信息溝通與協(xié)商管理程序

1、文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號QSEB23G/1/08-04B頁數(shù)共5頁信息溝通與協(xié)商管理程序(依據(jù) GB/T19001 2000 idt IS09001:2000 標準) (依據(jù) GB/T24001 1996 idt IS014001:1996 標準)(依據(jù) GB/T28001 2001 標準)受控文件未經(jīng)許可不得復制受控號23G/1 持有人中鐵二十三局集團第一工程有限公司編制人農(nóng)光鮮審核人孫孟彬批準人修改記錄版本號修改頁修改內(nèi)容概要修改人審核人批準人生效日期文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號QSEB23G/

2、1/08-04B頁數(shù)共5頁第1頁信息溝通與協(xié)商管理程序1目的為及時、準確、全面地收集、傳遞和反饋有關(guān)信息，提高信息的溝通、 交流與利用率，更好地為施工生產(chǎn)服務。2適用范圍適用于公司及其所屬各單位、各工程項目部。3術(shù)語和定義引用公司管理手冊中的術(shù)語和定義。4相關(guān)文件或引用文件a）公司機關(guān)部門崗位職責、工作目標及考核辦法管理規(guī)定b）公司、公司黨委關(guān)于調(diào)整公司機關(guān)組織機構(gòu)和編制定員的通知c）文件控制程序d）記錄控制程序5、職責5.1公司辦公室職責a）公司辦公室是本程序的主管部門，負責本程序的制訂和修改并負責組 織實施與監(jiān)控。機關(guān)各部門和公司所屬各單位配合。b）做好本部門的記錄與控制。C）向分管領(lǐng)導和

3、管理評審會議報告本程序運行情況和改進建議。d）不定期地對本程序的運行情況進行抽查。5.2其他各職能部門負責本部門的信息記錄、勾通與控制，按照工作程序和職責范圍做好信 息的接收、傳遞、交流、處理和反饋工作，接受公司辦公室對本程序運行情 況進行監(jiān)督檢查。5. 3公司所屬項目部a）確保本程序在項目上有效實施，按照程序要求和職責分工做好信息的記2004 年 7 月 10文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期日文件編號QSEB23G/1/08-04B 頁 數(shù) 共5頁第2頁錄、與溝通與控制。b）接受公司辦公室對本程序的運行情況進行調(diào)研與檢查。6工作程序6.1信息6.1.1外部信息外部信息包括：a）地方質(zhì)量

4、技術(shù)監(jiān)督局、環(huán)保局、檢測站、安全生產(chǎn)監(jiān)督局、職業(yè)健康 監(jiān)督檢查部門、公安局消防、交通、認證機構(gòu)等檢測或檢查的結(jié)果及反饋的 信息。b）政策、法律法規(guī)、標準類信息，如產(chǎn)品標準、環(huán)境法律法規(guī)、職業(yè)健 康管理條例等。c）相關(guān)方的要求、期望、評價、投訴、抱怨等信息，相關(guān)方指顧客、公 司機關(guān)及工程項目所處地域居民、合同方、供應方等。d）其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健 康安全等方面的信息。e）企業(yè)以外單位、團體或個人的來電、來信、來函、通報及各種媒體報 道等。6.1.2內(nèi)部信息內(nèi)部信息包括：a）正常信息，如方針、目標、指標、監(jiān)測檢查記錄、內(nèi)部審核與管理評 審報告以及體系正常運行

5、時的其他記錄等。b）不符合信息（含潛在的），如管理體系內(nèi)審的不符合報告、糾正和預防 措施處理單等。c）緊急信息，如突發(fā)的質(zhì)量、環(huán)境、安全事故、火災、洪澇災害等情況 下的信息記錄。d）其他內(nèi)部信息，如培訓計劃、職工建議、領(lǐng)導對管理體系的各項批示文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號QSEB23G/1/08-04B頁數(shù)共5頁第3頁6.2信息的溝通方式a）職工代表大會、工作會議、管理體系評審會、總經(jīng)理辦公會、工程例 會等會議形式。b）文件的形成。c）公司管理體系運行情況匯報、交流會等專題會議。d）在管理與服務、施工技術(shù)、勞動競賽簡報等內(nèi)部報刊上刊登 的信息。e）公

