管易通倉庫管理系統(tǒng)軟件操作手冊

1、管易通倉庫管理系統(tǒng)軟件操作手冊目錄第一章十分鐘學(xué)會使用管易通第二章系統(tǒng)功能設(shè)置系統(tǒng)中關(guān)于數(shù)量的設(shè)置系統(tǒng)中關(guān)于價格的設(shè)置其它設(shè)置第三章 帳本數(shù)據(jù)與操作員權(quán)限多套帳本的應(yīng)用局域網(wǎng)內(nèi)聯(lián)機運行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)遠程數(shù)據(jù)傳送第四章 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)供貨單位與出貨單位類別設(shè)置貨品編碼與相關(guān)屬性從 Excel 導(dǎo)入貨品檔案第五章 入庫與出庫操作單據(jù)的錄入、保存、修改、刪除單據(jù)的審核與撤銷審核單據(jù)查找單據(jù)打印第六章庫存統(tǒng)計、報警與盤點存貨統(tǒng)計庫存報警貨品盤點第七章報表功能的使用由入庫統(tǒng)計綜合流水帳進生存數(shù)量統(tǒng)計綜合進銷存報表年度結(jié)轉(zhuǎn)第八章數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)輸由第九章輔助功能介紹電子版軟件使用說明日積月累操作員個人設(shè)置計算器軟

2、件注冊第十章軟件的技術(shù)支持與相關(guān)服務(wù)附錄 單據(jù)、報表例樣第一章十分鐘學(xué)會使用管易通雖然本軟件提供了十分詳細的使用說明書，但實際上, 想要熟悉本軟件，完全可以不看這些使用說明。 軟件中的每一個窗體，每一個功能菜單都很容易理解。下面就帶您快速掌握本軟件的操作。1. 登錄：運行軟件，首先是帳本設(shè)置窗口，你可以直接點擊打開帳本 按鈕， 進入操作員登錄窗口， 系統(tǒng)需要您輸入操作員用戶帳號和密碼。 您可以在 “用戶” 后面的下拉列表中選擇 “ 001.管理員” ，之后不必輸入密碼（這里是指默認狀態(tài)，在應(yīng)用中，您可以自行設(shè)置密碼） ，點擊 登錄 進入系統(tǒng)?！?001 ”是系統(tǒng)管理員（超級用戶）的專有帳號，具

3、有最高權(quán)限，可以為他人分配新的登錄帳號。詳見 第三章 帳本數(shù)據(jù)與操作員權(quán)限2. 功能設(shè)置如果您的電腦是第一次運行本軟件，登錄成功之后，會彈出 功能設(shè)置 窗口。這時，您可以根據(jù)您的實際情況進行設(shè)置，也可以不改變默認設(shè)置，點擊 取消 即可。在以后的軟件使用中，您可以通過系統(tǒng)主菜單 系統(tǒng)管理-系統(tǒng)設(shè)置-系統(tǒng)功能設(shè)置 ， 對軟件重新進行靈活設(shè)置。3. 日積月累對話框在功能設(shè)置之后，默認狀態(tài)下系統(tǒng)會跳出“日積月累 -管易通知識點滴”窗口，您可以不去看它，直接點擊 確定 關(guān)閉該窗口。4 .系統(tǒng)主界面在主界面中，可以看到系統(tǒng)主要功能模塊?，F(xiàn)在您就可以開始使用軟件管理您的帳目了。您可以從建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 開始，

4、也可以直接使用 貨品入庫單 。5. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括： “供貨單位資料” “出貨單位資料” “貨品類別” “貨品編碼資料” 。系統(tǒng)中有默認的 “供貨單位” 、 “出貨單位” 及默認的 “貨品類別” ，您也可以自行增加、修改刪除這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在貨品編碼資料中，您需要錄入您的貨品編碼、名稱等相關(guān)屬性，同時錄入原始庫存。（系統(tǒng)也允許從Excel 文件導(dǎo)入貨品檔案資料， 詳見 第四章-從 Excel 導(dǎo)入貨品檔案 ）6. 軟件操作方式：本系統(tǒng)采明清晰的數(shù)據(jù)架構(gòu)， 多數(shù)窗口 （如入庫單窗口）的界面是兩張可切換的“卡片”形式。左側(cè)的“卡片”是信息目錄列表，選中目錄列表中的某一行，雙擊此行或點擊右側(cè)卡片

5、標(biāo)頭，切換到右側(cè)卡片。右側(cè)卡片是對應(yīng)左側(cè)被選中信息的詳細資料。注意，在錄入、修改資料時，卡片是不能切換的，只有點擊了 保存 或取消 之后，才可以切換。在建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時，你就會發(fā)現(xiàn)，在每一個功能窗口的頂部，都有諸如： 增加 修改 刪除 查找 打印 返回 這樣的功能菜單。在正常狀態(tài)下，你是無法在窗口內(nèi)錄入任何數(shù)據(jù)的。只有你點擊了 增加 或修改 菜單之后，才進入錄入或編輯狀態(tài)，這時才可以在窗口內(nèi)錄入數(shù)據(jù)。 錄入數(shù)據(jù)后，點擊 保 存 菜單。7. 貨品出入庫相關(guān)單據(jù)：系統(tǒng)內(nèi)有多種單據(jù)，最常用的就是入庫單和出庫單。其它的還有用于把貨品回退給供貨單位的“公司退貨單” 、用于記錄已出庫貨品退回本倉庫的“退庫單

