竣工資料整理歸檔策劃

1、部門(mén)職責(zé)明細(xì)表表1竣工資料整理、歸檔策劃在施工過(guò)程中，由于人員更替或未設(shè)置專職檔案管理人員， 部門(mén) 內(nèi)部職責(zé)重疊，工程順利完工后，工程資料遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到竣工交驗(yàn)?zāi)繕?biāo)。 資料中常見(jiàn)的問(wèn)題為：原始資料和電子版資料缺失、簽字不全、人員 簽字界限模糊。原始資料缺失造成施工過(guò)程的模糊，只好編造資料。 電子版資料缺失導(dǎo)致補(bǔ)資料的效率大大降低，且不能保證與當(dāng)時(shí)施工 情況一致。資料簽字不全，后期代簽造成資料真實(shí)性遭到質(zhì)疑，工程 完工后竣工資料編制過(guò)程中就要花費(fèi)很多時(shí)間在補(bǔ)資料上，費(fèi)時(shí)費(fèi)人費(fèi)錢(qián)費(fèi)力。造成這種情形的原因是缺乏系統(tǒng)條理的整理思路與方法。下面我們就從以往資料編制過(guò)程的經(jīng)驗(yàn)，制定相關(guān)資料收集策劃，以便在 交

2、工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將資料驗(yàn)交。、建立資料整理的組織機(jī)構(gòu)、各部門(mén)職責(zé)及制度1、組織體系在工程初期施工準(zhǔn)備階段，就應(yīng)建立職責(zé)明確的資料整理組織機(jī) 構(gòu)。要選用有一定經(jīng)驗(yàn)的人員擔(dān)當(dāng)專職檔案負(fù)責(zé)人認(rèn)組長(zhǎng)，由各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)資料的人為組員，配合其資料收集和整理工作。組織體機(jī)構(gòu)組成及流程圖：工程部整套資料K不合格1安全質(zhì)量環(huán)保部不工經(jīng)部臺(tái) 格不 合 格不合格負(fù)案人合合檔 合格格格格合人.不合格試驗(yàn)室不合格合格-檔案室格合不合格辦公室只有建立職責(zé)明確的資料整理組織體系，才能有條不紊地開(kāi)展后 續(xù)工作。2、各部門(mén)職責(zé)明確各部門(mén)各崗位文件材料收集歸檔責(zé)任，每一工序和每項(xiàng)工作 完成后，負(fù)責(zé)人及時(shí)將有關(guān)材料向資料管理人員歸檔

3、立卷部門(mén)歸檔內(nèi)容備注工程部（1 ）工程總結(jié)、進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度執(zhí)行情況（2 ）開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要、 工程日志（3）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、重要會(huì)審紀(jì)要（4）分項(xiàng)工程開(kāi)工申請(qǐng)批復(fù)單及附件（5）施工原始資料（6）隱蔽工程驗(yàn)收記錄（7 ）工程記錄及測(cè)試、沉降觀測(cè)記錄、事故處理報(bào)告（8 ）單位工程、分項(xiàng)、分部質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定報(bào)告（9 ）施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)（10 ）工程聲像材料（11 ）竣工圖工經(jīng)部（1）計(jì)量支付文件、合同管理文件（2）設(shè)計(jì)變更文件試驗(yàn)室（1 ）原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定報(bào)告（2）原材料試驗(yàn)報(bào)告試、驗(yàn)材料匯總表（3）中間檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)單及試驗(yàn)材料（4）天氣、溫

4、度及自然災(zāi)害記錄（5）專項(xiàng)檢測(cè)及監(jiān)控材料辦公室（1）征用土地申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件及紅線圖（2）建設(shè)項(xiàng)目用地呈報(bào)表、征地?cái)?shù)量明細(xì)表、拆遷補(bǔ)償協(xié)議（3）與業(yè)主監(jiān)理往來(lái)文件、會(huì)議紀(jì)要（4 ）科研資料、新技術(shù)應(yīng)用資料安全質(zhì)量環(huán)保部（1）環(huán)保、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、消防、規(guī)劃、文明施工、安全技 術(shù)交底及專項(xiàng)施工方案等文件3、平時(shí)預(yù)立卷制度為使立卷歸檔工作規(guī)范化、 制度化，以確保交工后三個(gè)月內(nèi)完成 竣工資料交驗(yàn)工作，并保證歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須 做好平時(shí)預(yù)立卷工作。為此，特制訂本制度：（1）項(xiàng)目實(shí)行文件、資料形成部門(mén)預(yù)立卷歸檔制度。各部門(mén)有 一位負(fù)責(zé)人分管本部門(mén)的檔案工作，并由檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)材料的收 集、

