《如何做好檔案管理》ppt課件

1、如何做好檔案管理？ -孫寒寒案場有哪些檔案呢？案場有哪些檔案呢？合同合同 測測繪報告繪報告表單表單 轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬退款明細(xì)賬退款明細(xì)呈批件呈批件 物物資清單資清單價目表價目表 周周銷銷 與月銷與月銷補(bǔ)充協(xié)議補(bǔ)充協(xié)議 開開盤確認(rèn)單盤確認(rèn)單合同模板合同模板 銷銷控控分層分戶平面圖分層分戶平面圖 呈呈批件批件 來訪來電表來訪來電表 商品房認(rèn)購協(xié)議商品房認(rèn)購協(xié)議交款單交款單認(rèn)購單與簽約單認(rèn)購單與簽約單 檔案要?dú)w放在哪里呢？檔案管理的目的檔案管理的目的 -實現(xiàn)案場任務(wù)的規(guī)范化、實現(xiàn)案場任務(wù)的規(guī)范化、規(guī)范化、現(xiàn)代化規(guī)范化、現(xiàn)代化 管理管理 ，更好的為案場任務(wù)提供更好的為案場任務(wù)提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的效全面、高效、

2、優(yōu)質(zhì)的效力。力。檔案管理三要素檔案管理三要素標(biāo)識鮮明標(biāo)識鮮明 分類明確分類明確及時記錄及時記錄標(biāo)識鮮明標(biāo)識鮮明 在案場中，日常我在案場中，日常我們辦公的文件多而雜亂，們辦公的文件多而雜亂，公司的文件，甲方的文公司的文件，甲方的文件，進(jìn)入案場的后臺隨件，進(jìn)入案場的后臺隨處可以見到文件桌桌都處可以見到文件桌桌都是滿滿的。所以文件亂，是滿滿的。所以文件亂，我們不能亂，我們可以我們不能亂，我們可以選擇適宜的的文件夾，選擇適宜的的文件夾，在文件夾的邊角做貼上在文件夾的邊角做貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，便于日后相應(yīng)的標(biāo)簽，便于日后查找。查找。分類明確分類明確 案場中的文件多而案場中的文件多而雜，我們一定分類雜，我們一

3、定分類別。在案場中三種別。在案場中三種分類方式比較適用：分類方式比較適用：1 1時間分類時間分類 2 2銷銷售員分類售員分類 3 3文件文件種類分類種類分類 4 4樓棟樓棟分類分類及時記錄及時記錄A A、在我們進(jìn)展文件存檔的過程、在我們進(jìn)展文件存檔的過程中，最好的方法就是可以做一中，最好的方法就是可以做一個明細(xì)表，每添加一份新的文個明細(xì)表，每添加一份新的文件都要及時在明細(xì)表中更新，件都要及時在明細(xì)表中更新，這樣便于日后查找，否那么會這樣便于日后查找，否那么會無厘頭，隨意翻閱，甚至導(dǎo)致無厘頭，隨意翻閱，甚至導(dǎo)致文件混亂的景象。文件混亂的景象。B B、文件存檔之后，業(yè)務(wù)員或是、文件存檔之后，業(yè)務(wù)員

4、或是案場中的任務(wù)人員會進(jìn)來進(jìn)展案場中的任務(wù)人員會進(jìn)來進(jìn)展借閱，節(jié)約人員要填寫借條并借閱，節(jié)約人員要填寫借條并且簽署歸還時間和借閱人員姓且簽署歸還時間和借閱人員姓名，否那么不予以借閱，這樣名，否那么不予以借閱，這樣也可以保證文件不會喪失。也可以保證文件不會喪失。存檔和借閱文件都要進(jìn)展登記，存檔和借閱文件都要進(jìn)展登記，保證文件的平安性，也能更快保證文件的平安性，也能更快的檢索檔案。的檢索檔案。 電子檔案管理電子檔案管理 案場中我們不僅接觸的是紙質(zhì)的案場中我們不僅接觸的是紙質(zhì)的文件要存檔，電子文件也是多之又文件要存檔，電子文件也是多之又多。日常的任務(wù)離不開電腦，各類多。日常的任務(wù)離不開電腦，各類的報表也要一一歸檔，雖然說電腦的報表也要一一歸檔，雖然說電腦里面有搜所功能，但是更快更好的里面有搜所功能，但是更快更好的提高任務(wù)效率才是保證任務(wù)質(zhì)量的提高任務(wù)效率才是保證任務(wù)質(zhì)量的根本。根本。電子檔案管理的三要素及時備份科學(xué)分類文件加密及時備份 電腦中病毒也是常有的景象，日常的任務(wù)報表一旦喪失都是很費(fèi)事的事情，因此我們在數(shù)據(jù)更新過后，要及時找到適宜的渠道進(jìn)展案場數(shù)據(jù)的備份，例如：U盤、挪動硬盤，發(fā)至郵箱等?？茖W(xué)分類文件加密 案場中，電腦是要求加