6、” 、此外還有“庫存盤點單” 。 所有的這些單據(jù)， 操作方法都是一樣的。 點擊 增 加 可以新建一個單據(jù)， 系統(tǒng)自動生成單據(jù)號碼， 在單據(jù)表格 中輸入要出入庫的貨品編碼，并按回車鍵，系統(tǒng)自動調(diào)出該編碼對應(yīng)的貨品名稱等相關(guān)屬性、默認價格，之后再輸入貨品的數(shù)據(jù)、實際價格、備注信息，接著進入下一行貨品的錄入。錄入單據(jù)完畢后，需要 保存 單據(jù)。 保存 后可以再次修改。但是，要注意此時僅僅“保存”了單據(jù)，這個單據(jù)還沒有生效，也就是它還沒有影響到庫存數(shù)量。 需要點擊 審核 菜單，使單據(jù)生效。 審核 后，貨品庫存隨單據(jù)發(fā)生了變化。 審核 后的單據(jù)成為事實發(fā)生的帳目， 將不可以再修改。特殊情況下，超級管理員

7、001 有權(quán) 撤銷審核 ，之后再修改或刪除單據(jù)。8. 相關(guān)統(tǒng)計報表：系統(tǒng)提供了歷史明細表，統(tǒng)計報表，綜合報表等類型豐富的報表，以便于決策者多方面宏觀掌控倉庫運行情況。系統(tǒng)允許根據(jù)多種條件組合，動態(tài)生成滿足不同要求的 報表，詳見 第七章 報表功能的使用 9. 系統(tǒng)操作權(quán)限與數(shù)據(jù)安全：您可以在 系統(tǒng)管理 - 操作員管理 中，增加新的操作員帳號， 并為他們設(shè)定操作權(quán)限。 以便各司其職， 各負其責(zé)。在系統(tǒng)管理 中，還有 數(shù)據(jù)備份 功能，為防止電腦故障、 病毒、 人為誤操作等意外情況， 您應(yīng)經(jīng)常備份您的數(shù)據(jù)，把備份文件存放到安全位置。如果發(fā)生了上述的意外情況，您就可以把備份過的文件恢復(fù)到系統(tǒng)中來。在必要

8、的時候，您可以使用 系統(tǒng)數(shù)據(jù)清除 功能，有選擇的清除指定數(shù)據(jù)，或清除所有數(shù)據(jù)，重新建帳。10. 怎樣獲得技術(shù)支持或反饋意見建議？請與深圳市泰來科技有限公司聯(lián)系，您將獲得滿意的答復(fù)！感謝您的支持！第二章 系統(tǒng)功能設(shè)置在系統(tǒng)主界面， 使用 系統(tǒng)管理 - 系統(tǒng)設(shè)置 - 系統(tǒng)功能設(shè)置 菜單，可以進行相關(guān)設(shè)置：系統(tǒng)中關(guān)于數(shù)量的設(shè)置1. 系統(tǒng)默認狀態(tài)下，記帳需要記錄價格的相關(guān)情況，但允許您在記帳過程中，只記貨品數(shù)量的進出存，而拋開價格價值等因素。2. 系統(tǒng)默認狀態(tài)下，允許超出庫存出庫（先從別外借貨，先出庫，后補入庫單） ，但您也可以通過設(shè)置禁止超出庫存出庫。3. 系統(tǒng)默認狀態(tài)下，允許單據(jù)中存在負數(shù)（如用于

9、沖 銷錯帳） ，但您也可以設(shè)置為禁止單據(jù)中出現(xiàn)負數(shù)。4. 系統(tǒng)默認設(shè)置，當(dāng)庫存出現(xiàn)積壓（存貨過多）或缺 貨（存貨過少）時，自動彈出報警，您可以設(shè)置為取消自動報警功能。5. 系統(tǒng)可以通過設(shè)置，允許最高權(quán)限管理員直接修改 庫存數(shù)。但此操作會造成進出存綜合報表不準(zhǔn)確，不推薦開放此功能。系統(tǒng)中關(guān)于價格的設(shè)置1. 系統(tǒng)默認狀態(tài)下，記帳需要記錄價格的相關(guān)情況， 但允許您在記帳過程中，只記貨品數(shù)量的進出存，而拋開價格價值等因素。2. 系統(tǒng)默認狀態(tài)下，在單據(jù)中錄入貨品編碼，系統(tǒng)自動調(diào)入默認價格，但是同時可以修改實際發(fā)生的價格。您也可以設(shè)置為禁止修改實際價格，一切按照基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中設(shè)定的貨品默認價格。3. 系統(tǒng)默認

10、狀態(tài)下，每一次入庫審核后，系統(tǒng)會用加 權(quán)平均的方法，更新貨品的成本價格。您也可以設(shè)置為禁止更新成本價。4. 可以通過設(shè)置，讓銷售價與成本價建立一個公式關(guān) 系，成本價變動，銷售價自動跟著變動。也可以取消這種關(guān)系。5. 價格的小數(shù)位精度可以設(shè)置，默認為精確到小數(shù)點后2 位。第三章 帳本數(shù)據(jù)與操作員權(quán)限在軟件啟動后，第一步看到的就是“帳本設(shè)置”窗口。在用戶登錄成功后，您也可以通過主界面 系統(tǒng)管理-系統(tǒng)設(shè)置-系統(tǒng)套帳設(shè)置 打開“帳本設(shè)置”窗口?！皫け驹O(shè)置”窗口的功能包括：建立新帳本，導(dǎo)入管易通帳本文件，帳本更名，刪除帳本，選擇帳本打開，局域網(wǎng)聯(lián)機設(shè)置。多套帳本的應(yīng)用：您的一部套帳，都存放在一個帳本文件