5、整理、預(yù)立卷歸檔工作。（2）各部門(mén)根據(jù)本部門(mén)工作職責(zé)或施工進(jìn)度，參照檔案管理 文件，收集整理資料，并根據(jù)工作實(shí)際（設(shè)計(jì)及變更）進(jìn)行調(diào)整。（3）各部門(mén)負(fù)責(zé)人平時(shí)應(yīng)對(duì)已完資料或文件材料及時(shí)進(jìn)行收集、 整理，并按預(yù)立卷類目分類存放。（ 4）根據(jù)有關(guān)規(guī)定，對(duì)文件材料進(jìn)行鑒定，并檢查資料或文件 材料是否齊全、完整，對(duì)不完整的材料及時(shí)進(jìn)行追蹤積累和收集，對(duì) 應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行整理。（5）科研或新技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案按有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，要保 證一個(gè)科研項(xiàng)目或新技術(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目材料的齊全，成套性。（6）對(duì)資料定期進(jìn)行檢查及時(shí)歸檔。（7）與收集工作同步開(kāi)展預(yù)立卷工作。（8）預(yù)立卷工作應(yīng)保持其連續(xù)性（9）按照文件材料

6、形成的自然過(guò)程確定預(yù)立卷類目（10）結(jié)合案卷整理工作開(kāi)展預(yù)立卷工作二、資料收集整理的原則1 、原始性。 在工程竣工的時(shí)候應(yīng)收集一套完整的反映工程建設(shè) 過(guò)程的原始記錄文件，應(yīng)是原件。2 、完整性。 收集齊全，記錄全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)能反映抽查 頻率和質(zhì)量指標(biāo)。3 、真實(shí)性。 現(xiàn)場(chǎng)記錄，同步進(jìn)行。4 、準(zhǔn)確性。 施工原始記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，竣工圖編制規(guī)范，圖物相5 、規(guī)范性。 表格填寫(xiě)應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行，自檢意見(jiàn)、監(jiān)理意見(jiàn)應(yīng)明 確，簽署手續(xù)完備，字跡清晰，復(fù)印清楚，字跡材料應(yīng)能滿足長(zhǎng)期保 存需要。三、資料收集整理的內(nèi)容 根據(jù)工程設(shè)計(jì)圖紙，對(duì)本合同段進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)及其中的 子單位、子分部、子分項(xiàng)的劃分，劃

7、分結(jié)果要合理，簡(jiǎn)便使用，符合 質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求，然后上報(bào)監(jiān)理工程師審批。施工資料 的整理與評(píng)定均按此辦理。1 、分項(xiàng)工程的組卷(1 )組卷順序：卷內(nèi)分項(xiàng)工程使用材料位置一覽表；開(kāi)工 申請(qǐng)批復(fù)單及附件； 質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表及附件； 檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單及 附件；中間交工證書(shū)。( 2 )注意的問(wèn)題： 開(kāi)工申請(qǐng)批復(fù)單中附件包括本分項(xiàng)工程的施工方案、 原材料試 驗(yàn)報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告、材質(zhì)書(shū)、施工放樣報(bào)驗(yàn)單(放樣數(shù)據(jù)中的坐標(biāo)應(yīng) 寫(xiě)全)； 質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表中的基本要求應(yīng)用施工語(yǔ)言表述， 檢測(cè)頻率應(yīng) 大于等于規(guī)范要求，如表格中數(shù)據(jù)超出表格個(gè)數(shù)，應(yīng)填寫(xiě)檢測(cè)數(shù)目， 必須另加附表將數(shù)值一一填寫(xiě)， 評(píng)定表的時(shí)間應(yīng)與中間交工證

8、書(shū)時(shí)間 相同，砼或砂漿抗壓評(píng)定表附在質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表后； 檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單中附件的順序應(yīng)與封面質(zhì)量證明的順序一致， 且符合施工邏輯，資料后面要附原始記錄和試驗(yàn)資料， a 原始記錄有： 初期支護(hù)施工記錄表及注漿記錄、超前支護(hù)施工記錄表及注漿記錄、 鉆孔或挖孔記錄、橋梁張拉記錄及壓漿記錄等。 b 試驗(yàn)資料有：砼或 砂漿抗壓試驗(yàn)報(bào)告、砼抗彎拉試驗(yàn)報(bào)告、砼抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告、地基承載 力試驗(yàn)報(bào)告、路基或三背回填壓實(shí)度試驗(yàn)報(bào)告、錨桿拉拔試驗(yàn)報(bào)告； 中間交工證書(shū)蓋項(xiàng)目公章和監(jiān)理單位公章， 中間交工證書(shū)的時(shí) 間應(yīng)與資料對(duì)應(yīng)， 應(yīng)是本卷資料的最晚時(shí)間 (包括試驗(yàn)資料監(jiān)理簽字 時(shí)間)； 卷內(nèi)資料的標(biāo)題必須以“ XX 至

