前臺工作職責規(guī)范

1、前臺工作職責一、負責公司來訪客人的登記、導引、接待，對無關人員、上門推銷和無理取鬧者，阻擋在外或協(xié)助有關人員處理。1 1見到有客人來訪時，應即刻起身，在門鈴響起三聲內(nèi)開門迎接。2 2、 面朝來訪者微笑致意：“您好，請問您找一位？您有預約嗎？” ，在了解來客的大致 情況后，將其引導至前臺填寫訪客登記表。3 3、 客人有明確拜訪對象，且拜訪對象在公司時：（1 1）客人填寫好訪客登記表后，請客人在前臺沙發(fā)上稍坐，同時向員工辦公室通報有 客人到訪。（2 2）員工可以即時接見客人：根據(jù)員工的安排，將客人引導到員工辦公室或會議室， 隨后倒茶奉上。（3 3）如員工手頭上有事在忙，需客人稍等時： 根據(jù)員工的意

2、見請客人暫時在前臺沙發(fā)或會議室等候，向來訪者表示歉意并做出解 釋，隨后及時倒茶奉上。如等候時間會較長，還可奉上報紙以供客人打發(fā)時間?？腿?等候期間需時常關照：留意杯中是否需要添水，安撫客人的情緒。并注意適時提醒公 司員工有客人在等候。 員工手頭上的事情忙完可以會見客人，前臺禮貌將客人引導至員工指定的面見地點， 隨后及時將客人的茶杯送至面見地點。4 4、 客人有明確拜訪對象，而拜訪對象不在公司時：禮貌告訴客人其要見的人不在，會 根據(jù)其在訪客登記表上登記的相關信息，待員工回公司后及時進行轉(zhuǎn)達。在能確認員 工何時在公司的情況下，也可與客人約定下次來訪的大致時間。5 5、 客人僅為聯(lián)系、咨詢業(yè)務來訪，

3、無明確拜訪對象時：看公司對口業(yè)務部門是否有人 在公司內(nèi)可以接待，如有，重復 3 3點通報接待程序。如公司目前對口業(yè)務部門無人可 以接待，則重復4 4點，請來客留下需要代為轉(zhuǎn)達的詳細信息或相關物品，告訴客人將 由相關人員回來后代為轉(zhuǎn)達。6 6、 公司員工回到公司后，需第一時間將相關信息、物品地向員工轉(zhuǎn)達，重要事項、客 人需要在來客登記表上做好轉(zhuǎn)達的記錄確認工作。7 7、 關注公司員工的后續(xù)處理情況，在訪客登記表上做好反饋記錄。8 8客人離開時，及時起身為客人開門，并在門邊道別。稍后，返回接待現(xiàn)場收拾茶杯， 將現(xiàn)場清理干凈。9 9、對于上門推銷者略微了解下內(nèi)容，可禮貌地直接回答： “對不起，我們暫

4、時不需要。 或“，你可以留張名片給我們，有需要的話會和你聯(lián)系的. .謝謝，再見！ ”對無理取鬧者， 及時請在公司的員工、領導協(xié)助解決，必要時可通知大廈保安。二、負責總經(jīng)理辦公室、 前臺、會議室、茶水間的環(huán)境清潔， 以及花木養(yǎng)護的監(jiān)督工作。1 1早上提前1515分鐘到公司開門，連通考勤機電源。2 2、將柯總辦公室、趙總辦公室窗戶打開。3 3、 將柯總、趙總等公司領導的茶水杯清洗干凈。4 4、 將柯總辦公室熱水瓶及公共辦公區(qū)域熱水瓶中剩余的水倒掉， 用電燒水壺燒好開水, 將兩個熱水瓶灌滿，柯總熱水瓶灌滿后放入柯總辦公室。平時，關注公共辦公區(qū)域熱 水瓶中的水量，及時燒好開水補充滿。5 5、 將柯總的

5、茶杯換上新的茶葉，并沖泡好，放到柯總辦公室小茶幾的托盤里。6 6、 檢查領導辦公室的紙巾是否充足，如余量很少，及時補充。7 7、 前臺清潔：電腦、復印機、電話機、打卡機、桌子等抹干凈。8 8其他領導到公司后，及時為領導泡茶送至辦公室。9 9、 會議室：（1 1） 上班后開窗通風（在開啟空調(diào)的季節(jié)，注意關上會議室的門） 。（2 2）檢查會議室地面、桌面、煙灰缸衛(wèi)生及紙巾是否需要補充，桌椅擺放整齊，煙灰 缸、紙巾盒擺放到位。（3 3）會議室在接待完客人或者在有會議召開之后，要及時收拾水杯和清理煙灰缸，并 將會議室各項物品擺放好。（4 4）中餐 提前在桌面上攤放好廢報紙。餐送到公司時，引導師傅送到會