11、中。您可以使用 增加帳本 建立多個帳本文件管理多套帳，在系統(tǒng)啟動時選擇要管理的帳目，再 打開帳本 ；局域網(wǎng)內(nèi)聯(lián)機運行：您也可以把局域網(wǎng)內(nèi)一臺電腦的一個文件夾設(shè)置為完全共享，之后把一個帳本文件存放在該共享文夾下，局域網(wǎng)內(nèi)其它電腦安裝了本軟件后，用 增加帳本-導(dǎo)入已有帳本 ， 通過網(wǎng)上鄰居找到共享的帳本文件。 從而實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)多臺電腦聯(lián)機操作同一套帳本。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：由于停電、電腦故障、電腦病毒、人為誤操作等潛在的危險存在，您的帳本數(shù)據(jù)可能遭到破壞或丟失。所以，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，經(jīng)常把帳本文件備份到安全位置是必要的。通過 系統(tǒng)管理-數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)-帳本備份 ，可以備份帳本。也可以設(shè)置每間隔幾天（或

12、每次退出系統(tǒng)時）自動備份一次數(shù)據(jù)。如果您重新安裝了軟件或您的帳本數(shù)據(jù)遭到破壞，您就可以用如下兩個方法把以前備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)到系統(tǒng)中來。方法一： 使用 系統(tǒng)管理-數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)-帳本恢復(fù) 。注意此種方法會把當(dāng)前正在用的帳本數(shù)據(jù)徹底覆蓋掉，如果您確認要用備份的帳本文件覆蓋現(xiàn)有數(shù)據(jù)，才可以使用此方法。方法二： 使用 帳本設(shè)置-增加帳本 - 導(dǎo)入已有帳本 ， 這樣做就相當(dāng)于為系統(tǒng)增加了一套帳本， 好處是不會覆蓋舊的數(shù)據(jù)。另外，如果因為舊的帳本遭破壞而無法登錄系統(tǒng)，也可以用這種方法來恢復(fù)數(shù)據(jù)。遠程數(shù)據(jù)傳送: ：帳本的備份與恢復(fù)也可以應(yīng)用于遠程管理。把備份出來的文件，通過電子郵件發(fā)送到異地的電腦上，異地的電

13、腦也要安裝本軟件，再導(dǎo)入通過電子郵件接收到的帳本文件，就可以在遠程查看到本地的帳目及相關(guān)信息了。操作員權(quán)限控制：針對一套帳本，可以設(shè)定多個操作員，不同操作員有不同的權(quán)限。每個操作員都可以自已設(shè)定自已的密碼，沒有密碼不能進入系統(tǒng)。 （系統(tǒng)安裝后，默認狀態(tài)是不需要密碼的）在 系統(tǒng)管理-操作員權(quán)限分配 中， 可以增加、 刪除操作員的帳號，也可以修改操作員的姓名及權(quán)限。在系統(tǒng)中“ 001 ”是系統(tǒng)最高權(quán)限管理員的專用帳號，系統(tǒng)中某些操作只能由“ 001 ”來完成。在遠程應(yīng)用上，如果你把帳本數(shù)據(jù)發(fā)送給遠方的操作員，但只告訴對方一個受權(quán)限限制的帳號和密碼，那么遠方的操作員權(quán)限也受一樣受到您的控制了。另外，

14、在系統(tǒng)中，單據(jù)的錄入、修改、審核操作，都會自動記錄是由哪個操作完成的。如果某單帳目出現(xiàn)問題，可以方便的找到責(zé)任人。第四章 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)供貨單位與出貨單位：供貨單位就是貨品的來源，如供應(yīng)商、生產(chǎn)車間（成品出車間入庫）等。也可以是采購部門（如果不需要記錄供應(yīng)商，只需記尋哪個部門采購。 ）出貨單位就是貨品的去向，如客戶，分公司，車間（材料出庫到車間進行加工生產(chǎn)）等。也可以是負責(zé)出貨的本司部門，如銷售一部，銷售二部等。每一個供貨單位和出貨單位都有一個唯一的編碼。在系統(tǒng)的單據(jù)中，只記錄與這張單據(jù)（入庫單、出庫單等）相關(guān)的供貨單位或出貨單位的編碼。系統(tǒng)可以自動根據(jù)編碼檢索到單位名稱，進而可以得知單位的聯(lián)系方式

15、備注信息等。因此，供貨單位與出貨單位的名稱、相關(guān)資料可以隨時隨意修改，但是編碼被系統(tǒng)中的單據(jù)引用之后，就不可以修改和刪除。系 統(tǒng) 管理 員 可 以 在 系 統(tǒng) 管 理 -帳 本 數(shù) 據(jù)清除 -清除指定基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 中，清除指定編碼的供貨單位或出貨單位，但同時也會把與之相關(guān)的所有單據(jù)也清除掉。類別設(shè)置：系統(tǒng)默認貨品只有一層分類結(jié)構(gòu)。即每種貨品類別下屬直接就是具體的貨品了。但是，您可以通過科學(xué)的類別編碼來實現(xiàn)多級分類。舉例說明：如庫存貨品共分三大類：辦公用品、生產(chǎn)材料、包裝材料；辦公用品又分為：文具類、電腦類、桌椅類生產(chǎn)材料又分為：五金類、化工類、紡織類包裝材料又分為那么，我們就可以在系統(tǒng)之外制定一個

16、主干類別的編碼，而在我們的系統(tǒng)中直接給底層的類別編碼。如，在系統(tǒng)之外，我們規(guī)定：辦公用品用“ A ”代表，生產(chǎn)材料用“ B”代表，包裝材料用“ C”代表在系統(tǒng)的類別編碼中，我們把文具類編碼為“ A01 ”電腦類編碼為“ A02 ”五金類編碼為“ B01 ”這樣，我們就可以根據(jù)系統(tǒng)中的類別編碼，看出更多的分類層次，從而實現(xiàn)多級分類，便于管理和查詢。當(dāng)然，您也完全可以不制定任何編碼方案，只以易記的字母或數(shù)字，甚至是漢字做為類別編碼。貨品編碼與貨品屬性：每一種相同名稱，相同規(guī)格，相同計量單位，可以同時同價核算的貨品，都要規(guī)定一個唯一性的貨品編碼。貨品的編碼方案也可以象類別編碼那樣層次分明，也可以用順

