建立檔案管理制度

1、5、建立檔案管理制度包括 5 個制度： 1、 立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和 歸檔要求。 2、 檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備 管理措施。 3、 檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員 的保密要求。 4 、檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批 準手續(xù)。5、 機關檔案人員崗位責任制， 主要包括每個檔案人員的職責、 權限、任務、考核和獎懲措施。檔案工作制度，是單位的工作制度，特 別是檔案歸檔制度， 必須要認真落實。 制度制定容易 , 掛到墻壁上容易 但要落實就不容易 , 必須認真執(zhí)行 , 才能出成果。立卷歸檔制度 為加強對局機關的檔案管理， 使檔案

2、資料更好地為局兩個文明建設 服務，根據(jù)國家檔案法和機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范的規(guī)定， 特訂立本制度。一、歸檔范圍 凡是本單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料均屬歸 檔范圍，主要有：1 、本單位正式發(fā)文，包括附件、圖表、名冊等，收文中列入歸檔 的文件資料；2 、本單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件材料，如規(guī)章制度、會議記錄、匯報材 料、計劃、總結、會議文件、領導講話、各項活動照片、音像磁帶等；3 、各科、所、中心形成的資料，如價格、收費管理、檢查、認證、 評估、信訪、財務、信息等；4 、雖未經(jīng)發(fā)文渠道而通過其他途徑形成和積累的文件資料，如： 指數(shù)、監(jiān)測、成本測算、基建報表等。二、歸檔時間1 、日常工作中形

3、成的文件資料，經(jīng)清理后于次年三月底前完成整 理立卷后，移交檔案室歸檔；2 、凡專題會議、專題項目 （ 含基建工程 ） 等，在任務完成后及時交 檔案室歸檔；3 、會計檔案在當年整理立卷后暫由財會部門保存，一年后交檔案 室歸檔；4 、檔案室須在次年六月底前完成本單位上年度文件資料的立卷歸 檔工作。三、歸檔要求1 、歸檔的文件資料必須按規(guī)定的范圍，完整、系統(tǒng)、成套，不得 殘缺不全；2 、歸檔的文件資料必須正確地反映本單位在各項工作中的真實內(nèi) 容和歷史過程，符合形成規(guī)律；3 、歸檔的文件資料應采用原件，正式發(fā)文應附按規(guī)定程序簽發(fā)的 發(fā)文底稿；4 、歸檔的文件資料必須使用鋼筆 （ 碳素或藍黑墨水 ） 書

4、寫，字跡工 整、清晰、規(guī)范；5 、歸檔的聲像資料應用文字標明對象、時間、地點、中心內(nèi)容和 制作者。四、檔案整理 檔案室在接到各部門檔案后要及時進行整理， 按照上級規(guī)定， 結合 本單位工作實際組卷。案卷質量要求：1 、組卷科學：根據(jù)國家有關規(guī)定，和組卷目的要求，結合本局實 際進行合理組卷，做到分類適當、問題單一、類型鮮明、年度不混、保 管期限準確；2 、排列系統(tǒng)：卷內(nèi)文件資料按文件重要程度或形成時間的先后排 列。3 、編目合理：卷內(nèi)文件資料按排列程序依次在有字跡和圖表的頁 面上編寫頁碼；4 、格式規(guī)范：案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表填寫齊全、準確、案 卷題名簡明確切、字跡工整、清晰、耐久，裝訂整齊美

5、觀。五、閱檔要求1 、凡因工作需要查閱檔案， 必須辦理查閱手續(xù)，原則上限在閱覽 （檔 案） 室內(nèi)，確因需要外借的，須征得分管領導同意并辦理手續(xù)，閱后要 及時歸還；2 、嚴格執(zhí)行保密制度，查閱文件內(nèi)容，由檔案管理人員提供，不 得擅自翻閱；3 、要愛護檔案，查閱文件，不得涂改、污損或抽動；4 、外單位人員不得擅自進入檔案室；5 、檔案室由專人管理，應注意防盜、防火、防蟲、防光、恒溫。機關檔案人員崗位責任制1、認真學習檔案法 、湖北省機關檔案業(yè)務建設規(guī)范等有關法律 法規(guī)，結合本單位實際情況，制定本單位檔案管理各項規(guī)章制度。2、執(zhí)行和監(jiān)督執(zhí)行機關檔案管理的各項規(guī)章制度， 制訂落實檔案管理 規(guī)劃。3 、