9、XX 高速公路工程項(xiàng)目”命名， 具體資料名稱不能與項(xiàng)目名稱寫(xiě)在一起、應(yīng)另行寫(xiě)在項(xiàng)目名稱下面； 需要附試驗(yàn)報(bào)告的分項(xiàng)工程要將試驗(yàn)報(bào)告放到相應(yīng)位置以后， 形成資料整體歸檔； 資料歸檔之前， 必須認(rèn)真檢查資料的簽字情況， 如有漏簽必須 及時(shí)補(bǔ)簽，避免后期組卷代簽。代簽不僅影響資料的真實(shí)性，有可能 還要返工重新簽字； 如有監(jiān)理就某一工序施工質(zhì)量問(wèn)題下達(dá)的整改指令， 以及整改 要求落實(shí)情況的回復(fù)， 應(yīng)歸入相關(guān)工序， 連同該工序其他施工過(guò)程原 始記錄文件一并收集整理歸檔。2 、工程日志工程日志必須跟進(jìn)工程進(jìn)度， 及時(shí)書(shū)寫(xiě)， 每一天的工程日志必須 有記錄人、責(zé)任人簽字。 工程日志的書(shū)寫(xiě)要與原始記錄和資料能相

10、互 對(duì)應(yīng)，使工程日志能真實(shí)的還原施工過(guò)程。3、技術(shù)交底技術(shù)交底是單位工程或分部分項(xiàng)工程施工前， 向施工的人員進(jìn)行 的技術(shù)性交待，必須能使施工人員對(duì)工程特點(diǎn)、技術(shù)質(zhì)量要求、施工 方法與措施和安全等方面有一個(gè)較詳細(xì)的了解， 避免技術(shù)質(zhì)量等事故 的發(fā)生。技術(shù)交底應(yīng)字跡清晰，便于長(zhǎng)期保存，并且下達(dá)技術(shù)交底的 時(shí)間要符合施工邏輯，避免與其他資料時(shí)間沖突。4、影像資料施工過(guò)程中每個(gè)分項(xiàng)工程必須拍攝一張或多張照片， 照片及時(shí)整 理，并且要對(duì)照片重新命名“時(shí)間 +樁號(hào) +工程部位”，拍攝的照片 要清晰，能分清工程部位， 能反應(yīng)出按規(guī)范及設(shè)計(jì)要求進(jìn)行施工。要 定期對(duì)電子照片進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，由檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行收集整理

11、。5、竣工圖竣工圖必須根據(jù)施工進(jìn)度進(jìn)行書(shū)畫(huà)：竣工圖的圖框必須一致， 按竣工文件要求書(shū)畫(huà)； 竣工圖中的說(shuō)明要用施工語(yǔ)言進(jìn)行表述； 畫(huà)竣工圖的時(shí)候要與施工現(xiàn)場(chǎng)一致， 做到圖物一致 （特別是設(shè)計(jì)變更 的工程部位）；整個(gè)竣工圖的字體要統(tǒng)一，根據(jù)道路工程制圖標(biāo) 準(zhǔn)，竣工圖中的漢字應(yīng)為仿宋字體。6、試驗(yàn)資料（1 ）組卷內(nèi)容：試驗(yàn)檢測(cè)頻率一覽表；原材料報(bào)驗(yàn)單、材 質(zhì)書(shū)、試驗(yàn)報(bào)告和監(jiān)抽報(bào)告；原材料外委檢測(cè)報(bào)告；砼和砂漿配 合比申報(bào)表和試驗(yàn)報(bào)告；樁基、梁板等成品檢測(cè)報(bào)告；原材料試 驗(yàn)臺(tái)賬。（2）注意的問(wèn)題：試驗(yàn)檢測(cè)頻率要滿足規(guī)范要求；各試驗(yàn) 報(bào)告按照日期順序流水編號(hào)；原材料外委檢測(cè)要全面，避免遺漏； 配合比試驗(yàn)