17、序的數(shù)字，或用易記的字母縮寫，或用貨品自帶的條形碼等等。貨品的名稱、規(guī)格、備注等信息可以隨時自由修改，但是貨品編碼一旦被系統(tǒng)的單據(jù)引用，就能再修改或刪除。系 統(tǒng) 管理 員 可 以 在 系 統(tǒng) 管 理 - 帳 本 數(shù) 據(jù)清除 - 清除指定基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 中，清除指定編碼的貨品，但同時也會把與之相關(guān)的所有入庫出庫記錄也清除掉，也會影響到已經(jīng)生成的綜合進銷存報表。不推薦使用這樣的清除操作。在新增貨品資料時，可以錄入貨品的原始庫存數(shù)，修改貨品資料時，原始庫存數(shù)將不再出現(xiàn)。所以，如果需要錄入原始庫存，要在增加貨品資料時錄入。否則就要用其它方法確定原始庫存，或按默認狀態(tài)，原始庫存為 0 。貨品的成本價格與銷售價

18、格，您可以在建立貨品檔案時規(guī)定。但是，如果原始庫存為 0 ，您也可以不錄入價格。在以后的入庫出庫操作中，自動生成貨品的價格屬性。貨品的最低庫存、最高庫存屬性，是庫存報警功能的依據(jù)。最低庫存是該貨品最少需要的持有數(shù)，如果貨品為存低于這個數(shù)量，將會告訴成供貨不及時的危險；最高庫存是該貨品最多不能超過的數(shù)量，如果貨品超過這個數(shù)量，可能會庫存積壓增大成本。如果不需要庫存報警功能，貨品的最低庫存、最高庫存屬性也可以不設(shè)定。貨品圖片，只記錄貨品圖片所在的路徑，因為，在設(shè)定貨品圖片之前，最好先把圖片復(fù)制到統(tǒng)一的文件夾內(nèi)以便于管理。從 Excel 導(dǎo)入貨品檔案 :使用了本系統(tǒng)，一般需要事先錄入所有的貨品檔案。

19、少則幾百種，多則數(shù)千種上萬種的貨品檔案，如果完全由人工錄入則需要很長時間的勞動。那么，有沒有辦法輕松的完成這個初始建帳的工作呢？許多客戶，在沒有使用本系統(tǒng)之前，一直在使用 Excel記錄貨品的檔案;或者， 有些客戶以前使用其它管理軟件， 并且可以把其它軟件中的貨品檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Excel 文件。那 么， 這樣的客戶， 使用我們的倉庫管理軟件將會大大省力了。因為我們的軟件提供從Excel 文件導(dǎo)入貨品檔案到系統(tǒng)中的功能。首先要清楚數(shù)據(jù)導(dǎo)入與系統(tǒng)內(nèi)已存在數(shù)據(jù)可能會發(fā)生沖突。也就是說，當(dāng)系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)存在一部份貨品資料，這時再導(dǎo)入數(shù)據(jù)，如果 Excel 文件中存在貨品編碼與系統(tǒng)內(nèi)原有貨品編碼重復(fù)的情況

20、，那么，導(dǎo)入數(shù)據(jù)時，會自動用 Excel內(nèi)的新的數(shù)據(jù)，覆蓋掉系統(tǒng)內(nèi)的舊數(shù)據(jù)。因此，建議您首先做導(dǎo)入數(shù)據(jù)工作，之后再補充錄入其它貨品編碼及資料。導(dǎo)入數(shù)據(jù)操作過程如下：1. 打開 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)- 從 Excel 導(dǎo)入貨品資料 ， 點擊“Excel文件”空格后面的瀏覽按鈕，選中要導(dǎo)入的 Excel 文件。2. 在“工作表名稱”一欄中輸入 Excel 文件內(nèi)的指定工作表名稱。 （工作表是指一個Excel 文件中的一個表格，在 Excel 界面右下角，默認名稱為“ Sheet1 ”、 “Sheet2 ”、 “Sheet3 ” 等） 。 輸入完成后點擊讀入數(shù)據(jù) 按鈕， 把 Excel文件一個工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)讀入

21、到系統(tǒng)內(nèi)。此果僅為暫時讀入數(shù)據(jù)，還沒有真正導(dǎo)入貨品資料成功。3. 檢查從 Excel 工作表中讀入的數(shù)據(jù)，查看表格是否有規(guī)律，沒有規(guī)律的表格數(shù)據(jù)是無法導(dǎo)入的，強行導(dǎo)入會在軟件運行中出現(xiàn)錯誤。還要檢查是否存在空行，特別是涉及到貨品編碼的列，是否有空格。如果存在，點擊選中該行，再點擊頂部刪除行菜單刪除無用的行。4. 從 Excel 文件讀入的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在系統(tǒng)界面的表格內(nèi)，這時候每一列的頭都有一個字母代號A、B、C”等。同時， “貨品編碼” 、 “貨品名稱” 、 “單位” 、 “規(guī)格型號”等這些貨品屬性描述后面的下拉框內(nèi)，也充入了 “A、B、C”這樣的字母，數(shù)量與下面表格的列數(shù)對應(yīng)。 這時需要您指定，

