公司行政采購管理辦法

1、固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品等材料物資采購、保管及發(fā)放管理條例第一條為了提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)支持并加強管理，控制費用支出，特制 訂 本條例。第二條采購直接歸屬總經(jīng)理，采購最高審批權(quán)由總經(jīng)理履行。第三條易耗品倉管直接歸屬總經(jīng)理，由總經(jīng)理授權(quán)行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督和履 行相關(guān)程序及領(lǐng)用審批權(quán)限。采購(一)內(nèi)部管理1 采購范圍計算機及相關(guān)設(shè)備等固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品等材料物資由采購計 劃統(tǒng)一購置。固定資產(chǎn)：是指使用期限超過1年，且單位價值2000元及以上的生產(chǎn)經(jīng) 營用設(shè)備物品；或雖不屬于生產(chǎn)經(jīng)營物品的，但單位價值在2000元以上，且使用 期限超過2年的。例如：計算機及相關(guān)設(shè)備、辦公家具等。領(lǐng)用此類

2、一律要登記 個人資產(chǎn)卡，入離職須交接。低值易耗品：是指單件價值在2000元以下，或價值雖低，但能在較長時間 內(nèi)保持實物形態(tài)，并非一次性消耗的，例如：生產(chǎn)部門所涉及到的維修用的機器配 件、工具、量具、材料、勞保用品等。辦公用品：紙張耗材、輔助辦公小用具、文具等。2、購買(1)各部門在每月最后5個工作日內(nèi)，按本部門下月需求填寫材料物資 月計劃申購表，辦公室在收到申請表之日起2個工作日內(nèi)對部門申購計劃匯總 初審，并報總經(jīng)理審批后，進(jìn)行購買。(2)物資購買后要及時入庫(易耗品倉庫)，并填寫材料物資入庫 單。對于市場缺貨、價格波動較大、不易購買而未能采購到的物品，采購員要做 出說明，并及時在適當(dāng)時機購買

3、。4、購置管理(1)定期報表管理：易耗品倉庫倉管每月填寫材料物資出庫匯總表，統(tǒng)計出月度材料物資總耗費數(shù)。(2)供應(yīng)商信息：采購定期更新供應(yīng)商檔案信息，便于掌握同類商品市場 信息。(二)外部管理：供應(yīng)商管理1、建立合格供應(yīng)商名錄庫：所有考察合格的供應(yīng)商，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 納入合格供應(yīng)商名錄庫進(jìn)行管理。2、考察供應(yīng)商的資質(zhì)，建立供應(yīng)商的檔案。應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)供應(yīng)商的基本情況表(2)定期報價資料。(3)定期考察記錄。(4)合作、服務(wù)記錄。3、供應(yīng)商定期報價制度：各供應(yīng)商需定期報價，以確保掌握最新的產(chǎn)品 價格信息。4、定期考察供應(yīng)商：定期考察供應(yīng)商的資質(zhì)、質(zhì)量和服務(wù)，優(yōu)勝劣汰， 即定期更新供應(yīng)商

4、名錄。5、詢價：一般情況下，每次執(zhí)行采購，參與報價的供應(yīng)商不得少于 3個。保管及發(fā)放(一)、保管(1)倉管負(fù)責(zé)對材料物資的驗收、入庫、保管、與發(fā)放。(2)、倉管對材料物資嚴(yán)格執(zhí)行驗收入庫制度程序，首先審查是否屬于計劃 購置范圍內(nèi)的物品，不屬于范圍內(nèi)的應(yīng)附有“新增材料物資計劃申請審批表”； 對憑感觀不能檢驗的物品需由專業(yè)人員或使用部門檢驗驗收簽字確認(rèn)后，準(zhǔn)予辦 理入庫；保管員以及驗收檢驗人員對入庫后的材料物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)。(3)、符合要求的材料物資，保管員要及時辦理驗收入庫手續(xù)，并根據(jù)要 求填寫“材料物資入庫單” 一式二聯(lián)，一聯(lián)自存，據(jù)此登記在庫材料物資明細(xì) 賬，一聯(lián)由采購員隨發(fā)票到財務(wù)報賬。驗收

5、時可以由保管員，或者使用人及專業(yè) 人員共同驗收。(二)材料物資的出庫流程：(1)、材料物資的出庫，領(lǐng)用材料物資必須遵循公司制定的配備標(biāo)準(zhǔn)以及使 用期限標(biāo)準(zhǔn)等，并且執(zhí)行以舊換新制度；對有專門指定使用部門的材 料物資，由使 用部門負(fù)責(zé)人按本規(guī)定辦理出庫手續(xù)，并負(fù)責(zé)廢品回收管理 等相關(guān)工作。(2)、由領(lǐng)用人填寫“材料物資領(lǐng)用單”,一式二聯(lián)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批 準(zhǔn)后，倉管簽字后留存單據(jù)，并根據(jù)“領(lǐng)用單”按物資的類別品名登記減少材料 物資出庫明細(xì)。一份由月底隨“材料物資出庫匯總表”交財務(wù)。(3)、材料物資在庫賬目要寫明材料物資的類別、品名、存放位置等。(4)、材料物資的領(lǐng)用分為兩種情況進(jìn)行處理，一種為新增

