qū)別與保護(hù)文件的原始結(jié)構(gòu)。切實(shí)保證文件的可靠性。從而使得電子文件與紙質(zhì)文件發(fā)揮的作用相同。 (三)檔案管理工作要向著立體化模式進(jìn)展。隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作重視的不斷加強(qiáng)，原始的直線型管理模式已經(jīng)滿足不了大眾的需要。隨著電子文件的問世，介入，不斷深入，使得檔案的種類不斷地增加。它的利用率也在不斷攀升，在原始的平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了載體內(nèi)容，這就構(gòu)成了三維空間式結(jié)構(gòu)，使得檔案管理向著立體化管理模式邁進(jìn)了一大步。 (四)工作人員的業(yè)務(wù)素?cái)?shù)有待提高，知識(shí)結(jié)構(gòu)要進(jìn)行變革。要適應(yīng)時(shí)代的飛速發(fā)展，業(yè)務(wù)就要不斷提高，不斷充實(shí)自己，提高自己