22、哪一列對應(yīng)哪一個貨品屬性。如：貨品編碼對應(yīng) C 列，貨品名稱對應(yīng)D歹卜，那么您就可以分別在貨品編碼、貨品名稱后的下拉框內(nèi)選擇或輸入“C”、 “D”。 其它項， 如規(guī)格、單位、備注、價格、數(shù)量、安全庫存等項，如果在 Excel 表中有這樣的列，就選擇對應(yīng)的字母，如果沒有，就保持其對應(yīng)的下拉框為空。如果 Excel 工作表中的數(shù)據(jù)有貨品所屬類別及類別編碼一列，那么，也象操作貨品編碼、名稱一樣，在相應(yīng)的下拉框中選擇即可。如果沒有貨品類別及類別編碼，那么，系統(tǒng)導(dǎo)入時將按照“默認類別編碼” 、 “默認類別名稱”來把要導(dǎo)入的所有貨 品歸類。如果僅有類別名稱， 沒有類別編碼， 那么， 您可以把 “類別名稱”

23、 、 “類別編碼”都指向 Excel 工作表中的類別名稱一 列。5. 完成以上工作，就可以開始 導(dǎo)入新數(shù)據(jù) 了。點擊頂部導(dǎo)入新數(shù)據(jù) 菜單執(zhí)行。系統(tǒng)會有警告提示，確認無誤即可選擇確實要執(zhí)行此操作。6. 如果前面操作無誤， 您的數(shù)據(jù)就會存入系統(tǒng)的貨品資料庫中。在系統(tǒng)主界面- 基礎(chǔ)數(shù)據(jù) - 貨品編碼資料 中可以查看得到。如有需要，您可以對個別貨品資料進行修改。第五章 入庫與出庫操作系統(tǒng)中存在入庫單、退貨單（回退給供貨單位） 、出庫單、退庫單（出貨單位回退給本倉庫）四個主要出入庫的單據(jù)類型。（盤點單也可以產(chǎn)生庫存數(shù)量的增減， 但盤點單的相關(guān)說明放在下一章。 ）四種類型的單據(jù)操作方法是一致的，下面詳細說

24、明：單據(jù)的錄入、保存、修改、刪除：要錄入一張新的單據(jù)，需要從系統(tǒng)主界面點擊相應(yīng)的菜單，如 入庫管理-貨品入庫單 ，或 出庫管理-貨品出庫單 。進入單據(jù)操作窗口后，點擊頂部 增加 菜單，開始錄入一張新單據(jù)。系統(tǒng)會自動生成一個單據(jù)號碼（入庫單號、出庫單號等） ，也允許你按您的想法修改這個單號，但是系統(tǒng)中不可以存在兩張單號相同的單據(jù)。系統(tǒng)默認的單據(jù)發(fā)生日期就是電腦系統(tǒng)當(dāng)天的日期，您同樣可以修改。發(fā)生入庫出庫的相關(guān)單位（供貨單位、出貨單位）您可以從下拉框中選擇，也可以只錄入該單位的編碼，在保存單據(jù)時，系統(tǒng)會自動找到該單位名稱。錄入單據(jù)涉及的貨品時，只需要單據(jù)表格的第一列錄入貨品編碼后按回車鍵，系統(tǒng)會自

25、動讀入該編碼對應(yīng)的貨品名稱、規(guī)格、計量單位、默認價格。光標(biāo)自動跳到入庫/ 出庫數(shù)量一欄，默認數(shù)量為 1 ，您可以在修改（或不修改）數(shù)量之后，再按回車鍵，光標(biāo)跳入價格一欄在熟練操作下，錄入 + 回車可以一直到完成整個單據(jù)的錄入。如果您僅知道貨品名稱，或只知道貨品編碼的開頭幾個字符，您可以在單據(jù)錄入界面的頂部“貨品編碼”一欄中進行查詢。在頂部“貨品編碼”一欄內(nèi)空白的情況下，直接點擊?按鈕，可以在彈出的列表中查看到貨品資料庫中的貨品編碼、名稱、現(xiàn)存量等相關(guān)數(shù)據(jù)。您可以選中一種貨品之后在頂部的“數(shù)量”一欄內(nèi)錄入發(fā)生的數(shù)量，再點擊 增加貨品 ，這樣同樣可以在單據(jù)中錄入單據(jù)的內(nèi)容。如果您知道貨品編碼的前幾

26、位，您也可以在頂部“貨品編碼” 一欄內(nèi)輸入您知道的這幾位字符， 然后點擊 ? 按鈕進行模糊查找，這時彈出的列表中的內(nèi)容就是所有貨品編碼以這幾位字符為開頭的所有貨品。這樣更容易方便的從數(shù)以千萬記的貨品資料庫中篩選出你需要的資料如果您是使用貨品的條形碼做為貨品編碼，您的電腦又裝有條形碼掃描設(shè)備，那么，您首先設(shè)光標(biāo)定位在頂部“貨品編碼”一欄內(nèi)，然后用條碼掃描設(shè)備對準(zhǔn)貨品條形碼進行讀碼，系統(tǒng)會把條形碼讀入頂部“貨品編碼”一欄，之后光標(biāo)自動落到 “數(shù)量” 一欄， 默認數(shù)量為 “ 1 ” ， 您可以修改 （或不修改）數(shù)量后按回車鍵，單據(jù)中增加了該貨品，光標(biāo)又回落在頂部“貨品編碼”欄，您可以直接掃描下一款貨