6、負責收集整理和保管本機關各門類檔案， 修訂完善機關歸檔制 度，做到收集齊全、整理科學、保管安全。4、開展檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀和保密工作。5、編制檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極主動提供檔案資料， 為領導決策和機關各項工作服務。6、認真學習業(yè)務知識， 不斷加強自身修養(yǎng)， 努力提高樣式管理科學化、 現(xiàn)代化水平。檔案保管制度1、根據(jù)檔案法及有關規(guī)定，機關所有檔案實行集中統(tǒng)一管理，做 到專人、專室、專柜，機關檔案任何人不得據(jù)為己有。2、檔案保管必須配置適應需要的檔案庫房、專用檔案柜，并有防盜、 防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防”措施。對 發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補救措施，確保

7、檔案的完整與安全。3、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時 匯報，采取適當措施保護檔案安全。4、保持庫房清潔，禁止存放雜物，禁止吸煙，庫內(nèi)要設溫濕度計，每 天定時測定記錄，庫房內(nèi)非檔案人員，一律不得入內(nèi)。5、做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案館移交檔案，年底盤存，做到目 錄與室藏檔案相符。6、嚴格檔案的出入手續(xù)，做好日常借閱利用登記，檔案人員調(diào)離崗位 時，必須在辦完移交手續(xù)后方能離崗。檔案保密制度1、經(jīng)常學習保密法，加強保密教育，增強保密觀念，自覺保守黨和 國家機密。2、做好檔案資料密級劃分和保管期限的確定，未經(jīng)批準不得抄錄、復 制、翻拍檔案材料。3、不得在公共場所閱讀、談論

8、檔案保密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼 電報、 投稿和私人通信中涉及保密內(nèi)容， 不得在非保密本上記錄保密事 項。4、機關人員應做到不該看的不看，不該說的不說，不該聽的不聽，不 該記的不記。5、根據(jù)不同密級程度確定不同的利用對象和利用范圍，保密材料只限 閱文室內(nèi)查閱，涉密材料不得進入編研范圍。6、剔除銷毀文件，應經(jīng)鑒定批準，有二人參加監(jiān)銷。嚴禁將剔除文件 材料賣給廢品站，嚴禁發(fā)生失泄密事件，違者依法追究責任。檔案利用制度1、檔案員要熟悉室藏檔案資料情況，主動了解機關各項工作對檔案利 用的需要，積極做好提供利用工作。2、室藏檔案要編制案卷級、文件級手檢式和機檢式目錄等檢索工具， 以方便利用。3、做好檔

9、案資料的編研工作，編寫全宗介紹、機構沿革、大事記、基 礎數(shù)字匯編、文件匯集等，主動地為機關各項工作服務。4、查閱檔案資料，嚴禁涂改、勾劃、折疊或作其它標記；嚴禁污損、 拆裝、抽頁、裁剪等破壞檔案行為。未經(jīng)批準不得摘抄、復制檔案資料5、利用者必須在閱覽室內(nèi)查閱檔案資料，非經(jīng)批準不得帶出室外，查 閱完畢，檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理相關手續(xù)。6、做好利用登記和利用效果登記。檔案統(tǒng)計制度1、檔案統(tǒng)計工作應堅持實事求是的原則，做到及時、準確、系統(tǒng)、真 實，不得虛報、瞞報和偽造。2、建立各門類檔案統(tǒng)計臺帳，堅持日常登記，及時填寫基本檔案數(shù)據(jù) 和報表。3、按時準確填報上級機關及業(yè)務主管機關下發(fā)的檔案工作基本情況 統(tǒng)計年報和各種臨時性調(diào)查、統(tǒng)計材料。4、定期對有關統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)分析，為領導決策提供依據(jù)，總結經(jīng) 驗教訓，不斷改進各項工作。檔案移交制度 1、在本單位歸檔范圍內(nèi)接收本機關各科室檔案資料，時間為每年3 月底前接收上年度應歸檔的檔案資料， 重大活動和重要文件為辦理完畢后 隨時歸檔。2、對散存于個人手中的對機關工作有保存價值的檔案資料隨時接收。3、機關檔案原則上由各科室整理規(guī)范后向檔案室移交，并編制檔案檢