6、議室。注意提醒師傅 防止將油滴到地毯上，如有此情況發(fā)生，及時處理。 用餐完畢，督促大家收拾帶走自己的飯盒筷子，丟入樓層應急通道處的垃圾桶內(nèi)。 全體用餐完畢后，清理桌面的油漬，將各項物品擺放好。 開窗散味。1010、茶水間（1 1） 上班后開窗通風（如在開啟空調(diào)的季節(jié)，注意及時關窗） 。（2 2）如公司領導需在茶水間用中餐時，提前將桌面鋪上一次性桌布，并放上紙巾、牙 簽和煙缸備用。（3 3）餐送到后，在桌上擺放好飯菜及碗筷，并及時通知領導們可以用餐了。（4 4）領導們用完餐完畢離開后，及時將餐桌、地面及煙缸清理干凈，并將桌椅及其他 物品擺放整齊。（5 5）開窗散味。1111、下班后關好領導辦公室

7、、會議室、茶水間的門窗，檢查其他部門的窗戶是否關閉。 檢查時應注意：窗戶關好狀態(tài)為窗框緊密貼合，手柄豎直。1212、在開啟空調(diào)的季節(jié)，要將所有空調(diào)關掉。因公司空調(diào)出風口比較密集，使用空調(diào) 遙控器時注意是否影響了相鄰出風口，必須仔細檢查確認所有出風口都是關閉狀態(tài)。1313、檢查各部門辦公電腦是否關閉（包括機箱及顯示器）1414、關掉所有燈。1515、前臺：拔掉前臺區(qū)域的LEDLED顯示器的電源插頭，關閉打印機電源，前臺電腦主機 不關閉（視頻監(jiān)控需要），只需關掉顯示器電源即可。在所有員工完成打卡后，拔掉考 勤機電源。1616、鎖好公司大門，離開。關門時，注意檢查兩扇門的門吸是否吸牢。1717、督促

8、清潔阿姨的工作情況，有不滿意之處，及時指出。1818、關注公司所用雜品，比如：茶葉、衛(wèi)生卷紙、抽紙、擦手紙、一次性桌布、一次性碗筷、洗潔精、牙簽、垃圾袋、洗衣粉、潔廁液、8484消毒液、清潔用具等雜品的存量，存量不多時及時做申購計劃購買。申購原則上按月報計劃經(jīng)公司領導批準后購買， 應盡量減少臨時性米購的發(fā)生。1919、每周督促花卉公司來簽到對花木進行養(yǎng)護。養(yǎng)護員每次養(yǎng)護完之后，在花卉簽到 本上簽到。原則上每周至少需要簽到一次。平時，對公司所有花卉的生長進行觀察，有枯黃的及時通知養(yǎng)護師傅進行養(yǎng)護或者更換。三、 負責公司會議準備及后勤工作，做好會議記錄并存檔。1 1根據(jù)天氣情況，提前1515分鐘開

9、窗通風或啟動空調(diào)機。2 2、將投影儀、電腦調(diào)試準備好。3 3、做好參會人員的茶水供應工作。4 4、會議期間認真做好會議記錄，5 5、會后清潔會場：清理茶杯和煙灰缸，擺放好椅子。6 6、會后整理完成會議紀要，交總經(jīng)理審查簽字后呈報柯總審閱。四、 負責公司公文、信件、郵件、包裹、報刊雜志的收發(fā)與轉(zhuǎn)交。1 1、每天上午1010點左右及時到樓下報箱取報，公司報箱為 31043104、31053105、3106,3106, 20132013 年公司訂有長江日報和楚天都市報兩份報紙。報紙領取后，送達柯總辦公室，柯總不 在則送達趙總辦公室，若柯總、趙總都不在公司，則送達劉總辦公室。劉總看完報紙 后會送還前臺

10、，再及時放至柯總辦公桌上。2 2、公司信件、包裹必須有明確記錄，有快遞送達公司的信件包裹，前臺簽字后，在快 遞登記本上做好登記后，通知收件人簽字后領取。3 3、公司有快遞要寄出時，應認真做好記錄（收件人地址、收件人姓名、聯(lián)系方式、付 款方式等），經(jīng)登記無誤后，應立即通知快遞公司來取件。五、 負責接聽來電，并做好記錄與傳達工作。1 1、聽到鈴響，應在鈴響三聲內(nèi)接聽，接聽電話的規(guī)范用語為“您好，這里是弘剛擔保 公司，請問有什么可以幫到您？ ”，如超過三聲后接起電話，則應說“您好，這里是弘 剛擔保公司。不好意思，讓您久等了，請問有什么可以幫到您？”2 2、左手持聽筒、右手拿筆，對于來電人的講述仔細聆

11、聽并記錄要點，迅速判斷他有何 需求。（1 1） 咨詢業(yè)務：先生（小姐），關于這方面情況，讓我們公司 X X先生為您服務吧， 他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉(zhuǎn)過去，請稍等。（2 2） 聯(lián)系業(yè)務：與本公司關聯(lián)的業(yè)務則轉(zhuǎn)接相關部門相關人員；無關聯(lián)業(yè)務，則直接回答：先生（小姐），我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請您聯(lián)系其他公司吧，謝謝?。? 3）找人：先生（小姐），您找的X X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）預約了嗎？ 請您稍等。3 3、如需轉(zhuǎn)達的來電，需記下來電時間、來電人姓名、來電人聯(lián)系方式、事由等相關事 項。記錄好后，最好重復一遍，以便與來電人確認。接聽電話過程中應該始終保持正