27、品的條形碼了。在單據(jù)錄入過程中，如果錯誤錄入了不相關(guān)的其它貨品編碼，您需要刪除單據(jù)中的一行，那么請這樣操作：先用光標(biāo)選中要刪除的這一行，這時頂部“貨品編碼”欄出現(xiàn)該行的貨品編碼，接著您點擊頂部 刪除貨品 即可實現(xiàn)刪除。在錄入單據(jù)內(nèi)容的過程中，系統(tǒng)會隨時自動合計單據(jù)總金額，呈現(xiàn)在單據(jù)界面下方“金額合計”欄內(nèi)。錄入員一欄，是您在系統(tǒng)內(nèi)的用戶名稱。您無權(quán)修改。審核人一欄，您也無權(quán)錄入，在單據(jù)審核時系統(tǒng)自動記錄審核人的用戶名稱。單據(jù)界面最下方， “備注”一欄，可以錄入這張單據(jù)的注釋，也可以保持為空。如果您想放棄單據(jù)錄入，您可以點擊頂部 取消 菜單，那么您對這一張單的錄入將全部消失。一張單據(jù)錄入完成后，

28、 必須及時 保存 ， 點擊頂部 保存 菜單即可。注意， 保存 后的單據(jù)，并沒有馬上生效，也就是說，還沒有影響到庫存。此時，您可以用 修改 菜單，打開一張已經(jīng)保存卻未審核的單據(jù)，對單據(jù)進行修改或繼續(xù)錄入。 修改 后再重新 保 存。一張已經(jīng)保存卻還沒有審核的單據(jù)， 您可以對它進行刪除 操作。但審核后的單據(jù)卻不可以直接刪除。如有必要，可以使用撤銷審核 或系統(tǒng)主界面- 系統(tǒng)管理 - 帳本數(shù)據(jù)清除 - 清除歷史單據(jù) 。單據(jù)的審核與撤銷審核前面提到， 一張單據(jù)保存后并沒有立即生效， 也就是說，還沒有影響庫存。要完成這一張單的入庫或出庫動作，需要對它進行 審核 。選中一張單據(jù)，再點擊 審核 菜單，單據(jù)將生效

29、，庫存數(shù)量根據(jù)單據(jù)得到更新，系統(tǒng)自動在該單據(jù)內(nèi)記入審核人的名稱。如果是入庫單，系統(tǒng)可以根據(jù)加權(quán)平均的方法更新貨品成本價。 （您也可以在系統(tǒng)功能設(shè)置中取消動態(tài)更新成本價的功能）。審核后的單據(jù)已經(jīng)成為事實發(fā)生的帳目，將不可以再被修改或刪除。在默認的情況下，單據(jù)審核后會在單據(jù)列表中消失，在下一節(jié)的 單據(jù)查找 中有相關(guān)的說明。在特殊情況下，如果確實需要修改或刪除已經(jīng)審核過的單據(jù)，需要系統(tǒng)最高權(quán)限管理員“ 001 ”執(zhí)行 撤銷審核 操作。（如果被審核單據(jù)的發(fā)生日期屬于上一個會計周期，那么因為上個會計周期已經(jīng)進行了結(jié)轉(zhuǎn)， 所以任何人都無權(quán)撤銷審核 了。 ）對于歷史單據(jù)，如果要進行清除，可以用系統(tǒng)主界面-系

30、統(tǒng)管理-帳本數(shù)據(jù)清除-清除歷史單據(jù) 。單據(jù)查找打開一個單據(jù)的操作窗口，看到的是兩片可切換的“卡片” ，左側(cè)卡片是單據(jù)列表，右側(cè)卡片一張單據(jù)的明細信息。左側(cè)的單據(jù)列表，在默認狀態(tài)下只顯示未審核的單據(jù)，做為未完成的工作，在每次打開該單據(jù)窗口時提示操作員。一個單據(jù)審核之后，工作任務(wù)完成，該單據(jù)會在左側(cè)單據(jù)列表中消失。如果需要查看已審核的單據(jù)，請使用 查找 功能。關(guān)于 查找 功能的操作，請參看第八章 數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)輸出 查找 之后，左側(cè)單據(jù)列表列出符合條件的記錄，同時也允許顯示已審核的單據(jù)了，直到關(guān)閉此單據(jù)操作窗。單據(jù)打印輸出每一種單據(jù)，系統(tǒng)都提供了兩種單據(jù)打印形式。僅涉及數(shù)量不涉及價格金額的單據(jù)和涉

31、及價格金額的單據(jù)。在打印預(yù)覽界面中，你還可以把單據(jù)導(dǎo)出到一個Excel文件中。關(guān)于 打印 功能及導(dǎo)出 Excel 文件功能的操作，請參看 第八章 數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)輸出 第六章 庫存統(tǒng)計、報警與盤點系統(tǒng)主界面- 庫存管理 中包括 存貨統(tǒng)計 、 庫存報警 、 貨品盤點 等功能，下面分別介紹 :存貨統(tǒng)計：系統(tǒng)會列出庫存貨品的數(shù)量、價格、金額，可以按多種方式排序，也可以按照較復(fù)雜的篩選條件從眾多的貨品資料中找到你需要查看的貨品。同時系統(tǒng)也可以打印輸出報表或?qū)С鰯?shù)據(jù)到 Excel 文 件。關(guān)于查找、 打印及數(shù)據(jù)輸出到 Excel ， 請參看 第八章 數(shù) 據(jù)篩選與數(shù)據(jù)輸出 庫存報警：在基礎(chǔ)數(shù)據(jù) -貨品編碼資

32、料 中， 可以規(guī)定一種貨品的最低庫存（安全庫存）和最高庫存。貨品的最低庫存、最高庫存屬性，是庫存報警功能的依據(jù)。最低庫存是該貨品最少需要的持有數(shù)，如果貨品為存低于這個數(shù)量，將會告訴成供貨不及時的危險；最高庫存是該貨品最多不能超過的數(shù)量，如果貨品超過這個數(shù)量，可能會庫存積壓增加成本。在庫存管理 - 倉庫存貨統(tǒng)計 中，有 庫存報警 的功能菜單，點擊菜單，就會列出低于安全庫存或高于最庫存的貨品。在系統(tǒng)管理 - 系統(tǒng)設(shè)置-系統(tǒng)功能設(shè)置 中，還可以設(shè)定，在啟動本系統(tǒng)時，如果有低于安全庫存或高于最庫存的貨品，是否自動彈出報警。貨品盤點：在倉庫管理中，庫存帳面數(shù)量的增減都是經(jīng)過相關(guān)的單據(jù)運作才發(fā)生的，但是，