12、報(bào)告審批日期符合施工實(shí)際情況； 砼及砂漿抗壓或抗 折試驗(yàn)小票要齊全；各項(xiàng)試驗(yàn)資料簽字要避免遺漏；試驗(yàn)報(bào)告標(biāo) 題必須為“ XX至XX高速公路工程項(xiàng)目”；試驗(yàn)室應(yīng)做好氣象觀 測(cè)及自然災(zāi)害記錄。7、計(jì)量支付、設(shè)計(jì)變更文件計(jì)量支付文件、設(shè)計(jì)變更文件、合同管理文件，分類別單獨(dú)組卷。 歸檔前必須檢查蓋章、簽字是否齊全，及時(shí)補(bǔ)簽、補(bǔ)蓋公章。8、施工安全及文明施工文件安全組織機(jī)構(gòu)及人員、崗位職責(zé)、安全保障體系、安全技術(shù)交底、 應(yīng)急預(yù)案、監(jiān)理指令整改通知單、專項(xiàng)工程施工方案、文明施工的有 關(guān)文件，先類別后時(shí)間的進(jìn)行系統(tǒng)組卷。9、綜合文件監(jiān)理業(yè)主往來(lái)文件、設(shè)計(jì)中重大技術(shù)問(wèn)題來(lái)往文件、會(huì)議記錄、 紀(jì)要，先類別后時(shí)間

13、的進(jìn)行系統(tǒng)組卷。10、其它資料（1）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及審批文件、施工定位測(cè)量記錄、 圖紙會(huì)審，先類別后時(shí)間的進(jìn)行系統(tǒng)組卷。（2）科研、新技術(shù)應(yīng)用單獨(dú)組卷。四、建立臺(tái)賬臺(tái)賬就是明細(xì)記錄表。是為了加強(qiáng)某方面的管理和更加詳細(xì)地了解某方面的信息而設(shè)置的一種，沒(méi)有固定的格式，沒(méi)有固定的賬頁(yè)， 可根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)計(jì)，盡量詳細(xì)，以全面反映某方面的信息。在工程施工過(guò)程中建立的主要臺(tái)賬有： 收文臺(tái)賬 發(fā)文臺(tái)賬（一文一號(hào)） 已完工程臺(tái)賬 已完未計(jì)量臺(tái)賬計(jì)量臺(tái)賬 設(shè)計(jì)變更及工程變更臺(tái)賬 合同立項(xiàng)計(jì)劃及合同臺(tái)賬 圖紙?jiān)O(shè)計(jì)文件臺(tái)賬 施工進(jìn)度臺(tái)賬 工地試驗(yàn)室管理臺(tái)帳 原材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)臺(tái)帳 標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)臺(tái)帳 試驗(yàn)檢測(cè)統(tǒng)計(jì)

14、匯總臺(tái)帳 委托試驗(yàn)臺(tái)帳 安全事故報(bào)告、處理臺(tái)賬 安全交底臺(tái)賬 應(yīng)急預(yù)案編制臺(tái)賬 環(huán)保臺(tái)賬五、交工驗(yàn)收階段1、整理總體質(zhì)量要求 整理的基本原則： 遵循公路工程文件材料的自然形成過(guò)程和成套 性的原則，分類科學(xué)，收集系統(tǒng)，編目規(guī)范，便于保管和利用。2、具體要求（充分利用預(yù)立卷）分類科學(xué) :應(yīng)按工程文件材料的自然形成過(guò)程進(jìn)行分類。首先是 要按照項(xiàng)目基本建設(shè)程序的不同階段 ,其次按照工程的自然進(jìn)展過(guò)程 最后是結(jié)合文件材料自身的實(shí)際情況。系統(tǒng)： 應(yīng)保持歸入同一案卷的文件材料間的有機(jī)聯(lián)系。 首先應(yīng)能反映分項(xiàng)（分部、單位）工程施工過(guò)程的有機(jī)聯(lián)系。 其次應(yīng)能反映同一類工作活動(dòng)文件材料間的有機(jī)聯(lián)系 （共用原材 料、標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)等）。卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)化系統(tǒng)。 案卷的系統(tǒng)化排列。3、卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列（ 1）由案卷的組卷單位對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行系統(tǒng)化排列。（ 2）卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列基本要求： 依據(jù)卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合問(wèn)題的重要程度進(jìn)行排列。 竣工圖可按設(shè)計(jì)圖紙目錄確定的順序進(jìn)行排列。（3）頁(yè)號(hào)：在右下腳用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編寫(xiě) 4、完成整理及移交時(shí)間（1）應(yīng)按工程進(jìn)展情況同步完成文件材料的收集整理工作。（ 2）合同段應(yīng)在通過(guò)交工驗(yàn)收時(shí)，施工單位和監(jiān)理單位應(yīng)按上 述歸