12、 確姿勢，使聲音自然、流暢。4 4、接聽電話時應該的事項（1 1）不指明的電話，判斷自己不能處理時，馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人；（2 2）通話簡明扼要，不應長時間占線。（3 3）結(jié)束時應說 謝謝！ ”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒；（4 4）所有員工的手機號碼不得外泄；主管級以上人員的固話號碼不得外泄；5 5、當公司員工變動或相關業(yè)務聯(lián)系人發(fā)生變化時， 及時對“公司共享文件夾”中的“員 工及事務電話簿”進行更新，保證此電話簿中隨時為最新電話號碼。六、負責公司傳真件的收發(fā)工作、文件的打印復印等工作1 1、 公司傳真機、打印機提供與公司工作有關的各類文件資料的打印、 復印、傳真工作， 原則上

13、不受理與公司工作無關的復印、打印、傳真。各項復印、打印、傳真，必須報主管副總同意后才能到前臺進行操作，復印、打印、傳真時必須填寫復印/ /打印/ /傳真登記表。2 2、 公司厲行節(jié)約，提供紙張的雙面利用。請復印、打印時告知是否需要新紙。如無特 殊要求，公司優(yōu)先使用廢紙進行二次利用。3 3、 作為復印、打印、傳真操作者，前臺人員不得向外人透露公司文件資料內(nèi)容。有關 公司秘密及公司重要資料的廢稿，及時銷毀。4 4、 打印的電子文檔須在電腦中妥善保存，重要或秘密文件需加密保存。七、負責公司前臺電腦、一體機、電話機，以及復印機、投影儀、考勤機的定期維護、保養(yǎng)工作。1 1、每天早上做好上述設備的清潔工作

14、。用干抹布或微濕抹布輕輕擦拭。2 2、學習掌握一體機、電話機、復印機、投影儀及考勤機設備的操作、調(diào)試方法及 簡單故障的處理。3 3、設備的放置應平穩(wěn)，防止猛烈撞擊，不要在設備上疊放過重物品，以免對設備 造成損壞；防止灰塵、油污、溫度、水對設備造成的損壞。4 4、日常使用時，按照說明書進行操作。設備在使用過程中若要插拔外部設備時， 應關掉設備電源再進行；皺折、卷曲、潮濕、切邊不齊或帶有訂書釘、別針、膠帶的 紙張不能放入機器中使用；出現(xiàn)卡紙時，不要強拉硬拽，輕輕將卡紙取出，并檢查是 否有碎紙屑遺留在機器內(nèi)；設備出現(xiàn)異常時，應立即關機，不要隨便拆卸機器；排除 導致故障的簡單原因后仍不能正常使用時，應

15、及時聯(lián)系設備的售后服務人員。5 5、 各辦公設備在下班后、節(jié)假日時需拔掉電源（除前臺電腦主機外），防止設備 長期處于通電狀態(tài)出現(xiàn)故障。八、負責公司午餐訂餐工作，并做好餐費的統(tǒng)計工作。1 1、中餐標準：1212元/ /人。公司領導中餐標準可稍高些。2 2、每天1010點左右統(tǒng)計公司用餐人數(shù)并電話訂餐。不在公司人員可電話或短信詢 問。在用餐統(tǒng)計表上，作好當天的用餐記錄。3 3、中餐形式：盒飯或點餐皆可。供應飯菜要求：衛(wèi)生可口、葷素搭配、量夠但不 浪費。特別是米飯，掌握用量，避免浪費。4 4、餐費的結(jié)算：與供餐方協(xié)商，盡量采用周結(jié)算方式。每天收到送餐后，前臺向 送餐人出具手寫。結(jié)算時，由供餐方提供前

16、臺所寫收據(jù)，前臺進行核實后付款，供餐 商出具發(fā)票或收據(jù)。餐費由前臺先墊付，后憑發(fā)票或收據(jù)報銷領款。5 5、關注菜品質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題時，前臺應及時跟供餐方溝通改進。6 6前臺平時應留意尋找、發(fā)展新的供餐點?？梢圆欢〞r更換一下供餐點，以便品 味的更新以及菜品供應質(zhì)量的提高。九、負責人員外出的登記工作1 1、 做好員工考勤登記，記錄其外出時間、事由。2 2、 保管員工外出考勤單、請假單，做好員工休假記錄統(tǒng)計。十、導出考勤數(shù)據(jù)交各部門經(jīng)理確認，制作公司員工月度考 勤報表，交總經(jīng)理簽字后送財務做工資表。1 1、每周一將上周考勤數(shù)據(jù)導出，填好考勤記錄表和外出統(tǒng)計表。2 2、月底做好考勤統(tǒng)計表交由郭經(jīng)理確認。十一、負責空調(diào)開啟、調(diào)溫工作。1 1、夏季和冬季早上提前五分鐘左右負責開啟各個空調(diào)。2 2、 夏季空調(diào)開啟溫度，應控制2