33、在實際工作中，常常會出現(xiàn)帳面數(shù)量與實際存貨量出現(xiàn)差異的情況。原因是多種的，如丟失、損壞，或供單位饋贈樣品、出貨單位開單后放棄取貨等等。因為，庫存管理就需要定期對貨品存量進行盤點。再根據(jù)實際存量來修改帳面存量。盤盈或盤虧實際就是零價格的入庫或出庫。本系統(tǒng)提供了貨品盤點單的功能。您可以在盤點單中錄入盤點實際數(shù)，系統(tǒng)自動用帳面數(shù)與之比較，確認是否存在盈虧。盤點單審核之后系統(tǒng)會根據(jù)實際存量來刷新帳面數(shù)量。盤點單操作方法與入庫、出庫單操作方法基本相同，這里不重復(fù)介紹。另外， 如果您習(xí)慣于只記入庫單和出庫單， 您也可以把盤盈、盤虧做為零價格的入庫、出庫，在入庫單、出庫單中操作，而不在盤點單中操作。這樣做的

34、好處是在單獨統(tǒng)計入庫或單獨統(tǒng)計出庫時會把盤點發(fā)生的入庫、出庫也計算在內(nèi)； 不好之處就是盤盈盤虧數(shù)需要人工對照并計算，不如在盤點 單中由系統(tǒng)自動完成那樣方便。第七章 報表功能的使用前面介紹的入庫、出庫、退貨、盤點等單據(jù)，都是倉庫的工作流程。那么，作為管理人員，也經(jīng)常需要一些統(tǒng)計、分析、匯總的報表，通過報表訊速了解貨品進出存情況。本系統(tǒng)提供了多種報表，并且提供了靈活的篩選查詢方法?？梢愿鶕?jù)您的要求，得到多種統(tǒng)計匯總數(shù)據(jù)。同時，統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)，也可以打印成紙面上的報表，或?qū)С龀蔀?Excel 文件，這樣更加便于傳送、存檔、查看。關(guān)于統(tǒng)計報表中 查找 的操作方法及打印的相關(guān)說明、導(dǎo)出為 Excel 文件

35、的操作方法，請到 第八章 數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)輸出 詳細了解，本章不作重點介紹。出入庫統(tǒng)計在系統(tǒng)主菜單中，每一種單據(jù)（入庫單、退貨單、盤點單、出庫單、退庫單）下面都有一個相應(yīng)的統(tǒng)計模塊，如 入庫單統(tǒng)計 、 出庫單統(tǒng)計 等。下面以入庫單統(tǒng)計為例說明：打開 入庫單統(tǒng)計 ，默認列出的是今天所有已審核的入庫記錄。通過查找 輸入不同條件，可以統(tǒng)計出：系統(tǒng)建帳以來所有的入庫記錄；指 定 時 間 段 時 的 入 庫 記 錄 ， 如 2004-8-8 至2004-9-8 之間的入庫記錄； （按入庫時間查找）某一供貨單位所有或指定時間段內(nèi)的入庫記錄； （按供貨單位編碼查找）某一種貨品所有或指定時間段內(nèi)的入庫記錄； （

36、按貨品編碼查找）以上查找條件還可以進一步組合在一起，如可以得到：某一供貨單位指定時間段時供應(yīng)某一貨品的所有記錄。查找條件中還可以加入數(shù)量、價格金額等因素，根據(jù)您的需要，實現(xiàn)靈活的統(tǒng)計分析。（出庫單統(tǒng)計中同樣可以得到：系統(tǒng)建帳以來所有的出庫記錄；指 定 時 間 段 時 的 出 庫 記 錄 ， 如 2004-8-8 至2004-9-8 之間的出庫記錄； （按出庫時間查找）某一出貨單位所有或指定時間段內(nèi)的出庫記錄； （按出貨單位編碼查找）某一種貨品所有或指定時間段內(nèi)的出庫記錄； （按貨品編碼查找）使用 排序 菜單，可以改變數(shù)據(jù)的排序方法。統(tǒng)計出來的數(shù)據(jù)，可以輸出到打印機或 Excel 文件，系統(tǒng)提供

37、數(shù)據(jù)原樣輸出（打印流水帳）和按貨品合計后再輸出兩種形式。綜合流水帳：系統(tǒng)主菜單綜合報表-貨品進出流水帳 ，是把入庫、出庫、退貨等記錄匯總在一起進行統(tǒng)計，列出所有流水記錄，以備跟蹤查找或打印輸出年終備檔。 打印 提供了按照不同排序方式打印、按每月小計方式打印兩種報表格式。進出存數(shù)量統(tǒng)計系統(tǒng)主菜單綜合報表-貨品進出存數(shù)量報表 提供了動態(tài)查詢統(tǒng)計貨品進出存數(shù)量的功能。它與在下一節(jié)中介紹的 綜合進銷存報表 的區(qū)別之處在于：1. 該報表只統(tǒng)計數(shù)量，不計算金額；2. 統(tǒng)計歷史時間段靈活規(guī)定，不按會計周期規(guī)律限制；3. 由于統(tǒng)計的周期（時間段）不固定，上期結(jié)存是動態(tài)倒算產(chǎn)生的（上期結(jié)存= 本期存 -本期入