6、領(lǐng)用，第二 種為 “以舊換新”領(lǐng)用。由倉管根據(jù)配備標(biāo)準(zhǔn)，使用年限標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定，來判斷和確認(rèn) 各部門新增材料物資的情況。屬于新增的，只須持“材料物資領(lǐng)用單”經(jīng)相關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后直接到倉庫領(lǐng)??；屬于“以舊換新”領(lǐng)取的，既要持“材料物資領(lǐng) 用單”，也要持舊材料物資以及舊材料物資的“報廢單”，同時到倉庫辦理領(lǐng)取 材料物資的手續(xù)。(5)、倉管員根據(jù)“以舊換新”制度收回的廢舊材料物資，倉管員要建立舊 材料物資登記匯總，如果本企業(yè)其它地方可以再次利用的，不用再辦理入庫或領(lǐng) 用的正式手續(xù)，但必須填寫領(lǐng)用單，并加注明為“再利用”,并由保管員建立備 查簿。對確實沒有使用價值或繼續(xù)放置的必要，由倉管員提出申請，經(jīng)行

7、政部確 認(rèn)后，可以按廢舊物資銷售或報廢處理。(6)、物品發(fā)放及使用。應(yīng)本著節(jié)約和愛護(hù)的原則，杜絕浪費，對消耗量的 大的物品要嚴(yán)格控制，對一般消耗品要愛護(hù)使用。(7)、月底最后3個工作日內(nèi)做好月報表工作。材料物資一律暫停發(fā)放。(8)、倉管員每月最后2個工作日內(nèi)向財務(wù)和行政部報送“材料物資匯總 表”。(9)、倉管員必須貫徹執(zhí)行管理規(guī)定，對不堅持原則，工作馬虎給企業(yè)造成 損失的，不但按其原值賠償，并按公司制度處理，嚴(yán)重的調(diào)離崗位。(三)材料物資報廢環(huán)節(jié)：對在用材料物資發(fā)生報廢或者不能繼續(xù)使用的， 部門使用人或負(fù)責(zé)人應(yīng)主動提出報廢申請，并將報廢材料物資交倉管員，倉管須 做報廢確認(rèn)。確認(rèn)后填制“材料物資

8、報廢單” 一式二聯(lián)，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人簽字批 準(zhǔn)、確認(rèn)后，安排統(tǒng)一報廢?！安牧衔镔Y報廢單” 一份財務(wù)部作材料物資報廢的 賬務(wù)處理，另一份為倉管員備查作為領(lǐng)用新的材料物資的依據(jù)。(四)材料物資月庫存盤點。盤點成員：財務(wù)部、行政部、倉管員。盤點時間：月底前三個工作日內(nèi)。使用過程的管理(1)各部門要安排專人專管材料物資的領(lǐng)用，做好領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計，并做分 析表，并交行政部一份。(2)各部門負(fù)責(zé)人要確保賬賬相符。每月須統(tǒng)計出本部門耗用的數(shù)量，以及余存 的數(shù)量。(3)負(fù)責(zé)人要做好舊材料物資的收集及保管。(4)堅持“以舊換新”原則。節(jié)約使用，杜絕浪費。第四條本條例由行政部負(fù)責(zé)解釋和組織修訂。第五條本條例自發(fā)

9、文之日起執(zhí)行。用品實業(yè)有限公司2010-09-03附件1:材料物資申購流程圖材料物資申購流程圖節(jié)點財務(wù)部申請部門行政部總經(jīng)理NO填寫材料物資月計附件2:材料物資領(lǐng)用流程圖材料物資領(lǐng)用流程圖附表1材料物資入庫單材料物資入庫單序o Q 口口壬型號及規(guī)格單 位數(shù)量單價金額備注供應(yīng)商:年 月日倉管:采購員:驗收:注：本單一式三聯(lián)，自存一份，一份隨業(yè)務(wù)報銷，月底隨材料物資入庫匯總表交財務(wù)一份。材料物資領(lǐng)用單領(lǐng)用部門：年 月曰序號品名型號/規(guī)格單位數(shù)量用途是否以舊 換新備注領(lǐng)用人：初審：審核：倉管簽發(fā):注 本單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門一份、倉管據(jù)此單辦理出庫登記、自存一份，月底交財務(wù)一份。申購部門：年 月日序號品名型號/規(guī)格單位數(shù)量預(yù)計單價預(yù)計金額用途說明申請人：初審：審核：核準(zhǔn):附表3新增材料物資申購單備注：本單一式三聯(lián)，申請部門一份、采購據(jù)此單購置、自存一份，入庫一份。附表4申請人:材料物資報廢單序 號報廢材料物資名稱型號/規(guī)格單位數(shù)量使用年 限報廢原因備注申請部