6、司內(nèi)部局域網(wǎng)及外部網(wǎng)絡傳輸。f）調(diào)查表、征集建議書等。g）公司各部門、各單位與相關(guān)方的溝通。h）公司組織的各種相關(guān)活動。6.3信息的溝通6.3.1外部信息溝通a）工會、工程管理部、安質(zhì)部、社保部、勞資培訓部、公安分處負責地方質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、建委、環(huán)保局、檢測站、安全生產(chǎn)監(jiān)督局、公安局、 消防、交通、職業(yè)健康監(jiān)督檢查部門、認證機構(gòu)等監(jiān)測、檢查的結(jié)果及反饋 信息的收集，并及時傳遞到公司有關(guān)部門，當監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情 況時，按照糾正措施程序和預防措施程序處理。b）政策、法律法規(guī)類信息，由各相關(guān)部門負責收集、更新、整理，企業(yè) 策劃部負責匯總登記，公司辦公室負責存檔，具體按法律法規(guī)獲取、識別 更

7、新管理程序、文件控制程序執(zhí)行。c）市場開發(fā)部、工程管理部、工程保障部分別負責與業(yè)主、工程分包方、 物資供應商、設備供應方、廢物收購方等進行溝通，對其產(chǎn)品質(zhì)量、施工環(huán) 境施加影響，詳見經(jīng)營信息控制程序、施工合同控制程序、采購控制 程序、設備管理程序、廢棄物管理程序。市場開發(fā)部與工程管理部負責 與顧客的信息聯(lián)絡，以滿足顧客要求。對來自上述相關(guān)方的投訴按照糾正 措施程序和預防措施程序處理，當對方有要求時，應在一周內(nèi)給予解文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號QSEB23G/1/08-04B頁數(shù)共5頁第4頁決和答復，上述相關(guān)方反饋的其它信息，可由對應部門以信息記錄單

8、的 形式傳遞給機關(guān)部門處理。d）各部門直接從外部獲取的其他類信息，如質(zhì)量安全環(huán)境技術(shù)、質(zhì)量安 全環(huán)境管理信息等，在一周內(nèi)以信息記錄單的形式反饋到公司辦公室， 由其負責分類、整理，建立外來信息臺帳根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。 632內(nèi)部信息溝通a）正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息， 安質(zhì)部按照相應程序文件規(guī)定傳遞管理體系方針、目標、指標、管理方案、 內(nèi)部審核結(jié)果、管理評審結(jié)果，企業(yè)策劃部按照相應程序更新法律法規(guī)等信 息。b）不符合信息（含潛在信息）的交流詳見糾正措施程序、預防措施程序。c）緊急的質(zhì)量、環(huán)境、安全方面的信息由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給主管部門組織處理，可采用電話、

9、傳真等方式，詳見應急準備和響應控制程序。d）其他內(nèi)部信息，提供者以信息記錄單反饋給公司主管主管部門處 理。6.4各部門、各單位要由專人兼管信息溝通工作，對信息的接收、傳遞、處理 情況進行記錄。6.5信息交流的效果評價a）溝通交流的信息要依據(jù)充分，準確可靠。b）溝通交流的信息要具有時效性，符合各階段的工作進度要求和相關(guān)程 序文件的規(guī)定。c）對接受的信息在做好記錄的同時，要有記錄人、接收人的簽字，并注 明落實和反饋結(jié)果等。6.6改進與反饋6.6.1當接受信息涉及責任部門主管業(yè)務缺陷時， 責任部門要認真識別信 息的符合性，并制定措施，積極改進，改進的具體效果要納入管理評審的輸 入信息。文件名稱信息溝

10、通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號QSEB23G/1/08-04B頁數(shù)共5頁第5頁662當信息提供者要求答復時，責任者應在規(guī)定時限內(nèi)予以答復6.7協(xié)商6.7.1員工代表應參與環(huán)境管理方針和職業(yè)健康安全管理方面、重要相關(guān)文件的制定和評審。6.7.2工會通過職工代表大會、座談會、懇談會、合理化建議征集等企務 公開的形式，征求員工在管理體系運行、職業(yè)健康安全包括影響作業(yè)場所的 改善等方面的要求和意見，確保員工參與協(xié)商、監(jiān)督和促進管理體系的有效 運行。工會將征得的員工要求和意見，與管理者代表溝通與協(xié)商。6.7.3公司領(lǐng)導及相關(guān)部門通過聽取匯報或接待處理員工及顧客和相關(guān) 方來信來訪等形式，了解各項要求和抱怨，以便溝通解決相關(guān)的問題。6.7.4對于工傷、職業(yè)病等的處理，由當事人寫出申請，由企業(yè)指定醫(yī)療部門 鑒定，經(jīng)所在單位證實，交社保部與公司協(xié)商。7相關(guān)記錄 外來信息臺帳 內(nèi)外信息聯(lián)系單 信息記錄單CRESSJL08-01