38、+ 本期出，庫存盤點不在記算之內(nèi)） ，僅做參考，準(zhǔn)確進出存報表以 綜合進銷存報表 為準(zhǔn)。綜合進銷存報表系統(tǒng)主菜單綜合報表-綜合進銷存報表 嚴(yán)格按照會計年度、會計周期的記帳及結(jié)帳方法，提供了每個會計周期詳細的進出存統(tǒng)計。會計年度的第一天，系統(tǒng)默認為當(dāng)前公年紀(jì)年的第一天， 如果你是剛開始使用本系統(tǒng)， 您可以使用系統(tǒng)主菜單 系統(tǒng)管理-帳本數(shù)據(jù)清除-帳本數(shù)據(jù)初始化 中的功能 “設(shè)置會計年度第一天為 X 年 X 月 X 日” 。會計周期，是由你來規(guī)定。從會計周期的第一天，到期末清結(jié)的當(dāng)天，為一期。在會計年度的第一天，或是一個會計周期的第一天，不能生成會計周期報表。如果不是會計周期的第一天，則可以在“選擇

39、報表”下拉框內(nèi)，看到第一項即為“生成報表： X年 X 月 X 日 至 X 年 X 月 X 日” ， 兩個日期分別為本期的第一天和今天的日期。此時， “選擇報表”下拉框后面的按鈕標(biāo)題為“生成報表” 。如果您在本期內(nèi)已經(jīng)有入庫出庫發(fā)生，那么點擊“生成報表”按鈕就可以列出本期內(nèi)貨品進銷存情況。此時，界面上部操作欄增加了一個按鈕“保存報表” 。如果點擊了“保存報表” ，就意味著本期期末結(jié)帳。被保存的歷史每期報表，都可以在“選擇報表”下拉框中選擇 ,選中一張歷史報表，后面的按鈕標(biāo)題就變成 打開報表 ，點擊該按鈕，系統(tǒng)讀入歷史報表，頂部菜單出現(xiàn)查找菜單，這里你可以瀏覽、打印歷史報表，也可以通過查找在該歷史

40、報表中篩選出您需要的歷史數(shù)據(jù)。新生成的本期報表，在沒有 保存 之前，只是臨時的報表，關(guān)閉窗口，數(shù)據(jù)就會消失，下次需要重新統(tǒng)計。 保存 之后，統(tǒng)計出的本期進銷存數(shù)據(jù)就變史歷史報表。在歷史報表中，只有最近的一張歷史報表可以刪除，刪除后，最近的一個會計周期就變成本期，您需要重新統(tǒng)計本期報表。在本期報表結(jié)帳保存成歷史報表的當(dāng)天，在頂部菜單的 年度結(jié)轉(zhuǎn) 功能可用。年度結(jié)轉(zhuǎn)的功能是把當(dāng)前庫存數(shù)量結(jié)轉(zhuǎn)為本年度庫存余額，并把當(dāng)天之后的一天標(biāo)記為下一會計年度的第一天。新的一年開始。年度結(jié)轉(zhuǎn)的同時，如果您打算刪除本年度的歷史單據(jù)、歷史報表，可以勾選相關(guān)選項，不勾選，系統(tǒng)將不會刪除歷史數(shù)據(jù)。注意，年度結(jié)轉(zhuǎn)操作后不可

41、恢復(fù)，一般一年只結(jié)轉(zhuǎn)一次，平時不必做此項操作。第八章 數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)輸出在本系統(tǒng)中 查找 功能與 打印 功能是公共模塊。雖然查找的對象或打印的內(nèi)容不同，但是操作方法一致，這里單獨介紹這兩項功能。查找在系統(tǒng)中任意一個有查找 菜單的窗口中，點擊查找 菜單，系統(tǒng)彈出查找條件對話框，如果想查找所有數(shù)據(jù)，直接點擊查找條件對話框中的 查找 按鈕。如果需要一定的條件篩選數(shù)據(jù)， 您可以根據(jù) “項目” 、“關(guān)系” 、 “值”錄入查找條件。注意，在選擇了“項目” 、 “關(guān)系” ，設(shè)定了“值”之后，必須把該查找條件 添加 到藍色查找條件窗口中才有效。本系統(tǒng)允許多種條件組合查找，大大方便了不同情況下的不同需要。打印本

42、系統(tǒng)所有單據(jù)、 報表均默認采用 A4 打印紙， 表格字體、寬度都是固定的。但軟件開發(fā)商為每一位正式版用戶都提供一次免費定制單據(jù)、報表格式的服務(wù)。免費定制的服務(wù)范圍包括： 紙張類型、 表格寬度、 字體、數(shù)量、價格金額精確位數(shù)等。如果有特別的定制要求，您也可以向軟件開發(fā)商提出，軟件開發(fā)商視您的要求難度不同而決定免費或適當(dāng)收費的定制。在打印預(yù)覽界面中， 下方有 “公文包” 標(biāo)志的圖形按鈕，點擊此按鈕， 可以把要打印的內(nèi)容導(dǎo)出到 Excel 文件中。 （也可以導(dǎo)到數(shù)據(jù)到其它多種類型的文件。 ）在打印預(yù)覽界面中，下方有“三個重疊的正方形”標(biāo)志的圖形按鈕，點擊此按鈕，可以調(diào)節(jié)預(yù)覽的方式，以便清楚的預(yù)覽。第九章 輔助功能介紹日積月累可以設(shè)定每次啟動系統(tǒng)時自動隨機顯示一條管易通應(yīng)用小常識，小竅門。如果你不需要它每次啟動都顯示，可以把“每次啟動系統(tǒng)時”前面的勾去掉即可。如果需要它再次顯示，只需點擊系統(tǒng)主菜單 使用說明-管易通知識點滴 。您也可以把該功能規(guī)塊改造成您需要的日積月累提示。比如改造成每次自動顯示一條英